使用 Microsoft Query 擷取外部資料

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

您可以使用 Microsoft Query 擷取外部來源的資料。藉由使用 Microsoft Query 擷取您公司的資料庫及檔案中的資料,您不必重新輸入您想要在 Excel 中分析的資料。新的資訊更新資料庫時,您可以也更新您的 Excel 報表和自動從來源資料庫的彙總。

使用 Microsoft Query 可以連線至外部資料來源、 選取這些外部來源的資料,該資料匯入的工作表,並視需要將同步處理外部來源中的資料工作表資料重新整理的資料。

您可以存取的資料庫的類型    您可以從數種類型的資料庫,包括 Microsoft Office Access、 Microsoft SQL Server,與 Microsoft SQL Server OLAP Services 來擷取資料。從 Excel 活頁簿及文字檔案,您也可以擷取資料。

Microsoft Office 會提供驅動程式,您可以使用從下列資料來源擷取資料:

  • Microsoft SQL Server Analysis Services (OLAP 提供者)

  • Microsoft Office Access

  • dBASE

  • Access

  • Microsoft Office Excel

  • Oracle

  • Paradox

  • 文字檔案資料庫

您也可以使用 ODBC 驅動程式或從其他製造商的資料來源驅動程式不會列出在這裡,包括 OLAP 資料庫的其他類型的資料來源擷取資訊。有關如何安裝 ODBC 驅動程式或此處未列出的資料來源驅動程式,檢查文件的資料庫,或連絡您的資料庫廠商。

選取 [從資料庫的資料    您擷取資料,您可以從資料庫建立查詢,這是您要求儲存在外部資料庫中的資料的相關問題。例如,如果資料儲存在 Access 資料庫中,您可能會想要知道依地區特定產品的銷售數字。您可以選取產品與您要分析的區域資料來擷取資料的一部分。

有了 Microsoft Query,您可以選取的資料行的資料,並只將該資料匯入 Excel。

更新您的工作表,一次    一旦外部資料的 Excel 活頁簿中,每當您資料庫的變更,您可以重新整理更新您的分析資料,而不需要重新建立摘要報表和圖表。比方說,您可以建立每月銷售摘要,並重新整理,新的銷售數字收到中每個月。

如何 Microsoft Query 使用資料來源    設定特定的資料庫的資料來源之後,您可以使用,每當您要建立查詢來選取,然後從該資料庫擷取資料,而不必重新輸入所有連線資訊。Microsoft Query 會使用資料來源連線到外部的資料庫,並顯示什麼資料。建立查詢後,當您將資料傳回至 Excel,Microsoft Query 提供查詢和資料來源資訊的 Excel 活頁簿,當您要重新整理資料時,可以連接到資料庫。

Query 如何使用資料來源的圖表

使用 Microsoft Query 匯入資料   至外部資料匯入 Excel 與 Microsoft Query,請依照這些基本步驟,每個說明以下各節中的更多詳細資料。

什麼是資料來源?    資料來源是資訊的一組儲存,可讓 Excel 與 Microsoft Query 連線到外部資料庫。當您使用 Microsoft Query 來設定 [資料來源時,您指定的資料來源的名稱,然後提供的名稱和資料庫或伺服器、 資料庫與您的登入與密碼資訊的類型的位置。資訊也包含 OBDC 驅動程式或資料來源驅動程式,也就是讓特定類型的資料庫連線的程式的名稱。

若要設定 [使用 Microsoft Query 資料來源:

  1. 在 [資料] 索引標籤的 [取得外部資料]群組中,按一下 [從其他來源,然後再按一下從 Microsoft Query

  2. 執行下列其中一項操作:

    • 若要指定資料庫、 文字檔案或 Excel 活頁簿的資料來源,請按一下 [資料庫] 索引標籤。

    • 若要指定 OLAP cube 資料來源,請按一下 [ OLAP Cube ] 索引標籤。只有當您在執行 Microsoft Query 從 Excel 使用此索引標籤。

  3. 按兩下< 新的資料來源 >

    -或-

    按一下< 新的資料來源 >],然後按一下[確定]

    [建立新的資料來源] 對話方塊隨即出現。

  4. 在步驟 1 中,輸入要識別的資料來源的名稱。

  5. 在步驟 2 中,按一下 [驅動程式的資料庫,您使用的您的資料來源類型]。

    附註: 

