使用設定格式化的條件變更控制項的外觀

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

設定格式化的條件可讓您選擇性地強調表單或報表上的特定資料,如此就能更容易瞭解資料的內容。例如,您想要以紅色字型格式化負數,以便清楚得知哪些記錄需要進一步處理。

您可以針對文字或下拉式方塊控制項執行設定格式化的條件。您可以根據控制項所屬的值變更格式設定,或是使用運算式根據其他欄位或控制項中包含的值變更格式設定。在表單上,您可以使用設定格式化的條件停用控制項,並且在游標放置於該控制項中時,讓控制項的格式設定變更。

您想要做什麼?

套用設定格式化的條件至控制項根據自己的值

使用運算式來套用設定格式化的條件至一或多個控制項

變更具有焦點之控制項的格式設定

移除設定格式化的條件從一或多個控制項

建立報表上的替代列色彩

根據控制項所屬的值套用設定格式化的條件至控制項

您可以在表單或報表的值符合特定條件時,套用設定格式化的條件至該表單或報表上的控制項。例如,假設您的表格式報表中顯示產品清單的訂單資訊。如果報表上每一行的值介於 100 和 1000 之間,則您想要以黃色背景顯示總價。下圖顯示套用此類型設定格式化條件的報表。

使用設定格式化條件的表格式報表

提示: 在 Access 2010 中的改良的選項讓您更容易管理格式化的條件規則單一直覺化檢視。

以下程序顯示如何套用此設定格式化的條件。

  1. 用滑鼠右鍵按一下功能窗格中的表單或報表,然後按一下快顯功能表中的 [版面配置檢視]

  2. 按一下您想要套用條件化格式的控制項。如果其他控制項包含類似的資料,且您想要套用相同格式化的條件規則,請按住 SHIFT 鍵,然後按一下 [選取的控制項

    附註: 您選取的任何額外的控制項都會根據本身所屬的值格式化,而非根據您選取的第一個控制項的值。

    太。

  3. 在 [格式] 索引標籤的 [字型] 群組中,按一下 [條件 按鈕圖像

    [設定格式化的條件] 對話方塊隨即出現。

    [設定格式化的條件] 對話方塊

  4. 如果您使用想要在不符合任何條件時套用的特定格式,請在 [預設格式] 下選取需要的格式設定選項。預覽方塊中的範例文字會變更,並顯示預設格式的外觀。此區段的預設設定會對應控制項目前的字型設定。

  5. 在 [條件 1,輸入準則的決定時設定格式化的條件會套用,然後選取您想要的格式化選項。若要符合準則時,請停用控制項,請按一下 [啟用 按鈕圖像 。範例中的文字以顯示您設定格式化的條件的外觀的預覽] 方塊中變更。

    預覽格式設定的 [設定格式化的條件] 對話方塊

  6. 若要新增控制項的其他設定格式化的條件,請按一下 [新增],然後依照用於 [條件一] 的相同程序執行。您最多可以為一個控制項設定三種條件化格式。例如,您可以設定 [條件一],在值介於 100 和 1000 之間時將控制項的背景變更為黃色,然後設定 [條件二],在值大於 1000 時以紅色粗體顯示控制項的值。下圖顯示要達成此目的時,應在 [設定格式化的條件] 對話方塊中使用的設定。

    含有兩種格式設定類型的 [設定格式化的條件] 對話方塊

    下圖顯示這些設定的結果。

    [訂單詳細資料] 報表,其中某個欄位擁有兩種設定格式化條件的類型

附註: 

  • 當您將設定格式化條件套用至查閱欄位時,條件必須以查閱識別碼為基礎,而非查閱欄位傳回的值。

  • 條件是根據下列規則進行評估。

    • 如果 [條件一] 為 true,則只會套用 [條件一] 的格式設定。

    • 只有在 [條件一] 不為 true 時,才會驗證 [條件二]。如果 [條件二] 為 true,則只會套用 [條件二] 的格式設定。

    • 只有在 [條件一] 和 [條件二] 不為 true 時,才會驗證 [條件三]。如果 [條件三] 為 true,則只會套用 [條件三] 的格式設定。

    • 如果沒有任何條件為 true,則會套用控制項的預設格式。

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使用運算式套用設定格式化的條件至一個或多個控制項

如果下列任何一個條件為 true,則必須使用運算式而非欄位值套用設定格式化的條件。

  • 您要將設定格式化的條件套用至以另一個控制項的值為基礎的單一控制項。

  • 您要將設定格式化的條件套用至單一控制項,而該控制項以計算結果或不是控制項記錄來源的欄位值為基礎。

  • 您要一次將設定格式化的條件套用至數個控制項,無論格式設定是以一個欄位或控制項的值為基礎,或是以計算結果為基礎。例如,如果報表中某一行的某個欄位包含特定值或值範圍,則醒目提示整行。

