使用 Excel 試算表合併列印

合併列印可用來一次建立多個文件。這些文件有相同的版面配置、格式設定、文字和圖形。每個文件只有特定章節不同且個人化。Word 可以使用合併列印建立的文件包含大宗標籤信件信封電子郵件。與合併列印程序有關的文件有三種:

  • 您的主文件

  • 您的資料來源

  • 您合併的文件

您可以觀看下列讓合併列印更上一層樓訓練課程中的影片,深入了解如何使用 Excel 資料進行合併列印。

步驟 1︰在 Excel 準備資料以進行合併列印

合併列印程序中最重要的步驟是設定及準備資料。您將使用 Excel 試算表做為收件者清單的資料來源。

以下是準備合併列印資料的一些祕訣。請務必確認:

  • 試算表的欄名稱符合您要插入合併列印的欄位名稱。例如,若要在文件中以讀者的名字稱呼他們,您需要在分開的欄輸入名字和姓氏。

  • 所有要合併的資料都在試算表的第一個工作表中。

  • 試算表中包含百分比、貨幣和郵遞區號的資料項目都要有正確的格式,這樣 Word 才能正確讀取其值。

  • 合併列印中要使用的 Excel 試算表儲存在本機電腦上。

  • 若要變更試算表或增加項目,必須在連線至 Word 的合併列印文件之前完成。

附註: 

  • 您可以透過匯入逗號分隔值 (.csv) 或文字 (.txt) 檔案中的資訊,接著使用文字匯入精靈建置新的試算表,從 Excel 試算表匯入資訊。

  • 如需詳細資訊,請參閱準備 Word 合併列印用的 Excel 資料來源

步驟 2:開始合併列印

  1. 在 Word 中,選擇 [檔案] > [新增] > [空白文件]。

  2. 在 [郵件] 索引標籤上的 [啟動合併列印] 群組,選擇 [啟動合併列印],然後選擇您要執行的合併種類。

    Word 的 [郵件] 索引標籤中,顯示 [啟動合併列印] 命令以及您要執行之合併類型的可用選項清單的螢幕擷取畫面。

  3. 按一下 [選取收件者] > [使用現有清單]。

    Word 的 [郵件] 索引標籤中,顯示已選取 [選取收件者] 命令的 [使用現有清單] 選項的螢幕擷取畫面。

  4. 瀏覽至您的 Excel 試算表,然後選擇 [開啟]。

  5. 如果 Word 出現提示,請選擇 [工作表1$] > [確定]。

    附註: 現在,Excel 試算表已連線至您在 Word 中建立的合併列印文件。


編輯您的郵件清單

您可以限制可收到您郵件的人員。

  1. 選擇 [編輯收件者清單]。

    Word 的 [郵件] 索引標籤中,顯示已加上醒目提示的 [編輯收件者清單] 命令的螢幕擷取畫面。

  2. 在 [合併列印收件者] 對話方塊中,在您不希望收到您郵件的人員名稱旁,清除其核取方塊。

    選取該核取方塊以選取列

    附註: 您也可以排序或篩選清單,以便更容易找到名稱和地址。如需排序或篩選項目的詳細資訊,請參閱排序和篩選合併列印的資料

步驟 3:插入合併功能變數

您可以插入一個或多個合併列印功能變數,將試算表中的資訊放入文件中。

為信封、標籤、電子郵件訊息或信件插入地址區塊

  1. 在 [郵件] 索引標籤的 [寫入與插入功能變數] 群組中,選擇 [地址區塊]。

    [插入地址區塊] 合併功能變數

  2. 在 [插入地址區塊] 對話方塊中,選擇要在信封上顯示的收件者名稱格式。

    [地址區塊] 選項

  3. 選擇 [確定]。

  4. 選擇 [檔案] > [儲存]。

在電子郵件訊息或信件中插入問候行

  1. 在 [郵件] 索引標籤的 [寫入與插入功能變數] 群組中,選擇 [問候行]。

    Word 的 [郵件] 索引標籤中,顯示已加上醒目提示的 [問候行] 命令的螢幕擷取畫面。

  2. 在 [插入問候行] 對話方塊中,執行下列動作︰

    • 在 [問候行] 格式下,選擇問候語,視需要變更問候 (預設值是 [親愛的]),設定收件者名稱格式和結束標點符號 (預設值是逗號)。

    • 在 [非特定收件者姓名的問候行] 下,在問候清單中選擇一個問候。

  3. 選擇 [確定]。

  4. 選擇 [檔案] > [儲存]。

將試算表的資料插入電子郵件訊息或信件

  1. 在 [郵件] 索引標籤的 [寫入與插入功能變數] 群組中,選擇 [插入合併欄位]。

  2. 在 [插入合併欄位] 對話方塊的 [欄位] 下,選擇一個欄位名稱 (試算表中的欄名稱),然後選擇 [插入]。

  3. 視需要重複步驟 2,完成時選擇 [關閉]。

  4. 選擇 [檔案] > [儲存]。

如需從試算表新增欄位至合併文件的詳細資訊,請參閱插入合併列印功能變數。此外,如果您想要深入了解設定電子郵件訊息的選項,請參閱 Word 的電子郵件合併

步驟 4:預覽及完成合併列印

插入所需的合併欄位之後,預覽結果以確認內容無誤。接著,就能完成合併程序。

  1. 在 [郵件] 索引標籤上,選擇 [預覽結果]。

    Word 的 [郵件] 索引標籤中,顯示 [預覽結果] 群組的螢幕擷取畫面。

  2. 選擇 [下一個] 合併列印預覽結果的 [下一個] 記錄按鈕 或 [上一個] 合併列印預覽結果的 [上一個] 記錄按鈕 記錄按鈕,在資料來源的記錄間移動,然後檢視記錄在文件中顯示的方式。

  3. 在 [完成] 群組中,選擇 [完成與合併],然後選擇 [列印文件] 或 [傳送電子郵件訊息]。

    Word 的 [郵件] 索引標籤中,顯示 [完成與合併] 命令及其選項的螢幕擷取畫面。

步驟 5:儲存您的合併列印

當您儲存合併列印文件時,該文件會保持連接至資料來源。您可以重複使用合併列印文件,以便在下次傳送大宗郵件時使用。

  • 開啟合併列印文件,當 Word 提示您是否保留連線時,選擇 [是]。

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