    • 如果您想要存取外部資料庫不支援與 Microsoft Query 一起安裝的 ODBC 驅動程式,然後您需要取得並安裝協力廠商,例如製造商的 Microsoft Office 相容的 ODBC 驅動程式資料庫。如需安裝指示,請連絡資料庫廠商。

    • OLAP 資料庫並不需要 ODBC 驅動程式。當您安裝 Microsoft Query 時,已安裝的使用 Microsoft SQL Server Analysis Services 所建立的資料庫驅動程式。若要連線至其他 OLAP 資料庫,您需要安裝資料來源驅動程式 」 和 「 用戶端軟體。

  6. 按一下 [連線],然後提供 [需要連線至您的資料來源的資訊。資料庫、 Excel 活頁簿及文字檔案,您所提供的資訊,方式視您所選取的資料來源類型而定。可能會要求您提供登入名稱、 密碼、 您正在使用的資料庫、 資料庫的位置或其他資訊特定類型的資料庫的版本。

    重要: 

    • 請使用結合大小寫字母、數字和符號的強式密碼。弱式密碼未結合這些元素。強式密碼:Y6dh!et5。弱式密碼:House27。密碼的長度應該是 8 個字元以上。使用 14 個字元以上的複雜密碼較佳。

    • 您必須記住密碼。若忘記了密碼,Microsoft 亦無法擷取該密碼。請將您寫下的密碼儲存在安全之處,不要將所保護的資訊存放在同一處。

  7. 輸入所需的資訊後,按一下 [確定] 或 [完成]回到 [建立新的資料來源] 對話方塊。

  8. 如果資料庫的資料表,並想讓特定的資料表,以自動顯示在 [查詢精靈] 中,按一下步驟 4 的方塊,然後按一下 [您想要的資料表。

  9. 如果您不想要輸入您的登入名稱和密碼,當您使用的資料來源時,選取將我的使用者識別碼及密碼的資料來源定義中儲存核取方塊。不會加密已儲存的密碼。如果無法使用] 核取方塊,請參閱資料庫系統管理員決定可以提供此選項。

    安全性附註 : 避免儲存登入資訊連線至資料來源時。這項資訊會儲存為純文字],然後惡意使用者無法存取危害資料來源的安全性資訊。

完成這些步驟後,您的資料來源的名稱會出現在 [選擇資料來源] 對話方塊中。

使用 [查詢精靈,大部分的查詢    [查詢精靈可讓您更輕鬆地選取,將來自不同資料表和欄位資料庫中的資料放在一起。您可以使用 [查詢精靈],選取 [表格] 和 [您想要包含的欄位。當精靈認得一個資料表中的主索引鍵欄位具有相同的名稱,在第二個資料表中的欄位時,會自動建立內部聯結 (指定兩個資料表的資料列會結合查詢作業根據相同欄位的值)。

您也可以使用精靈來排序結果集,並執行簡單的篩選。在精靈的最後一個步驟中,您可以選擇將資料傳回至 Excel,或進一步縮小 Microsoft Query 中的查詢。建立查詢後,您可以在 [Excel 或 Microsoft Query 它執行。

若要啟動 [查詢精靈,請執行下列步驟。

  1. 在 [資料] 索引標籤的 [取得外部資料]群組中,按一下 [從其他來源,然後再按一下從 Microsoft Query

  2. 在 [選擇資料來源] 對話方塊中,確定已選取 [查詢精靈來建立或編輯查詢] 核取方塊。

  3. 按兩下您想要使用的資料來源。

    -或-

    按一下您要使用的資料來源],然後按一下[確定]

直接在 Microsoft Query 使用其他類型的查詢中的工作    如果您想要建立更複雜的查詢與 [查詢精靈可讓,您可以直接使用 Microsoft Query。若要檢視及變更您開始在 [查詢精靈] 建立,或您可以在不使用精靈建立新查詢的查詢,您可以使用 Microsoft Query。[公司] 直接在工作表,當您要建立的查詢,請執行下列動作:

  • 選取特定欄位的資料    在大型的資料庫中,您可以選擇的某些資料欄位,略過不需要的資料。例如,如果您需要資料的兩種產品在欄位中包含多個產品的資訊時,您可以使用準則選取只有兩個產品您想要的資料。

