使用 [資料連線] 嚮導, 將資料匯入 Word

您可以在 Word 中使用的 Microsoft Word 程式以外的資料世界, 但如何匯入並保護資料? 這一切都是建立正確的連接。

使用 [資料連線嚮導] 匯入外部資料

在 Microsoft Word 中, 您可以使用合併列印來匯入外部資料。 使用合併列印來建立一組檔, 例如傳送給許多客戶的套印信件, 或假日卡片郵件的位址標籤。 您也可以直接匯入文字檔、Excel 工作表, 以及直接存取資料表或查詢, 而不需要使用連接檔。

匯入逗號分隔值 (CSV) 文字檔 (.csv) 相當簡單。 如果您的文字檔是不使用您電腦上定義之清單分隔符號的 .csv 檔案, 或者如果您的文字檔不是 .csv 檔案, 您可以使用 schema.ini 檔案來指定正確的檔案格式。

匯入檔案

  1. 在 [郵件] 索引標籤的 [啟動合併列印] 群組中, 按一下 [選取收件者] >使用現有清單]。

    Word 功能區影像

  2. [選取資料來源] 對話方塊中,執行下列其中一項操作:

    • 若要使用現有的 .odc 檔案, 請按兩下該 .odc 檔案。 隨即會匯入資料並完成。

    • 若要建立新的 .odc 檔案, 請按一下 [新增來源], 然後依照程式中的每個步驟進行。

      [資料連線嚮導] 隨即出現。

  3. 在 [歡迎使用資料連線嚮導]頁面上, 按一下 [其他/高級]。

    [資料連結屬性] 對話方塊隨即出現。

    如需各種對話方塊中不同選項的詳細資訊, 請按一下[說明]。

  4. 在 [提供者] 索引標籤上, 選取 [ MICROSOFT JET 4.0 OLE DB Provider], 然後按[下一步]

  5. 在 [ 連線] 索引標籤上, 于 [選取或輸入資料庫名稱] 方塊中, 輸入包含文字檔之資料夾的完整路徑。

    若要協助您找到資料夾, 請按一下方塊旁的 [流覽]按鈕。

  6. 按一下 [全部] 索引標籤, 選取 [擴充屬性], 然後按一下 [編輯值]。

  7. 在 [屬性值] 方塊中, 輸入下列其中一項:

    • 如果文字檔有欄標題, 請輸入文字;HDR = 是

    • 如果文字檔沒有欄標題, 請輸入文字;HDR = No

  8. 按一下 [確定]。

  9. 若要確認您輸入的是正確的資訊, 請按一下 [連線] 索引標籤, 然後按一下 [測試連線]。

  10. 執行下列其中一個動作:

    • 如果您收到錯誤訊息, 請重新檢查您在先前步驟中輸入的值。

    • 如果您收到「測試連接成功」訊息, 請按一下[確定]

  11. 按一下 [確定]。

    [資料連線嚮導] 隨即出現。

  12. 在 [選取資料庫及表格] 頁面的 [名稱] 欄底下, 選取您要匯入的文字檔, 然後按一下[下一步]

  13. 在 [儲存資料連線檔案和完成]頁面中, 于 [檔案名] 方塊中輸入 .odc 檔案的名稱, 然後按一下[完成]

    若要變更資料夾位置 (預設為 [我的資料來源] 資料夾), 請按一下[流覽]

  14. 或者, 若要讓連線檔案更容易被發現, 您可以在 [描述]、[易記名稱] 和 [搜尋關鍵字] 方塊中輸入其他資訊。

使用 schema.ini 檔案來指定不同的清單分隔字元或文本檔案格式

Schema.ini 檔案是一個文字檔, 其中包含可覆寫 Windows 登錄中預設文字驅動程式設定的專案。 一般來說, 若要使用 schema.ini 檔案, 您必須執行下列動作:

  • 將 schema.ini 檔案儲存在您要匯入之文字檔的同一個資料夾中。

  • 為檔案架構 .ini命名。

  • 在 schema.ini 檔案的第一行, 輸入您要連結的文字檔名稱, 並以括弧括住。

  • 新增其他資訊來指定不同的文本檔案格式。

下列各節說明使用 schema.ini 檔案的常見範例。

範例: 指定分號字元 (;)做為分隔符號

[Categories.txt] Format=Delimited(;)

範例: 指定一個 tab 字元做為分隔符號

[Products.txt] Format=TabDelimited

範例: 指定固定寬度的檔案

[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24

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使用 ODBC 驅動程式匯入文字檔至少會有兩個步驟。 如有必要, 請先在電腦上定義 ODBC 文字驅動程式的使用者 DSN。 其次, 您可以使用使用者 DSN 匯入文字檔。 如果您的文字檔是不使用您電腦上定義之清單分隔符號的逗號分隔值 (CSV) 檔案, 或者如果您的文字檔不是 .csv 檔案, 您可以使用 schema.ini 檔案來指定正確的檔案格式。

