使用 [合併列印] 來傳送大量電子郵件訊息

使用 [合併列印] 來傳送大量電子郵件訊息

如果您有訊息要透過電子郵件傳送給許多人員,而您想針對每位收件者進行個人化,請使用合併列印。 您可以建立一批以相同方式格式化,並使用相同文字和圖形的個人化電子郵件訊息。 只有電子郵件訊息的特定區段會有所不同並個人化。 不同於將訊息廣播到一組人員,合併列印會讓每位訊息收件者成為唯一收件者。

合併列印程序中的三個檔案指的是一份主文件,加上會產生數組信件或電子郵件訊息、信封或是標籤的郵寄清單。

使用合併列印程序建立電子郵件訊息的相關文件有三種:

  • 您的主文件
    此文件是您的電子郵件訊息,包含每個合併文件版本都相同的文字及圖形 (例如標誌或影像)。

  • 您的郵寄清單
    此文件包含用於在信件內填入資訊的資料。 例如,您的郵寄清單會有名稱,而您的主文件將會是以清單中的名稱為收件者的電子郵件訊息。

  • 您的合併文件
    此文件是主文件和郵寄清單的組合。 合併列印會從郵寄清單中提取資訊,然後放到主文件中為郵寄清單上的每位人員產生個人化、合併的文件。

步驟 1:準備主文件

在您開始之前,請在 Word 中輸入您要傳送給所有人的電子郵件訊息本文。 舉例來說,如果您要告訴人員與即將到來的活動相關的資訊,請包括名稱、日期、時間和活動位置。 這些活動詳細資料是要讓所有人知道的重要資訊。

  • 在 [郵件] 索引標籤上的 [啟動合併列印] 群組中,選擇 [啟動合併列印] > [電子郵件訊息]。

    Word 的 [郵件] 索引標籤中,顯示 [啟動合併列印] 命令以及您要執行之合併類型的可用選項清單的螢幕擷取畫面。

步驟 2:設定郵寄清單

必須安裝「訊息應用程式開發介面」(MAPI) 相容的電子郵件程式 (例如 Outlook 或 Gmail),才能傳送電子郵件。 如果您正在使用 Word MAPI,請確定您的 Outlook 和 版本相同。

郵寄清單是您的資料來源。 它可以是 Outlook 連絡人的目錄、Access 資料庫,或是 Office 地址清單。 包含 Word 用來從中提取資訊的記錄,以建置您的電子郵件訊息。


提示

步驟 3:將您的郵寄清單連結至電子郵件訊息

現在可從資料來源 (地址清單) 選擇您的收件者。 請確定您的資料來源有電子郵件地址欄位,且您要傳送電子郵件的每位人員都有電子郵件地址。

  1. 在 [郵件] 索引標籤的 [啟動​​合併列印] 群組中,選擇 [選取收件者],然後選擇所需選項。

  2. 執行下列其中一個動作:

    • 如果您沒有郵寄清單,請選擇 [鍵入新清單] 然後建立一份。

    • 如果您的郵寄清單儲存在 Excel 試算表、Access 資料庫或其他類型的資料檔案中,請選擇 [使用現有清單]。 然後瀏覽至您的清單並選擇 [開啟]

    • 如果您正在使用您的 Outlook 連絡人,請選擇 [從 Outlook 連絡人選擇]。

  3. 選擇 [檔案] > [另存新檔]。

  4. 在 [檔案名稱] 方塊中,輸入檔案名稱,然後選擇 [儲存]。


編輯您的郵件清單

如果您要傳送電子郵件訊息給清單上的所有人,請移至步驟 4:新增個人化內容至電子郵件訊息。 如果您只想要傳送電子郵件給清單上的特定人員,您可以使用以下的步驟「編輯」您的郵寄清單,縮小清單的範圍。

