使用電子郵件訊息收集資料

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

Microsoft Office Access 2007可讓您更輕鬆地收集資料,從任何位置地球,例如銷售團隊、 問卷參與者或連絡人的成員的人員。Office Access 2007搭配Microsoft Office Outlook 2007可協助您以產生,並傳送電子郵件訊息,其中包含資料輸入表單。收件者填寫表單,然後傳送給您,根據您的規格處理回覆。例如,如果您選擇要自動處理回覆,表單的內容會新增至資料庫中適當的資料表一經回覆達到收件匣。這項新功能,透過電子郵件收集資料訊息精靈] 中,可節省您花費時數,您可能會有否則輸入資料代表您的使用者。

本文內容

何時使用資料收集

在開始之前

逐步執行精靈

傳送電子郵件訊息後

透過電子郵件訊息收集資料

何時使用資料收集

下列清單探索一些案例,可以使用這項新功能。

  • 問卷   您想要執行問卷及編譯在 Access 中的結果。您先建立 Access 資料庫已儲存的結果所需的資料表。然後,您會使用精靈來產生的表單,包括問題 (會顯示為欄位) 並這些郵件問卷參與者。當參與者回覆時,解答直接移至您指定在資料庫中的資料表。

  • 狀態報表   無論您是最新的庫存或最新版本資訊擱置的問題,您的小組可以傳送您的電子郵件包含目前的資訊,讓您張貼的定期間隔。

  • 事件管理   組織事件,例如會議或訓練時您可以傳送一或多個表單以電子郵件收集連絡人資訊、 旅遊和旅館喜好設定],依此類推。如果您選擇要自動處理回覆,參與者可以隨時變更其喜好設定,而不需要時通知您,而您隨時可以的決策過程目的存取權的最新資料。

若要讓您更容易產生及以電子郵件訊息傳送資料輸入表單,您可以使用透過精靈逐步引導瀏覽您所有的主要步驟的程序,包括指定要如何處理時達到收件匣回覆電子郵件訊息收集資料。

頁面頂端

在您開始之前

如果這是您第一次使用電子郵件訊息收集資料,請執行下列步驟,以確保資料集合程序的成功完成。

  1. 確認您的電腦已經安裝下列應用程式:

    • Office Access 2007   透過電子郵件訊息收集資料精靈] 是只適用於Office Access 2007。

    • Office Outlook 2007   您必須具備Office Outlook 2007您用來傳送電子郵件訊息的電腦上安裝和設定。如果您有安裝 Outlook,但尚未設定,請啟動 Outlook,然後依照 Outlook 啟動精靈中的指示進行。如需使用精靈的說明,請參閱 Outlook [說明。

    • Microsoft Office InfoPath 2007(選擇性)   當您產生的資料輸入表單時,您可以選擇HTML格式的簡易表單和 InfoPath 產生更容易使用表單。如果Office InfoPath 2007或更新版本未安裝在電腦上,或如果您不是特定的郵件的所有收件者必須Office InfoPath 2007或更新版本的安裝,您應該選擇的 HTML 表單。

      附註: 請記住,用來收集資料,透過電子郵件訊息的表單不 Access 表單。精靈可讓您根據您所選擇的 [HTML] 或 [InfoPath 格式產生特殊的表單。

  2. 請確定會收到電子郵件訊息的使用者擁有自己的電腦上安裝下列應用程式。沒有必要的軟體,使用者將無法檢視或編輯表單。

    • 支援 HTML 格式的電子郵件用戶端   如果您傳送 HTML 表單時,收件者必須有支援 HTML 電子郵件程式。

    • Office Outlook 2007和Office InfoPath 2007 (兩者均可省略)   如果您傳送的 InfoPath 表單時,收件者必須同時Office Outlook 2007和Office InfoPath 2007安裝來檢視和編輯 InfoPath 表單。

  3. 找出目的地資料庫。資料庫可以.mdb 或.accdb 格式。此外,支援.mde 與.accde 檔案。

    如果您不想要使用現有的資料庫,您必須建立新的項目。

  4. 找出,或建立您想要填入您的訊息使用者回覆資料的資料表。如果您收集現有的資料表的資料,請確定資料表不是唯讀,而且您有要新增或更新其內容的必要權限。

    如需有關如何建立表格的詳細資訊,請參閱資料庫中的建立資料表

    附註: 

    • 無法使用電子郵件訊息收集下列資料類型的欄位︰

      • 附件

      • AutoNumber

      • 多重值的欄位

      • OLE

    • 如果您的資料集合作業會填入兩個或多個表格,您必須建立選取查詢,並使用該做為表單的記錄來源。確定查詢中包含的所有必要基礎資料表的欄位。如果您使用現有的查詢,請確定查詢不是唯讀,而且您有要新增或更新其內容的必要權限。如需有關建立兩個或多個資料表為基礎的查詢的詳細資訊,請參閱建立多個資料表為基礎的查詢

