使用 Access 與 Excel 的 10 個理由

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

在使用 Office 系列產品,您應該使用 Excel 或您應該使用 Access 方式,來管理表格資料嗎?小幫手文章:使用 Access 或 Excel 管理您的資料,請討論每個產品的好處,以及它們移至資料表。但是,為什麼選擇一個或另一個嗎?如果您在 Access 中儲存您的資料,並從 Excel 連線,您就能兩者的優點。以下是為什麼搭配使用 Excel 與 Access 讓許多有意義的十個原因。

雖然 Excel 沒有資料庫,它廣泛用於儲存的資料,並常用來解決問題簡單的資料庫。然而,Excel 會是一般檔案的資料庫,而不關聯式資料庫。簡單的表格需要發展成多個資料表的相關資料,存取時,快速建立資料庫的應用程式的資訊工作者的第一個選擇。Access 向來是很好收集及企業,不同的資料合併彙算的 「 資料登陸板 」 的 Excel 活頁簿內其中版。在 Access 中您的資料後,您可以新增更多表格和加入這些、 建立查詢 (或您的資料檢視)、 結構資料和定義資料類型,以確保資料完整性、 共用及更新資料在多個使用者,並建立功能強大的報表及表單。

不同於 Excel 的簡單的試算表的版面配置,存取組織方式使用數個互相關聯的物件,可能看起來似乎退縮第一次。但您不一定要使用 Access 的專家。Access 針對所有類型的使用者,請您可以使只就必須先移。

返回 Peel 一次存取圖層。

存取層級

1.使用 Access 三種方式: 為偶爾發生的使用者、 是進階使用者或開發人員。

2.資料表、 查詢、 表單和報表彼此和構成資料庫應用程式的中心。

3.偶爾發生的使用者會有精靈、 屬性產生器、 Office Fluent 使用者介面和類似 Excel 的功能快速上手完成工作。

4.進階使用者有巨集、 屬性窗格、 運算式,而且深入,然後執行更多的資料庫設計工具。

5.開發人員可以使用模組,以及開發 VBA 程式碼,建立自訂的資料庫解決方案及部署執行階段應用程式。

將 Excel 資料複製到 Access

若要開始的好方法是將資料從 Excel 複製到 Access 中。您可以建立 Access 資料表,並在 [資料工作表檢視,非常類似 Excel 工作表中顯示。您可以執行一般的表格建立工作,例如 [資料工作表] 檢視中定義資料類型、 欄位名稱,或新增欄位、 靠右。比方說,如果您在空白欄位中輸入日期,存取設定日期/時間資料輸入該欄位。如果您輸入的文字,例如的名稱,Access 就會套用文字資料類型的欄位。如果您想要移動欄位,只要按一下,並將其拖曳。

當您將資料從 Excel 複製並貼到 Access 時,您不偶數需要,請先建立一個資料表或資料工作表檢視中開啟資料表。Access 會自動會詢問您是否您的資料有標題,會在使用正確的資料類型,好猜測值,建立 Access 資料表。就是這麼簡單。

如需詳細資訊,請參閱開啟空白資料工作表

將 Excel 資料連結至 Access

其中一個最簡單方法,衍生 Excel 與 Access 的優點是連結至 Access 資料表的 [在 Excel 工作表。當您要保留在 Excel 中的資料,但也會定期運用多的存取功能,例如報表和查詢,請使用 Access 連結。您要連結的存取權,而不是從 Excel 的資料。

Access 支援兩種建立資料庫資料表基本上是不同的方式。使用者可以建立新的原生資料表,將資料儲存在 Access 資料庫中,或者他們可以建立 Access 資料庫外部的現有資料的連結。連結資料表中的資料中顯示與行為就像原表格的多種方式。[連結資料表管理員精靈可協助您追蹤、 尋找及更新 Excel 工作表或其他資料來源,如果移動和連結線。

當您連結至 Excel 工作表或具名的範圍時,Access 會建立新資料表的已連結至 Excel 資料。如果您要新增、 編輯或刪除資料時,您在 Excel 中,進行的變更並重新整理 (或重新查詢) 的 Access 資料表中的資料。不過,您無法編輯表格中存取的內容。連結至 Excel 資料,您可以在 Access 中建立報表、 查詢和唯讀狀態的表單。

