使用螢幕助讀程式在 Word 中共同撰寫文件

大聲朗讀含有螢幕助讀程式內容標籤的符號。本主題是關於如何在 Office 中使用螢幕助讀程式

本文為 Office 協助工具內容集的一部分,適用於搭配螢幕助讀程式使用 Office 產品的使用者。如需更多一般說明,請參閱 Office 支援首頁

在 Word 2016 中使用鍵盤和朗讀程式 (Windows 內建的螢幕助讀程式) 於線上共同處理文件。您能夠使用一般和即時共同撰寫功能,後者可讓您立即看到其他所有人所進行的變更。

附註: 

  • Office 365 的新功能是逐步開放給 Office 365 訂閱者使用,因此您的 App 可能還沒有這些功能。若要了解如何更快速地取得新功能,請瀏覽何時能取得 Office 365 中 Office 2016 的最新功能?

  • 若想了解鍵盤快速鍵,請參閱 Windows 版 Microsoft Word 的鍵盤快速鍵

  • 本主題假設您使用 Windows 內建的螢幕助讀程式「朗讀程式」。若要深入了解如何使用朗讀程式,請移至開始使用朗讀程式

  • 本主題也包含 JAWS 功能的附註。若要深入了解 Windows 版 JAWS,請移至 Windows 版 JAWS 快速入門手冊

  • 本主題假設您會以 PC 搭配使用此 App。部分瀏覽方法和手勢在 Windows 手機或平板電腦上可能有所不同。

  • 本主題假設您已登入您的 Microsoft 帳戶,因此能使用 OneDrive。

本主題內容

線上儲存文件

在您能與其他人在 Word 2016 中共同撰寫文件前,您必須將文件儲存到 OneDrive 或 SharePoint Online。

將文件儲存到 OneDrive

  1. 在 Word 2016 中建立您想要共用的文件之後,請按 Alt+F 以開啟 [檔案] 功能表。您會聽到:「已選取、[資訊] 索引標籤項目」。在 JAWS 中,您會聽到:「Backstage 檢視、檔案、[資訊] 索引標籤」。

  2. 請按 H 以開啟 [共用] 功能表。您會聽到:「已選取、[共用] 索引標籤項目」。在 JAWS 中,您會聽到:「[共用] 索引標籤」。

  3. 請按 C 以將文件儲存到雲端。您會聽到:「已選取、[另存新檔] 索引標籤項目」。在 JAWS 中,您會聽到:「[另存新檔] 索引標籤」。

  4. 請按 K 以將文件儲存至 OneDrive。您會聽到:「已選取、OneDrive - [個人] 索引標籤項目」。在 JAWS 中,您會聽到:「OneDrive - [個人] 索引標籤」。您的 OneDrive 帳戶名稱可能會有所不同。

    • 如果您尚未將文件儲存於本機,或是想要變更它的檔案名稱,請按 Tab 直到您聽到「在此輸入檔案名稱」或是目前的檔案名稱為止。輸入您想要的名稱,然後按 Tab 直到您聽到「[儲存] 按鈕」。請按空格鍵以將文件儲存至 OneDrive。

    • 如果您已經儲存文件,並想在 OneDrive 中使用同樣的檔案名稱,請直接按 Tab 直到您聽到「[儲存] 按鈕」,然後按空格鍵以將文件儲存至 OneDrive。

將文件儲存至 SharePoint

  1. 在 Word 2016 中建立您想要共用的文件之後,請按 Alt+F 以開啟 [檔案] 功能表。您會聽到:「已選取、[資訊] 索引標籤項目」。在 JAWS 中,您會聽到:「Backstage 檢視、檔案、[資訊] 索引標籤」。