  5. 在大部分情況下,您可以決定是否要將收集的資料儲存為新的記錄,或用資料來更新現有的記錄。在下列情況中,您只能將資料儲存為新的記錄︰

    • 收集填入兩個或多個資料表的資料。

    • 基礎資料表沒有主索引鍵欄位。主索引鍵值所需對應到現有記錄的每個回覆。如果您的目的資料表沒有主索引鍵欄位,立即新增,或指定為主索引鍵具有唯一值的現有的欄位。

    • 基礎資料表中沒有任何記錄。如果資料表為空白,精靈會假設您想要新增的記錄。

    • 收件者的電子郵件地址不會儲存為資料庫中的欄位。收集資料來更新記錄,當您無法手動輸入精靈所產生的郵件中的 [地址。[位址] 欄位必須位於目的資料表,或表格中的目的資料表的關聯。例如,如果您收集更新 [訂單] 資料表的資料,地址必須儲存為在 [訂單] 資料表中,或是 (例如 [客戶] 資料表中) 相關資料表中的欄位。

頁面頂端

逐步執行精靈

您已準備好執行精靈,可協助您設定的資料集合程序。

本節內容

啟動精靈

選擇資料輸入表單的類型

指定您想要的資料

選取表單欄位

指定要如何處理資料

選取您想要指定的收件者的電子郵件地址的方式

指定的電子郵件地址欄位

自訂電子郵件訊息

建立及傳送電子郵件訊息

啟動精靈

  1. 開啟目的資料庫。

  2. 若要填入單一資料表,請選取 [功能窗格] 中的資料表。若要填入兩個或多個相關的資料表,請選取 [將這些表格繫結查詢]。

  3. 請執行下列一個動作來啟動精靈︰

    • 在 [外部資料] 索引標籤的 [收集資料]群組中,按一下 [建立電子郵件按鈕圖像

    • 以滑鼠右鍵按一下資料表或查詢,然後按一下 [透過電子郵件收集和更新資料]

      如果資料表不包含任何欄位,或只的類型,[自動編號、 OLE 物件、 附件或多重值的查閱欄位,Access 會顯示所選的資料表或查詢沒有任何欄位的支援使用電子郵件收集資料的訊息。

      如果資料表包含支援資料收集的欄位,精靈便會啟動。精靈的第一頁會顯示程序中的主要步驟。如果目的資料表支援新增和更新的資料,您會執行精靈中的六個主要步驟︰

      目的資料表支援新增及更新資料時的六個主要步驟

      如果物件只支援新增記錄,您可以執行五個主要步驟︰

      目的資料表只支援新增資料時的五個主要步驟

  4. 按 [下一步]。

    精靈會提示您選取您想要建立的表單類型。

選擇資料輸入表單的類型

在此步驟中,您必須選擇建立 HTML 表單或 InfoPath 表單。Access 表單如本文所述,無法用來收集資料,透過電子郵件訊息,您必須使用 HTML 表單或在精靈中所建立的 InfoPath 表單。

選擇您要傳送給使用者的資料輸入表單類型

如果您的電腦上未安裝 InfoPath,[ Microsoft Office InfoPath 表單] 選項無法使用。

您建立的表單類型取決於兩個因素,方便使用,及所有收件者是否有自己的電腦上安裝的必要軟體。InfoPath 表單更易於使用,但 HTML 表單涉及較少的軟體需求。

InfoPath 表單使用者提供更佳的資料輸入和編輯環境。此外,InfoPath 表單在使用者按一下 [傳送] 按鈕,讓使用者有機會修正不正確的資料之前,傳送回覆給您時,可以執行基本驗證的資料。

若要簡言之,InfoPath 表單有數種優點 HTML 表單中,但可以檢視和編輯使用者的電子郵件用戶端支援 HTML HTML 表單。

  1. 在精靈中,選取 [ Microsoft Office InfoPath 表單] 選項,只有當所有收件者有Office InfoPath 2007和Office Outlook 2007安裝。否則,請選取 [ HTML 表單] 選項。

  2. 按 [下一步]。

    接下來所顯示的精靈頁面,取決於目的物件是否支援資料更新功能。若該物件是以兩份以上之資料表為基礎的查詢,或是不具主索引鍵欄位或不含任何記錄的資料表,精靈會假設您想要新增記錄,然後提示您選取表單欄位。在除此之外的所有狀況下,精靈皆會先提示您是要新增或更新資料,然後才會要求您選取表單欄位。

    如果精靈會提示您選取表單欄位,略過直接選取表單欄位區段的本文。

指定您想要的資料

在此步驟中,指定是否要將記錄新增至資料庫或更新現有的記錄。

您是收集新資料或是更新現有資料?

您正在使用的表單類型會影響收件者可以在單一的回覆傳送給您的新記錄的數目。在更新資料時,收件者必須更新的記錄數目識別預先已完成的表單,將會包含在郵件中的數字。下表摘要列出各種情況︰

類型的表單

新增或更新

結果

HTML

收件者都能傳送給您有一個以上的新記錄中每個回覆。

InfoPath

收件者可以傳送給您在每個回覆中的多個新記錄。按一下 [電子郵件的底部的 [插入列,他們可以執行此動作。

附註: 指定您想要包含在郵件中的欄位之後,在精靈中的頁面會出現在您可以設定幾個選項。在此頁面上,您可以設定的回覆會處理,並也設定的選項,請決定要如何這些回覆處理的 Outlook 資料夾。