  1. 選擇 [編輯收件者清單]。

    Word 的 [郵件] 索引標籤中,顯示已加上醒目提示的 [編輯收件者清單] 命令的螢幕擷取畫面。

  2. 選取要接收您電子郵件訊息的人員名稱。

    選取該核取方塊以選取列

您也可以排序或篩選清單,以便更容易找到名稱和地址。

步驟 4:新增個人化內容至電子郵件訊息

新增人員的名稱和地址來個人化每個電子郵件訊息。 新增這些詳細資料的最佳做法,是在主文件中插入合併功能變數。

  1. 在 [郵件] 索引標籤的 [寫入與插入功能變數] 群組中,選擇 [地址區塊]。

    [插入地址區塊] 合併功能變數

  2. 在 [插入地址區塊] 對話方塊中,選擇要顯示在電子郵件中的收件者名稱格式。

    [地址區塊] 選項

  3. 選擇 [確定] 以插入合併功能變數。

  4. 在 [書寫與插入] 群組中,選擇 [問候行]。

    Word 的 [郵件] 索引標籤中,顯示已加上醒目提示的 [問候行] 命令的螢幕擷取畫面。

  5. 在 [插入問候行] 對話方塊中,選擇您要使用的格式。

  6. 選擇 [確定] 以插入合併功能變數。

  7. 選擇 [檔案] > [儲存] 以保留您的電子郵件。

    附註: 您在插入功能變數之後,必須手動格式化您的電子郵件。

也可以從資料來源新增其他欄位至您的電子郵件訊息。 如需詳細資訊,請參閱插入合併列印功能變數

驗證合併欄位名稱

請確定 Word 在您的郵寄清單中找到名稱與地址。

  1. 在 [郵件] 索引標籤的 [書寫與插入功能變數] 群組中,選擇 [符合欄位]。

    提示:  您也可以從用來新增地址區塊到主文件的 [插入地址區塊] 對話方塊開啟 [合併功能變數]。

  2. [符合欄位] 對話方塊中,確認顯示在清單中的記錄欄位符合郵寄清單資料來源中記錄的欄位標題。

    [符合欄位] 對話方塊

    附註: 對話方塊中有兩個欄位。 左側欄位是商務記錄中的一般名稱清單範例。 右側欄位是一般名稱的欄位名稱,對應到資料來源檔案中的欄位標題。

  3. 執行下列其中一個動作:

    • 如果顯示的欄位名稱與您用於郵寄清單資料來源記錄的欄標題相符,則不需執行任何動作。

    • 如果欄位名稱中顯示 [(不相符)],而您預期會符合資料來源中的欄標題,請選擇下拉式箭號,然後選擇您郵寄清單資料來源中的欄位名稱。 視需要重複執行。

  4. 選擇 [確定] 。


格式化合併列印功能變數

若要變更已合併內容的字型、大小或間距,請選取合併功能變數名稱,並視需要做出變更。

  1. 在 [郵件] 索引標籤上的 [預覽結果] 群組中,選擇 [預覽結果] 以從合併結果切換回信件中的合併列印功能變數。

    在 Word 中,於 [郵件] 索引標籤上的 [預覽結果] 群組。

  2. 選擇合併功能變數名稱。

    已選取的 [地址區塊] 欄位

  3. 在 [常用] 索引標籤上,選擇您想要使用的字型和字型大小。

    在 Word 中,於 [常用] 索引標籤上的 [字型] 群組中,選擇字型和字型大小。

  4. [版面配置] 索引標籤 (Word 2013) 或 [配置] 索引標籤 (Word 2016) 上,選擇您想要的段落間距。

    在 Word 中,於 [版面配置] 索引標籤上的 [段落] 群組中,設定間距。

    附註: 由於 Word 會將 [地址區塊] 中的每一行視為一個段落,您可能會想要減少行與行之間的間距。

步驟 5:預覽及完成

在您將合併功能變數新增到主文件之後,您就可以預覽合併結果。 如果您對預覽結果感到滿意,就完成合併作業。

  1. 選擇 [預覽結果],然後選擇 [下一個] 合併列印預覽結果的 [下一個] 記錄按鈕 或 [上一個] 合併列印預覽結果的 [上一個] 記錄按鈕 記錄按鈕,確定信件主體中的名稱和地址正確無誤。

    Word 的 [郵件] 索引標籤中,顯示 [預覽結果] 群組的螢幕擷取畫面。

    提示: 若要移至清單的開頭,請選擇 [第一個] 合併列印預覽結果的 [第一筆] 記錄按鈕 記錄按鈕;若要移至清單的結尾,請選擇 [最後一個] 合併列印預覽結果的 [最後一筆] 記錄按鈕 記錄按鈕。

