使用 Office 365 群組,而不是網站信箱

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

網站信箱使用過許多組織所選擇的其共同作業工具。它會隨附共同的信箱,可協助您進行共同作業和儲存小組或專案相關的電子郵件在同一個位置和 SharePoint 網站,以儲存您一般的所有檔案。不過,當人員共用的方式有所異動年來,客戶有要求升階為更多作用中的表單的共同作業的解決方案。因此,我們已取代網站信箱,並鼓勵您移至 Office 365 群組提供更豐富的共同作業經驗。

如需有關的決策,請參閱網站信箱取代

Office 365 中的群組可讓您選擇您想要與共同作業,輕鬆設定這些人共用資源的集合的人員的一組。您不必擔心手動指派權限給所有這些資源,因為新增成員至群組會自動提供他們所需的工具群組的權限提供。

Office 365 群組超出網站信箱提供和的項目包括:

  • 來賓存取 – 您無法提供人員外,您組織的存取網站信箱使用。群組中,您可以提供來賓存取電子郵件交談、 檔案和甚至共用的 OneNote 筆記本。

  • 共用收件匣-傳統上有之信箱中的交談會發生的位置。建立群組的郵件的生活封存此共用的收件匣是完整搜尋。可以搜尋群組的新手,或回捲動來快速上手快速上什麼已傳達與群組之前的記錄。

  • 共用的檔案的文件庫-群組具有 SharePoint 檔案文件庫,您的使用者可以儲存、 共用及共同作業文件、 活頁簿、 簡報、 圖像或任何其他種類的需要處理的檔案。

  • 共用行事曆-群組取得張貼到群組的相關事件的共用行事曆。每位成員已經訂閱群組人員自動受邀加入張貼至行事曆,讓這些事件可以也會出現在其 Office 365 行事曆當中的事件。

  • 共用的 OneNote 筆記本中的群組會自動有共用的 OneNote 筆記本群組成員可以收集並共同作業的資訊。多個群組使用筆記本的常見問題集與其他資源建立生活 wiki。

  • 內容可搜尋-在 Outlook 中的群組會根據預設,這表示,這些是探索和加入或檢視] 群組中的材料其他人組織中輕鬆地組織內公用。如果群組的內容會更區分您可以切換為私人,隱藏非成員的內容,並要求群組擁有者,若要加入的任何要求的核准的群組。

  • 自助建立-取得要求使用者建立群組拖累不需要系統管理員。如有需要使用者可以建立自己的群組。如果您想要控制貴組織中的哪些使用者可以建立群組請參閱可以建立 Office 365 群組的控制項

目錄管理

保留您的目錄掌控是每個系統管理員的考量。以下是部分擁有 Office 365 群組可協助您更輕鬆地的所提供的工具:

  • 命名原則-命名原則可讓您定義什麼,而不是,可接受您的群組名稱。可防止使用者群組讓不雅的字眼或禁止名稱。此外,您可以強制執行公司標準前置詞或群組名稱的尾碼。

  • 動態成員資格-動態成員可讓您設定的規則,可新增 (或移除) 根據中繼資料 (例如部門或角色),在您的 active directory 中的群組成員的群組成員資格。

  • 隱藏群組成員資格-如果您想要機密,例如,如果成員學生群組的成員資格清單的原因,您可以隱藏 [成員] 清單,從外部對象。

  • 建立權限-該處可能不想要建立新的群組組織中的某些人員。有幾項技巧來管理您的目錄中的 [建立權限。

  • 稽核記錄-您可以有多個信賴允許您的使用者,以建立群組,並管理群組成員資格,因為 Office 365 群組稽核記錄檔可讓您追蹤人員建立或刪除特定群組,或變更群組的成員資格。