HTML

更新

每個電子郵件訊息中會包含一個或多個預先填滿的表單,根據對應至單一電子郵件地址的記錄數目。收件者將能夠檢視並更新每個訊息中的表單。

InfoPath

更新

每個電子郵件訊息中會包含一個或多個預先填滿的表單,根據對應至單一電子郵件地址的記錄數目。收件者將能夠檢視並更新每個訊息中的表單。

此外,使用者可以傳送電子郵件的底部的 [插入列] 即可的額外記錄。本文後面,您將學習如何防止使用者更新要求加入新的記錄。

  1. 在精靈中,選取 [收集新的資訊,或是更新現有的資訊]。

    請務必請注意,是否您的目標是新增記錄,您可以輸入電子郵件地址的電子郵件地址] 方塊中建立郵件時。不過,如果您的目標是要更新現有的資料,收件者的電子郵件地址必須儲存為基礎的資料表或查詢,或相關資料表中的欄位。

  2. 按 [下一步]。

    精靈會提示您選取您想要包含在表單中的欄位。

選取表單欄位

在此步驟中,您可以挑選您想要包含在表單中的欄位。

指定您要收集的資料。

您無法通常都必須包含存在每個欄位中的基礎資料表或查詢中的表單。然而,有兩個例外狀況︰

  • 必要欄位   如果您收集新記錄,精靈會自動包含所有欄位,其 [必要] 屬性設定為 [是]。如果任何記錄的必要欄位為空白,Access 就無法將記錄新增至資料表。

  • 不支援的欄位類型   您無法在表單中包含特定欄位。精靈不支援自動編號、 附件、 OLE 物件] 或多重值的查閱欄位。這些類型的欄位不會顯示在精靈的 [表格中的欄位查詢中的欄位] 清單中。在新增新記錄時,會自動填入表格中的 [自動編號] 欄位。由於資料集合程序無法新增這些值,您會有填入 OLE 物件、 附件,並在資料工作表檢視中,或是表單檢視] 中的多重值的查閱欄位。

  • 主索引鍵欄位    下表摘要列出當您將能夠在表單中包含主索引鍵欄位︰

收集資料的目的

資料類型

包含表單中?

AutoNumber

[否]。記錄新增至資料表時,會自動產生主索引鍵值。

無法自動編號

[是]。使用者將能夠新增記錄時,在欄位中輸入值。如果指定的值已經在使用,不會處理回覆。

更新

[自動編號] 或 [不要自動編號

[否]。在表單中,無法進行編輯的主索引鍵值。此功能變數用來對應到現有記錄的每個回覆。

  1. 表格中的欄位查詢中的欄位] 清單中,按兩下您想要的欄位。如果您想要包含的所有欄位,按一下 [ >>

  2. 使用向上和向下箭號按鈕,來重新排列中要包含在電子郵件訊息中的欄位清單的欄位。

  3. 為每個包含的欄位,在 [欄位屬性] 指定標題。按一下 [唯讀如果您要更新的資料,並想要顯示欄位基於使用者,但您不希望使用者變更的資料。欄位會出現在電子郵件中的標題一起此欄位是唯讀的。此功能是最有用,如果使用者已更新現有的資料。

  4. 按 [下一步]。

    精靈會提示您指定您要回覆的處理方式。

指定要如何處理資料

在此步驟中,當您決定非常重要有關如何在您想回覆的處理,自動或手動方式。請注意此內容中的手動處理不表示冗長的資料在資料工作表] 或 [表單] 檢視中的項目。僅限表示手動開始收集的資料傳輸至目的資料表的匯出作業。

指定回覆的處理方式。

自動處理

如果您選擇要自動處理回覆時回覆連絡您的信箱,Outlook 和存取共同合作,匯出表單內容的每個資料庫中的目的資料表的回覆。

自動處理可以儲存您很長的時間和精力。回覆,只要符合下列條件的回覆連絡您的信箱次成功匯出︰

  • 您的電腦正在執行 Outlook。如果 Outlook 尚未執行,便會在您下次啟動 Outlook 時啟動處理程序。

  • 在您的電腦上必須安裝 access。

  • 資料庫不能有密碼保護,並不是以獨佔模式開啟。名稱或資料庫的位置不有變更您傳送電子郵件訊息後。

  • 在您傳送電子郵件後,資料表與查詢的名稱以及表單內含欄位的屬性均不得改變。

  • 您仍然必須新增或更新的基礎資料表和查詢內容的必要權限。

如果不符合一項或多個條件,將無法自動處理。如果處理失敗,請嘗試修正問題,,,然後手動匯出失敗的回覆。解決問題之後,請連絡收件匣中的任何回覆繼續自動處理。

允許只更新資料

如果您要更新的資料,並選取 [自動處理回覆及新增資料的核取方塊,會只允許更新現有的資料] 核取方塊。如果您不希望使用者將能夠傳送新的記錄,請選取核取方塊。如果您僅要新增新資料,不可見僅允許現有資料的更新] 核取方塊。

手動處理

如果您想要控制何時及處理的回覆,請清除 [自動處理回覆和加入資料] 核取方塊。在此情況下,回覆連絡您的收件匣,但不是會傳送到資料庫。您必須手動選取並以滑鼠右鍵按一下 [在 Outlook 中,每個回覆,然後按一下 [快顯功能表來填入資料庫中的 [匯出資料至 Microsoft Access