  • 您要將設定格式化的條件套用至未繫結控制項。

在您開始之前

當您使用運算式套用設定格式化的條件時,應確定格式化的控制項未使用與表單或報表之下記錄來源中任何欄位相同的名稱。如果您參照運算式中的欄位,而表單或報表上有相同名稱的控制項,則 Access 將無法判斷出您參照的是控制項或是欄位。這樣一來,Access 就無法評估運算式。因此造成無法套用設定格式化的條件,而控制項會以預設格式設定顯示。當您新增運算式至表單或報表時,務必重新命名任何名稱與運算式中所使用欄位名稱發生衝突的控制項。下列程序顯示如何在這類情況下重新命名控制項。

附註: 如果您重新命名表單或報表上的控制項時,該表單或報表已包含 [控制項來源] 屬性為運算式的控制項,則 Access 會變更這些運算式,使其參照新的控制項名稱。在許多情況下,這樣做會造成運算式失敗,而報表將在您列印或以 [版面配置檢視] 或 [報表檢視] 開啟時,顯示 [輸入參數值] 對話方塊。如果您使用下列程序重新命名控制項,則須編輯任何預先存在的 [控制項來源] 運算式,使這些運算式參照基本記錄來源中的欄位,而不是參照表單或報表上的控制項。

重新命名為表單或報表上的控制項   

  1. 用滑鼠右鍵按一下功能窗格中的表單或報表,然後按一下快顯功能表中的 [設計檢視]

  2. 如果屬性表尚未顯示,請按 F4 鍵以顯示屬性表。

  3. 按一下控制項加以選取。

  4. 如果前兩個屬性 ([名稱][控制項來源]) 一致,或是 [名稱] 屬性符合表單或報表之下記錄來源中另一個欄位的名稱,則在屬性表的 [全部] 索引標籤上編輯 [名稱] 屬性,使該名稱成為唯一的名稱。常見的做法為在名稱前面新增簡短的前置字元。例如,如果控制項為文字方塊,您可以將前置字元 "txt" 新增至其 [名稱] 屬性,如 "txtQuantity"。

  5. 針對表單或報表上,名稱符合基本記錄來源中欄位名稱的所有控制項重複步驟 3 和 4。

  6. 按一下快速存取工具列上的 [儲存],或按 CTRL+S 鍵。

  7. 如果表單或報表包含任何 [控制項來源] 屬性為運算式的控制項,請再次檢查運算式並視需要進行編輯,確認控制項仍參照到記錄來源的欄位,而不是剛剛重新命名的控制項。

使用運算式新增設定格式化的條件

  1. 用滑鼠右鍵按一下功能窗格中的表單或報表,然後按一下快顯功能表中的 [版面配置檢視]

  2. 按一下要套用設定格式化條件的第一個控制項。若要選取更多控制項,請按住 SHIFT 鍵,然後按一下控制項,直到選取所有要格式化的控制項為止。

  3. 在 [格式] 索引標籤的 [字型] 群組中,按一下 [條件 按鈕圖像

    [設定格式化的條件] 對話方塊隨即出現。

    [設定格式化的條件] 對話方塊

  4. 如果您使用想要在不符合任何條件時套用的特定格式,請在 [預設格式] 下選取需要的格式設定選項。預覽方塊中的範例文字會變更,並顯示預設格式的外觀。此區段的預設設定會對應控制項目前的字型設定。

  5. [條件一] 下,從第一個清單選取 [運算式為]

  6. 在清單右側的方塊中輸入運算式。請「不要」在運算式前面加上等號 (=)。例如:

[數量] * [單價] > 1000年

如需關於運算式的詳細資訊,請瀏覽 [請參閱] 區段中的連結。

  1. 選取您想要的格式化選項。若要符合準則時,請停用控制項,請按一下 [啟用 按鈕圖像 。範例中的文字以顯示您設定格式化的條件的外觀的預覽] 方塊中變更。

    預覽格式設定的 [設定格式化的條件] 對話方塊

  2. 若要新增控制項的其他設定格式化的條件,請按一下 [新增],然後依照用於 [條件一] 的相同程序執行。您最多可以為一個控制項設定三種條件化格式。

  3. 完成時按一下 [確定]

