使用螢幕閱讀器將 Excel 資料移至 Access 桌面資料庫

使用螢幕閱讀器將 Excel 資料移至 Access 桌面資料庫

大聲朗讀含有螢幕助讀程式內容標籤的符號。本主題是關於如何在 Office 中使用螢幕助讀程式

本文為 Office 協助工具內容集的一部分,適用於搭配螢幕助讀程式使用 Office 產品的視力障礙使用者。如需更多一般說明,請參閱 Office 支援首頁

在 Access 中使用鍵盤和螢幕閱讀器匯入 Excel 的工作表,以 Access 或從 Access 桌面資料庫連結至 Excel 工作表。 我們已使用朗讀程式、JAWS 及 NVDA 來測試它,但只要它們遵循常見的協助工具標準和技術,就可以與其他螢幕閱讀器搭配使用。

附註: 

  • 新的 Office 365 功能會逐漸開放給 Office 365 訂閱者使用,因此您的 App 可能還沒有這些功能。若要了解如何更快速地取得新功能,請瀏覽加入 Office 測試人員計畫

  • 本主題會使用「SR 鍵」來代表您搭配使用之螢幕助讀程式的螢幕助讀程式輔助按鍵。若要深入了解螢幕助讀程式,請移至如何在 Microsoft Office 使用螢幕助讀程式

本主題內容

準備要匯入或連結的 Excel 工作表

在將 Excel 工作表中的資料匯入 Access之前,請花點兒時間來審閱工作表,並決定您要如何從該作業中匯入資料。

  • 決定您要連結或匯入整個工作表,還是只連結到部分工作表。 如果您只想要將工作表的一部分 Access,您可以定義一個已命名的範圍,只包含您想要引入的儲存格。 如需相關指示,請移至使用螢幕閱讀程式在 Excel 中命名儲存格或資料範圍

  • 請確定 Excel 工作表是一般檔案格式,讓嚮導能輕鬆處理其中的資料。 例如,修正可能的錯誤值、移除不必要的空白欄和列,並檢查每個資料行在每一列中是否都包含相同的資料類型。 如需如何準備匯入或連結的詳細資訊,請參閱在匯入或連結至 Excel 活頁簿中的資料時,準備工作表、準備 Excel 資料,以及疑難排解遺失或不正確的值區段。

準備要匯入的目的地 Access 資料庫

在您匯入 Excel 工作表中的資料之前,請花點兒時間檢查目的地 Access 資料庫是否已準備好進行匯入,並決定您要儲存匯入資料的方式。

  • 請確定您的目的地 Access 資料庫不是唯讀的,而且您有許可權變更資料庫。

  • 決定要將資料儲存在新的或現有的資料表中:

    • 如果您選擇將資料儲存在新的資料表中, Access 會建立資料表,並將匯入的資料新增到此資料表中。 如果有指定名稱的資料表已經存在, Access 會使用匯入的資料覆寫資料表的內容。

    • 如果您選擇將資料新增至現有的資料表, Excel 工作表中的列會附加至指定資料表。

  • 如果您決定將 Excel 資料附加到現有的 Access 資料表,請確認 Excel 中的來源資料中的結構和欄位設定符合 Access中目的資料表中的結構和欄位設定。 若要在檢查的 [設計檢視] 中開啟 [ Access ] 資料表,請按 Alt + H,W,D。請對照 [準備目的地資料庫] 區段中的檢查清單、步驟2、匯入或連結至 Excel 活頁簿中的資料檢查資料表。

匯入資料

當您匯入資料時, Access 會在新的或現有的資料表中建立資料複本,而不會變更來源 Excel 工作表。

附註: 您可能需要同事來協助您在步驟9中選取您要編輯的欄位。

  1. 如果 [來源] Excel 活頁簿為開啟狀態,請將它關閉。

  2. 開啟將儲存匯入資料的目的 Access 資料庫。

    提示: 如果您想要建立新的空白資料庫,請按 Alt + F,N,L。

  3. 若要開啟 [取得外部資料-Excel 試算表] 對話方塊,請根據您所使用的 Access 版本,執行下列其中一項操作:

