使用 FindTime 排程會議

附註: 我們想要以您的語言,用最快的速度為您提供最新的說明內容。 本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 希望您能在本頁底部告訴我們這項資訊是否有幫助。 此為英文文章出處,以供參考。

FindTime是Outlook增益集,可讓您更輕鬆地安排會議,讓受邀者投票,以適當的時間。

若要排程與 FindTime Outlook會議:

  1. 建立新的電子郵件,或選取要回覆電子郵件。

  2. 清單的必要的會議受邀者,選用受邀者副本。 

  3. 在 [常用] 索引標籤選取 [回覆會議投票]。

    FindTime > 回覆會議投票

  4. 選取 [會議設定]:

    FindTime 會議持續時間

    • 持續時間: 從清單中選取 [持續時間。

      • 選取 [全天會議 8 小時]。

      • 使用自訂來設定您自己的時間。 最大持續時間是 23 小時 59 分鐘。

        FindTime 自訂工期

    • 工作: 檢查,以限制建議的會議時間工作日和工作時間只。

      FindTime 工作時間

      附註: 使用預設的工作時間會擷取您組合管理設定],然後失敗這些 Exchange 設定。 這些預設為上午 8 點到下午 5,如果找不到沒有任何設定。

    • 時區: 選取 時區圖示 若要變更會議的時區。

      編輯時區
       

      附註: 

      • 從您組合管理設定],擷取所使用的時區,但您可選取一個新的清單。

      • 日光節約時間納入考量和會議年度切換之後顯示正確的時間

  5. FindTime (如果有的話),透過受邀者排程看起來,並建議適當的會議時間。

    附註: FindTime 會使用您Office 365商務帳戶,來存取您的行事曆和貴組織中的出席者,若要判斷可用性的行事曆。 行事曆不相關聯Office 365帳戶不支援。


    若要排序的會議選項中使用的連結。

    • 可用性: 先列出的最佳的選項 (所有必要受邀者是否免費提供的時間)。 用來決定最佳選項的因素包括多少出席者如何是否免費提供許多必要與選用的出席者是否免費提供是否衝突出席者在他們的行事曆上有暫訂或忙碌的承諾。

      依顯示狀態的會議選項

    • 時間: 先後列出的選項。

      依時間的會議選項

      注意: 您可以捲動的日期和月份使用箭號。 使用天會以綠色加上底線。 較深綠色表示天大部分的選項和 lighter 綠色和紅色表示大部分衝突。 週末日會標示為未選取 [工作時間,才能使用。

    • 人員圖示顯示受邀者是否需要,及他們的可用性。

      • 藍色底線: 所需

      • 綠色: 可用

      • 黃色: 可能忙碌中

      • 紅色: 忙碌

      • 灰色: 未知

        人員圖示鍵

    • 您可以使用圖示來存取更多的資訊。

      • 選取以開啟受邀者狀態匣 受邀者圖示

        受邀者的狀態區域

      • 將游標放在每個人員圖示上,或是檢視他們的顯示狀態資訊。

      • 選取 [ 行事曆圖示 若要檢視您的行事曆]。

        召集人的行事曆

  6. 選取幾個適當的會議時間。

    • 綠色選取此選項時,變更 [時間] 方塊。

    • 您可以選取 20 時間最大值。

      選取 [會議選項

  7. 選取 [下一步]。

  8. 輸入會議位置。

    • 根據預設,有啟用線上會議。 選取 [線上會議] 核取方塊,以停用]。 

      [新增會議投票] 窗格的螢幕擷取畫面

      選取 [線上會議時,FindTime 會排程商務用 Skype或Microsoft Teams會議。 FindTime 會使用以較多者為預設的線上會議頻道貴組織已設定。 

      附註: 如果您在儀表板中儲存的商務用 Skype設定,FindTime 會使用,而不是Microsoft Teams。 如果您想要使用Microsoft Teams,刪除儀表板中的 [ 商務用 Skype ] 設定。

  9. 選取 [會議設定] 及 [切換開啟/關閉選項。

    • 通知: 受邀者投票時,您會收到電子郵件通知。

    • 自動排程: 會議將排定自動在您的行事曆時所有必要的受邀者已投票的會議選項。 請參閱自動排程的運作方式如需更多。

    • 保留: 新增暫定的約會至您的行事曆的每個選取的會議選項。 已安排會議,或投票取消時,會移除保留。

      附註: 您可以仍刪除此時選取的會議時間,在 [選取的時間] 清單中選取X

      刪除的會議時間

  10. 選取插入電子郵件

  11. FindTime 插入您的電子郵件的建議的會議時間。 如有需要,請選取 [編輯選項] 以變更會議設定。

    編輯電子郵件中的選項
    附註: 如果您進行變更,並重新插入的會議時間,您必須手動刪除原始的邀請。

  12. 選取 [傳送會議邀請,並開始投票的程序的 [傳送]。

  13. 您會收到 [投票] 頁面的直接連結您的會議。

增進您的 Office 技巧
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與我們的其中一個 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×