您也可能會以手動方式處理無法自動處理回覆。解決的問題,導致失敗之後,您必須以手動方式匯出每個現有的回覆。

開始匯出作業之前,請記住下列動作︰

  • Office Access 2007必須在電腦上安裝。

  • 如果資料庫有密碼保護,系統會提示您啟動匯出作業時,請輸入密碼。此外的名稱或資料庫的位置不有變更您傳送電子郵件訊息後,應該無法在獨佔模式中,開啟資料庫。

  • 在您傳送電子郵件後,資料表與查詢的名稱以及表單內含欄位的屬性均不得改變。

  • 您必須具備必要的權限,以新增或更新基準資料表與查詢的內容。

指定其他處理選項

  1. 在精靈的 [指定您要回覆的處理方式] 頁面上檢閱回覆的儲存位置的 Outlook 資料夾的名稱。如果要指定不同的資料夾,此資料集合邀請回覆,請按一下 [資料夾名稱。在 [選擇資料夾] 對話方塊中選取不同的資料夾,或按一下 [新增],建立新的資料夾。按一下 [確定],然後切換回到存取。

  2. 按一下 [顯示收集資料使用的電子郵件選項] 對話方塊的 [設定屬性來控制自動回覆的處理

    使用電子郵件收集資料選項對話方塊

    若要指定您要回覆的處理方式使用這個對話方塊。如果您想要回覆的處理以手動方式,略過的下一個步驟。

  3. 收集資料使用的電子郵件選項] 對話方塊中,檢閱,必要時,下列方式,變更的設定,然後按一下[確定]:

    • 放棄的對象不未傳送郵件的回覆   如果您要只在您的訊息,自動處理原始收件者已傳送的回覆,請選取此核取方塊。回覆其他人的目的地資料夾中儲存,但不是會自動處理。

    • 接受從每個收件者的多個回覆    收件者可以傳送多個回覆。如果您想要的第一個回覆會自動設定的每個收件者,請選取此核取方塊。第二個和後續回覆會儲存在目的地資料夾,但不是會自動處理。

      附註: 這項設定只會控制回覆數量,而非單一回覆中的記錄筆數。也就是說,如果您傳送 InfoPath 表單,使用者便能在單一回覆中傳送多筆記錄,而且 Access 會自動處理該回覆中的所有記錄,即使您未選取此核取方塊亦然。

    • 僅允許更新現有的資料   當收件者使用的 InfoPath 表單以更新資料時,他們可以傳送給您除了更新的新記錄至現有的記錄。如果您想要處理現有記錄的更新,請選取此核取方塊。

    • 處理回覆的數目   輸入回覆 (從所有收件者),您想要自動處理的總數。如果您想要自動處理的所有回覆,請在 [文字] 方塊中輸入較大的值,例如 5000。之後達到指定的值所收到的回覆會儲存在目的地資料夾,但不是會自動處理。

    • 日期及時間,若要停止   指定時停止自動處理回覆這個電子郵件訊息。收到後這個日期與時間會儲存在目的地資料夾,但不是會自動處理的回覆。

      附註: 若要日後再變更這些選項,請在 [外部資料] 索引標籤上,按一下 [收集資料] 群組中的 [管理回覆]。在 [管理資料收集訊息] 對話方塊中,選取您要變更設定的訊息,然後按一下 [訊息選項]。您在此對話方塊中的變更,會影響該訊息日後所收到的所有回覆。

  4. 按一下 [確定],然後按一下 [關閉]

    下一個步驟取決於您是在新增資料或更新。如果您要新增新的記錄,請繼續下一節。如果您收集資料,以更新現有記錄,請直接跳到指定的電子郵件地址欄位> 一節。

選取您想要指定的收件者的電子郵件地址的方式

若只要收集新資訊,可以下列兩種方式指定電子郵件地址:

選擇電子郵件的收件者。

  • 在電子郵件所產生的精靈中,分別輸入地址,或從通訊錄中選取 [地址。

  • 使用 [在目前資料庫中包含電子郵件地址的欄位。欄位必須是在基礎資料表或查詢,或相關資料表中。

當您收集要更新現有記錄的資料時,您看不此對話方塊,因為這種情況下必須為資料庫中的欄位,您可以使用收件者的電子郵件地址。

  1. 在精靈中,選取您要的選項。

  2. 按 [下一步]。

    如果您選擇自行輸入電子郵件地址,跳至 [] 區段中自訂電子郵件訊息。如果您選擇要使用的資料庫中的欄位,請繼續下一節。

指定的電子郵件地址欄位

在此步驟中,您可以指定包含收件者的電子郵件地址的欄位。

指定包含收件者電子郵件地址的資料庫中欄位。

  • 如果欄位是目前資料表或查詢中,選取目前資料表或查詢從下拉式清單中,選取的欄位,然後按 [下一步

  • 如果收件者的電子郵件地址的欄位不在目前資料表或查詢,請使用下列程序︰

    1. 選取相關聯的資料表

    2. 在下拉式清單中,選取 [加入表格包含的地址的目前資料表中的欄位。這通常是 [識別碼] 欄位。

    3. 請執行下列其中一項操作:

