使用螢幕助讀程式在 Access 桌面資料庫建立查詢

您可以使用螢幕助讀程式和鍵盤在 Access 中建立查詢查詢讓您更容易檢視、新增、刪除或變更 Access 桌面資料庫中的資料。當您想要快速找到特定資料、計算或摘要資料,或像是週期性檢閱最新資料的自動化資料管理工作,查詢也很有用。

附註: 本主題假設 JAWS 使用者已經關閉「虛擬功能區功能表」功能。

本主題內容

查詢類型

在設計完善的資料庫中,您想要透過表單或報表顯示的資料通常位於多個資料表中。查詢會從各個不同的資料表中提取資訊,並在組合後顯示在表單或報表中。有兩種主要的查詢類型︰選取查詢與巨集指令查詢。您建立的查詢類型取決於您想要執行的工作。

「選取查詢」是一種用於取得資料結果的要求,可在單一資料工作表檢視中顯示所需資料。使用選取查詢可以:

  • 只檢閱資料表中特定欄位的資料

  • 同時檢閱多個相關資料表中的資料

  • 根據特定準則檢閱資料

  • 計算結果

  • 合併不同資料表中的資料。

例如,如果產品資料表有多個欄位 (欄),您可以建立選取查詢,以取得只著重於所需欄位 (欄) 的整齊檢視。您也可以新增準則來篩選傳回的列數,例如只將所含產品成本超過 $10.00 的列傳回。

「巨集指令查詢」是在要求對資料執行巨集指令。使用巨集指令查詢來新增、變更或刪除資料庫中的資料。像是新增或刪除資料等的每項工作,都有特定的巨集指令查詢類型。

建立選取查詢

您可以使用查詢精靈或查詢設計工具,建立選取查詢。如果您想要執行簡單的查詢,請使用查詢精靈。如果您想要對查詢新增準則,請使用查詢設計工具。

使用查詢精靈

  1. 請按 Alt+C,Q+Z。[新增查詢] 視窗隨即開啟,其中已選取 [簡單查詢] 精靈。

    提示: 

    • 如果您想要建立查詢的資料表還尚未儲存,系統會提示您要先儲存才能開啟查詢精靈。

    • 您也可以使用查詢精靈來建立其他類型的查詢︰交叉資料表查詢、尋找重複資料查詢 (可在單一資料表中尋找欄位值重複的記錄),以及尋找不吻合資料查詢 (可尋找某資料表中沒有相關記錄在另一個資料表中的記錄 [列])。

  2. 按 Enter。[簡單查詢] 視窗隨即開啟,而焦點會放在 [可用的欄位] 清單方塊中。

  3. 若要移至 [資料表/查詢] 編輯下拉式方塊,請按 Alt+T 或 Shift+Tab。

  4. 若要開啟下拉式清單,請按 Alt+向下鍵。在下拉式清單中,使用向上鍵和向下鍵,選取您想要執行查詢的資料表。

  5. 若要移至 [可用的欄位] 清單方塊,請按 Tab 鍵。若要選取您要執行查詢的欄位,請使用向下鍵。

  6. 若要將欄位新增至查詢,請按 Alt+S。焦點會移到 [已選取的欄位] 清單方塊。

  7. 按 Tab 鍵。當您聽到「大於按鈕」時,按 Enter。如果您想要新增所有欄位,請按 Alt+S,按 Tab 鍵,直到您聽到「右雙箭號按鈕」為止,然後按 Enter。

    若要將更多資料表新增至查詢,請按 Alt+T。焦點會移到 [資料表/查詢] 編輯欄位。請視需要重複步驟 4-7。

  8. 當您將所有資料表和欄位輸入完成後,若要移至下一個精靈頁面,請按 Alt+N。

    提示: 根據您所輸入的資訊,下一個精靈頁面可能會有所不同。例如,系統可能會要求您選取查詢的詳細資料或摘要版本。請進行選擇,接著若要移至下一個精靈頁面,請按 Alt+N。