    下圖顯示將此設定格式化的條件套用至表格式報表的 [詳細資料] 區段中,全部五個控制項的結果。

    使用設定格式化的條件的 [訂單詳細資料] 報表

提示: 若要在運算式中使用結構化查詢語言 (SQL) 運算子 BetweenIn,請使用 Eval 函式,如以下兩個範例中所示。

Eval ([數量] 介於 10 到 20)

-或-

Eval ([國家/地區] 中 (「 美國 」、 「 加拿大 」、 「 西班牙"))

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變更焦點所在控制項的格式設定

當您藉由按一下控制項或使用 TAB 鍵跳入其中的方式,將游標放置在表單上的控制項中時,該控制項即稱為具有焦點。您可以使用設定格式化的條件,在控制項擁有焦點時變更其外觀。如果您將此類型的設定格式化的條件套用至表單上的所有文字方塊和下拉式方塊,則能夠更容易地隨時看見擁有焦點的控制項。請使用下列程序將設定格式化的條件套用至擁有焦點的控制項。

  1. 用滑鼠右鍵按一下功能窗格中的表單,然後按一下快顯功能表中的 [版面配置檢視]

  2. 按一下要套用設定格式化條件的控制項。如果您要將相同的設定格式化的條件套用至其他控制項,請按住 SHIFT 鍵同時按一下其他控制項予以選取。

  3. 在 [格式] 索引標籤的 [字型] 群組中,按一下 [條件 按鈕圖像

  4. 如果您使用想要在不符合任何條件時套用的特定格式,請在 [設定格式化的條件] 對話方塊的 [預設格式] 下選取需要的格式設定選項。預覽方塊中的範例文字會變更,並顯示預設格式的外觀。此區段的預設設定會對應控制項目前的字型設定。

  5. [條件一] 的第一個清單中,選取 [欄位有焦點]

    附註: [欄位有焦點] 只有在 [條件一] 下才能使用。

  6. 在預覽方塊的右側,選取要讓 Access 在控制項有焦點時套用的格式設定選項。預覽方塊中的範例文字會變更,並顯示設定格式化條件的外觀。

    [設定格式化的條件] 對話方塊

  7. 如果您要新增這個控制項或控制項群組的其他設定格式化的條件,請按一下 [新增],然後依照用於 [條件一] 的相同程序執行。

  8. 完成新增條件時,按一下 [確定] 關閉 [設定格式化的條件] 對話方塊。

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移除一個或多個控制項中的設定格式化的條件

  1. 用滑鼠右鍵按一下功能窗格中的表單或報表,然後按一下快顯功能表中的 [版面配置檢視]

  2. 按一下要移除其中設定格式化條件的控制項。

  3. 在 [格式] 索引標籤的 [字型] 群組中,按一下 [條件 按鈕圖像

  4. [設定格式化的條件] 對話方塊中按一下 [刪除]

  5. [刪除條件格式] 對話方塊中,選取要刪除的每一個條件的核取方塊,然後按一下 [確定]

  6. 按一下 [設定格式化的條件] 對話方塊中的 [確定]

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在報表上建立隔行資料列色彩

根據預設,Access 會使用相同的背景色彩格式化報表的 [詳細資料] 區段中的每一個資料列。列印報表時,在詳細資料區段中每隔一行加上網底,就能夠提升可讀性。執行這項操作不需使用 [設定格式化的條件] 功能,而可以使用 [詳細資料] 區段的 [變更背景色彩] 屬性指定檢視或列印報表時,隔行顯示或列印的色彩。以下程序說明如何執行這項操作。

  1. 用滑鼠右鍵按一下功能窗格中的報表,然後按一下快顯功能表中的 [設計檢視]

  2. 如果屬性表尚未顯示,請按 F4 鍵以顯示屬性表。

  3. 按一下報表的 [詳細資料] 區段首。

  4. 在屬性表上按一下 [格式] 索引標籤。

  5. 在 [替代的背景色彩] 屬性方塊中,按一下,然後從清單中選取色彩佈景主題。或者,您可以按一下 [建立器] 按鈕 ,然後再按一下 [您要套用的每個替代資料列的色彩。

  6. 按一下快速存取工具列上的 [儲存],或按 CTRL+S 鍵。

  7. 切換至 [報表檢視] 並檢查結果。下圖顯示表格式報表的範例,其中 [變更背景色彩] 屬性已設為 [背景淺色標題]。

    使用隔行資料列色彩的表格式報表

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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