      • 如果您選取的欄位與只有一個表格相關聯,會出現一個額外的下拉式清單。選取包含電子郵件地址的欄位。

      • 如果您選取的欄位與多個表格相關聯時,會出現兩個額外的下拉式清單。在第一份清單中,選取包含電子郵件地址的資料表。在第二個清單中,選取的欄位。

    4. 按 [下一步]。

定義它們之間的關聯性的就是相關的資料表。若要檢視或編輯您的資料庫中的關聯︰

  • 在 [資料庫工具] 索引標籤的 [顯示/隱藏]群組中,按一下 [關係]。 按鈕圖像

如需關聯性的詳細資訊,請參閱資料表關聯指南建立、 編輯或刪除關聯性的文章。

當您選擇使用地址功能變數時,您無法預覽或自訂電子郵件在 Outlook 中。不過,您在精靈中。在下一個步驟中,精靈會顯示的預設主旨及郵件本文,您有機會,加以自訂。

自訂電子郵件訊息

在此步驟中,您可以檢視郵件的元件,並進行必要的變更。

自訂電子郵件訊息

  1. 在 [主旨簡介] 欄位中,進行所要的變更。

  2. 如果您選擇使用儲存在資料庫中的欄位中的電子郵件地址,有其他您可在此頁面的選擇。在下新增中的 [收件者的電子郵件地址:,選取其中一個選項。無論您選擇的選項,使用者會收到電子郵件訊息。如果您選擇要在 Microsoft Office Outlook 中,輸入電子郵件地址,就無法使用此選項。

  3. 按 [下一步]。

建立及傳送電子郵件訊息

精靈會顯示通知您,您現在可以建立郵件,並也會顯示如何使用 [管理回覆] 命令來檢視電子郵件狀態的頁面。

建立電子郵件訊息

某些警告訊息,可能會出現在此頁面上。下表描述每個警告,來解決問題,您可以採取的動作。

警告

描述

解決方式

在指定的電子郵件地址欄位中,部分記錄包含無效的地址。這些列將不會傳回資料。

您所選的電子郵件地址欄位包含 Null 值。

若要收集每筆記錄的資料,請結束精靈,並使用電子郵件地址取代 Null 值,然後重新啟動精靈。

資料庫目前有獨佔鎖定;要先釋放此鎖定,才能進行自動處理。

您的資料庫目前是以獨佔模式開啟。

如果您選擇要自動回覆處理,處理失敗,因為 Access 無法新增或更新資料庫的上如有獨佔鎖定。關閉並重新開啟資料庫中非獨佔模式之後,立即傳送郵件。

這些電子郵件可能包含機密或敏感性資料。

若要收集資料以更新現有的記錄,則您所要傳送的表單,將會預先填入現有的資料。

如果某些表單欄位包含機密資料,請返回精靈步驟您所選取的欄位並移除包含表單的機密資料的欄位。

您所採取的下一個步驟取決於您指定的電子郵件地址,或您是否使用儲存在您的資料庫中的表格中的地址。

如果您選擇在 Outlook 電子郵件訊息中,指定地址

在此案例中,您在 Outlook 中,輸入電子郵件地址,可以預覽和自訂訊息之前先按一下 [傳送] 按鈕。

  1. 按一下 [建立],繼續]。

    顯示 Outlook 郵件中包含資料輸入表單。郵件內文包含簡介和包含控制項與提示表單的表單。強烈建議您不要在郵件內文進行任何變更。如果表單結構已改變,回覆可能無法進行處理。

  2. 若要副本密件副本]方塊中輸入收件者的電子郵件地址。您也可以按一下 [副本密件副本] 按鈕,從通訊錄中選取 [地址。

  3. 按一下 [傳送]。

如果您選擇要使用儲存在資料庫中的地址] 欄位

在此案例中,您已經有預覽,而且自訂郵件。您現在篩選電子郵件地址] 欄位,好讓您可以選取郵件傳送對象的使用者的地址。

  1. 按一下 [下一步以顯示 [傳送電子郵件訊息給您的收件者的頁面。

    傳送電子郵件訊息給您的收件者

  2. 選擇您想要使用的相對應的核取方塊的電子郵件地址。

  3. 按一下 [傳送]。

    如果部分 [位址] 欄位中的值不是有效的電子郵件地址,會顯示清單不正確的地址] 對話方塊。在此情況下,記下地址清單中,按一下 [結束、 驗證地址,然後再試重新傳送訊息。如需有關重新傳送郵件的詳細資訊,請參閱重新傳送資料收集電子郵件訊息的一節。

您現在已經完成大部分的工作中使用電子郵件訊息收集資料。如果您選擇要讓回覆的自動處理,而且沒有發生錯誤,將傳送資料至目的地資料庫沒有任何進一步的動作在您的組件。

相反地,如果您選擇要手動處理 [回覆],或如果發生錯誤,您仍然必須採取的動作。請參閱下一節,如需手動處理的回覆、 疑難排解和一般管理資料收集訊息和回覆郵件的相關資訊。

頁面頂端

傳送電子郵件訊息後

若要回覆電子郵件訊息,每個收件者按一下回覆,填入表單上要求的資訊,然後按一下傳送。本節會告訴您如何檢視回覆,然後如果有任何不正確處理。

本節內容

檢視回覆

驗證與疑難排解的回覆自動處理

手動處理回覆,及疑難排解錯誤

重新傳送資料收集電子郵件訊息

You can also find links to more information about managing replies and changing message options in the See Also section.

