使用 Microsoft Query 擷取外部資料

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您可以使用 Microsoft Query 擷取外部來源的資料。 使用 Microsoft Query 從您的公司資料庫和檔案擷取資料,您不必重新輸入您想要在 Excel 中分析資料。 新的資訊更新資料庫時,您可以也更新您的 Excel 報表及自動從原始來源資料庫的摘要。

使用 Microsoft Query,您可以連線至外部資料來源資料從這些外部來源、 該資料匯入您的工作表,然後選取重新整理的資料,如有需要讓您與外部來源資料同步處理的工作表資料。

您可以存取的資料庫類型     您可以從數種類型的資料庫,包括 Microsoft Office Access、 Microsoft SQL Server,並執行 Microsoft SQL Server OLAP Services 擷取資料。 從 Excel 活頁簿及文字檔案,您也可以擷取資料。

Microsoft Office 提供您可用來從下列資料來源擷取資料的驅動程式:

  • Microsoft SQL Server Analysis Services (OLAP 提供者)

  • Microsoft Office Access

  • dBASE

  • Access

  • Microsoft Office Excel

  • Oracle

  • Paradox

  • 文字檔案資料庫

您也可以使用 ODBC 驅動程式或其他製造商的資料來源驅動程式不會列出在這裡,包括 OLAP 資料庫的其他類型的資料來源擷取資訊。 有關安裝 ODBC 驅動程式或此處未列出的資料來源驅動程式,檢查文件的資料庫,或連絡您的資料庫廠商。

選取 [從資料庫的資料     您擷取資料,您可以從資料庫建立查詢,這是您詢問資料儲存在外部資料庫中的問題。 比方說,如果您的資料儲存在 Access 資料庫中,您可能會想要知道依地區特定產品的銷售數字。 您可以擷取資料的組件選取您要分析的地區與產品的資料。

使用 Microsoft Query,您可以選取您想要與只有該資料匯入 Excel 的資料欄。

更新作業的工作表     一旦您有外部資料的 Excel 活頁簿中,每當您資料庫的變更,就可以重新整理更新您的分析資料,而不需要重新建立您的摘要報告和圖表。 例如,您可以建立每月銷售摘要,並重新整理,每個月中收到新的銷售數字。

Microsoft Query 如何使用資料來源     設定特定資料庫的資料來源後,您可以使用它每當您想要建立查詢以選取,然後從該資料庫擷取資料時,而不必重新輸入所有的連線資訊。 Microsoft Query 使用資料來源,以連線至外部資料庫,並顯示什麼資料。 建立查詢後,當您將資料傳回至 Excel,Microsoft Query 提供查詢與資料來源資訊的 Excel 活頁簿,讓您可以重新連線至資料庫時您想要重新整理的資料。

Query 如何使用資料來源的圖表

使用 Microsoft Query 匯入資料     若要外部資料匯入到 Excel 中使用 Microsoft Query,請依照這些基本步驟,每個都更多詳細資料,下列各節中所述。

什麼是資料來源?     資料來源是資訊的一組儲存可讓 Excel 和 Microsoft Query 連線至外部資料庫。 當您使用 Microsoft Query 為其設定為資料來源時,您命名的資料來源,,,然後提供名稱和資料庫或伺服器、 的資料庫及您登入和密碼的資訊類型的位置。 資訊也會包含 OBDC 驅動程式或資料來源驅動程式,這是對特定類型的資料庫連線之程式的名稱。

若要使用 Microsoft Query 設定資料來源:

  1. 在 [資料] 索引標籤的 [取得外部資料]群組中,按一下 [從其他來源,然後再按一下來自 Microsoft Query

  2. 執行下列其中一個動作:

    • 若要指定資料來源資料庫、 文字檔案或 Excel 活頁簿,請按一下 [資料庫] 索引標籤。

    • 若要指定 OLAP cube 資料來源,請按一下 [ OLAP Cube ] 索引標籤。 只有當您執行 Microsoft Query 從 Excel 使用此索引標籤。

  3. 按兩下<New 資料 Source>

    -or-

    按一下<New 資料 Source>,然後再按一下[確定]

    [建立新的資料來源] 對話方塊會顯示。

  4. 在步驟 1 中,輸入名稱來識別資料來源。

  5. 在步驟 2 中,按一下您所使用的資料來源的資料庫類型的驅動程式。

    附註: 