  9. 當您移到新的精靈頁面,接著您會聽到「您想要的查詢標題為何?」,此時請按 Shift+Tab。焦點會移至 [標題編輯] 欄位。輸入名稱。

  10. 檢視、修改,然後儲存查詢。

    • 若要儲存查詢,然後開啟查詢以檢視資訊,請按 Alt+O,Enter。若要關閉查詢,請按 F6。

    • 若要儲存查詢並結束精靈,而不檢視查詢結果,請按 Alt+F。當精靈關閉時,查詢會出現在新的索引標籤,而焦點會放在第一個儲存格。

    • 若要修改查詢的設計,請按 Alt+M,Enter。查詢隨即會在 [設計] 檢視中開啟。

使用查詢設計工具

  1. 請按 Alt+C,Q+D。[顯示資料表] 對話方塊隨即開啟,其中已選取 [資料表] 索引標籤,而且您會聽到「顯示資料表對話方塊」。

  2. 在 [顯示資料表] 方塊中,使用向下鍵,然後按 Alt+A,以選取資料表並將其新增至查詢。在設計格線上方的工作區中,貼上資料表。

  3. 若要關閉 [顯示資料表] 對話方塊,請按 Alt+C。

  4. 焦點會放在 [欄位列] 編輯方塊的設計格線中。您會聽到「設計、自動編號、類型和文字」(在朗讀程式中,您會聽到「存取、第 1 列、第 1 欄」)。若要將欄位新增至設計格線,請按 Alt+向下鍵。可用的欄位下拉式清單隨即開啟。

  5. 若要移至下拉式清單,請按 Ctrl+向上鍵 (在朗讀程式中,焦點會自動移至下拉式清單)。

  6. 若要從下拉式清單中選取欄位,請使用向下鍵,然後按 Enter。您所選取的欄位會出現在欄中。焦點會自動移至下一欄。

  7. 若要將另一個欄位新增至查詢,請重複步驟 4-6。

  8. 若要將準則新增至欄位︰

    1. 在您要新增準則之欄位的欄中,按向下鍵,直到您聽到「準則」為止 (在朗讀程式中,您會聽到「第 11 列、第 1 欄」)。

    2. 輸入所需準則。例如,在產品資料表的 [價格] 欄位中輸入 >=10,畫面上就會顯示大於或等於 $10.00 的產品清單。

  9. 若要查看查詢結果,請按 Alt,J+Q,然後按 G。

  10. 若要儲存查詢,請按 Ctrl+S。在 [另存新檔] 對話方塊中,輸入查詢的名稱,然後按 Enter。

附註: 若要同時檢閱多個相關資料表中的資料,您可以使用查詢設計工具。舉例來說,如果您的資料庫有客戶資料表與訂單資料表,而且每個資料表都有 [客戶識別碼] 欄位,在兩個資料表之間形成基本的一對多關聯性,您可以建立查詢,傳回特定縣市的客戶訂單。若要建立查詢,以同時檢閱多個資料表中的資料,請使用此處所列的程序,但重複步驟 2 到 8,以將其他資料表、欄位及準則新增至查詢。

建立參數查詢

如果您經常執行變動的特定查詢,請考慮使用參數查詢。當您執行參數查詢時,查詢會提示您輸入欄位值,然後使用您提供的值來建立查詢準則。

  1. 在瀏覽窗格中,選取參數查詢要做為依據的查詢。

  2. 按應用程式鍵 (通常位於鍵盤右下方的部分) 或 Shift+F10。捷徑功能表隨即開啟,您會聽到「開啟、O」。

  3. 請按 D。該查詢會在 [設計] 檢視開啟,而焦點會放在查詢設計格線中第一個欄位的第一列。

  4. 若要移至您想要修改的欄位,請使用向右鍵。

  5. 若要移至 [準則] 列,請按向下鍵,直到您聽到「準則」為止 (在朗讀程式中,您會聽到「第 11 列、第 1 欄」)。

  6. 在儲存格中,刪除任何現有的資訊,然後輸入參數字串。例如,如果您想要建立的參數查詢是可尋找紐約客戶的查詢,請刪除「紐約」,然後輸入 [哪個城市?]。您不能使用句號 (.) 或驚嘆號 (!) 來做為參數提示中的文字。

