使用 [合併列印] 來傳送大量電子郵件訊息

如果您有訊息要透過電子郵件傳送給許多人員,而您想針對每位收件者進行個人化,請使用合併列印。您可以建立一批以相同方式格式化,並使用相同文字和圖形的個人化電子郵件訊息。只有電子郵件訊息的特定區段會有所不同並個人化。不同於將訊息廣播到一組人員,合併列印會讓每位訊息收件者成為唯一收件者。

合併列印程序中的三個檔案指的是一份主文件,加上會產生數組信件或電子郵件訊息、信封或是標籤的郵寄清單。

使用合併列印程序建立電子郵件訊息的相關文件有三種:

  • 您的主文件
    此文件是您的電子郵件訊息,包含每個合併文件版本都相同的文字及圖形 (例如標誌或影像)。

  • 您的郵寄清單
    此文件包含用於在信件內填入資訊的資料。例如,您的郵寄清單會有名稱,而您的主文件將會是以清單中的名稱為收件者的電子郵件訊息。

  • 您的合併文件
    此文件是主文件和郵寄清單的組合。合併列印會從郵寄清單中提取資訊,然後放到主文件中為郵寄清單上的每位人員產生個人化、合併的文件。

步驟 1:準備主文件

在您開始之前,請在 Word 中輸入您要傳送給所有人的電子郵件訊息本文。舉例來說,如果您要告訴人員與即將到來的活動相關的資訊,請包括名稱、日期、時間和活動位置。這些活動詳細資料是要讓所有人知道的重要資訊。

  • 在 [郵件] 索引標籤上的 [啟動合併列印] 群組中,選擇 [啟動合併列印] > [電子郵件訊息]。

    Word 的 [郵件] 索引標籤中,顯示 [啟動合併列印] 命令以及您要執行之合併類型的可用選項清單的螢幕擷取畫面。

步驟 2:設定郵寄清單

必須安裝「訊息應用程式開發介面」(MAPI) 相容的電子郵件程式 (例如 Outlook 或 Gmail),才能傳送電子郵件。如果您正在使用 Outlook MAPI,請確定您的 Word 和 Outlook 版本相同。

郵寄清單是您的資料來源。它可以是 Outlook 連絡人的目錄、Access 資料庫,或是 Office 地址清單,包含 Word 用來從中提取資訊的記錄,以建置您的電子郵件訊息。


提示

步驟 3:將您的郵寄清單連結至電子郵件訊息

現在可從資料來源 (地址清單) 選擇您的收件者。請確定您的資料來源有電子郵件地址欄位,且您要傳送電子郵件的每位人員都有電子郵件地址。

  1. 在 [郵件] 索引標籤的 [啟動​​合併列印] 群組中,選擇 [選取收件者],然後選擇所需選項。

  2. 請執行下列其中一項操作:

    • 如果您沒有郵寄清單,請選擇 [鍵入新清單] 然後建立一份。

    • 如果您的郵寄清單儲存在 Excel 試算表、Access 資料庫或其他類型的資料檔案中,請選擇 [使用現有清單],然後瀏覽至您的清單並選擇 [開啟]。

    • 如果您正在使用您的 Outlook 連絡人,請選擇 [從 Outlook 連絡人選擇]。

  3. 選擇 [檔案] > [另存新檔]。

  4. 在 [檔案名稱] 方塊中,輸入檔案名稱,然後選擇 [儲存]。


編輯您的郵件清單

如果您要傳送電子郵件訊息給清單上的所有人,請移至步驟 4:新增個人化內容至電子郵件訊息。如果您只想要傳送電子郵件給清單上的特定人員,您可以使用以下的步驟「編輯」您的郵寄清單,縮小清單的範圍。

