使用 InfoPath 設計文件資訊面板

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

本文說明如何使用 Microsoft Office InfoPath 設計與 Microsoft Office Word 2007、Microsoft Office Excel 2007 和 Microsoft Office PowerPoint 2007 文件關聯的 [文件資訊面板]。

在本文中

認識文件資訊面板

設計文件資訊面板

建立或編輯 SharePoint 內容類型的自訂文件資訊面板

在文件中新增自訂文件資訊面板

認識文件資訊面板

[文件資訊面板] 顯示在 Office Word 2007、Office Excel 2007 和 Office PowerPoint 2007 文件中,可以讓使用者檢視及變更儲存在文件管理伺服器 (例如文件工作區網站或 Windows SharePoint Services 3.0 文件庫) 上的個別檔案或內容類型的摘要資訊。這些摘要資訊又稱為中繼資料,是用來描述或識別檔案的詳細資料。使用者可以使用這些摘要資訊來組織、識別及搜尋文件。

[文件資訊面板] 是Microsoft Office InfoPath 2007表單裝載及文件中顯示。您不需要 InfoPath 安裝在您的電腦上,若要查看文件資訊面板中2007 Microsoft Office system文件,但您需要Office InfoPath 2007設計或自訂文件資訊面板。例如,如果您想要自訂文件資訊面板顯示外部的資源,例如 Web 服務資料,您必須使用Office InfoPath 2007設計的文件資訊面板。

自訂文件資訊面板,您也可以新增商務邏輯,例如資料驗證],或新增至您的組織重要的自訂屬性。此外,您可以藉由建立包含的一般欄位範本組件,有效重複使用的文件資訊面板不同2007 Office 發行文件類型組織您的組織。

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設計文件資訊面板

當您設計自訂的文件資訊面板時,您可以使用多份文件從Office Word 2007、 Office Excel 2007和Office PowerPoint 2007,或您可以設計多個文件資訊面板。例如,如果特定文件是與特定專案相關聯,可能要使用唯一的欄位只在這些文件中所使用的文件資訊面板。

即使您的組織使用多個文件資訊面板,每一個可以包含多個通用的屬性。當您設計文件資訊面板,輕鬆地重複使用通用屬性,請考慮使用範本組件。建立和使用範本組件,您可以協助確保該金鑰的中繼資料,您的組織是一致音、 結構和行為。例如您的組織可能需要每個文件資訊面板包含名為職稱,除了作者的欄位。設計範本組件會使用這些一般的欄位,您可以輕鬆地重複使用多個文件資訊面板中的範本組件。

下列程序說明如何設計搭配 2007 Office 發行 文件使用的 [文件資訊面板]。

  1. 按一下 [檔案] 功能表上的 [設計表單範本]

  2. [設計表單範本] 對話方塊的 [設計新的] 下方,按一下 [表單範本]

  3. [根據] 組件庫中,按一下 [空白],然後按一下 [確定]。這樣可以讓 InfoPath 在您設計表單範本時定義資料來源。

    您也可以使表單範本根據 XML 文件或 XML 結構描述,例如「都柏林核心內容」。此外,您也可以使用 Web 服務、資料庫或資料連線庫的設定來設計表單範本。請在 [請參閱] 一節中尋找關於根據資料來源設計表單範本的資訊。

  4. 設計表單範本做為 [文件資訊面板] 使用。

    您可以建立包含一般欄位的範本組件,在組織中有效率地重複使用不同 2007 Office 發行 文件類型的 [文件資訊面板]。如果您建立範本組件並新增至 [控制項] 工作窗格中,您可以使用下列程序將範本組件插入至表單範本中。

    1. 將游標放在表單範本中您想要插入範本組件的地方。

    2. 如果沒有看到 [控制項] 工作窗格,請按一下 [插入] 功能表上的 [其他控制項],或按 ALT+I、C。

    3. 在 [插入控制項] 清單中的 [自訂] 下方,按一下要插入之範本組件的名稱。

      範本組件會出現在表單範本上區段控制項。您可以在表單範本上辨識的範本組件,因為文字區段 (範本組件︰ 名稱)顯示為 [區段] 標籤,其中 Name 是範本組件檔案的名稱。

      顯示包含範本組件的表單範本標籤

  5. 重新命名預設檢視,以及表單範本中的其他檢視。

    作法

    1. 在 [檢視] 功能表上按一下 [管理檢視]。

    2. [檢視] 工作窗格中,按一下您想要重新命名的檢視,然後按一下 [檢視摘要資訊]

    3. 按一下 [一般] 索引標籤。

    4. [檢視名稱] 方塊中,輸入檢視的新名稱。

    附註: 即使您的表單範本只包含一個檢視,您也應該為檢視命名一個好記的名稱,例如 [自訂摘要資訊],因為在文件中檢視 [文件資訊面板] 時,檢視的名稱會顯示在 [摘要資訊檢視和選項] 清單中。

  6. 將 [文件資訊面板] 發佈至共用網路資料夾。

    作法

    1. 按一下 [檔案] 功能表上的 [發佈]。

    2. 在 [發佈精靈] 中,按一下 [至網路位置],然後按一下 [下一步]。

    3. 在精靈的下一頁中,按一下 [瀏覽]

    4. 瀏覽至您想要發佈表單範本的共用網路資料夾,然後按一下 [確定]

    5. 在精靈的下一頁中,確認 [表單範本名稱] 方塊中的表單範本名稱和路徑是正確的,然後按 [下一步]

    6. 在精靈的下一個頁面上如果您有替代路徑到此共用的網路資料夾,例如公用統一資源定位器 (URL),在] 方塊中輸入路徑,然後按 [下一步

    7. 在精靈的下一頁中,按 [下一步]

