使用螢幕助讀程式在 Outlook 2016 中排程會議

大聲朗讀含有螢幕助讀程式內容標籤的符號。本主題是關於如何在 Office 中使用螢幕助讀程式

本文為 Office 協助工具內容集的一部分,適用於搭配螢幕助讀程式使用 Office 產品的使用者。如需更多一般說明,請參閱 Office 支援首頁

在 Outlook 2016 中使用鍵盤和朗讀程式 (Windows 內建的螢幕助讀程式) 來排定與其他人的會議、查看所邀請人員的空閒時間、排定週期性會議、設定會議提醒,以及向邀請的人員要求回覆。

附註: 

  • Office 365 的新功能是逐步開放給 Office 365 訂閱者使用,因此您的 App 可能還沒有這些功能。若要了解如何更快速地取得新功能,請瀏覽何時能取得 Office 365 中 Office 2016 的最新功能?

  • 如需鍵盤快速鍵,請參閱 Outlook 的鍵盤快速鍵

  • 本主題假設您使用 Windows 內建的螢幕助讀程式「朗讀程式」。若要深入了解如何使用朗讀程式,請移至開始使用朗讀程式

  • 本主題假設您會以 PC 搭配使用此 App。部分瀏覽方法和手勢在 Windows 手機或平板電腦上可能有所不同。

  • 本主題也包含 JAWS 功能的附註。若要深入了解 Windows 版 JAWS,請移至 Windows 版 JAWS 快速入門手冊

本主題內容

排程會議並邀請他人加入

  1. 若要從 Outlook 2016 中的任何位置 (例如 [電子郵件]、[行事曆] 或 [工作]) 建立會議邀請,請按 Ctrl+Shift+Q。[會議] 視窗會隨即開啟,焦點會移至邀請中的 [收件者​​] 文字欄位,接著您會聽到:「收件者、正在編輯」。在 JAWS 中,您會聽到:「收件者、編輯」。

  2. 若要邀請他人加入會議,請輸入邀請對象的名稱與電子郵件地址 (如果您知道的話)。

    Outlook 會自動在您的通訊錄中搜尋符合的項目。若要瀏覽建議,請使用向下鍵。當您在移動時,會聽到名稱和地址。

    提示: 若要確認電子郵件地址,您可以使用 [檢查名稱] 對話方塊來搜尋。若要開啟 [檢查名稱] 對話方塊,請按 Alt+H 以移至 [會議] 索引標籤,接著按 Tab 鍵直到您聽到「檢查名稱按鈕」,然後按 Enter。焦點會移至搜尋結果的第一個名稱,而您會聽到名稱。使用向上鍵或向下鍵在清單中移動,然後按 Enter 來選取名稱和地址。

  3. 若要瀏覽建議的名稱,請使用向下鍵。若要選取名稱,請按 Enter。

  4. 按 Tab 鍵以移至 [主旨] 文字欄位。您會聽到:「主旨、正在編輯」。在 JAWS 中,您會聽到:「主旨、編輯」。接著,輸入會議的主旨。

  5. 再次按 Tab 鍵以移至 [地點] 文字欄位。您會聽到:「地點可編輯、編輯」。在 JAWS 中,您會聽到:「地點、編輯下拉式方塊」。接著,輸入地點。

    提示: 如果您使用的是 Microsoft Exchange 帳戶,則可以使用 [選取會議室:所有會議室] 對話方塊,以確認會議室是否可用並預約會議室。

    • 當焦點位於 [地點] 方塊時,若要移至 [會議室] 按鈕,請按 Tab 鍵。您會聽到「會議室…按鈕」。

    • 若要開啟 [選取會議室] 對話方塊,請按 Enter。焦點會移至 [搜尋] 方塊,而您會聽到「選取會議室、所有會議室、搜尋、正在編輯」。在 JAWS 中,您會聽到:「搜尋欄、編輯」。

    • 若要從清單中尋找可用的會議室,請按向下鍵以移至清單。您會聽到所選取會議室的名稱以及詳細資料,像是會議室是否可用及電話號碼。

    • 若要瀏覽會議室清單,請使用向下鍵和向上鍵。若要預約目前選取的會議室以供會議使用,請按 Enter。

    • 再次按 Enter,讓焦點回到邀請。您會聽到會議主旨,接著聽到「會議室…按鈕」。

  6. 若要指定會議的時間長度,請按 Tab 直到您聽到「開始日期、正在編輯」。在 JAWS 中,您會聽到:「開始日期、編輯」。根據預設值,此欄位會包含建立會議邀請時的星期和日期。

    提示: 儲存或傳送會議邀請之前,您可以檢查所邀請人員的空閒時間。如需詳細資訊,請參閱檢查所邀請人員的空閒時間

    視會議時間長度而定,請使用下列兩種方法的其中一種:

    • 如果會議會持續一整天,請輸入會議的日期,然後按 Tab 鍵直到您聽到「未選取、全天活動核取方塊」。在 JAWS 中,您會聽到:「全天活動核取方塊、未選取」。若要選取該核取方塊,請按空格鍵。您會聽到:「已選取」。