檢視回覆

無論您如何選擇讓回覆的處理,您可能會感興趣的找出誰回應您的訊息,然後您也可以手動開啟回覆。若要檢視的回覆,請執行下列動作︰

  1. 切換至 [Outlook],然後瀏覽至您指定的儲存資料收集回覆的資料夾。

    提示: 如果您不記得資料夾的名稱,在 [外部資料] 索引標籤的 [收集資料]群組中,按一下 [管理回覆。在 [管理資料收集訊息] 對話方塊中,您會發現在 [ Outlook 資料夾] 欄對應至您想要檢視其回覆的訊息列中的資料夾名稱。

  2. 在 Outlook 中開啟回覆,請按兩下此選項。完成寄件者時,您會看到表單。

Access 不會處理回覆給原始的回覆郵件。因此,如果您看到一或多個表單,從 [收件者是空白,不完整,或未完成正常運作,您必須重新傳送原始的電子郵件訊息給這些使用者,而不是使用 [回覆] 命令。

同樣地,如果您想要傳送給其他人的邀請,您必須重新傳送原始郵件,而非轉寄。請參閱重新傳送資料收集電子郵件訊息的詳細資訊。

驗證與疑難排解的回覆自動處理

如果您選擇要自動處理您的回覆,請執行下列命令以確保正確處理回覆︰

  • 每個回覆,檢閱 [待處理標幟資料收集狀態類別] 欄中的值。

    提示: 如果您沒有看到 [待處理標幟資料收集狀態,與類別的資料行] 檢視中,使用欄位選擇]來新增。欄標題,以滑鼠右鍵按一下,然後按一下 [欄位選擇]。在 [欄位選擇] 對話方塊中,每個欄位拖放它右邊或左邊的現有的資料行標頭。

    在 Outlook 資料夾中,如果資料收集作業成功設定待處理標幟資料集合狀態] 欄位為空白,在 [類別] 欄中有綠色標記,已成功處理回覆。

  • 此外,您可能要檢閱的目的資料表,請確定您看到收集的資料儲存為新的記錄,或是為現有記錄的更新內容。

如果您懷疑的回覆未自動處理,請確認所有處理所需要的條件已符合。請參閱本文前面章節自動處理]。然後,嘗試下表中顯示的建議。大部分的建議需要修正問題,並手動匯出回覆。手動匯出的說明,請參閱下一步] 區段中,以手動方式處理回覆,及疑難排解錯誤

問題

原因

解決方式

回覆存在於 Outlook 的資料夾,但不是會處理。[資料集合狀態] 欄會顯示未處理的郵件

檢閱收集資料使用的電子郵件選項] 對話方塊中的訊息選項。以手動方式處理 [回覆],或若要防止自動處理某些回覆便會選取設定。

提示: 若要顯示的選項,在 [外部資料] 索引標籤,[收集資料] 群組中,按一下 [管理回覆]。在對話方塊中,選取您想要的訊息,然後按一下 [郵件選項

手動匯出回覆。

若要確保會自動處理尚未收到的回覆,請變更 [選項] 對話方塊中的設定。

檢閱並變更選項的說明,請參閱資料收集電子郵件的選項

我已回覆其中一則訊息,可是並沒有進行處理。

回覆自己的訊息會採用稍微不同的程序。

填寫您所收到的郵件] 中的表單,而不是填寫表單所傳送的郵件寄件備份] 資料夾中。瀏覽至 [寄件備份] 資料夾,然後開啟 [郵件。按一下 [回覆],填寫的表單,再按一下 [傳送

回覆並不正確的資料夾。

只有原始回覆的郵件移至指定的資料夾。

您自己的訊息回覆 (除非您使用 [寄件備份] 資料夾中的郵件的副本產生回覆) 和回覆屬於的電子郵件訊息的執行緒,用來討論可能無法將移至指定的資料夾。

其他可能的原因包括︰ 未安裝Office Access 2007 ,,或的增益集,需要回覆的處理的是遺失或損毀。

如果您的回覆的其中一個不快速處理,填寫的表單,在 [寄件備份] 資料夾中找到已傳送的郵件中。

如果使用者填寫回覆回覆中的表單,要求使用者回覆原始郵件。

如果您懷疑的增益集已遺失或損毀,請切換至 [Outlook],然後在 [工具] 功能表上按一下 [信任中心],然後按一下 [增益集。確保您會看到Microsoft Access Outlook 增益集資料收集與發佈的項目。如果您沒有看到項目,請嘗試再次安裝 Access。

[資料收集狀態] 資料行會顯示下列字串:

[找不到資料庫。請找出資料庫的位置,並手動匯出資料。]

資料庫已 [移到另一個位置、 重新命名或刪除,或損毀。

將資料庫還原到原始位置,並手動匯出回覆。

[資料收集狀態] 資料行會顯示下列字串:

[無法開啟資料庫以匯出資料,因為資料庫已經在使用中。在資料庫可以使用後,請手動處理回覆。]