    • 在 Office 365 訂閱版本或 Access 2019 中,按 Alt + X,N,1,接著 F,然後按 X。

    • 在 Access 2016 或Access 2013中,按 Alt + X,移至 [外部資料] 索引標籤。 按 Tab 鍵,直到您到達 [匯入 & 連結] 群組為止,按向右鍵,直到您聽到「Excel」為止,然後按 enter 鍵。

    [取得外部資料-Excel 試算表] 對話方塊隨即開啟。

  4. 在 [取得外部資料-Excel 試算表] 對話方塊中,執行下列其中一項,以指定包含您要匯入之資料的 Excel 檔案:

    • 要將焦點移至 [檔案名] 文字欄位,請按 F,然後貼上或輸入 Excel 檔案的路徑。

    • 若要流覽檔案,請按 R。[開啟檔案] 對話方塊隨即開啟。 流覽至您想要的檔案,然後在檔案中按下 Enter 鍵加以選取。

  5. 若要指定您要儲存匯入資料的方式,請執行下列其中一項操作:

    • 如果您想要將資料儲存在新的資料表中,請按 I,移至並選取 [將來源資料匯入至目前資料庫的新資料表] 選項。 稍後系統將提示您替此資料表命名。

    • 如果您想要將資料附加到現有的資料表,請按 A 移至,然後選取 [將記錄複本附加至表格] 選項。 若要選取表格,請按一次 Tab 鍵。 焦點會移至 [資料表] 清單。 按 Alt + 向下鍵以展開清單,按向上鍵或向下鍵,直到您聽見想要的表格為止,然後按 Enter 鍵加以選取。 如果資料庫不含資料表,則無法使用這個選項。

  6. 按 Tab 鍵,直到您到達 [確定]按鈕為止,然後按 enter。 [匯入試算表] 嚮導隨即啟動。

    提示: 如果您的螢幕閱讀器沒有自動朗讀嚮導視窗,請按 SR 鍵 + W。

  7. 如果 [來源] Excel 活頁簿只有一個工作表,而沒有範圍,您可以繼續進行下一個步驟。 如果活頁簿包含多個工作表或命名範圍,請執行下列其中一項動作來選取要匯入的工作表或範圍:

    • 若要選取工作表,請按 Alt + W,按一次 Tab 鍵,然後按向下鍵,直到您聽見想要的工作表為止,然後按 Enter 來選取它。

    • 若要選取命名的範圍,請按 Alt + R,按一次 Tab 鍵,然後按向下鍵,直到您聽見想要的範圍為止,然後按 Enter 加以選取。

    [下一步] 嚮導視窗隨即開啟。

  8. 如果來源工作表或範圍的第一列包含功能變數名稱,請按 I,移至並選取 [第一列包含欄標題] 選項。 按 Enter 鍵,將焦點移至下一個嚮導視窗。

    如果您要將資料附加到現有的資料表,您可以繼續進行步驟11。

  9. 在 [新增] 嚮導視窗中,您可以視需要指定您要匯入的每個欄位的相關資訊。 選取工作表或範圍中的第一個欄位。 您可以執行下列動作:

    • 若要變更目前欄位的名稱,請按 Alt + M,然後輸入新的名稱。

    • 若要變更欄位的資料類型,請按 Alt + T。 焦點會移至 [資料類型] 清單。 若要展開清單,請按 Alt + 向下鍵。 按向下鍵,直到您聽見想要的值,然後按 Tab 鍵一次。

    • 若要變更欄位是否已編制索引,請按 Alt + I。 您會聽見目前的值。 若要展開清單,請按 Alt + 向下鍵。 按向下鍵,直到您聽見想要的值,然後按 Tab 鍵一次。