  2. 請按 H 以開啟 [共用] 功能表。您會聽到:「已選取、[共用] 索引標籤項目」。在 JAWS 中,您會聽到:「[共用] 索引標籤」。

  3. 請按 C 以將文件儲存到雲端。您會聽到:「已選取、[另存新檔] 索引標籤項目」。在 JAWS 中,您會聽到:「[另存新檔] 索引標籤」。

  4. 請按 S 以將文件儲存至 SharePoint 網站。您會聽到:「網站」,後面接著該網站的名稱。

  5. 按 Tab,然後按 Enter 以開啟 [儲存] 對話方塊。螢幕助讀程式會唸出目前的檔案名稱,或檔案名稱的前面幾個字 (如果檔案尚未儲存的話)。

    • 如果您尚未將文件儲存於本機,或是想要變更它的檔案名稱,請輸入想要的名稱,並按 Tab 直到您聽到「所有位置、[分割] 按鈕」,然後按向右鍵直到聽到您 SharePoint 網站的網址為止。按向下鍵,直到您聽到想要的文件庫或是工作區名稱為止,然後按 Enter 以儲存文件。

    • 如果您已經儲存文件,並想在 SharePoint 中使用同樣的檔案名稱,請按 Tab 直到您聽到「所有位置、[分割] 按鈕」,然後按向右鍵直到聽到您 SharePoint 網站的網址為止。按向下鍵,直到您聽到想要的文件庫或是工作區名稱為止,然後按 Enter 以儲存文件。

新增線上儲存位置

在您開始使用 Word 2016 時便能使用 OneDrive,但您可能需要手動新增 SharePoint 網站,才能儲存在該位置。

  1. 在 Word 2016 中,按 Alt+F 以開啟 [檔案] 功能表。您會聽到:「已選取、[資訊] 索引標籤項目」。在 JAWS 中,您會聽到:「Backstage 檢視、檔案、[資訊] 索引標籤」。

  2. 請按 A 以開啟 [另存新檔] 功能表。您會聽到:「已選取、[另存新檔] 索引標籤項目」。在 JAWS 中,您會聽到:「[另存新檔] 索引標籤」。

  3. 請按 A 以新增儲存位置。您會聽到:「已選取、[新增位置] 索引標籤項目」。在 JAWS 中,您會聽到:「[新增位置] 索引標籤」。

  4. 按 1 以新增 SharePoint 網站。

  5. 出現提示時,輸入您使用於 SharePoint 網站的電子郵件地址,然後按 Enter。

  6. 出現提示時,請輸入您的密碼,然後按 Enter。

現在,這個網站便會在 Word_2016 的 [另存新檔] 對話方塊中。

與他人共用文件

將文件儲存於線上之後,請將它與您想要共同作業的對象共用。

  1. 請按 Alt+F 以開啟 [檔案] 功能表。您會聽到:「已選取、[資訊] 索引標籤項目」。在 JAWS 中,您會聽到:「Backstage 檢視、檔案、[資訊] 索引標籤」。

  2. 請按 H 以開啟 [共用] 功能表。您會聽到:「已選取、[共用] 索引標籤項目」。在 JAWS 中,您會聽到:「[共用] 索引標籤」。

  3. 請按 A 以和他人共用已儲存的文件。您會聽到文件名稱,後面接著「輸入電子郵件地址的名稱」或「行結尾」。在 JAWS 中,您會聽到:「[共用] 窗格、輸入電子郵件地址的名稱」。輸入您想要共用作業之人員的電子郵件地址。如果有多個人員,請以逗號分隔地址。

  4. 按 Tab 直到您聽到:「將權限授與此文件」。如果後面接著「可以編輯」,則表示該權限已改為共同撰寫。如果沒有,請按空格鍵,然後使用向上鍵或向下鍵在選項間移動,直到您聽到「可以編輯」,然後按 Enter。