  2. 選擇 [完成與合併] > [傳送電子郵件訊息]。

    Word 的 [郵件] 索引標籤中,顯示 [完成與合併] 命令及其選項的螢幕擷取畫面。

  3. [收件者] 方塊中,選擇清單中電子郵件地址欄位的名稱。

    附註: Word 會傳送個別的訊息到每個電子郵件地址。 您無法將其他收件者加入副本或密件副本,也無法新增附件到電子郵件。

  4. [主旨列] 方塊中,輸入訊息的主旨列

  5. [郵件格式] 方塊中,選擇 [HTML] (預設設定) 或 [純文字] 將文件當做電子郵件訊息主體傳送。

    重要: 如果您以「純文字」傳送電子郵件訊息,主文件將不會包含任何文字格式設定或圖形。

  6. 在 [傳送記錄] 底下,執行下列其中一個動作:

    • 接受預設設定以合併並傳送 [全部] 記錄。

    • 選擇 [目前的記錄],只有在您畫面上可檢視的記錄會傳送訊息。

    • 選擇最後一個選項,然後在 [寄件者] 方塊中,輸入「開始合併的記錄號碼」,然後在 [收件者] 方塊中,輸入「結束合併的記錄號碼」。

      附註: 電子郵件不會傳送給記錄號碼「寄件者-收件者」範圍之外的任何人。

  7. 選擇 [確定] 以執行合併列印。

步驟 6:儲存個人化訊息

如果您計劃在其他合併列印中使用此電子郵件訊息,請將此它儲存起來。

當您儲存主文件時,您也會儲存所選擇之資料來源的連線。 在下一次開啟主文件時,Word 會提示您選擇是否要保留資料來源的連線。

  • 如果您選擇 [是] ,會開啟文件並顯示第一筆記錄合併的資訊。

  • 如果您選擇 [否] ,則會中斷主文件和資料來源之間的連線。 電子郵件的主文件將會變成標準 Word 文件。

另請參閱

如果您有信件要透過電子郵件傳送給許多人員,而您想針對每位收件者進行個人化,請使用合併列印。 您可以建立一批以相同方式格式化,並使用相同文字的個人化電子郵件訊息。 只有電子郵件訊息的特定區段會有所不同並個人化。 不同於將訊息廣播到一組人員,合併列印會讓每位訊息收件者成為唯一收件者。

使用合併列印程序建立電子郵件訊息時,需使用三個檔案:

  • 您的主文件
    此文件是您的電子郵件訊息,包含每個合併文件版本都相同的文字。

  • 您的郵寄清單
    此文件為資料來源,通常為 Excel 試算表,用來填入電子郵件訊息內的資訊。 例如,您的郵寄清單中含有名稱,而您的主文件則是以清單中的名稱為收件者的電子郵件。

  • 您的合併文件
    此文件是主文件和郵寄清單的組合。 合併列印會從郵寄清單中提取資訊,然後放到主文件中,為郵寄清單上的每位人員產生個人化的合併文件。

合併列印程序的第一個步驟是建立主文件。

  1. 在 [郵件] 索引標籤上選擇 [啟動合併列印] > [電子郵件訊息]。

    合併列印電子郵件

  2. 在 Word 中輸入您要傳送給所有人的電子郵件訊息。

您 Excel 試算表中的第一列為標題記錄。 該列中的每欄都有一個能指出資訊類別的標籤名稱。 例如,您的欄標籤可能會是電子郵件地址</c0>、姓名、街道地址、縣/市和郵遞區號。 後續每個列中會包含每個收件者的單一記錄。 清單中不能有任何空白列或欄。

提示: 若要用您的 Outlook 通訊錄建立 Excel 試算表,請將連絡人匯出為 Tab 字元分隔 (.txt) 檔案,然後在 Excel 中開啟該 .txt 檔案。 如需詳細資訊,請參閱匯出或手動封存 Outlook 項目 (機器翻譯)。