    • 如果您不想要匯入目前欄位,請按 Alt + S 移至,然後選取 [不匯入欄位] 選項。

    若要選取另一個欄位,請按 F6,直到您聽見「窗格」,然後要求同事協助您選取所要的欄位。 如上述所述修改欄位。 完成後,按 Enter 移到下一個嚮導視窗。

  10. 加入新資料表的主鍵。 主鍵會識別資料表中的記錄,讓您可以更快速地檢索資料。 執行下列其中一個動作:

    • 若要讓 Access 新增主鍵,請按 A。

    • 若要選擇您自己的主鍵,請按 C。若要定義要使用的金鑰,請按一次 Tab 鍵。 焦點會移至 [鍵] 清單。 若要展開清單,請按 Alt + 向下鍵。 按向上鍵或向下鍵,直到您聽見想要的按鍵為止。

    • 如果您不想使用主鍵,請按 O 鍵。

    若要移動最後一個嚮導視窗,請按 Enter。

  11. 最終的嚮導視窗隨即開啟。 焦點會在 [匯入至資料表] 方塊中,您會聽到目的資料表的目前名稱。 如果您想要變更表格名稱,請輸入新名稱,然後按 Enter 以完成匯入。

    附註: 如果您聽到資料表已經存在的警示,而您想要使用匯入的資料覆寫現有的資料表,請按 Y。如果您想要重新命名表格,請按 N。按 Alt + I,將焦點移回 [匯入至表格] 方塊,輸入另一個資料表名稱,然後按 enter。

  12. 如果匯入完全或部分成功, Access 會顯示 [匯入狀態]。 Access 也會提示您儲存匯入步驟,而不需 [匯入嚮導] 就能快速重複這些步驟。 若要選取此選項,請按 Alt + V。 若要命名匯入步驟,請按 Alt + A,然後輸入匯入作業的名稱。 若要儲存匯入步驟,請按 Alt + S。

    如果匯入失敗,您會聽到「嘗試匯入檔案時發生錯誤」,後面接著檔案名。 按 Enter 以結束通知訊息。

在 Excel 中建立資料連結

使用 [連結試算表嚮導]建立 Access 資料庫的連結至 Excel中的資料,因此您可以在 Access 中使用 [查詢及報告工具],而不必在資料庫中維護 Excel 資料的複本。

當您連結至 Excel 的工作表或命名的範圍時, Access 會建立連結至來源儲存格的新資料表。 您對來源儲存格所做的任何變更, Excel 會出現在 Access的連結表格中。 不過,您無法在 Access中編輯對應資料表的內容。 如果您想要新增、編輯或刪除資料,您必須在源 Excel 檔案中進行變更。

資料庫可以包含多個連結資料表。

啟動連結試算表嚮導

在 Access中,有兩種方法可以選取您要連結的 Excel 活頁簿,並啟動 [連結試算表] 嚮導。 您可以在 Access 中開啟 Excel 活頁簿,或使用 [取得外部資料-Excel 試算表] 對話方塊。

在 Access 中開啟 Excel 活頁簿

  1. 開啟您要在其中建立連結的 Access 資料庫。

  2. 按 Alt + F,O 以移至 [開啟功能表]。

  3. 若要流覽活頁簿,請按 O。[開啟視窗] 對話方塊隨即開啟。

  4. 若要變更檔案類型,請按 Tab 鍵,直到您聽見「[檔案類型]、[Microsoft Access]」為止,然後按 Alt + 向下鍵。 按向上鍵,直到您聽見「[所有檔案]」為止,然後按 Enter。

  5. 流覽至您想要的活頁簿,然後按 Enter 以選取該活頁簿,並啟動 [連結試算表嚮導]

使用 [取得外部資料-Excel 試算表] 對話方塊

  1. 開啟您要在其中建立連結的 Access 資料庫。

    提示: 如果您不想連結至現有的資料庫,請按 Alt + F,N,L,以建立新的空白資料庫。

  2. 若要開啟 [取得外部資料-Excel 試算表] 對話方塊,請根據您所使用的 Access 版本,執行下列其中一項操作:

    • 在 Office 365 訂閱版本或 Access 2019 中,按 Alt + X,N,1,1,然後按 X。

    • 在 Access 2016 或 Access 2013中,按 Alt + X,移至 [外部資料] 索引標籤。 按 Tab 鍵,直到您到達 [匯入 & 連結] 群組為止,按向右鍵,直到您聽到「Excel」為止,然後按 enter 鍵。

    [取得外部資料-Excel 試算表] 對話方塊隨即開啟。

  3. 在 [取得外部資料-Excel 試算表] 對話方塊中,執行下列其中一項,以指定您要建立連結的 Excel 檔案:

    • 要將焦點移至 [檔案名] 文字欄位,請按 F,然後貼上或輸入 Excel 檔案的路徑。

    • 若要流覽檔案,請按 R。[開啟檔案] 對話方塊隨即開啟。 流覽至您想要的檔案,然後在檔案中按下 Enter 鍵加以選取。

  4. 按 Alt + L,移至並選取 [以建立連結的資料表] 選項連結至資料來源,然後按 enter。 [連結試算表嚮導]隨即啟動。

使用 [連結試算表嚮導] 建立 Excel 資料的連結

[連結試算表] 嚮導視窗會引導您完成連結程式。 只要選取您需要的選項,並將 Excel 資料連結至您的資料庫。

提示: 如果您的螢幕閱讀器沒有自動朗讀嚮導視窗,請按 SR 鍵 + W。

  1. 如果 [來源] Excel 活頁簿只有一個工作表,而沒有範圍,您可以繼續進行下一個步驟。 如果活頁簿包含多個工作表或命名範圍,請執行下列其中一項動作來選取工作表或範圍:

    • 若要選取工作表,請按 Alt + W,按一次 Tab 鍵,然後按向下鍵,直到您聽見想要的工作表為止,然後按 Enter 來選取它。

    • 若要選取範圍,請按 Alt + R,再按一次 Tab 鍵,然後按向下鍵,直到您聽見想要的範圍為止,然後按 Enter 加以選取。

    [下一步] 嚮導視窗隨即開啟。

  2. 如果來源工作表或範圍的第一列包含功能變數名稱,請按 I,移至並選取 [第一列包含欄標題] 選項。 按 Enter 鍵,將焦點移至下一個嚮導視窗。

  3. 最終的嚮導視窗隨即開啟。 焦點會在 [連結資料表名稱] 方塊中,您會聽到連結資料表的目前名稱。 如果您想要變更表格名稱,請輸入新的資料表名稱,然後按 Enter 以完成匯入。

    附註: 如果您聽到資料表已經存在的警示,而您想要使用匯入的資料覆寫現有的資料表,請按 Y。如果您想要重新命名目的資料表,請按 N。按 Alt + I,將焦點移回 [匯入至表格] 方塊,輸入另一個資料表名稱,然後按 enter。

  4. 如果連結成功,您會聽到「完成連結資料表至檔案」,後面接著 Excel 的檔案名。 按 Enter 結束通知。 流覽至連結的資料表,並查看其內容。 如需疑難排解資訊,請移至疑難排解 #Num!與連結資料表中其他不正確的值 在匯入或連結至 Excel 活頁簿中的資料。

    如果連結失敗,請針對 [準備目的地資料庫] 區段中的檢查清單,再檢查 Excel 的來源檔案,以匯入或連結至 Excel 活頁簿中的資料。

另請參閱

使用螢幕助讀程式在 Access 桌面資料庫中建立資料表

使用螢幕助讀程式在 Access 桌面資料庫建立查詢

使用螢幕閱讀程式在 Access 桌面資料庫中建立表單

使用螢幕閱讀程式將 Access 資料表匯出到文字檔

Access 的鍵盤快速鍵

使用螢幕閱讀程式探索和流覽 Access

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