使用處理核准工作流程

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

處理核准工作流程是設計來支援組織內的記錄管理需求。此工作流程允許參與者決定是要保留或刪除到期文件或項目,來管理文件到期和保留程序。

本文內容

處理核准工作流程如何運作?

新增或變更清單、 文件庫或內容類型的處理核准工作流程

設定到期原則設定為使用處理核准工作流程

開始處理核准工作流程

完成處理核准工作流程工作

處理核准工作流程如何運作?

處理核准工作流程支援記錄管理和文件管理程序,以提供組織管理與追蹤評估及刪除到期或過期內容的方法。使用者可以手動開始個別文件或項目的處理核准工作流程。若要最佳化到期內容之管理的一致性,組織可以將處理核准工作流程設定成與資訊管理原則的到期原則功能一併運作,讓網站上的文件或項目到期時,自動開始工作流程。雖然處理核准工作流程可以用於 Microsoft Office SharePoint Server 2007 網站上的任何清單、文件庫或內容類型,它特別適用於記錄中心網站,以支援記錄管理需求和組織的文件保留原則。

處理核准工作流程開始時,會針對工作流程之工作清單中的特定文件和項目,建立處理核准工作流程工作。這些工作不會指派給特定個人,而是只會記錄在工作流程的工作清單中。有權存取這個工作清單的個人 (例如,記錄管理員),可以藉由在工作清單中核准或拒絕項目的刪除,來完成這些工作。由於處理核准工作流程可能會產生大量的處理核准工作,尤其如果該工作流程是設定為在項目到期時自動開始,因此,處理核准工作流程可以支援一次處理大量工作的功能,讓記錄管理員或其他授權的個人可以在單一步驟中處理大量待刪除的項目。

頁面頂端

新增或變更清單、文件庫或內容類型的處理核准工作流程

使用工作流程之前,必須將其新增至清單、文件庫或內容類型,以便供特定位置的文件或項目使用。您必須擁有管理清單權限,才能將工作流程新增至清單、文件庫或內容類型。在大部分情況下,負責管理特定清單或文件庫的網站管理員或個人會執行這項工作。網站工作流程的可用性不盡相同,視新增該工作流程的位置而定:

  • 如果您直接將工作流程新增至清單或文件庫,則它只供該清單或文件庫中的項目使用。

  • 如果您將工作流程新增至清單內容類型 (已新增至特定清單或文件庫之網站內容類型的執行個體),就僅適用於與該內容類型關聯的特定清單或文件庫中之相關內容類型的項目。

  • 如果將工作流程新增至網站內容類型,則工作流程就可供每一個已新增該網站內容類型執行個體的清單和文件庫中之相關內容類型的項目使用。如果您希望工作流程可以廣泛地供網站集合中的清單或文件庫中之特定內容類型的項目使用,最有效率的方式就是將工作流程直接新增至網站內容類型。

新增或變更處理核准工作流程

如果要將處理核准工作流程新增至清單、文件庫或內容類型,或要變更已經與清單、文件庫或內容類型關聯的處理核准工作流程,請遵循相同步驟。

  1. 若要針對您要新增工作流程的清單、文件庫或內容類型開啟 [新增工作流程] 頁面,請執行下列其中一項。

針對清單或文件庫

  1. 開啟您要新增工作流程的清單或文件庫。

    1. 設定功能表 [設定] 功能表 中,按一下 [清單設定],或按一下您要開啟的文件庫的類型的設定。

      例如,在文件庫中,按一下 [文件庫設定]

  2. 按一下 [權限及管理] 底下的 [工作流程設定]

針對清單內容類型

  1. 開啟包含您要新增工作流程之清單內容類型執行個體的清單或文件庫。

    1. 設定功能表 [設定] 功能表 中,按一下 [清單設定],或按一下您要開啟的文件庫的類型的設定。

      例如,在文件庫中,請按一下 [文件庫設定]。

  2. [內容類型] 底下,按一下要新增工作流程的內容類型名稱。

    附註: 如果清單或文件庫並未設定成允許多種內容類型,[內容類型] 區段就不會出現在清單或文件庫的 [自訂] 頁面上。

  3. 按一下 [設定] 底下的 [工作流程設定]

針對網站內容類型

  1. 在網站集合首頁上,在 [網站動作] 功能表 按鈕影像 ,指向 [網站設定],然後再按一下 [修改設定的所有網站

  2. 按一下 [組件庫] 底下的 [網站內容類型]

  3. 按一下您要新增工作流程的網站內容類型名稱,然後按一下 [工作流程設定]

如果工作流程已經新增至此清單、文件庫或內容類型,這個步驟會直接讓您進入 [變更工作流程設定] 頁面。按一下 [新增工作流程] 即可移至 [新增工作流程] 頁面。如果沒有新增任何工作流程至此清單、文件庫或內容類型,這個步驟就會直接讓您進入 [新增工作流程] 頁面。