  5. 如果您想要撰寫簡短的訊息給您的共同作者,請按 Tab 直到您聽到「包含訊息 (選用)」,然後輸入您的訊息。

  6. 按 Tab 直到您聽到「[共用] 按鈕」為止,然後按 Enter 以傳送該封共用電子郵件給您的共同作業者。

變更共用選項

您可以選擇是否永遠與您的共同作者共用您的變更,或是在每次開啟他人正在共用其變更的文件時接受詢問。

  1. 請按 Alt+F 以開啟 [檔案] 功能表。您會聽到:「已選取、[資訊] 索引標籤項目」。在 JAWS 中,您會聽到:「Backstage 檢視、檔案、[資訊] 索引標籤」。

  2. 按 T 以開啟 [選項] 功能表。您會聽到:「[Word 選項] 視窗、一般、10 之 1」。在 JAWS 中,您會聽到:「Word 選項」。在 JAWS 中,其焦點可能不會在 [一般] 索引標籤上。若要確定您位於正確的索引標籤,請按向上鍵或向下鍵在索引標籤間移動,直到您聽到「一般」為止。

  3. 按 Tab 直到您聽到「與其他人工作時,我想自動共用我的變更」,後面接著目前的設定。如果您想要變更該設定,請按空格鍵,然後使用向上鍵或向下鍵在選項間移動,直到您聽到「總是」或「詢問我」,然後依您的選擇按 Enter。

  4. 若要關閉 [選項] 功能表,請按 Tab 直到您聽到「[確定] 按鈕」為止,然後按 Enter。

這項設定會影響您共用的每一份文件,而不只是您正在使用的文件。

提示: 如果您選擇 [永遠不要],您將不會看到其他人的變更,他們也不會看到您的變更。

在共用文件中共同合作

Word 2016 提供您兩種共同撰寫的方式:一般共同撰寫與即時共同撰寫。兩者都能讓多個使用者在同一份文件上合作並共同作業。這兩者的主要差異在於:

  • 一般共同撰寫讓您與其他人能同時處理文件,而不會出現彼此無法編輯的情況。其他人正在處理的段落會被鎖定。當您儲存時,您可以看到自上次儲存後其他人所做的變更。

  • 即時共同撰寫則能讓兩個以上的人可以同時輸入,並能在每個人進行變更時自動看到變更的文字。如果您和使用只支援一般共同撰寫版本的某個人一起共同撰寫,您會在文件中看到他們,但您在他們儲存文件之後才會看到他們所變更的內容。

當您使用 Word 2016 處理共用文件時,您完全不需要改變習慣的工作方式。您的共同作者只要按一下您傳送的連結,就會在他們的 Word 版本或 Word Online 中開啟您的文件。如果他們同時也使用 Word Online 或 Word 2016,並已同意自動共用變更,就會隨時顯示目前的工作狀況,而且您可以使用螢幕助讀程式來朗讀修改過的文字,而不需要等到其他人儲存文件之後。

螢幕助讀程式朗讀項目

當您使用螢幕助讀程式在 Word 2016 中的文件上進行共同作業時,您會在特定事件發生時聽到下列朗讀出來的項目:

  • 若您聽到「未同步變更」,表示有一個作者正在編輯某個段落 (使用一般共同撰寫),但尚未儲存變更。該區域會被該共同作者鎖定。

  • 若您聽到「編輯鎖定變更」,表示有另一個作者鎖定了該區域 (通常是一個段落),而您無法編輯。

  • 若您聽到「外部變更」,表示有一個作者剛儲存了文件,而該共同作者新增了內容。在一般共同撰寫中,視力正常的使用者會看到該區域以綠色醒目提示。

  • 若您聽到「衝突變更」,表示有一個作者的段落與共同作者所做的變更衝突。視力正常的使用者會看到該區域以紅色醒目提示。

  • 若您聽到「作者」,表示有一個作者目前正位於該段落中 (使用即時共同撰寫)。這可協助共同作者避免因為編輯相同區域而產生衝突。

提示: 當您開始與其他人合作處理文件時,會出現一個對話方塊詢問您想要使用何種共同撰寫方式。請按 F6 以瀏覽至該對話方塊。

另請參閱

在 Word 中使用螢幕助讀程式新增、朗讀及刪除註解

在 Word 中使用螢幕助讀程式對齊文字和段落

Windows 版 Microsoft Word 的鍵盤快速鍵

使用螢幕助讀程式在 Word 中執行基本工作

設定裝置以在 Office 365 中搭配使用協助工具

了解如何使用易於存取的功能在 Word 進行瀏覽

您可以在 Mac 版 Word 中使用鍵盤和 Mac OS 內建的螢幕助讀程式 VoiceOver,於線上共同處理文件。

附註: 

本主題內容

線上儲存文件

在您能與其他人在 Mac 版 Word 中共同撰寫文件前,您必須將檔案儲存到 OneDrive 或 SharePoint Online。

將文件儲存到 OneDrive

  1. 在 Mac 版 Word 中建立您想要共用的文件之後,請按 Command+Shift+S。[另存新檔] 對話方塊隨即開啟。

    附註: 確定您已登入 OneDrive。

  2. 輸入文件名稱,然後按 Tab 直到您聽到:「線上位置按鈕」。

  3. 按 Control+Option+空格鍵。您會聽到文件的名稱。

  4. 按 Tab 直到您聽見:「位置、表格、<第一個線上儲存位置名稱>、已選取」。

  5. 按 Control+Option+向下鍵,直到您聽到「OneDrive、<OneDrive 帳戶名稱>」,然後按 Control+Option+空格鍵。

  6. 按 Tab 直到您聽到「[儲存預設值] 按鈕」,再按 Control+Option+空格鍵。接著焦點就會移回文件編輯視窗。

將文件儲存至 SharePoint

  1. 在 Mac 版 Word 中建立您想要共用的文件之後,請按 Command+Shift+S。[另存新檔] 對話方塊隨即開啟。

    附註: 請確定您已登入 SharePoint。

  2. 輸入文件名稱,然後按 Tab 直到您聽到:「線上位置按鈕」。

  3. 按 Control+Option+空格鍵。您會聽到文件的名稱。

  4. 按 Tab 直到您聽見:「位置、表格、<第一個線上儲存位置名稱>、已選取」。

  5. 按 Control+Option+向下鍵,直到您聽到「SharePoint Online、<SharePoint 帳戶名稱>」,然後按 Control+Option+空格鍵。

