使用規則來回覆郵件

如果您使用 POP 或 IMAP 帳戶,則無法使用 (不在辦公室) 自動回覆功能。不過,如果您在離開的期間讓 Outlook​​ 繼續執行,就可以使用規則來自動回覆電子郵件。規則也可以用於自動將電子郵件轉寄到另一個帳戶、標示為已讀取,或者移動到資料夾。如需使用規則的詳細資訊,請參閱在 Outlook​​ 中建立規則

使用規則在您離開的期間回覆收到的電子郵件

根據預設,從 Exchange Server 2010 開始,Microsoft Exchange Server 帳戶便無法使用規則將郵件轉寄到組織外部的電子郵件地址。此設定有助於防止洩漏組織的機密和私密資訊。只有 Exchange 系統管理員可以變更這項設定。

如果您使用 POP 或 IMAP 帳戶,則可以按照下列步驟進行設定,就會以您不在辦公室的訊息來回覆所有收到的電子郵件。

  1. 選取 [檔案] 索引標籤。

  2. 選取 [管理規則及通知]。

  3. 在 [規則及通知] 對話方塊的 [電子郵件規則] 索引標籤中,按一下 [新增規則]。

  4. 在 [從空白規則開始] 下,按一下 [將規則套用至我收到的郵件],然後按 [下一步]。

  5. 若要回覆所有收到的電子郵件訊息,請保持 [步驟 1] 和 [步驟 2] 核取方塊未變更,然後再按一下 [下一步]。 

  6. 在 [您處理郵件的方式是] 底下的 [步驟 1:選取動作] 中選取下列其中一個:

    • [轉寄給個人或公用群組]

    • [重新導向給個人或公用群組]

  7. 在 [步驟 2: 編輯規則描述] 下,按一下 [個人或公用群組] 的底線文字,指定您要將郵件轉寄至的個人或公用群組,再按一下 [下一步]。

  8. 在 [步驟 1: 選取例外],選取任何您要的例外。

  9. 在 [步驟 2: 編輯規則描述] 下,按一下每個加上底線的文字,指定值,再按一下 [下一步]。

  10. 在 [步驟 1: 指定規則的名稱] 下,輸入名稱。

  11. 在 [步驟 2: 設定規則選項] 下,選取所需選項的方塊。

    • 如果您要對在 [收件匣] 中既有的郵件執行這項規則,請選取 [對已經在 "收件匣" 的郵件執行此規則] 方塊。

    • 新規則依預設為開啟。若要關閉規則,請清除 [啟用這個規則] 核取方塊。

    • 若要對 Outlook 中設定的所有電子郵件帳戶套用這項規則,請選取 [在所有帳戶中建立此規則] 方塊。

  12. 按一下 [完成]。

注意:如果您是使用 POP 或 IMAP 帳戶,則您必須在離開的期間讓 Outlook 繼續執行,規則才會自動回覆收到的電子郵件。

附註: 若要為公用資料夾建立規則,您必須從資料夾的 [內容] 對話方塊中進行。

  1. 按一下 [瀏覽窗格] 中的 [郵件]。

  2. 按一下 [工具] 功能表上的 [規則及通知]。

  3. 如果您在 Outlook 電子郵件設定檔中,有一個以上的電子郵件帳戶,請在 [將變更套用至此資料夾] 清單中,按一下您要套用新規則的收件匣。

  4. 按一下 [新增規則]。

  5. 按一下 [從空白規則開始] 底下的 [當郵件送達時進行檢查],然後按一下 [下一步]。

  6. 在 [步驟 1: 選取條件] 底下,針對您想要為內送郵件進行比對的每個條件,選取旁邊的核取方塊。

  7. 在 [步驟 2: 編輯規則描述] 底下,按一下對應條件的底線值,然後選取或輸入該條件的必要資訊。

    1. 在 [步驟 1: 選取條件] 底下,選取 [來自個人或通訊群組清單] 核取方塊。

    2. 在 [步驟 2: 編輯規則描述] 底下,按一下 [個人或通訊群組清單]。

    3. 在其中一個地址清單中,點兩下收件者的名稱,再按一下 [確定]。

  8. 按一下 [下一步]。

  9. 在 [步驟 1: 選取動作],選取下列其中一個核取方塊:

    • [轉寄給個人或公用群組]

    • [重新導向給個人或公用群組]

  10. 在 [步驟 2: 編輯規則描述] 底下,按一下 [個人或通訊群組清單]。

  11. 在其中一個地址清單中,點兩下您要轉寄郵件的名稱或通訊群組清單,再按一下 [確定]。

  12. 按兩下 [下一步]。

  13. 在 [步驟 1: 指定規則的名稱] 底下,輸入名稱。

    若要針對資料夾中已有的郵件執行此規則,請選取 [對已經在 "收件匣" 的郵件執行此規則] 核取方塊。

    若要針對所有電子郵件帳戶和收件匣套用這條規則,請選取 [在所有帳戶中建立此規則] 核取方塊。如果您只有一個電子郵件帳戶或收件匣,這個選項會呈現灰色。

  14. 按一下 [完成]。

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