    • 如果您想要存取外部資料庫不支援與 Microsoft Query 一起安裝的 ODBC 驅動程式,那麼您需要取得並安裝協力廠商提供,例如製造商提供的 Microsoft Office 相容的 ODBC 驅動程式資料庫。 如需安裝指示,請連絡資料庫廠商。

    • OLAP 資料庫並不需要 ODBC 驅動程式。 當您安裝 Microsoft 查詢時,使用 Microsoft SQL Server Analysis Services 建立的資料庫會安裝驅動程式。 若要連線至其他 OLAP 資料庫,您需要安裝資料來源驅動程式與用戶端軟體。

  6. 按一下 [連線],然後提供 [需要連線至您的資料來源的資訊。 資料庫、 Excel 活頁簿和文字檔案,您所提供的資訊,取決於您所選取的資料來源類型。 可能會要求您提供的登入名稱、 密碼、 您正在使用的資料庫、 資料庫的位置或其他特定類型的資料庫資訊的版本。

    重要: 

    • 請使用結合大小寫字母、數字和符號的強式密碼。 弱式密碼未結合這些元素。 強式密碼:Y6dh!et5。 弱式密碼:House27。 密碼的長度應該是 8 個字元以上。 使用 14 個字元以上的複雜密碼較佳。

    • 您必須記住密碼。 若忘記了密碼,Microsoft 亦無法擷取該密碼。 請將您寫下的密碼儲存在安全之處,不要將所保護的資訊存放在同一處。

  7. 輸入所需的資訊後,按一下[確定]或 [完成若要返回 [建立新的資料來源] 對話方塊。

  8. 如果資料庫有資料表,而您想在 [查詢精靈中自動顯示特定資料表,按一下 [步驟 4 的方塊,然後按一下 [您想要的資料表。

  9. 如果您不想要輸入您的登入名稱和密碼,當您使用的資料來源時,選取 [儲存我的使用者識別碼和密碼的資料來源定義在核取方塊。 未加密已儲存的密碼。 如果無法使用] 核取方塊,請參閱資料庫系統管理員決定可以提供此選項。

    安全性附註: 避免連線至資料來源時,儲存登入資訊。 這項資訊會儲存為純文字],然後惡意使用者無法存取危害資料來源的安全性資訊。

完成這些步驟之後,您的資料來源的名稱會出現在 [選擇資料來源] 對話方塊。

大部分的查詢中使用 [查詢精靈     [查詢精靈可讓您更容易選取,然後將來自不同資料表和欄位,在您的資料庫中的資料一起。 您可以使用 [查詢精靈],選取資料表和您想要包含的欄位。 當精靈辨識一個資料表中的主索引鍵欄位及含有第二個資料表中的相同名稱時,會自動建立內部聯結 (指定兩個資料表的資料列會結合查詢作業根據相同欄位的值)。

您也可以使用精靈來排序結果集,並執行簡單的篩選。 在精靈的最後一個步驟中,您可以選擇將資料傳回至 Excel,或進一步縮小 Microsoft Query 中的查詢。 您建立的查詢之後,您可以在 [Excel 或 Microsoft Query 它執行。

若要啟動 [查詢精靈,請執行下列步驟。

  1. 在 [資料] 索引標籤的 [取得外部資料]群組中,按一下 [從其他來源,然後再按一下來自 Microsoft Query

  2. 在 [選擇資料來源] 對話方塊中,確定已選取 [使用 [查詢精靈] 建立及編輯查詢] 核取方塊。

  3. 按兩下您想要使用的資料來源。

    -or-

    按一下您想要使用的資料來源,然後按一下[確定]

直接在 Microsoft Query 中的其他類型的查詢     如果您想要建立更複雜的查詢與 [查詢精靈可讓,您可以直接在 Microsoft Query 工作。 您可以使用 Microsoft Query 來檢視及變更您開始在 [查詢精靈] 建立,或您可以不使用精靈建立新查詢的查詢。 [公司] 直接在 Microsoft Query 時您想要建立的查詢,請執行下列動作:

  • 選取特定欄位的資料     在大型資料庫中,您可能會想要選擇部分資料欄位,省略您不需要的資料。 例如,如果您需要資料的兩個欄位,其中包含許多產品的資訊中的產品,您可以使用準則選取只有兩個產品所要的資料。

  • 擷取根據不同準則每次執行查詢的資料     如果您要在相同的外部資料建立相同的 Excel 報表或摘要的多個區域,例如每個地區的個別銷售報表,您可以建立參數查詢。 當您執行參數查詢時,系統提示您要作為準則時查詢選取記錄的值。 例如參數查詢可能會提示您輸入的特定區域,以及您可以重複使用此查詢,以建立每個地區的銷售報表。