  6. 按 Tab 直到您聽到「[儲存預設值] 按鈕」,再按 Control+Option+空格鍵。接著焦點就會移回文件編輯視窗。

新增線上儲存位置

在您開始使用 Mac 版 Word 時便能使用 OneDrive,但您可能需要手動新增 SharePoint 網站,才能儲存在該位置。

  1. 按 Command+Shift+S。[另存新檔] 對話方塊隨即開啟。

  2. 按 Tab 直到您聽到「線上位置按鈕」,再按 Control+Option+空格鍵。

  3. 按 Tab 直到您聽見:「[新增位置] 按鈕」。按 Control+Option+空格鍵。

  4. 按 Tab 直到您聽到「[SharePoint] 按鈕」,再按 Control+Option+空格鍵。

  5. 輸入或貼上 SharePoint 資料夾的 URL,然後按 Tab 直到您聽到:「[下一步] 按鈕」。

  6. 按 Control+Option+空格鍵。出現提示時,輸入您使用於 SharePoint 網站的電子郵件地址,然後按空格鍵。

  7. 出現提示時,請輸入您的密碼,然後按空格鍵。

現在這個網站便會出現在 WordforMac 的 [另存新檔] 對話方塊中。

與他人共用文件

將文件儲存於線上之後,請將它與您想要共同作業的對象共用。

邀請其他人共同作業

您可以邀請其他人與您共同處理文件。直接從 Mac 版 Word 傳送內含文件連結的共同作業邀請電子郵件。

  1. 按 Control+Option+M。您會聽見:「功能表列 Apple」。

  2. 按 Tab 直到您聽到「檔案」,再按 Control+Option+空格鍵。

  3. 按 Control+Option+向下鍵,直到您聽到「共用」,然後按 Control+Option+空格鍵。

  4. 您會聽到「邀請人員省略符號」,然後按 Control+Option+空格鍵。

  5. 輸入共同作業對象的名稱或電子郵件地址。如果有多個人員,請以逗號分隔地址。

  6. 若您想要撰寫電子郵件給收件者,請按 Tab 直到您聽到「包含電子郵件」,然後輸入郵件內容。

  7. 按 Tab 直到您聽見:「可以編輯、已選取、核取方塊」。如果您不想讓共同作業者編輯文件,請按空格鍵。

  8. 按 Tab 直到您聽到「[共用] 按鈕」,然後按 Control+Option+空格鍵以傳送該封共用電子郵件給您的共同作業者。

共用您的文件連結

您可以複製您的文件連結,然後將它貼到另一個共用的檔案,例如 PowerPoint 簡報。

  1. 按 Control+Option+M。您會聽見:「功能表列 Apple」。

  2. 按 Tab 直到您聽到「檔案」,再按 Control+Option+空格鍵。

  3. 按向下鍵,直到您聽見「共用」,然後按 Control+Option+空格鍵。

  4. 按 Control+Option+向下鍵,直到您聽見「複製連結」,然後按 Control+Option+空格鍵。

  5. 貼上連結,例如,將連結貼到另一個共用的檔案。

在共用文件中共同合作

當您使用 Mac 版 Word 處理共用的文件時,您不需要變更任何有關工作方式的設定。您的共同作者只要點選您傳送的連結,您的文件就會在他們所使用版本的 Word 或 Word Online 中開啟。

若要重新整理文件,以套用其他作者的更新內容,請按 Command+S。

將文件簽出

如果您想要鎖定文件,讓系統僅允許您更新文件,只要將文件簽出即可。簽出檔案時,其他人就無法更新該檔案或查看您做出的變更,直到您儲存並簽入該文件。

  1. 開啟文件,然後按 Control+Option+M。您會聽見:「功能表列 Apple」。

  2. 按 Tab 直到您聽到「檔案」,再按 Control+Option+空格鍵。

  3. 按向下鍵,直到您聽見「簽出」,然後按 Control+Option+空格鍵。

  4. 編輯文件,完成後按 Control+Option+M。

  5. 按 Tab 直到您聽到「檔案」,再按 Control+Option+空格鍵。

  6. 按向下鍵,直到您聽見「簽入」,然後按 Control+Option+空格鍵。

  7. 您會聽見:「版本註解」。輸入有關您所做更新的簡短描述。完成時,請按 Tab 直到您聽到「簽入」,然後按 Control+Option+空格鍵。

封鎖其他作者

您可以防止其他作者變更文件的特定章節。

  1. 在文件中,選取您不希望其他人編輯的章節。

  2. 按 Control+Option+M。您會聽見:「功能表列 Apple」。

  3. 按 Tab 直到您聽到「工具」,再按 Control+Option+空格鍵。

  4. 按向下鍵,直到您聽見「封鎖作者」,然後按 Control+Option+空格鍵。

  5. 若要解除封鎖作者,請按 Control+Option+M。

  6. 按 Tab 直到您聽到「工具」,再按 Control+Option+空格鍵。

  7. 按向下鍵,直到您聽見「解除封鎖所有我封鎖的區域」,然後按 Control+Option+空格鍵。

另請參閱

在 Word 中使用螢幕助讀程式對齊文字和段落

Mac 版 Word 中的鍵盤快速鍵

使用螢幕助讀程式在 Word 中執行基本工作

設定裝置以在 Office 365 中搭配使用協助工具

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