    [哪些城市?] 字串就是您的參數提示。括號表示您設定要讓查詢要求輸入的資訊,而當中的文字 (在此例中為「哪些城市?」) 即為參數提示顯示的問題。

  7. 若要執行查詢,請按 Alt,J+Q,然後按 G。[輸入參數值] 視窗隨即開啟,而焦點會放在編輯欄位中。輸入一個值,例如「紐約」。

  8. 按 Tab 鍵移至 [確定] 按鈕,然後按 Enter。在此範例中,會出現紐約客戶的訂單。

指定參數的資料型別

您也可以指定參數應該接受哪些類型的資料。您可以設定任何參數的資料類型,但務必要設定數值、貨幣或日期/時間資料的資料類型。當您指定參數應該接受的資料類型時,如果使用者輸入錯誤的資料類型 (例如應為貨幣卻輸入文字),就會看到更有用的錯誤訊息。

附註: 如果將參數設定為接受文字資料,則任何輸入項目都會解譯成文字,且不會顯示任何錯誤訊息。

要指定查詢參數的資料類型:

  1. 開啟參數查詢。若要切換到 [設計] 檢視,請按 Alt+H,W,然後按 D。設計格線隨即開啟。

  2. 請按 Alt,J+Q,然後按 S+P。[查詢參數] 對話方塊隨即開啟,而焦點會放在 [參數] 欄。

  3. 為您想要指定資料類型的每個參數輸入提示。確認每個參數都和您在查詢設計格線的 [準則] 列中使用的提示相符。例如,如果您輸入的是 [哪個城市?],您要在 [查詢參數] 對話方塊中,輸入相同的提示。

  4. 若要移至 [資料類型] 欄,請按 Tab 鍵。

  5. 若要開啟下拉式清單,請按 Alt+向下鍵。

  6. 若要選取參數的資料類型,請使用向下鍵。

  7. 若要儲存並結束對話方塊,請按 Enter。

如需詳細資訊,請參閱使用參數在執行查詢時要求輸入

建立交叉資料表查詢

當您想要重建摘要資料,使其更容易閱讀及理解,請使用交叉資料表查詢。交叉資料表查詢會計算加總、平均或其他彙總函數,然後藉由兩組的值來將結果分組,一組在資料工作表旁邊,而另一組在最上方。您可以使用查詢精靈,迅速建立交叉資料表查詢。

交叉資料表查詢精靈可讓您選擇單一資料表或查詢,做為交叉資料表查詢的記錄來源。如果您想要包含在交叉資料表查詢中的資料,並非全部都在單一資料表中,請先建立選取查詢,將您所要的資料傳回。

  1. 請按 Alt+C,Q+Z。[新增查詢] 對話方塊隨即開啟,其中已選取 [簡單查詢] 精靈。

    提示: 如果您想要建立查詢的資料表還尚未儲存,系統會提示您要先儲存才能開啟查詢精靈。

  2. 按向下鍵。您會聽到「交叉資料表查詢精靈」。

  3. 請按 Enter 或 Alt+N。[交叉資料表查詢精靈] 隨即開啟,其中已選取 [資料表] 選項按鈕,而焦點會放在 [資料表] 清單方塊中。

  4. 選取您要用來建立交叉資料表查詢的物件︰

    • 若要選取資料表,請使用向下鍵。

    • 若要選取查詢,請按 Alt+Q。當您聽到「已選取 [查詢] 選項按鈕」時,請按 Shift+Tab,以移至清單方塊,接著再使用向下鍵來選取查詢。

    • 若要選取資料表和查詢兩者,請按 Alt+O。當您聽到「已選取兩者選項按鈕」時,請按 Shift+Tab,以移至清單方塊,接著再使用向下鍵來選取您想要的資料表與查詢。