    • 如果會議的時間長度不足一天,請輸入會議的日期,然後按 Enter。您會聽到:「開始時間」。輸入會議的開始時間,然後按 Enter。

      焦點會移至 [結束時間] 文字方塊,而您會聽到「結束時間」。

  7. 若要設定會議的結束時間,請輸入結束時間,然後按 Enter。

  8. 若要傳送會議邀請,請按 Alt+S。焦點會移至目前使用中的視窗。

檢查所邀請人員的空閒時間

在會議邀請中輸入名稱後,您可以查看受邀者的空閒時間。

  1. 在 [會議] 視窗中,按 Alt+H,然後按 U 以開啟 [排程助理員]。您會聽到:「所有出席者清單方塊」。在 JAWS 中,您會聽到:「清單方塊、所有出席者」。

  2. 按 Tab 鍵直到您聽到「選項按鈕」,然後按 Enter 以開啟 [選項] 下拉式功能表。您會聽到:「功能表」。按向下鍵以瀏覽項目,直到您聽到:「自動選取、已摺疊、功能表項目」。在 JAWS 中,您會聽到:「自動選取子功能表」。接著,按 Enter 以開啟子功能表。

  3. 使用向下鍵以瀏覽子功能表。當您移動時會聽到選項,例如「所有人員及資源」或「所有的人員和一個資源」。若要選取某個選項,當您聽到想要的選項時,請按 Enter。

  4. [自動選取] 會選取符合您所選取選項的下一個可用時間。使用朗讀程式時,您會聽到建議的日期和時間,以及每個出席者的名稱與空閒狀態,例如「陳梅玲、空閒」。使用 JAWS 時,若要聽到每個出席者的空閒狀態,請瀏覽出席者清單方塊。

  5. 選擇其中一個選項:

    • 若要接受時間並傳送會議邀請,請按 Alt+S。

    • 若要接受時間並返回邀請表單,請按 Alt+H、再按 P、P。若要編輯邀請,請使用 Tab 鍵在邀請欄位之間移動。

    • 若要返回 [自動選取] 以尋找不同的選項,請重複上述步驟。請注意,在大部分的情況下,焦點仍然會停留在 [選項] 按鈕上,而您可以按下 Enter。否則,請按 Tab 鍵直到您聽到:「選項按鈕」。

排定週期性會議

  1. 在 [會議] 邀請視窗中,按 Alt+H,然後按 E 以開啟 [週期性約會] 對話方塊。在朗讀程式中,您會聽到:「週期性約會。開始、正在編輯」。在 JAWS 中,您會聽到:「週期性約會。開始欄」。您也會聽見會議的開始時間。

  2. 若要將焦點移至 [週期模式] 群組方塊,請在 [週期性約會] 對話方塊中,按 Tab 鍵直到您聽到目前選取的模式 (「每天」、「每週」、「每月」或「每年」)。

  3. 若要在週期模式之間移動並選取,請使用方向鍵。您可以選取下列其中一個選項:

    • 天選項

      若要選取 [每天] 選項,請按 Alt+D。在朗讀程式中,您會聽到:「每天」。在 JAWS 中,您會聽到:「週期模式、每天」。

      • 每個工作日

        按 Tab 鍵,若要將焦點移至 [每個工作日] 選項並選取它,請按 Alt+K。您會聽到:「每個工作日」。

      • 每隔幾天

        若要將焦點移至 [每] 按鈕,請按 Alt+V。您會聽到「每」。若要將焦點移至天數文字欄位,請按 Tab 鍵。您會聽到:「每、可編輯的文字」。輸入天數 (例如,若要將會議指定為每隔兩天重複,請輸入 2),然後按 Enter。

    • 週選項

      • 每週

        若要選取 [每週] 選項,請按 Alt+W。在朗讀程式中,您會聽到:「每週」。在 JAWS 中,您會聽到:「週期模式、每週」。

      • 每隔幾週

        選取 [每週] 選項。若要將焦點移至 [重複於每] 文字欄位,請按 Tab 鍵。您會聽到:「重複於每、可編輯的文字、週」。輸入週數 (例如,若要將會議指定為每隔三週重複,請輸入 3)。

    • 月選項

      • 每月

        若要選取 [每月] 選項,請按 Alt+M。在朗讀程式中,您會聽到:「每月」。在 JAWS 中,您會聽到:「週期模式、每月」。

      • 每隔幾個月

        選取 [每月] 選項。若要設定會議週期,請按 Tab 鍵三次。您會聽到:「天、可編輯的文字,每隔、可編輯的文字、月」。輸入月數 (例如,若要將會議指定為每隔三個月重複,請輸入 3)。

    • 每年

      若要選取 [每年] 選項,請按 Alt+Y。在朗讀程式中,您會聽到:「每年」。在 JAWS 中,您會聽到:「週期模式、每年」。

    選取週期選項之後,若要關閉 [週期性約會] 對話方塊,請按 Tab 鍵直到您聽到「確定按鈕」,然後按 Enter。

另請參閱

使用螢幕助讀程式在 Outlook 2016 中讀取及回覆會議邀請

Outlook 的鍵盤快速鍵

在 Outlook 中瀏覽郵件的鍵盤快速鍵

在 Outlook 的行事曆中使用螢幕助讀程式執行基本工作

設定裝置以在 Office 365 中搭配使用協助工具

了解如何使用易於存取的功能在 Outlook 進行瀏覽

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