使用 Access 資產追蹤範本

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使用Access 資產追蹤範本追蹤的電腦、 辦公室設備] 或其他項目已擁有或維護的人員。 此版本的常見的 Access 範本也可讓您搜尋資產詳細資料,顯示或隱藏欄,傳送電子郵件訊息,以及對應資產擁有者的地址。

想要觀看影片,瞭解使用此範本嗎? 請參閱本文中,使用 [資產追蹤資料庫範本

附註: 在過去幾年已更新資產追蹤資料庫範本。 以下指示請參閱最新版本可供下載的範本。 如果下列步驟不符合您所看到的內容,您可能使用較舊版本的範本。

開始使用

在本文中,我們使用 [資產追蹤範本的基本步驟。

準備使用資料庫

  • 當您第一次開啟資料庫時,Access 會顯示 [歡迎使用] 表單。 若要防止此表單顯示下一次開啟資料庫時,請清除 [顯示歡迎使用此資料庫開啟時的核取方塊。

    關閉 [歡迎使用表單] 以開始使用資料庫。

  • 若要確認已啟用所有資料庫內容,在 [訊息列] 中按一下 [啟用這個內容]。

    如需有關如何啟用資料庫內容的詳細資訊,請參閱決定是否要信任資料庫

顯示或隱藏已停用的資產

已停用的資產會有已停用的日期或目前日期之前的項目。 資產可能會變成已停用是因過時的損毀,否則時未使用。 您可以顯示或隱藏已停用的資產清單表單上的資產。

  • 資產清單表單上,選取或清除 [顯示已停用] 核取方塊。

搜尋資產或連絡人

快速搜尋] 方塊可讓您快速找到資產清單表單上的資產 」 與 「連絡人清單表單上的連絡人。

  • 輸入您想要在 [快速搜尋] 方塊中搜尋的文字,然後按 enter 鍵。

    存取篩選清單,以顯示只包含您搜尋文字的記錄。 若要返回的完整清單,請按一下 [清除目前的搜尋。 (這是在 [搜尋] 方塊內的 [X])。

篩選資產清單

資產清單表單上,您可以篩選清單的資產,並儲存您最愛的篩選,以供日後使用。

  1. 套用篩選,以滑鼠右鍵按一下表單,然後選取您要的篩選。

  2. 按一下 [儲存篩選]。

  3. 篩選詳細資料] 表單中,輸入篩選名稱和描述,然後再按一下 [關閉]。

  4. 若要套用儲存的篩選,使用 [我的最愛] 篩選器] 方塊,或按一下 [ (清除篩選)若要移除篩選。

顯示或隱藏欄

資產清單表單和 [連絡人清單] 表單,預設會隱藏某些欄位 (欄)。 若要變更的欄位會顯示:

  1. 按一下 [顯示/隱藏欄位

  2. 在 [取消隱藏欄] 對話方塊中,選取您想要顯示每個資料行旁邊的核取方塊。 清除 [隱藏欄] 核取方塊。

顯示資產] 或 [連絡人詳細資料

資產詳細資料] 表單和 [連絡人詳細資料] 表單可讓您檢視及輸入項目相關的詳細資訊。 若要顯示資產詳細資料] 或 [連絡人詳細資料表單:

  • 資產清單表單或連絡人清單] 表單上,按一下 [開啟您想要查看之項目旁。

新增圖片

在 [資產詳細資料] 表單和 [連絡人詳細資料] 表單,您可以新增圖片和其他附件。

  • 圖片框資產詳細資料] 表單上,按一下 [新增或移除附件

    在 [連絡人詳細資料] 表單上的圖片框架,按一下 [編輯的圖片]。

  • 在 [附件] 對話方塊中,按一下 [新增

  • 在 [選擇檔案] 對話方塊中,瀏覽至含有該檔案的資料夾。

  • 選取您想要新增的檔案,然後按一下 [開啟

  • 在 [附件] 對話方塊中,按一下[確定]

附註: 您可以附加每個項目,包括不同的檔案類型,例如文件或試算表的多個的檔案。

從 Microsoft Outlook 中新增連絡人

如果您使用 Microsoft Outlook 時,您可以新增連絡人] 或 [資產擁有者從該程式而無需重新輸入資訊。

  1. 在 [連絡人清單] 表單中,按一下 [新增從 Outlook]。

  2. 在 [選取名稱以新增] 對話方塊中,選取您想要新增至資料庫的名稱。

  3. 按一下 [新增],然後按一下 [確定]。

顯示連絡人的地址的地圖

連絡人詳細資料] 表單中,如果您輸入街道地址的連絡人,您可以顯示的所在位置的地圖:

  • 按一下 [對應這個地址

顯示報表

資產追蹤包含多個報表,包括所有資產資產詳細資料已停用資產連絡人通訊錄,等等。 若要顯示的報表:

  • 在 [功能窗格] 底下的報表,請按兩下您想要顯示的報表。

您可以建立自己的自訂報表。 如需詳細資訊,請參閱建立簡易報表一文。

修改 [資產追蹤資料庫

您可以將新欄位新增至 [資產] 資料表,然後將該欄位新增到資產清單表單、資產詳細資料] 表單中,與資產詳細資料] 報表,來自訂資產追蹤資料庫。

Assets 資料表中新增欄位

  1. 關閉所有開啟的索引標籤。

  2. 在 [功能窗格] 中按兩下Assets資料表。

  3. 向右捲動,直到您看到命名新增欄位的資料行。 按兩下欄名,然後輸入欄位名稱。

您在欄中,輸入資料的第一次存取會為您的資料類型。

將欄位新增至表單或報表

一旦在表格中新增欄位,可以然後將它新增至表單或報表。

  1. 以滑鼠右鍵按一下表單或報表,在 [功能窗格中的,然後按一下 [版面配置檢視

  2. 在 [設計] 索引標籤的 [工具] 群組中,按一下 [新增現有欄位]。

  3. 將所需的欄位從 [欄位清單拖曳至表單或報表。

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