定義使用者 DSN

  1. 開啟 [控制台], 然後按一下 [系統及安全性] >管理工具> ODBC 資料來源 (32 位)odbc 資料來源 (64 位)。 \

  2. 在 [ ODBC 資料來源管理員] 對話方塊的 [使用者 DSN ] 索引標籤上, 按一下 [新增]。

  3. 在 [建立新資料來源] 對話方塊中, 選取 [ Microsoft 文字驅動程式 (* .txt; * .csv)], 然後按一下[完成]

    [ ODBC 文字設定] 對話方塊隨即出現。

  4. 在 [資料來源名稱] 中輸入名稱。

  5. 清除 [使用目前的目錄] 核取方塊。

  6. 按一下 [選取目錄]。

  7. 在 [選取目錄] 對話方塊中, 找出包含您要匯入之文字檔的資料夾, 並確認該文字檔出現在 [檔案名] 方塊下方的清單中, 然後按一下[確定]

  8. 按兩次 [確定]。

如需各種對話方塊中不同選項的詳細資訊, 請按一下[說明]。

匯入檔案

  1. 在 [郵件] 索引標籤的 [啟動合併列印] 群組中, 按一下 [選取收件者] >使用現有清單]。

    Word 功能區影像

  2. [選取資料來源] 對話方塊中,執行下列其中一項操作:

    • 若要使用現有的 .odc 檔案, 請按兩下該 .odc 檔案。 隨即會匯入資料並完成。

    • 若要建立新的 .odc 檔案, 請按一下 [新增來源], 然後依照程式中的每個步驟進行。

      [資料連線嚮導] 隨即出現。

  3. 在 [歡迎使用資料連線嚮導]頁面上, 按一下 [ ODBC DSN]。

  4. 在 [連線至 ODBC 資料來源]頁面中, 選取您剛建立的使用者 DSN, 然後按[下一步]

  5. 在 [選取資料庫及表格] 頁面中, 選取 [Name] (名稱) 欄底下的文字檔, 然後按一下[下一步]

  6. 在 [儲存資料連線檔案和完成]頁面中, 于 [檔案名] 方塊中輸入 .odc 檔案的名稱, 然後按一下[完成]

    若要變更資料夾位置 (預設為 [我的資料來源] 資料夾), 請按一下[流覽]

  7. 或者, 若要讓連線檔案更容易被發現, 您可以在 [描述]、[易記名稱] 和 [搜尋關鍵字] 方塊中輸入其他資訊。

如需各種對話方塊中不同選項的詳細資訊, 請按一下[說明]。

使用 schema.ini 檔案來指定不同的清單分隔字元或文本檔案格式

Schema.ini 檔案是一個文字檔, 其中包含可覆寫 Windows 登錄中預設文字驅動程式設定的專案。 一般來說, 若要使用 schema.ini 檔案, 您必須執行下列動作:

  • 將 schema.ini 檔案儲存在您要匯入之文字檔的同一個資料夾中。

  • 為檔案架構 .ini命名。

  • 在 schema.ini 檔案的第一行, 輸入您要連結的文字檔名稱, 並以括弧括住。

  • 新增其他資訊來指定不同的文本檔案格式。

下列各節說明使用 schema.ini 檔案的常見範例。

範例: 指定欄標題

[Categories.txt] ColNameHeader=True

範例: 指定分號 字元 (;)做為分隔符號

[Categories.txt] Format=Delimited(;)

範例: 指定一個 tab 字元做為分隔符號

[Products.txt] Format=TabDelimited

範例: 指定固定寬度的檔案

[Shippers.txt]Format=FixedLengthCol1=ShipperID Text Width 11Col2=CompanyName Text Width 40Col3=Phone Text Width 24

區段頂端 頁面頂端

  1. 在 [郵件] 索引標籤的 [啟動合併列印] 群組中, 按一下 [選取收件者] >使用現有清單]。

    Word 功能區影像

  2. [選取資料來源] 對話方塊中,執行下列其中一項操作:

    • 若要使用現有的 .odc 檔案, 請按兩下該 .odc 檔案。 隨即會匯入資料並完成。

    • 若要建立新的 .odc 檔案, 請按一下 [新增來源], 然後依照程式中的每個步驟進行。

      [資料連線嚮導] 隨即出現。

  3. 在 [歡迎使用資料連線嚮導]頁面上, 按一下 [ Microsoft SQL Server]。

  4. 在 [連線至資料庫伺服器]頁面上, 執行下列動作:

    • 在 [伺服器名稱] 方塊中輸入資料庫伺服器的名稱。

      如果資料庫在您的電腦上, 請按 enter (本機)