  • 在不同的方式中加入資料     [查詢精靈建立內部連接是聯結的最常見的使用中建立查詢類型。 有時候,不過,您會想要使用不同的聯結類型。 例如,如果您有產品銷售資訊的資料表和 [客戶資訊的資料表,內部聯結 ([查詢精靈所建立的類型) 而使擷取的客戶記錄的客戶不進行購買。 使用 Microsoft Query,您可以加入下列表格,讓擷取所有的客戶記錄,以及進行購買這些客戶的銷售資料。

若要啟動 Microsoft Query,執行下列步驟。

  1. 在 [資料] 索引標籤的 [取得外部資料]群組中,按一下 [從其他來源,然後再按一下來自 Microsoft Query

  2. 在 [選擇資料來源] 對話方塊中,請務必使用 [查詢精靈] 建立及編輯查詢] 核取方塊清除。

  3. 按兩下您想要使用的資料來源。

    -or-

    按一下您想要使用的資料來源,然後按一下[確定]

重複使用及共用查詢     在 [查詢精靈] 和 Microsoft Query,您可以為將來檔案,您可以修改、 重複使用,並共用儲存您的查詢。 Excel 可以將來直接開啟檔案,可讓您或其他使用者建立額外的外部資料範圍,從相同的查詢。

若要從 Excel 中開啟已儲存的查詢:

  1. 在 [資料] 索引標籤的 [取得外部資料]群組中,按一下 [從其他來源,然後再按一下來自 Microsoft Query。 [選擇資料來源] 對話方塊會顯示。

  2. 在 [選擇資料來源] 對話方塊中,按一下 [查詢] 索引標籤。

  3. 按兩下您想要開啟已儲存的查詢。 查詢會顯示在 Microsoft Query。

如果您想要開啟儲存的查詢與 Microsoft Query 已經開啟,按一下 [Microsoft Query檔案] 功能表,然後按一下 [開啟

如果您按兩下將來檔案時,Excel 會開啟、 執行查詢,然後插入新的工作表中的結果。

如果您想要共用 Excel 摘要] 或 [外部資料為基礎的報表,您可以讓其他使用者的活頁簿包含外部資料範圍,或者您也可以建立範本。 範本可讓您儲存摘要或報表,而不儲存外部資料,以便縮小檔案。 當使用者開啟的報表範本,會擷取外部資料。

您在 [查詢精靈] 或 [Microsoft Query 建立的查詢之後,您可以將資料傳回至 Excel 工作表。 外部資料範圍或樞紐分析表 ,您可以設定格式,並重新整理,然後會變成資料。

設定格式化的擷取資料     在 Excel 中,您可以使用工具,例如圖表或自動小計,若要向與 Microsoft Query 擷取的資料摘要。 您可以設定資料格式,並重新整理外部資料時,格式會保留。 您可以使用您自己的資料行標籤,而不是欄位名稱,並自動將資料列的數字相加。

Excel 可以自動格式化您輸入結尾的新資料的範圍以符合前面的資料列。 Excel 會自動可以複製公式有已重複上一個資料列中,將它們延伸至其他列。

附註: 若要延伸到範圍中的新資料列的格式和公式必須出現在至少三種五個前面的資料列。

您可以開啟這個選項 (或關閉 [再次) 在任何時候:

  1. 按一下 [檔案] > [選項] > [進階]。

    在Excel 2007中: 按一下Microsoft Office 按鈕 Office 按鈕影像 、 按一下 [ Excel 選項],然後按一下 [進階] 類別。

  2. 在 [編輯選項] 區段中,選取 [延長資料範圍的格式和公式檢查。 若要關閉自動資料範圍的格式設定一次,請清除此核取方塊。

<c0>重新整理外部資料</c0>。     當您重新整理外部資料時,您會執行查詢,擷取符合您的規格的任何新的或已變更資料。 您可以重新整理 Microsoft Query 和 Excel 中的查詢。 Excel 提供幾個選項重新整理查詢,包括每當您開啟活頁簿時,重新整理資料和依時間間隔自動更新。 您可以繼續使用 Excel 資料會被重新整理,而您也可以檢查狀態,而資料重新整理。 如需詳細資訊,請參閱重新整理連線 (匯入) 的資料

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