傳遞管理

傳遞管理可讓您處理郵件如何應該傳送或接收] 群組中的一些方法。此外,還有監控的這些郵件流程的工具。

  • 以傳送] 或 [傳送代表-這些設定允許傳送電子郵件時,如果來源,指定的使用者或群組代表。

  • 寄件者限制-這些設定可讓您控制可以傳送郵件給該群組。群組可以設定為允許外部的對象的電子郵件,但您可能會想要的限制特定的外部廠商。

  • 外部使用者支援-來邀請來賓的身分加入群組中您可以選擇將其包含在群組中的電子郵件交談中。

  • 傳輸規則-就如同 exchange 傳輸規則工作群組。規則可以尋找符合特定條件,則可以執行這些郵件訊息。

  • 寄件提醒-寄件提醒是他們正在撰寫郵件時,顯示給使用者的資訊訊息。他們可以協助降低 Ndr 警告使用者是否可能會移至外部的對象,或超出郵件配額他們的郵件。

  • 多個 proxy 位址-群組可能就像會使用者信箱的別名。其他 proxy 位址可方便接受訊息傳送給這些其他別名或容易達到具有 long 的群組或難拼字名稱。

  • 最大傳送/接收大小-這些配額有助於減少問題與群組接收 (或傳送) 太大的郵件,以管理儲存空間與頻寬需求。

內容原則

Office 365 也提供您一些工具來管理您的群組中取得共用的內容類型。

使用方針-您可以為 Office 365 群組定義使用指導方針,若要讓使用者瞭解保持其群組有效,並教育內部內容原則的最佳作法。如需範例,請參閱:使用的 Microsoft 客戶及合作夥伴的方針

資料分類-您可以建立 Office 365 群組,可用於分隔群組原則類型的可自訂的資料分類系統 (例如,「 未分類],「 公司機密 」 或 「 最高機密 」)。這種方式,群組可以展示您的組織中的其他內容的原則。可延伸原則可讓您的組織設定端點稱為建立或變更群組時,您可以然後實作您自己的群組建立的原則,或變更。

為什麼我們會這項變更?

網站信箱鼓勵被動式表單的共同作業。使用成為更重要的現代化的小組共同作業,我們的客戶有逐漸已要求提供更多作用中的共同作業經驗的解決方案。因此,我們有決定淘汰網站信箱,並將升階群組的使用方式。

快速入門群組很簡單,您可以執行以分鐘為單位。

建立 SharePoint Online 小組網站的隨附 Office 365 群組,遵循下列步驟:

  1. 請移至 SharePoint Online。您可以取得登入您的 Office 365 入口網站,在https://www.office.com,然後按一下 [在瀏覽器的右上角的應用程式啟動器。

  2. 按一下 [ + 建立網站上 SharePoint [首頁] 頁面上,選擇 [小組網站

  3. 在出現的窗格中,輸入新的小組網站名稱和描述。填入任何其他欄位需要您的組織,然後按一下 [下一步]。

  4. 將擁有者和成員新增至 [動作] 窗格中的網站,然後按一下 [完成]。您可以選擇將相同的成員屬於您傳統的經驗的小組網站。

新建立的 SharePoint Online 小組網站現在已可供使用。如需詳細資訊,請參閱建立 SharePoint Online 中的小組網站

若要存取您的群組,按一下 [應用程式啟動器,然後移至 [Mail。您會發現在 [資料夾底下的 [群組] 索引標籤,然後將為您建立群組,以在 SharePoint 上的網站名稱相同的名稱。此群組儲存了交談空間,讓文件] 頁面的快速檢視從 SharePoint 網站、 群組行事曆和也可以從 SharePoint 網站檢視筆記本的 [檔案] 索引標籤的形式共用的信箱。

您已準備好要使用的群組。

為何我現有的網站信箱?

我們瞭解的一些您可能會在您將需要持續您作業的網站信箱中有重要資料。將現有的網站信箱會繼續運作為之前的時間。

如果我使用 Project Online 嗎?

如果您是Project Online的客戶,您無法連線至 SharePoint Online 小組網站。不過,您可以繼續使用傳統的體驗專案小組網站會繼續運作,減號建立新的網站信箱的能力。如果您需要網站以及郵寄解決方案,我們建議您建立新的 Office 365 群組,並使用的電子郵件。如需詳細資訊,請參閱建立在 Outlook 中的群組

我們正在處理的長期解決方案,並會通知您就可以解析度。

下一步是什麼?

在 [年 11 月我們會有可協助您連線到 Office 365 群組的 [您現有的 SharePoint 小組網站的程序。這將會移除需要從頭開始建立新的 SharePoint Online 小組網站。如需詳細資訊,請參閱建立 SharePoint 和加速您數位轉換的 OneDrive 功能 。同時我們鼓勵您要用於群組的所有案例,可能會建立新的網站信箱。

其他資訊

我們隨時洗耳恭聽

這份文件上次更新日期 2017 年 8 月第 2,而您的註解。如果您發現有幫助,這項資訊,尤其是如果您沒有請使用下列的意見反應控制項,讓我們知道如何我們可以使其更好。

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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