使用連絡人資料庫範本

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使用Access 連絡人資料庫範本追踨名稱、 地址、 電話號碼和其他資訊。 這個新版本的常見的 Access 範本也可讓您分類的每個連絡人、 傳送電子郵件訊息,並建立地圖的地址。

想要觀看影片,瞭解使用此範本嗎? 請參閱本文中,使用 [連絡人] 資料庫範本

附註: 在過去幾年已更新的連絡人資料庫範本。 以下指示請參閱最新版本可供下載的範本。 如果下列步驟不符合您所看到的內容,您可能使用較舊版本的範本。

開始使用

本文涵蓋使用連絡人資料庫範本的基本步驟。

準備使用資料庫

  • 當您第一次開啟資料庫時,Access 會顯示 [歡迎使用] 表單。 若要防止此表單顯示下一次開啟資料庫時,請清除 [顯示歡迎使用此資料庫開啟時的核取方塊。

    關閉 [歡迎使用表單] 以開始使用資料庫。

  • 若要確認已啟用所有資料庫內容,在 [訊息列] 中按一下 [啟用這個內容]。

    如需有關如何啟用資料庫內容的詳細資訊,請參閱決定是否要信任資料庫

從 Microsoft Outlook 中新增連絡人

如果您使用 Microsoft Outlook 時,您可以從該程式中新增連絡人而無需重新輸入資訊。

  1. 在 [連絡人清單] 表單中,按一下 [新增從 Outlook]。

  2. 在 [選取名稱以新增] 對話方塊中,選取您想要新增至資料庫的名稱。

  3. 按一下 [新增],然後按一下 [確定]。

搜尋連絡人

快速搜尋] 方塊可讓您快速找到連絡人清單]表單上的 [連絡人。

  • 連絡人清單表單上,在 [快速搜尋] 方塊中輸入的文字您想要搜尋,然後按 ENTER。

    存取篩選清單,以顯示只包含您搜尋文字的記錄。 若要返回的完整清單,請按一下 [清除目前的搜尋。 (這是在 [搜尋] 方塊內的 [X])。

顯示或隱藏欄

在 [連絡人清單] 表單中,預設會隱藏某些欄位 (欄)。 若要變更的欄位會顯示:

  1. 按一下 [顯示/隱藏欄位

  2. 在 [取消隱藏欄] 對話方塊中,選取您想要顯示每個資料行旁邊的核取方塊。 清除 [隱藏欄] 核取方塊。

顯示連絡人的詳細資料

[連絡人詳細資料] 表單可讓您查看並輸入每一位連絡人的相關詳細資訊。 若要顯示的連絡人詳細資料表單:

  • 連絡人清單]表單上,按一下 [開啟您想要查看該連絡人旁邊。

新增圖片

在 [連絡人詳細資料] 表單中,您可以新增連絡人的圖片。

  1. 在 [圖片框],底下,按一下 [編輯的圖片]。

  2. 在 [附件] 對話方塊中,按一下 [新增

  3. 在 [選擇檔案] 對話方塊中,瀏覽至含有該檔案的資料夾。

  4. 選取您想要新增的檔案,然後按一下 [開啟

  5. 在 [附件] 對話方塊中,按一下[確定]

附註: 您可以將多個檔案附加至每一位連絡人,包括不同的檔案類型,例如文件或試算表。

顯示連絡人的地址的地圖

連絡人詳細資料] 表單中,如果您輸入街道地址的連絡人,您可以顯示的所在位置的地圖:

  • 按一下[按一下以對應

顯示報表

連絡人資料庫包含兩個報表:目錄電話活頁簿。 若要顯示的報表:

  • 在 [功能窗格] 底下的報表,請按兩下您想要顯示的報表。

您可以建立自己的自訂報表。 如需詳細資訊,請參閱建立簡易報表一文。

修改連絡人資料庫

您可以將新欄位新增至 [連絡人] 資料表,然後將該欄位新增至連絡人清單表單和 [連絡人詳細資料] 表單,來自訂連絡人資料庫。

新增欄位至 [連絡人] 資料表

  1. 關閉所有開啟的索引標籤。

  2. 在 [功能窗格] 中按兩下 [連絡人] 資料表。

  3. 向右捲動,直到您看到命名新增欄位的資料行。 按兩下欄名,然後輸入欄位名稱。

您在欄中,輸入資料的第一次存取會為您的資料類型。

新增欄位至表單

一旦在表格中新增欄位,可以再將它新增至表單。

  1. 以滑鼠右鍵按一下 [功能窗格] 中的表單,然後按一下 [版面配置檢視

  2. 在 [設計] 索引標籤的 [工具] 群組中,按一下 [新增現有欄位]。

  3. 將所需的欄位從 [欄位清單拖曳到表單。

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