如需詳細資訊,請參閱匯入或連結至 Excel 活頁簿中的資料

將資料從 Excel 匯入到 Access

如果您決定要剪下的資料線,您可以移動資料至 Excel 資料匯入到 Access 中。請注意,word匯入兩個不同的意義 Excel 與 Access 之間。在 Excel 中,當您匯入 (或連線),您進行永久性可重新整理的資料連線。在 Access 中,當您匯入,您將資料到 Access 中一次,但不含永久的資料連線。當您匯入資料時,Access 會儲存為新的或現有的資料表中的資料而不需變更 Excel 中的資料。在 Access 中,您可以匯入任何或所有的一項作業的 Excel 活頁簿中的工作表。

匯入精靈逐步引導您進行匯入步驟,並協助您是否要變更資料類型,並新增標題的重要決策。如果匯入資料時,發生錯誤,Access 就會通知您,並儲存在表格中的錯誤,好讓您快速尋找和修正。例如,可能會有英數字元郵遞區號遭到深向下您想在欄中的所有數字,或偵測到重複的識別碼的主索引鍵欄位。您可以在 Excel 活頁簿中進行變更和重新匯入資料,或在新的 Access 資料表中進行變更。當您完成作業時,您可以儲存您所使用的步驟,並甚至建立 Outlook 工作,提醒您執行定期匯入作業的時機。

後匯入資料,現在存取,原生,您可以使用 [資料工作表和表單來新增,編輯及刪除資料。匯入資料之後,您可以決定是否要從 Excel 中刪除資料。通常是最好的方法有更新資料的一個位置。

附註: 從 Excel 匯入資料至 Access 不匯入公式,這些公式的結果。

如需詳細資訊,請參閱:

從 Excel 連結至 Access 資料

您也可以重新連線至 Excel 的 Access 資料。若要這麼做,請建立 Access 資料庫連線在 Excel 中,通常會儲存在 Office 資料連線檔案 (.odc),然後擷取資料的所有資料表或查詢。連接到資料之後,您可以也會自動重新整理 (或更新) 原始的 Access 資料庫的新資訊更新資料庫時從 Excel 活頁簿。

如需詳細資訊,請參閱:

表格式版面配置的員工報表

在 Access 中您的資料後,您可以利用這個陣列的報表建立及自訂的工具。要建立報表按幾下滑鼠嗎?使用報表精靈]。想要設計及修改報表中的版面配置的即時資料的即時、 移動及調整大小的資料區塊、 新增及移除欄位,並立即查看所做的變更您在建置嗎?使用版面配置檢視]。想要搜尋、 篩選及排序即時資料的報表進行互動?使用 [報表檢視。想要在您自己新增命令按鈕、 頁碼、 圖片、 超連結及專業外觀的樣式?若要使用許多控制項精靈及控制項版面配置] 群組中的圖庫,請在功能區的 [設計] 索引標籤上。使用 Access,您可以輕鬆地建立簡單的報表、 群組及摘要報表、 郵寄標籤、 圖形報表和子報表。

報表建立後,使用 Access 以電子方式散發報告。例如,您可以使用電子郵件,傳送報表,或將報表儲存不同的格式,例如存取快照] 或 [PDF 檔案,以將其新增至網頁或 SharePoint 網站。

如需詳細資訊,請參閱:

樣本表單

在 Access 中您的資料後,您可以利用許多表單建立及自訂工具。要按幾下滑鼠建立表單嗎?使用 [表單精靈]。想要設計和修改的即時資料的即時表單版面配置、 移動和調整大小的資料區塊、 新增及移除欄位,並立即查看所做的變更您在建置嗎?使用版面配置檢視]。想要在您自己新增命令按鈕、 清單方塊、 下拉式方塊、 選項群組、 圖片、 輸入的遮罩、 圖表、 超連結及專業外觀的樣式?若要使用許多控制項精靈及控制項版面配置] 群組中的圖庫,請在功能區的 [設計] 索引標籤上。使用 Access 您可以輕鬆地建立簡易表單、 索引標籤的表單、 連續表單、 快顯表單、 強制回應對話方塊和子表單。

在 Access 中,您可以輕鬆地建立分割表單,顯示已同步處理資料工作表及 [表單檢視,以便您可以取得最佳的兩者。一旦您建立精美的表單,輕鬆捲動、 篩選和甚至搜尋使用標準的導覽按鈕與搜尋方塊底部的表單的表單後的資料。

分割表單

如需詳細資訊,請參閱:

自動篩選

使用時,不論產品篩選資料的子集資料,並排序資料,以您希望的方式排序。在 Access 中,Excel 使用者可以檢視而不必重新瞭解全新的使用者介面的資料工作表中的篩選和排序資料。圖示、 命令功能表、 命令、 準則和對話方塊兩者十分相似,無論您正在使用的文字、 數字、 日期或空白。您甚至可以儲存的篩選及排序,以及 [資料工作表] 檢視。