  1. 在 [新增工作流程] 頁面上,按一下 [工作流程] 區段中的 [處理核准] 工作流程範本。

  2. [名稱] 區段中,輸入工作流程的唯一名稱。

  3. [工作清單] 區段中,指定要用於此工作流程的工作清單。

    附註: 

    1. 您可以使用預設的 [工作] 清單,也可以建立新的清單。如果您使用預設的 [工作] 清單,工作流程參與者將能夠透過使用 [工作] 清單的 [我的工作] 檢視,輕易地尋找並檢視其工作流程工作。

    2. 如果此工作流程的工作將涉及或公開敏感或機密資料,而您想要將這些資料與一般工作清單分開,請建立新的工作清單。

    3. 建立處理核准工作流程的工作清單時,建議僅開放此工作清單的存取權限給組織中具有權限核准銷毀項目的少數個人,例如記錄管理員。

    4. 如果您的組織擁有為數眾多的工作流程,或是工作流程涉及大量的工作,請建立新的工作清單。在此情況下,您可以為每個工作流程都建立工作清單。

  4. [歷程記錄清單] 區段中,選取要用於這個工作流程的歷程記錄清單。歷程記錄清單會顯示工作流程在特定執行個體中,所發生的一切事件。

    您可以使用預設歷程記錄清單,或建立新的清單。如果組織有數個工作流程,您可以為每個工作流程建立個別的歷程記錄清單。

  5. [啟動選項] 區段中,指定工作流程的啟動方式、啟動時間或啟動者。

    附註: 

    1. 如果您所選取的工作流程範本不支援特定選項,則可能無法使用這些選項。

    2. 只有在針對文件庫啟用主要和次要版本處理的支援,而且您所選取的工作流程範本可用於內容核准時,才可以使用 [啟動此工作流程來核准發佈項目的主要版本] 選項。

  6. 如果要將此工作流程新增至網站內容類型,請在 [更新清單與網站內容類型] 區段中,指定是否要將此工作流程新增至繼承自這個內容類型的所有內容類型。

    附註: 唯有涉及網站內容類型時,[更新清單與網站內容類型] 區段才會出現在 [新增工作流程] 頁面上。

  7. 按一下 [確定]

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設定到期原則使用處理核准工作流程

如果您希望文件或項目到期時處理核准工作流程會自動開始,則必須在資訊管理原則中針對相關的清單、文件庫或內容類型設定到期原則。

  1. 如果您有不這麼做,將處理核准工作流程新增至清單、 文件庫或您設定到期原則的內容類型。

  2. 若要開啟清單、文件庫或內容類型的 [資訊管理原則設定] 頁面,請執行下列其中一項:

針對清單或文件庫

  1. 開啟您要設定到期原則的清單或文件庫。

    1. 設定功能表 [設定] 功能表 中,按一下 [清單設定],或按一下您要開啟的文件庫的類型的設定。

      例如,在文件庫中,請按一下 [文件庫設定]。

  2. 按一下 [權限及管理] 底下的 [資訊管理原則設定]

針對清單內容類型

  1. 開啟包含您要設定到期原則之清單內容類型執行個體的清單或文件庫。

    1. 設定功能表 [設定] 功能表 中,按一下 [清單設定],或按一下您要開啟的文件庫的類型的設定。

      例如,在文件庫中,請按一下 [文件庫設定]。

  2. [內容類型] 底下,按一下要新增工作流程的內容類型名稱。

    如果清單或文件庫並未設定成允許多種內容類型,[內容類型] 區段就不會出現在清單或文件庫的 [自訂] 頁面上。

  3. 按一下 [設定] 底下的 [資訊管理原則設定]

針對網站內容類型

  1. 在網站集合首頁上,在 [網站動作] 功能表 按鈕影像 ,指向 [網站設定],然後再按一下 [修改設定的所有網站

  2. 按一下 [組件庫] 底下的 [網站內容類型]

  3. 按一下您要設定到期原則的網站內容類型名稱,然後按一下 [資訊管理原則設定]

如果您想要設定清單或文件庫的到期原則,且該清單或文件庫支援多種內容類型的管理,請選取您要指定資訊管理原則的內容類型,然後按一下 [確定]

  1. 按一下 [指定原則] 區段中的 [定義原則]

  2. 按一下 [確定]

  3. 在 [編輯原則] 頁面的 [名稱與管理描述] 區段中,輸入您所建立之原則的簡短描述。

    附註: 您可以僅針對網站集合原則清單中定義的資訊管理原則指定名稱。

  4. [原則陳述] 區段中,輸入向使用者解釋此原則目的的描述性陳述。當使用者開啟受限於此原則的文件或項目時,即會顯示這項陳述。此陳述應該解釋內容所適用的原則功能或是該內容所需的特殊處理。原則陳述最長可以到 512 個字元。

  5. 若要指定受限於此原則之文件和項目的保留期限,請按一下 [啟用到期],然後指定保留期限和項目到期時要採取的動作。

  6. 選取保留期限選項來指定文件或項目設為到期的時間。請執行下列其中一項:

    1. 若要設定以日期屬性為基礎的到期日,請按一下 [根據項目屬性的時間週期] 並選取文件或項目動作 (例如 [建立時間][修改時間]),然後指定時間增量值 (例如,天數、月數或年數),代表該動作經過所指定時間之後,項目便會到期。

    2. 若要使用工作流程或自訂保留公式來決定到期日,請按一下 [設定程式]

  7. [當項目到期時] 底下,指定文件或項目到期時應執行的動作。若要開始文件或項目的處理核准工作流程,請按一下 [開始這個工作流程],然後選取您要的處理核准工作流程名稱。

  8. 按一下 [確定]

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開始處理核准工作流程

在許多情況下,處理核准工作流程會設定為在項目到期時自動開始。如果處理核准工作流程設定為允許使用者手動開始,您就可以直接從儲存這個工作流程的文件庫或清單中,開始文件或文件庫的工作流程。您至少必須具有 [編輯項目] 權限才能開始工作流程。有些工作流程可能需要您同時具有 [管理清單] 權限,才能開始工作流程。

  1. 若清單或文件庫尚未開啟,請按一下其在 [快速啟動] 上的名稱。

    如果您的清單或文件庫名稱沒有出現,請按一下 [檢視所有網站內容],然後按一下清單或文件庫名稱。

  2. 指向您想要啟動工作流程的文件或項目名稱,然後按一下出現的箭號,再按一下 [工作流程]

  3. [啟動新工作流程] 底下,按一下要啟動的處理核准工作流程名稱。

    處理核准工作流程會立即開始,並在工作流程的工作清單中建立處理核准工作。

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完成處理核准工作流程工作

處理核准工作流程是專門用於建立文件或項目的處理核准工作。這些工作不會指派給特定個人,而是只會記錄在工作流程的工作清單中。有權存取這個工作清單的個人 (例如,記錄管理員),可以藉由在工作清單中核准或拒絕項目的刪除,來完成這些工作。

處理核准工作流程工作可以個別或大量完成。因為處理核准工作流程可能會一次產生大量工作流程工作,所以您會發現大量處理工作流程工作很有用。

完成單一處理核准工作流程工作

  1. 移至網站的工作清單,以尋找您要完成的處理核准工作。

    附註: 如果工作流程並未使用預設的 [工作] 清單,工作流程工作可能不會出現在工作清單中。若要尋找您的工作流程工作,請移到儲存工作流程項目的清單或文件庫。指向您需要的項目,再按一下顯示的箭號,然後按一下 [工作流程]。接著在 [工作流程狀態] 頁面的 [工作] 底下,按一下工作流程工作清單的連結。

  2. 指向您想要完成的工作名稱,按一下出現的箭號,然後按一下 [編輯項目]

  3. 若要檢視已提交的處理的項目,按一下 [此工作流程工作套用至] 旁的連結]。

  4. [處理] 底下,執行下列其中一項:

    • 若要刪除項目,請按一下 [刪除這個項目],然後指定是否要在稽核記錄中保留項目的中繼資料複本。

    • 若要保留項目,請按一下 [不要刪除這個項目]

  5. 在註解底下,輸入有關您要採取之動作的註解。

  6. 按一下 [確定]

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一次完成多個處理核准工作流程工作

  1. 開啟您要同時完成多項工作的處理核准工作流程的工作清單。

    附註: 如果工作流程並未使用預設的 [工作] 清單,工作流程工作可能不會出現在工作清單中。若要尋找您的工作流程工作,請移到儲存工作流程項目的清單或文件庫。指向您需要的項目,再按一下顯示的箭號,然後按一下 [工作流程]。接著在 [工作流程狀態] 頁面的 [工作] 底下,按一下工作流程工作清單的連結。

  2. 在工作流程,在 [動作] 功能表 功能表圖像 上的 [工作] 清單中按一下 [所有工作處理程都序]。

  3. [大量工作選取項目] 區段中,選取您要大量編輯的工作類型。

  4. 如果您要套用篩選,以顯示工作清單中之處理核准工作的子集,請在 [工作資訊] 區段中,確認您已篩選所要的工作。

  5. 按一下 [確定]

  6. [處理] 底下,執行下列其中一項:

    • 若要核准待處理的項目,請按一下 [刪除這些項目]。如果您想要保留這些項目的中繼資料複本,請選取 [在稽核記錄保留項目中繼資料的複本] 核取方塊。

    • 若要拒絕這些待處理項目,請按一下 [不要刪除這些項目]

  7. [註解] 底下,輸入關於處理動作的所有註解。

  8. 按一下 [確定]

  9. [作業成功完成] 頁面會告訴您選取的任務沒有 processsing,排程,並在處理任務時,您會收到的確認電子郵件。根據預設,工作處理的夜間,雖然您的伺服器管理員可以變更此設定。按一下[確定]

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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