  1. 在 Excel 試算表的第一列中,輸入收件者的欄標籤。 舉例來說,在第一欄中輸入電子郵件地址,在第二欄中輸入名字,在第三欄中輸入姓氏。

    重要: 建議您在第一欄中填入每個收件者的電子郵件地址。

  2. 在第二列及後續各列中,逐一輸入收件者的電子郵件地址、名字與姓氏。

  3. 在 [檔案] 功能表中,選擇 [儲存],並輸入檔案名稱。

    附註: 請記住試算表的位置,之後會需要將它連結至您的合併列印文件。

  4. 儲存並關閉試算表。

    附註: 如果您沒有關閉包含清單的 Excel 試算表,或您在合併列印完成前再次開啟,就無法完成合併。

在 [郵件] 索引標籤上,選擇 [選取收件者],然後選擇所需選項。

在 [郵件] 索引標籤上,[選取收件者] 為醒目提示,並顯示選項清單

選項

描述

建立新清單

在設定合併列印時開始新的通訊清單

使用現有清單

使用 Excel 試算表或另一種資料檔案做為您的通訊清單

從 Outlook 連絡人選擇

為您的通訊清單直接選取 Outlook 連絡人中的姓名

Apple 連絡人

為您的通訊清單直接選取 Apple 通訊錄中的姓名

FileMaker Pro

從 FileMaker Pro 資料庫匯入資料

建立新清單

在 [編輯清單欄位] 對話方塊中,Word 會自動為部分基本資訊建立欄位,例如姓氏、名字和地址。 如果您想要新增新欄位 (例如郵件欄位),請在這時新增,以便可以在輸入項目時填入欄位中。

  1. 在 [新的欄位名稱],輸入您想要新增的欄位名稱,然後按一下 [+] (加號)。

    提示: 若要變更欄位順序,請選擇您要移動的欄位,然後使用向上鍵或向下鍵來移動欄位。

  2. 當所有欄位都已依照您想要的方式設定,請選擇 [建立] 來建立新的清單。

使用現有清單

  1. 瀏覽至您要使用的檔案,然後選擇 [開啟]。

  2. 在 [開啟活頁簿] 對話方塊中,選取您要使用的試算表,然後執行下列其中一項操作:

    • 保持 [儲存格範圍] 空白,以使用整份試算表。

    • 輸入您要使用之資料的儲存格範圍。

  3. 選擇 [確定]。

從 Outlook 連絡人選擇

  1. 選擇 [篩選收件者],選取您要包含的收件者。

  2. 在 [查詢選項] 對話方塊中的 [列示合併列印收件者,依據:] 旁邊,選擇 [完整記錄]。

  3. 在連絡人清單中,選取您要納入合併列印中的連絡人,再選擇 [確定]。

Apple 連絡人

  1. 選擇 [篩選收件者],選取您要包含的收件者。

  2. 在 [查詢選項] 對話方塊中的 [Apple 群組連絡人] 底下,選取您要納入合併列印中的群組,然後選擇 [確定]。

FileMaker Pro

  1. 瀏覽至您要使用的檔案,然後選擇 [開啟]。

  2. 在 [資料名稱記錄分隔] 對話方塊中,選擇區隔各資料欄位的欄位分隔符號,以及區隔各資料記錄的列分隔符號,然後選擇 [確定]。

  1. 在 [郵寄] 索引標籤上,選擇 [插入合併欄位],然後選擇您要新增的欄位。

    在 [郵件] 索引標籤上,[插入合併欄位] 為醒目提示

  2. 在主文件中,按一下 [將欄位拖曳至此方塊或者輸入文字] 方塊裡面,再按一下文字將它移除。

  3. 新增您要納入合併列印的欄位並設定其格式,然後選擇 [確定]。

  1. 在 [郵件] 索引標籤上,選擇 [預覽結果] 來查看電子郵件訊息的外觀。

    在 [郵件] 索引標籤上,[預覽結果] 為醒目提示

    附註: 在 [郵件] 索引標籤上使用向左箭號和向右箭號按鈕,以瀏覽每封電子郵件訊息。

  2. 若要變更其他格式設定,請再次選擇 [預覽結果],這能讓您新增或移除合併欄位。

  3. 當郵件的外觀符合您的要求時,請在 [郵件] 索引標籤上,選擇 [完成與合併] > [合併到電子郵件] 來完成合併列印。

    提示: 如果您尚未選取預設的電子郵件程式就無法使用 [合併到電子郵件]。

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