您可以在 Access 中,建立查詢,並不知道 SQL 表示。四個查詢精靈會協助您建立簡單的查詢,尋找重複的項目、 找出不吻合的記錄,並建立交叉資料表查詢。即使您沒有建立查詢。只篩選及排序它看起來,而且您希望的方式儲存在資料工作表的資料。

CountryRegion 準則

如需詳細資訊,請參閱:

[標籤精靈] 的第一頁

現在,您的家庭變大,假日卡片清單突然取得放大,並您要追蹤的更多的生日和紀念日。不是問題。您可以使用 Access 資料表或查詢做為合併列印資料來源,並使用字母、 卡片、 電子郵件訊息與信封 Word 合併列印精靈,來建立合併列印作業。如果您只需要建立郵寄標籤,使用 [標籤精靈在 Access 中建立及列印標籤,從您建立的報表。您甚至可以自動可以新增條碼對應至每個客戶地址。

如需詳細資訊,請參閱:

Access 和 Excel 提供命令連線到 SharePoint 清單中的資料。Excel 提供的唯讀狀態 (單向) 連線至連結的 SharePoint 清單。而存取可讓您讀取和寫入 (雙方) 的資料連結的 SharePoint 清單中。存取和 SharePoint 清單運作很好放在一起。存取和 SharePoint 資料類型,rtf 文字,例如新增 [僅限 (支援中的追蹤修訂記錄備忘] 欄位),附件、 編號、 查詢及多重值的欄位,若有資料不一致,讓平滑的整合與少。

一旦您將 SharePoint 清單資料連結到 Access 資料庫時,您甚至花費的 SharePoint 清單資料離線如果您在本機的 Access 資料庫中,使用的資料,並重新連接至 SharePoint 網站上傳的任何變更。其他使用者所做的任何衝突資料變更處理衝突解決精靈。表單與您在 Access 中建立的報表會根據相同的資料,但連結至 SharePoint 清單。

Excel 提供下列與 SharePoint Server 整合點。

Excel 的資料導向整合點

1. 將 Excel 工作表資料一次性匯入至 SharePoint 清單,或將 Excel 工作表資料匯出至 SharePoint 清單,以建立永久性的單向資料連線。

2. 使用永久性的單向資料連線,以便在 SharePoint 清單中重新整理 Excel 工作表中的資料。

3.在Excel Services,發佈的 Excel 活頁簿及顯示並與之互動資料網頁組件頁面上使用 Excel Web Access 網頁組件。

4.匯入 (連接) 至 Excel 活頁簿從 OLAP 伺服器、 SQL Server 和 Access 資料庫和一般檔案的資料。

Access 提供下列與 SharePoint Server 整合點。

1. 針對 Access 檢視與 SharePoint 清單之間的資料執行一次性匯入或匯出。

2.連結資料的 Access 資料表與 SharePoint 清單之間建立永久的雙向連線。(更新的清單資料可以在中看到 Access 資料表中,可以在清單中看到更新的 Access 資料表資料)。

3. 讓清單資料離線、在 Access 中更新、重新連線、同步處理更新,以及解決衝突。

4. 在 Access 資料工作表、表單及報表檢視中顯示與編輯清單資料。

如需詳細資訊,請參閱:

您可以建立很複雜的桌面資料庫應用程式,而不需要曾撰寫一行的 VBA 程式碼。每個 Access 物件有更多組屬性和事件可輕鬆存取從屬性工作表,可協助您自訂您的方案。每個物件詳細設計工具,若您要顯示所有可用的功能。在 Office Online 上可其他資料庫範本。欄位和資料表範本可協助您建立及自訂快速的新資料表。您可以設計中使用內建的資料庫設計工具從頭開始新的資料庫。

Access 巨集使用不需要,因此您不需要開發人員撰寫的任何 VBA 程式碼,在宣告式環境。每個巨集指令執行的工作,例如開啟表單、 執行查詢,尋找記錄,或顯示一則訊息。您可以使用報表、 表單或控制項的任何事件內嵌巨集。大部分的巨集有引數,而且您可以為其取得執行您想要新增條件邏輯。您甚至可以定義變數並沒有錯誤檢查,請再次撰寫 VBA 程式碼。

設計原型,並執行由 IT 部門。需要 ASAP,並使用基本教職員 shoestring 上執行時,請建立您的小組的解決方案。追踨的公司派對銷售票證、 追蹤 shelf 生命週期製造教材],或列印接受標籤組件。追蹤工作、 議題及小組專案的交付項目。建立監控未來的銷售的銷售專業人員一小群準銷售案源資料庫]。

其他資訊

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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