以獨佔模式開啟資料庫,必須先釋放此獨佔鎖定,才能對資料庫進行變更。

要求關閉,然後在 [標準模式中開啟資料庫的獨佔模式開啟資料庫的使用者。然後,嘗試手動匯出回覆。

[資料收集狀態] 資料行會顯示下列字串:

[此 Access 資料庫受到密碼保護。請手動匯出此資料至 Microsoft Access。]

目的資料庫受到密碼保護。如果資料庫需要密碼,會造成自動處理失敗。

手動將匯出的回覆。如果您想要自動處理未來回覆,請從資料庫移除密碼保護功能。

[資料集合狀態] 欄會顯示一個訊息,表示資料表、 查詢或欄位會遺失。

目的資料表或查詢已刪除或重新命名,或是結構已經修改的方式無法新增至資料表的表單的內容。

重新建立的目的資料表和查詢,或建立並傳送新的資料收集訊息。

[資料收集狀態] 資料行會顯示下列字串:

[無法處理此電子郵件訊息。此電子郵件訊息中的表單已毀損或被修改。]

回覆中的表單已毀損,或某個使用者 (收件者或寄件者) 修改了表單。

如果收件者修改表單,請要求收件者重新傳送給您的表單,,然後手動匯出回覆。

如果原始郵件] 中的表單是損毀或不正確,您必須建立並傳送新郵件。

[資料收集狀態] 資料行會顯示下列字串:

[在指定資料庫中找不到完成處理所需的必要資訊。]

遺失對應到現有記錄必須更新回覆所需的資訊。

[郵件設定需要與 Outlook 同步處理。在 Access 中,[外部資料] 索引標籤的 [收集資料]群組中,按一下 [管理回覆。在 [管理回覆] 對話方塊中,選取郵件。在訊息的詳細資料,Access 會顯示警告] 對話方塊。按一下 [同步處理設定警告,然後關閉對話方塊。切換回 Outlook,然後再以手動方式匯出回覆。

[資料收集狀態] 資料行會顯示下列字串:

[無法新增或更新資料,因為資料可能會導致僅接受唯一值的欄位中有重複值。]

[索引] 屬性設為 [是 (不重複)] 的欄位不能包含重複值。如果表單欄位的指定值在資料表中相對應的欄位內已經存在,操作就會失敗。

請要求收件者傳送另一個的回覆,使用 [表單] 欄位中的值。

[資料收集狀態] 資料行會顯示下列字串:

您輸入的值不在清單中選擇的項目...

[表單包含查閱值,成為必填的欄位,但使用者未指定欄位的值,或欄位的 [限制在清單內] 屬性設定為 [ ,但使用者指定的不在清單中的值。

[要求收件者,若要重新傳送回覆,填寫所有欄位後, 或填滿出及儲存表單自己,然後嘗試再次匯出。

[資料集合狀態] 欄會顯示訊息,指出表單欄位中指定的值無效。

收件者在一個或多個欄位中輸入了無效的資料。

請要求收件者,若要重新傳送回覆,填寫所有欄位後, 或填滿出及儲存表單自己,然後嘗試再次匯出。

[資料收集狀態] 資料行會顯示下列字串:

[此訊息包含您需要填寫的表單。當您完成時,請將它傳送至此電子郵件訊息的寄件者。]

收件者不是填寫表單。

請要求收件者之後填寫表單時,傳送給其他回覆。

手動處理回覆,及疑難排解錯誤

手動處理回覆涉及從 Outlook 啟動匯出作業。

您一次只能匯出一個回覆。避免資料集合狀態] 欄設定為 [使用電子郵件收集資料已順利完成的回覆。此狀態會指出回覆已經有已成功的處理。必須手動處理資料收集狀態欄設定為 [未處理的郵件的回覆。在此欄中有錯誤訊息的回覆具有無法自動處理,並且需要一些疑難排解,您可以手動將其匯出之前。請參閱前一節,確認和疑難排解自動處理的回覆,以協助疑難排解。

  1. 在 Outlook 中,以滑鼠右鍵按一下您想要以手動方式處理的回覆。

  2. 按一下 [匯出資料至 Microsoft Office Access]

  3. 在 [匯出至 Microsoft Access 資料] 對話方塊中,檢閱的回覆]、 詳細資料,然後按一下[確定],匯出。

    如果匯出作業成功,您會看到資料已成功匯入至資料庫的訊息。如果作業失敗,您會看到訊息無法匯入資料,因為錯誤,後面接著造成失敗問題的說明。下表列出可能會導致失敗匯出作業的問題︰

問題

原因

解決方式

當我以滑鼠右鍵按一下回覆時,我無法看到 [匯出至 Microsoft Access 資料的命令。

選取的郵件不是有效的資料收集回覆。

刪除不是指定的資料夾中的資料收集回覆的郵件。

回覆並不正確的資料夾。

只有原始回覆的郵件會移至指定的資料夾。

您自己的訊息回覆 (除非您使用 [寄件備份] 資料夾中的郵件的副本產生回覆) 和回覆屬於的電子郵件訊息的執行緒,用來討論可能無法將移至指定的資料夾。

其他可能的原因包括︰ 未安裝存取權,或的增益集,需要回覆的處理的是遺失或損毀。

如果您的回覆的其中一個不快速處理,填寫的表單,在 [寄件備份] 資料夾中找到已傳送的郵件中。

如果使用者填寫回覆回覆中的表單,要求使用者回覆原始郵件。

如果您懷疑的增益集遺失或損毀,,切換到 Outlook。在 Outlook 中,在 [工具] 功能表上按一下[信任中心],然後按一下增益集。確保您會看到Microsoft Access Outlook 增益集資料收集與發佈的項目。如果您沒有看到項目,請嘗試再次安裝 Access。