  5. 若要移至下一頁,請按 Enter 或 Alt+N。

  6. 下一頁隨即開啟,而焦點會放在 [可用的欄位] 清單方塊中。若要選取內含要用來做為列標題之值的欄位,請按向下鍵。

  7. 若要新增選取的欄位,請按 Tab 鍵,然後按 Enter。針對您想要新增的每一個欄位,重複此步驟。

    提示: 

    • 您最多可以選取三個欄位做為列名來源,但使用的列名越少,交叉資料表查詢的資料工作表就越容易閱讀。

    • 如果選擇多個欄位做為列名來源,您選擇欄位的順序會決定用來排序結果的預設順序。

  8. 若要移至下一個精靈頁面,請按 Enter 或 Alt+N

  9. 在下一頁中,若要選取內含要用來做為欄標題之值的欄位,請按向下鍵。

    提示: 一般來說,應該選擇包含很少值的欄位,這樣結果才會容易閱讀。例如,寧可使用只包含幾種可能值 (例如性別) 的欄位,而不要使用可能包含很多不同值 (例如年齡) 的欄位。

  10. 如果您選擇要用於欄標題的欄位,其資料類型為 [日期/時間],精靈會增加一個步驟,讓您依時間間隔將日期分組。您可以指定 [年]、[季]、[月]、[日] 或 [日期/時間]。如果您未選擇將 [日期/時間] 欄位當成欄標題,精靈會跳過此頁面。

  11. 若要移至下一頁,請按 Enter 或 Alt+N。當頁面開啟時,已選取 [欄位] 清單方塊中的第一個欄位,而焦點會放在 [函數] 清單方塊。

  12. 若要移至 [欄位] 清單方塊以選取不同的欄位,請按 Shift+Tab。您會聽到「欄位、冒號、清單方塊」,然後是第一個欄位的名稱 (在朗讀程式中,您會聽到「欄位、已選取」)。

  13. 若要選取欄位,請使用向下鍵。

  14. 若要移至 [函數] 清單方塊,請按按 Tab 鍵。您會聽到「函數、冒號、清單方塊」,然後是第一個函數的名稱 (在朗讀程式中,您會聽到「函數、已選取」)。

  15. 若要選取要用來計算摘要值的函數,請使用向下鍵。所選取欄位的資料類型會決定可使用哪個函數。

  16. 當您完成選取範圍時,請按 Tab 鍵移至 [是,加上列合計] 核取方塊,然後選取或清除該方塊。

    如果納入列合計,交叉資料表查詢就會有一個額外的列名,該列名使用相同的欄位與函數做為欄位值。納入列合計會額外插入一欄,這一欄會彙總剩餘的欄。例如,假設交叉資料表查詢會根據位置和性別來計算平均年齡 (使用性別欄名),額外這一欄就會根據位置計算所有性別的平均年齡。

    提示: 您可以在 [設計檢視] 中編輯交叉資料表查詢,以變更用來產生列合計的函數。

  17. 若要移至下一個精靈頁面,請按 Enter 或 Alt+N。

  18. 在下一頁中,若要命名您的查詢,請按 Shift+Tab,然後輸入一個名稱。預設名稱會包含後置詞 “_crosstab”。

  19. 檢視、修改,然後儲存查詢。

    • 若要檢視交叉資料表查詢,請按 Enter。

    • 若要修改查詢設計,請按 Alt+M,Enter。

    • 若要儲存查詢並結束精靈,請按 Alt+F。

建立刪除查詢

當您想要同時從資料表或兩個相關的資料表移除整份記錄 (列) 時,請使用刪除查詢。刪除查詢非常有用,因為可讓您指定準則,快速找出並刪除資料。此外,您可以重複使用儲存的查詢,因此也可以節省您的時間。

附註: 