      如果您的表單範本成功發佈,您將會在精靈的最後一頁收到確認訊息。

    您也可以將 [文件資訊面板] 發佈至 SharePoint 網站。請在 [請參閱] 一節中尋找關於發佈至 SharePoint 網站的資訊。

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建立或編輯 SharePoint 內容類型的自訂文件資訊面板

當您根據「文件」內容類型或「都柏林核心欄」(在執行 Microsoft Office SharePoint Server 2007 的伺服器上可使用) 內容類型建立網站內容類型時,會自動建立一個 [文件資訊面板] 以追蹤 SharePoint 摘要資訊。您可以使用 Office InfoPath 2007 自訂這種類型的 [文件資訊面板],方法和自訂表單範本一樣。例如,您可以執行下列一或多項操作,以自訂文件資訊面板:

  • 新增功能,如資料驗證或設定條件式格式設定。

  • 新增次要資料連線至 [文件資訊面板],然後新增從資料來源中顯示欄位資料的控制項。

  • 建立新的檢視,然後新增範本組件,其中包含一般欄位,可讓您的組織用來追蹤資料。

    附註: 如果 [文件資訊面板] 是根據 SharePoint 內容類型結構描述,那麼您就無法新增不屬於該結構描述的欄位,以自訂 [文件資訊面板]。如果要從內容類型結構描述新增或移除欄位,您必須從內容類型新增或移除資料行。

建立或編輯文件資訊面板

  1. 按一下 [檔案] 功能表上的 [設計表單範本]

  2. [設計表單範本] 對話方塊的 [設計新的] 下方,按一下 [表單範本]

  3. [根據] 清單中,按一下 [XML 或結構描述],然後按一下 [確定]

    附註: 請勿選取 [僅啟用瀏覽器相容功能] 核取方塊,因為 [文件資訊面板] 只會顯示為 2007 Office 發行 文件的一部分,而不是網頁的一部分。

  4. 在 [資料來源精靈] 中,輸入 SharePoint 伺服器的 URL,然後按 [下一步]

  5. [選取清單或網站] 清單中,按一下您想要的內容類型名稱,然後按 [下一步]

  6. 按一下 [完成]

    內容類型結構描述的 [文件資訊面板] 便會開啟。

  7. 對 [文件資訊面板] 進行想要的變更,然後儲存表單範本。

    附註: 由於 [文件資訊面板] 是根據內容類型結構描述,這是表單範本的主要資料來源,所以您無法新增不屬於該結構描述的欄位,以自訂 [文件資訊面板]。如果要新增欄位至內容類型結構描述,以新增或移除 [文件資訊面板] 的欄位,您必須從內容類型新增或移除資料行。

  8. 按一下 [檔案] 功能表上的 [發佈]

  9. [發佈精靈] 中,按一下 [做為 SharePoint 網站內容類型或清單內容類型的文件資訊面板範本 (建議使用)],然後按 [下一步]

    附註: 只有當您在步驟 3 中按一下 [XML 或結構描述] 時,精靈的這個頁面才會顯示 [做為 SharePoint 網站內容類型或清單內容類型的文件資訊面板範本 (建議使用)]

  10. 在精靈的下一頁中,按 [下一步]

    如果您的表單範本成功發佈,您將會在精靈的最後一頁收到確認訊息。

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在文件中新增自訂文件資訊面板

建立自訂的文件資訊面板] 之後,您必須建立關聯,文件才能使用。若要這麼做,您必須先啟動程式您要使用 [文件資訊面板] 功能區上的 [開發人員] 索引標籤。您可以再指定位置的文件資訊面板,使用 URL、 UNC 或 URN 檔案路徑。此外,您可以選擇文件開啟時的預設顯示文件資訊面板。您也可以選擇開啟文件時,是否預設顯示您所建立的自訂屬性。

下列程序說明如何將 [文件資訊面板] 關聯至 Office Word 2007、Office Excel 2007 或 Office PowerPoint 2007。

  1. 按一下 [Office 按鈕] Office 按鈕圖像 ,然後按一下 [程式名稱選項],其中程式名稱是您想要使用的程式名稱。例如,按一下 [Word 選項]

  2. [程式名稱選項] 對話方塊中,按一下 [常用],選取 [在功能區顯示 [開發人員] 索引標籤] 核取方塊,然後按一下 [確定]

    功能區是屬於 Microsoft Office Fluent 使用者介面 的一部分。

  3. 按一下 Office Fluent 功能區上的 [開發人員] 索引標籤,然後按一下 [文件面板]

  4. [文件資訊面板] 對話方塊中,在 [指定自訂範本 (URL、UNC 或 URN)] 下方,輸入您想要加入文件中的 [文件資訊面板] 位置。

  5. 如果要在文件中預設顯示自訂摘要資訊,請在 [預設顯示] 清單中,按一下 [自訂摘要資訊]

  6. 如果要在文件中預設顯示 [文件資訊面板],請按一下 [在文件開啟及初始儲存時顯示文件資訊面板] 核取方塊。

檢視或變更文件資訊面板中Office Word 2007、 Office Excel 2007,及Office PowerPoint 2007的文件中的內容,除了Office Word 2007中使用者可以新增內容的文件資訊面板為本身的文件中的內容控制項。例如,公司地址的多個執行個體可以新增為文件中的內容控制項。變更文件資訊面板中的資訊時,就會更新這些屬性控制項。

請在 [請參閱] 一節中尋找更多關於新增摘要資訊至 Office Word 2007 文件中的資訊。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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