訊息︰

[找不到資料庫。請找出資料庫的位置,並手動匯出資料。]

資料庫已 [移到另一個位置、 重新命名或刪除,或損毀。

將資料庫還原到原始位置,然後再試一次。

訊息︰

資料庫已在使用中。

以獨佔模式開啟資料庫,必須先釋放此獨佔鎖定,才能對資料庫進行變更。

要求關閉,然後在 [標準模式中開啟資料庫的獨佔模式開啟資料庫的使用者。然後,嘗試手動匯出回覆。

訊息︰

資料表、 查詢或欄位遺失。

目的資料表或查詢 [已刪除或重新命名,或其結構已經修改的方式無法新增至資料表的表單的內容。

建立遺失的目的資料表和查詢,或建立並傳送新的資料收集訊息。

訊息︰

表單是損毀,或經過修改。

回覆中的表單已毀損,或某個使用者 (收件者或寄件者) 修改了表單。

如果收件者修改表單,請要求他們重新表單傳送給您,並手動匯出回覆。

如果原始郵件] 中的表單是損毀或不正確,您必須建立並傳送新郵件。

訊息︰

遺漏完整處理所需的資訊。

遺失對應到現有記錄必須更新回覆所需的資訊。

[郵件設定必須使用 Outlook 同步處理。在 Access 中,[外部資料] 索引標籤的 [收集資料]群組中,按一下 [管理回覆。在 [管理回覆] 對話方塊中,選取郵件。在訊息的詳細資料,Access 會顯示警告] 對話方塊。按一下 [同步處理設定警告,然後關閉對話方塊。切換回 Outlook,然後再以手動方式匯出回覆。

訊息︰

[無法新增或更新資料,因為資料可能會導致僅接受唯一值的欄位中有重複值。]

[索引] 屬性設為 [是 (不重複)] 的欄位不能包含重複值。如果表單欄位的指定值在資料表中相對應的欄位內已經存在,操作就會失敗。

請要求收件者傳送另一個的回覆,使用 [表單] 欄位中的值。

訊息︰

您輸入的值不在清單中選擇的項目。

[表單包含查閱值,成為必填的欄位,但使用者未指定的值] 欄位中,或欄位的 [限制在清單內] 屬性設定為 [,使用者指定的不在清單中的值。

請要求收件者,若要重新傳送回覆,填寫所有欄位後, 或填滿出及儲存表單自己,然後嘗試再次匯出。

訊息︰

表單欄位中的值無效。

收件者在一個或多個欄位中輸入了無效的資料。

[要求收件者,若要重新傳送回覆,填寫所有欄位後, 或填滿出及儲存表單自己,然後嘗試再次匯出。

訊息︰

回覆會包含您要填寫的表單。當您完成時,請將其傳送給此電子郵件的寄件者。

收件者不是填寫表單。

請要求收件者之後填寫表單時,傳送給其他回覆。

請嘗試匯出回覆,直到 [類別] 欄位會顯示以綠色方塊包覆。

重新傳送資料收集電子郵件訊息

如果您想要傳送訊息給其他使用者,或原始郵件無法送達錯誤,請嘗試重新傳送郵件,而不是轉寄而有些使用者。

  1. 在 [外部資料] 索引標籤的 [收集資料]群組中,按一下 [管理回覆按鈕圖像

    [管理資料收集訊息] 對話方塊隨即出現。

    管理資料收集訊息對話方塊

  2. [管理資料收集訊息] 對話方塊中,按一下要重寄的訊息。

  3. 按一下 [重寄此電子郵件訊息]

    如果已停用 [重新傳送此郵件] 按鈕

    此按鈕呈現灰色 (無法使用) 如果 [郵件] 設定,必須使用 Outlook 同步處理。

    按一下 [警告] 對話方塊底下設定同步處理的訊息詳細資料。如果程序成功,您會看到順利完成同步處理的郵件。如果您看到一則錯誤訊息,請嘗試關閉後再重新開啟的對話方塊。

  4. Access 會執行特定檢查,例如驗證的目的資料表與查詢仍然存在,,他們仍包含所有表單欄位,並已不變更其資料類型。如果檢查成功,精靈頁面會提示您指定您要回覆的處理方式。否則,您會看到一則訊息,指示您重新建立電子郵件訊息。

  5. 當您第一次傳送郵件時,請繼續使用精靈。設定可能不同的最後一個時間。

    若要傳送電子郵件到不同的使用者,請執行下列其中一項︰

    • 手動指定的電子郵件地址。(請注意,此選項才可使用收集資料新增記錄)。

    • 選擇不同的電子郵件地址欄位。

    • 使用相同的電子郵件地址欄位,但在最後一個步驟中,選取您想要的地址。

      使用精靈中的步驟的說明,請參閱 > 一節指定您要處理資料的方式,本文前面。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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