  1. 選擇 [編輯收件者清單]。

    Word 的 [郵件] 索引標籤中,顯示已加上醒目提示的 [編輯收件者清單] 命令的螢幕擷取畫面。

  2. 選取要接收您電子郵件訊息的人員名稱。

    選取該核取方塊以選取列

您也可以排序或篩選清單,以便更容易找到名稱和地址。

步驟 4:新增個人化內容至電子郵件訊息

新增人員的名稱和地址來個人化每個電子郵件訊息。新增這些詳細資料的最佳做法,是在主文件中插入合併功能變數。

  1. 在 [郵件] 索引標籤的 [寫入與插入功能變數] 群組中,選擇 [地址區塊]。

    [插入地址區塊] 合併功能變數

  2. 在 [插入地址區塊] 對話方塊中,選擇要顯示在電子郵件中的收件者名稱格式。

    [地址區塊] 選項

  3. 選擇 [確定] 以插入合併功能變數。

  4. 在 [書寫與插入] 群組中,選擇 [問候行]。

    Word 的 [郵件] 索引標籤中,顯示已加上醒目提示的 [問候行] 命令的螢幕擷取畫面。

  5. 在 [插入問候行] 對話方塊中,選擇您要使用的格式。

  6. 選擇 [確定] 以插入合併功能變數。

  7. 選擇 [檔案] > [儲存] 以保留您的電子郵件。

    附註: 您在插入功能變數之後,必須手動格式化您的電子郵件。

您也可以從資料來源新增其他功能變數到電子郵件訊息中,如需詳細資訊,請參閱插入合併列印功能變數

驗證合併功能變數名稱

    請確定 Word 在您的郵寄清單中找到名稱與地址。

    1. 在 [郵件] 索引標籤的 [書寫與插入功能變數] 群組中,選擇 [符合欄位]。

      提示:  您也可以從用來新增地址區塊到主文件的 [插入地址區塊] 對話方塊開啟 [合併功能變數]。

    2. 在 [符合欄位] 對話方塊中,確認顯示在清單中的記錄欄位符合郵寄清單資料來源中記錄的欄位標題。

      [符合欄位] 對話方塊

      附註: 對話方塊中有兩個欄位。左側欄位是商務記錄中的一般名稱清單範例。右側欄位是一般名稱的欄位名稱,對應到資料來源檔案中的欄位標題。

    3. 請執行下列其中一項操作:

      • 如果顯示的欄位名稱與您用於郵寄清單資料來源記錄的欄標題相符,則不需執行任何動作。

      • 如果欄位名稱中顯示 [(不相符)],而您預期會符合資料來源中的欄標題,請選擇下拉式箭號,然後選擇您郵寄清單資料來源中的欄位名稱。視需要重複執行。

    4. 選擇 [確定] 。


    格式化合併列印功能變數

    若要變更已合併內容的字型、大小或間距,請選取合併功能變數名稱,並視需要做出變更。

    1. 在 [郵件] 索引標籤上的 [預覽結果] 群組中,選擇 [預覽結果] 以從合併結果切換回信件中的合併列印功能變數。

      在 Word 中,於 [郵件] 索引標籤上的 [預覽結果] 群組。

    2. 選擇合併功能變數名稱。

      已選取的 [地址區塊] 欄位

    3. 在 [常用] 索引標籤上,選擇您想要使用的字型和字型大小。

      在 Word 中,於 [常用] 索引標籤上的 [字型] 群組中,選擇字型和字型大小。

    4. 在 [版面配置] 索引標籤 (Word 2013) 或 [配置] 索引標籤 (Word 2016) 上,選擇您想要的段落間距。

      在 Word 中,於 [版面配置] 索引標籤上的 [段落] 群組中,設定間距。

      附註: 由於 Word 會將 [地址區塊] 中的每一行視為一個段落,您可能會想要減少行與行之間的間距。

步驟 5:預覽及完成

在您將合併功能變數新增到主文件之後,您就可以預覽合併結果。如果您對預覽結果感到滿意,就完成合併作業。

  1. 選擇 [預覽結果],然後選擇 [下一個] 合併列印預覽結果的 [下一個] 記錄按鈕 或 [上一個] 合併列印預覽結果的 [上一個] 記錄按鈕 記錄按鈕,確定信件主體中的名稱和地址正確無誤。

    Word 的 [郵件] 索引標籤中,顯示 [預覽結果] 群組的螢幕擷取畫面。

    提示:  若要移至清單的開頭,請選擇 [第一個] 合併列印預覽結果的 [第一筆] 記錄按鈕 記錄按鈕;若要移至清單的結尾,請選擇 [最後一個] 合併列印預覽結果的 [最後一筆] 記錄按鈕 記錄按鈕。

  2. 選擇 [完成與合併] > [傳送電子郵件訊息]。

    Word 的 [郵件] 索引標籤中,顯示 [完成與合併] 命令及其選項的螢幕擷取畫面。

  3. 在 [收件者] 方塊中,選擇清單中電子郵件地址欄位的名稱。

    附註: Word 會傳送個別的訊息到每個電子郵件地址。您無法將其他收件者加入副本或密件副本,也無法新增附件到電子郵件。

  4. 在 [主旨列] 方塊中,輸入訊息的主旨列。

  5. 在 [郵件格式] 方塊中,選擇 [HTML] (預設設定) 或 [純文字] 將文件當作電子郵件訊息主體傳送。

    重要: 如果您以「純文字」傳送電子郵件訊息,主文件將不會包含任何文字格式設定或圖形。

  6. 在 [傳送記錄] 底下,執行下列其中一項操作:

    • 接受預設設定以合併並傳送 [全部] 記錄。

    • 選擇 [目前的記錄],只有在您畫面上可檢視的記錄會傳送訊息。

    • 選擇最後一個選項,然後在 [寄件者] 方塊中,輸入「開始合併的記錄號碼」,然後在 [收件者] 方塊中,輸入「結束合併的記錄號碼」。

      附註: 電子郵件不會傳送給記錄號碼「寄件者-收件者」範圍之外的任何人。

  7. 選擇 [確定] 以執行合併列印。

步驟 6:儲存個人化訊息

如果您計劃在其他合併列印中使用此電子郵件訊息,請將此它儲存起來。

當您儲存主文件時,您也會儲存所選擇之資料來源的連線。在下一次開啟主文件時,Word 會提示您選擇是否要保留資料來源的連線。

  • 如果您選擇 [是],會開啟文件並顯示第一筆記錄合併的資訊。

  • 如果您選擇 [否],則會中斷主文件和資料來源之間的連線。電子郵件的主文件將會變成標準 Word 文件。

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