    • 在 [登入認證] 底下, 執行下列其中一項操作:

      • 若要使用您的 Windows 使用者名稱和密碼, 請按一下 [使用 Windows 驗證]。

      • 若要使用資料庫的使用者名稱和密碼, 請按一下 [使用下列的使用者名稱和密碼], 然後在適當的方塊中輸入資料庫的使用者名稱和密碼。

  5. 按一下 [下一步]

  6. 在 [選取資料庫及表格] 頁面中, 選取 [資料庫] 方塊中的資料庫, 選取 [名稱] 欄下的資料表、視圖或使用者定義的函數, 然後按[下一步]

  7. 在 [儲存資料連線檔案和完成]頁面中, 于 [檔案名] 方塊中輸入 .odc 檔案的名稱, 然後按一下[完成]

    若要變更資料夾位置 (預設為 [我的資料來源] 資料夾), 請按一下[流覽]

  8. 或者, 若要讓連線檔案更容易被發現, 您可以在 [描述]、[易記名稱] 和 [搜尋關鍵字] 方塊中輸入其他資訊。

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使用 ODBC 驅動程式從 SQL Server 資料庫匯入資料的過程分為兩個步驟。 首先, 視需要在電腦上定義 ODBC 驅動程式的使用者 DSN。 其次, 從 SQL Server 資料庫匯入資料。

定義使用者 DSN

  1. 開啟 [控制台], 然後按一下 [系統及安全性] >管理工具> ODBC 資料來源 (32 位) 或 odbc 資料來源 (64 位)。

  2. 在 [ ODBC 資料庫管理員] 對話方塊中, 選取 [使用者 DSN ] 索引標籤, 然後按一下 [新增]。

  3. 在 [建立新資料來源] 對話方塊中, 選取 [ SQL Server], 然後按一下[完成]

    [建立新的資料來源至 SQL Server ] 對話方塊隨即出現。

  4. 在 [名稱] 方塊中輸入資料來源名稱。

  5. 您也可以在 [描述] 方塊中輸入資料來源的描述。

  6. 在 [伺服器] 方塊中輸入資料庫伺服器的名稱。

    如果資料庫在您的電腦上, 請按 enter (本機)

  7. 按一下 [下一步]

  8. [SQL Server 應該如何驗證登入識別碼的真偽?] 底下, 執行下列其中一項操作:

    • 若要使用您的 Windows 使用者名稱和密碼, 請使用網路登入識別碼, 按一下 [搭配 Windows NT 驗證]。

    • 若要使用資料庫使用者名稱和密碼, 請按一下 [搭配使用使用者輸入的登入識別碼及密碼的 SQL Server 驗證], 然後在適當的方塊中輸入資料庫登入識別碼與密碼。

  9. 按一下[下一步] , 然後按一下[完成]

  10. 若要確保您輸入的是正確的資訊, 請按一下 [測試資料來源]。

  11. 執行下列其中一個動作:

    • 如果您收到錯誤訊息, 請重新檢查您在先前步驟中輸入的值。

    • 如果您收到「測試已成功!」訊息, 請按一下[確定]

  12. 按兩次 [確定]。

如需各種對話方塊中不同選項的詳細資訊, 請按一下[說明]。

從 SQL Server 資料庫匯入資料

  1. 在 [郵件] 索引標籤的 [啟動合併列印] 群組中, 按一下 [選取收件者] >使用現有清單]。

    Word 功能區影像

  2. [選取資料來源] 對話方塊中,執行下列其中一項操作:

    • 若要使用現有的 .odc 檔案, 請按兩下該 .odc 檔案。 隨即會匯入資料並完成。

    • 若要建立新的 .odc 檔案, 請按一下 [新增來源], 然後依照程式中的每個步驟進行。

      [資料連線嚮導] 隨即出現。

  3. 在 [歡迎使用資料連線嚮導]頁面上, 按一下 [ ODBC DSN]。

  4. 在 [連線至 ODBC 資料來源]頁面上, 選取您在上一節中定義的資料來源名稱, 然後按[下一步]

  5. 在 [選取資料庫及資料表] 頁面中, 選取 [資料庫] 方塊中的資料庫, 選取 [名稱] 欄底下的資料表、[視圖] 或 [函數], 然後按[下一步]

  6. 在 [儲存資料連線檔案和完成]頁面中, 于 [檔案名] 方塊中輸入 .odc 檔案的名稱, 然後按一下[完成]

    若要變更資料夾位置 (預設為 [我的資料來源] 資料夾), 請按一下[流覽]

  7. 或者, 若要讓連線檔案更容易被發現, 您可以在 [描述]、[易記名稱] 和 [搜尋關鍵字] 方塊中輸入其他資訊。

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另請參閱

Office 資料連線概述

附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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