  • 在您刪除任何資料,或執行刪除查詢之前,請確認您已備份 Access 桌面資料庫。刪除查詢可讓您在執行刪除之前,得以檢閱即將刪除的列。

  • 如果您只想要刪除幾筆記錄,則不需要查詢。只要在資料工作表檢視中開啟資料表,選取您想要刪除的欄位 (欄) 或記錄 (列),然後按 Delete 鍵。系統會要求您確認永久刪除。

建立刪除查詢

  1. 請按 Alt+C,Q+D。[顯示資料表] 對話方塊隨即開啟。

  2. 若要選取資料表,請使用向下鍵。請按 Alt+A。針對您想要從中刪除記錄的每一個資料表,重複此步驟。

  3. 若要關閉 [顯示資料表] 對話方塊,請按 Alt+C。資料表會以視窗的形式列出所有欄位,顯示在查詢設計格線的左上角區段內。

  4. 請按 Alt,J+Q,然後按 X。設計格線隨即開啟,而焦點會放在第一個欄位中。在設計格線中,現已無法使用 [排序] 和 [顯示] 列,而改為提供 [刪除] 列。

  5. 當您聽到「自動編號、第 1 列、類型和文字」時,若要開啟下拉式清單,請按 Alt+向下鍵。

  6. 若要刪除資料表或欄位中的所有空白列︰

    1. 使用向下鍵在資料表中選取欄位,然後按 Enter。焦點隨即移至下一欄。

    2. 若要移至前一欄,請按向左鍵。

    3. 若要移至 [刪除] 列,請按向下鍵。當您聽到「刪除冒號」時,若要開啟下拉式清單,請按 Alt+向下鍵。

    4. 若要選取 [位置],請按向上鍵,然後按 Enter。焦點隨即移到下一欄。

    5. 若要移至前一欄,請按向左鍵。

    6. 若要移至 [準則] 列,請按向下鍵。

    7. 當您聽到「準則」或「第 11 列、第 1 欄」時,類型為 Null

  7. 若要在刪除查詢中使用特定準則︰

    1. a. 若要選取內含要用於刪除之準則的欄位,請使用向下鍵,然後按 Enter。

    2. b. 若要移至 [刪除] 列,請按向下鍵。按 Alt+向下鍵,接著按向下鍵以選取「位置」,然後按 Enter。焦點隨即移到下一欄。

    3. c. 若要移至前一欄,請按向左鍵。

    4. d. 若要移至 [準則] 列,請按向下鍵。

    5. e. 輸入準則。如需查詢中的準則清單範例,請參閱建立並執行刪除查詢

    6. f. 若要移至 [顯示] 列,請按向上鍵。

    7. g. 清除每個準則的 [顯示] 核取方塊。

  8. 若要確認查詢傳回您想要刪除的記錄,請按 Alt+H,W,然後按 H。

  9. 若要執行查詢︰

    1. 按 Ctrl+H,W,然後按 D,就能切換到 [設計] 檢視。

    2. 在 [設計] 檢視中,按 Alt,J+Q,然後按 G。確認視窗隨即開啟,要求您確認要刪除的列數為 x 列。

    3. 若要刪除這些列,請按 Enter。

  10. 若要儲存查詢,請按 Ctrl+S。在 [另存新檔] 對話方塊中,輸入名稱,然後按 Enter。

備份資料庫

  1. 按 Alt+F,A。[另存新檔] 頁面隨即開啟,其中已選取 [將資料庫儲存為]。

  2. 若要備份資料庫,請按 B,Enter。[另存新檔] 對話方塊隨即開啟,其中已選取 [檔案名稱] 編輯方塊。如有需要,請輸入資料庫的新名稱,然後按 Enter。

如果您使用的是唯讀檔案或以舊版 Access 建立的資料庫,您可能會收到訊息,指出無法建立資料庫的備份。

若要回復至備份,請關閉並重新命名原始檔案,讓備份複本可以使用原始版本的名稱。指派原始版本的名稱給備份複本,然後在 Access 中開啟重新命名後的備份。

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