使用資料表或查詢做為合併列印的資料來源

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您可以使用 Microsoft Word 合併列印精靈來建立的合併作業。 這個精靈也有提供從Access,並可讓您設定合併列印程序使用資料表或查詢中的 Access 資料庫做為資料來源的套印信件、 電子郵件訊息、 郵寄標籤、 信封或是目錄。

本主題說明如何從 Access 開始合併列印精靈,然後建立資料表或查詢和 Microsoft Word 文件之間的直接連結。 本主題涵蓋撰寫信件的程序。 如需逐步瞭解如何設定合併列印程序的詳細資訊,請參閱 Microsoft Word 說明。

使用資料表或查詢做為資料來源

  1. 開啟來源資料庫,然後在 [功能窗格] 中選取的資料表或查詢,其中您想要用做為合併列印資料來源。

  2. [外部資料] 索引標籤的 [匯出] 群組中,按一下 [ Word 合併列印。 

    Microsoft Word 合併列印精靈] 隨即啟動。

  3. 選取是否要建立新文件,或現有的文件中的連結,然後按一下[確定]

  4. 如果您選擇要連結至現有的文件,選取 [Microsoft Word 文件] 對話方塊中,找出並選取檔案],然後再按一下 [開啟

    啟動 word。 根據您的選擇,Word 會開啟新的文件或您指定的文件。

  5. 在 [合併列印] 窗格中,選取文件類型] 底下按一下字母,然後再按一下下一步: 開始文件以繼續進行步驟 2。

  6. 在 [步驟 2 中,按一下 [下一步: 選取收件者

    在步驟 3 中,您可以建立在 Access 中的資料來源的 Word 文件之間的連結。 因為您從 Access 啟動精靈,此連結會自動建立。 在 [選取收件者,請注意,選取 [使用現有清單] 為止,您的資料來源的名稱會顯示 [使用現有清單

    合併列印資料來源

  7. 如果您想要自訂的資料表或查詢的內容,按一下 [編輯收件者清單

    編輯收件者清單

    您可以篩選、 排序及驗證的資料。 按一下 [確定] 以繼續進行。

  8. 按一下 [下一步: 撰寫信件以繼續進行。 遵循其他指示,在 [合併列印] 窗格中,並在步驟 5,請按一下下一步: 完成合併

若要使用的資料表或查詢做為資料來源的其他方法

您可以做為資料來源指定的資料表或查詢,以其他方式。 例如,您可以從 Access 匯出資料表或查詢至 ODBC 資料庫、 Microsoft Excel 檔案、 文字檔案或任何其他與 Word 相容的檔案格式,並使用 Word 合併列印精靈然後連結產生的檔案。

  1. 如果您有無法匯出資料表或查詢,這麼做。 存取,請在 [功能窗格] 中選取資料表或查詢,您想要使用,並在 [外部資料] 索引標籤的 [匯出] 群組中按一下您想要匯出的格式,然後依照指示執行。

  2. 在 Word 中,如果沒有顯示 [合併列印] 窗格,在 [郵寄] 索引標籤的 [啟動合併列印] 群組中開始進行合併列印] 底下,按一下箭號,然後按一下 [逐步合併列印精靈。 [合併列印] 窗格隨即出現。

  3. 在步驟 3 中的 [合併列印] 窗格,在 [使用現有清單] 底下,按一下 [瀏覽編輯收件者清單

  4. 在 [選取資料來源] 對話方塊中,指定您在 Access 中建立的資料檔,並按一下開啟。

  5. 依照任何對話方塊,請依照下列指示進行。 在 [合併列印收件者] 對話方塊中,檢閱及自訂檔案內容。 您可以篩選、 排序和驗證內容,再繼續。

  6. 按一下[確定],然後再按一下下一步: 撰寫信件[合併列印] 窗格中。 如需更多自訂進行合併列印的詳細指示,請參閱 Word 說明。

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