  • 擷取根據不同的準則每次執行查詢的資料    如果您要在相同的外部資料建立相同的 Excel 報表或數個區域的摘要,例如每個區域的個別銷售報表,您可以建立參數查詢。當您執行參數查詢時,系統會提示要作為準則查詢選取記錄時的值。例如,參數查詢可能會提示您輸入的特定區域,而就可以重複使用此查詢來建立每個地區銷售報表。

  • 加入資料的不同的方式    [查詢精靈] 建立內部連接是連接的最常見用於建立查詢類型。有時候,不過,您會想要使用不同類型的連接。例如,如果您有產品銷售資訊與客戶的資訊,請內部聯結 (查詢精靈 」 所建立的類型) 將無法擷取的客戶記錄的客戶沒有進行購買。使用 Microsoft Query,您可以加入下列表格,讓擷取所有客戶記錄,以及這些已經購買的客戶的銷售資料。

若要啟動 Microsoft Query,請執行下列步驟。

  1. 在 [資料] 索引標籤的 [取得外部資料]群組中,按一下 [從其他來源,然後再按一下從 Microsoft Query

  2. 在 [選擇資料來源] 對話方塊中,請確定[查詢精靈] 建立或編輯查詢] 核取方塊已清除。

  3. 按兩下您想要使用的資料來源。

    -或-

    按一下您要使用的資料來源],然後按一下[確定]

Reusing 和共用查詢    在 [查詢精靈] 和 Microsoft Query,您可以儲存為將來檔,您可以修改、 重複使用,及共用的查詢。Excel 可以將來直接開啟檔案,可讓您或其他使用者建立額外的外部資料範圍,從相同的查詢。

若要從 Excel 中開啟已儲存的查詢:

  1. 在 [資料] 索引標籤的 [取得外部資料]群組中,按一下 [從其他來源,然後再按一下從 Microsoft Query。[選擇資料來源] 對話方塊隨即出現。

  2. 在 [選擇資料來源] 對話方塊中,按一下 [查詢] 索引標籤。

  3. 按兩下您想要開啟已儲存的查詢。查詢會顯示在工作表。

如果您想要開啟已儲存的查詢,Microsoft Query 已開啟,按一下 [Microsoft Query檔案] 功能表,然後按一下 [開啟

如果您按兩下將來檔案時,Excel 就會開啟、 執行查詢,然後插入新的工作表中的結果。

如果您想要共用 Excel 摘要] 或 [外部資料為基礎的報表,讓其他使用者的活頁簿包含外部資料範圍時,或者您也可以建立範本。範本可讓您儲存的摘要或報表,而不儲存,讓檔案較小的外部資料。在使用者開啟的報表範本時,擷取外部資料。

您在 [查詢精靈] 或 [Microsoft Query 建立的查詢之後,您可以將資料傳回至 Excel 工作表。外部資料範圍或樞紐分析表 ,您可以設定格式,並重新整理,然後會變成資料。

格式設定擷取資料    在 Excel 中,您可以使用工具,例如圖表或自動小計],顯示,並由 Microsoft Query 擷取的資料摘要。您可以格式化資料,然後格式在重新整理外部資料時,保留]。可以使用您自己的欄標籤,而不是欄位名稱,並自動將資料列的數字相加。

Excel 可以自動格式化您輸入結尾的新資料的範圍以符合先前的列。Excel 可以也會自動將複製公式有重複先前的列中,將它們延伸至其他列。

附註: 若要延伸到新的資料列範圍中的格式和公式必須出現在至少三個五個前面的資料列。

您可以開啟這個選項 (或關閉 [再次) 在任何時間:

  1. 按一下 [檔案] > [選項] > [進階]。

    在 [ Excel 2007: 按一下 [ Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,按一下 [ Excel 選項],然後按一下 [進階]類別。

  2. 在 [編輯選項] 區段中,選取 [延長資料範圍的格式和公式的檢查。若要關閉自動資料範圍的格式設定一次,請清除此核取方塊。

重新整理外部資料    當您重新整理外部資料時,您可以執行查詢,擷取符合您的規格的任何新的或變更資料。您可以重新整理 Microsoft Query 與 Excel 中的查詢。Excel 提供數種選項重新整理查詢,包括每次您開啟活頁簿重新整理資料和依時間間隔自動更新。您可以繼續使用 Excel 資料會重新整理,而您也可以更新資料時檢查狀態。如需詳細資訊,請參閱重新整理連線 (匯入) 的資料

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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