使用自訂網域的多個電子郵件地址來試驗 Office 365

投稿人: Peter Baumgartner

檢查網域的常見問題集 :供您在找不到所需功能時參考。

您可以將少數人員移至 Office 365,讓其餘員工留在現有的電子郵件系統上,來試驗 Office 365。若要這麼做,請使用適用於 SMTP 電子郵件地址的簡易網域共用。每個人的電子郵件都可以使用一個自訂網域名稱,無論他們是使用 Office 365 或您現有的電子郵件提供者取得電子郵件。但是,請留意以下所述的一些限制。

附註: 要設定 Office 365,使它針對將電子郵件與服務搭配使用進行試驗,則需要熟悉 DNS 記錄的設定,以及如何使用 Exchange Online Protection 等功能。請在開始之前詳讀所有步驟,以助您決定設定這種試驗是否是滿足您需求的最佳選擇。

如果您是只有少數幾人的小型企業

您將會設定 Office 365 使用自訂網域、新增 Office 365 使用者,然後將電子郵件轉寄給上述使用者。

在開始之前請先閱讀本文,以了解其他設定步驟。然後仔細閱讀這個方法的限制:

  • 您目前的電子郵件提供者必須提供電子郵件轉寄功能。

  • 您需要在 DNS 主機服務提供者上管理 Office 365 相關的 DNS 記錄,而不是讓 Office 365 為您管理這些記錄。若要了解詳細內容,請參閱若要管理自己的 DNS 記錄,將您的網域新增至 Office 365。

  • 某些 Office 365 功能將無法使用:

    • 使用者將無法看到其他電子郵件提供者之使用者的空閒/忙碌資訊。

    • 系統管理員將無法從單一位置管理所有人的帳戶。

  • 使用者可能無法使用 Office 365 垃圾郵件篩選 (請參閱步驟 4)。

如果您的企業或組織很大或很複雜

請不要依照本文中的步驟進行。

案例研究範例

使用範例即可簡要說明如何設定搭配 Office 365 的試驗。下列將概述適用於 Coho Winery 這家小型企業的步驟。此企業有五名使用自訂網域 cohowinery.com 的員工。

莉華及老公立民是老闆,立民想要使用 Office 365 提供的進階功能,以便從行動裝置監控公司運作。所有五位員工的電子郵件都是由 A. Datum Corporation 代管,這家提供者會代管他們的網站並提供基本的 IMAP 電子郵件。所有連絡人、工作和行事曆都在本機上並受 Microsoft Outlook 管理,因為他們沒有 Exchange Server。雖然莉華希望在某個時候將其他三位員工移至 Office 365,但是她想要先開始使用並跟老公一起測試,再將所有人移至雲端。另外,她不想讓客戶受到影響,因此想要保留現有的電子郵件地址。

莉華記錄了上述限制,並確定這些限制不會造成問題。因為只有五個員工信箱,所以莉華不必持續管理。舒慧、梅玲和哲翰目前不太常使用行事曆 (除非要記錄他們的個人行程),而且他們的信箱均由 IMAP 伺服器代管,並不支援這些功能,因此這個簡單的解決方案非常適合他們的需求。

開始設定

起始網域和記錄:

網域:Cohowinery.com

DNS 伺服器:dns1.adatum.com,dns2.adatum.com

MX 記錄:喜好設定 = 10,郵件交換主機 = mailserver.adatum.com

SPF 記錄:“v=spf1 mx include:adatum.com ~all”

一開始的使用者、電子郵件地址及主要郵件位置:

信箱/使用者

電子郵件地址

主要位置

莉華

margie@cohowinery.com

A. Datum IMAP

立民

mike@cohowinery.com

A. Datum IMAP

舒慧

sue@cohowinery.com

A. Datum IMAP

梅玲

sally@cohowinery.com

A. Datum IMAP

哲翰

scott@cohowinery.com

A. Datum IMAP

所需的設定

所需的網域和記錄,現在包括 Office 365:

網域:Cohowinery.com

DNS 伺服器:dns1.adatum.com,dns2.adatum.com

MX 記錄:喜好設定 = 10,郵件交換主機 = mailserver.adatum.com

Office 365 DNS 記錄

您針對 Office 365 服務正在使用的所有 DNS 記錄,但不包括下列:

  • Exchange Online MX 記錄。

  • 不建立新的 SPF 記錄,而是將 include:spf.protection.outlook.com 新增至現有的 SPF 記錄。

如需記錄清單,請參閱在 Office 365 中驗證網域

SPF 記錄:“v=spf1 mx include:adatum.com include:spf.protection.outlook.com ~all”

所需的使用者、電子郵件地址和主要郵件位置:

信箱/使用者

電子郵件地址

主要位置

莉華

margie@ cohowinery .com

Office 365

立民

mike@ cohowinery .com

Office 365

舒慧

sue@cohowinery.com

A. Datum IMAP

梅玲

sally@cohowinery.com

A. Datum IMAP

哲翰

scott@cohowinery.com

A. Datum IMAP

使用 Office 365 系統管理中心設定試驗

步驟 1:登入 Office 365 系統管理中心

使用您的系統管理員認證登入。

  1. 使用您的 公司或學校帳戶登入 Office 365

  2. 移至 [網域] 頁面

步驟 2:確認您擁有要使用的網域

  1. 在 [網域] 頁面上,選擇 [新增網域]。

    在 [網域] 頁面上,選擇 [新增網域]

  2. 在窗格中輸入網域,如本例中為 cohowinery.com,然後選擇 [下一步]。

  3. 依照 [驗證網域] 頁面上的逐步指示,以在您的 DNS 主機新增 TXT 記錄。

    請在下拉式清單中選取您的 DNS 主機服務提供者,然後依照指示新增 TXT 記錄,以表示您擁有該網域。

    依照 [驗證] 頁面上的指示來新增 TXT 記錄至網域 DNS 主機

    重要: 如果確認網域的指示顯示使用 MX 記錄,請小心輸入優先順序資訊。此 MX 記錄僅用於確認您擁有該網域,不會用於郵件路由。其優先順序必須低於透過 A. Datum 路由電子郵件的現有 MX 記錄。

  4. 選擇 [驗證]。DNS 變更生效的時間可能在幾分鐘到 72 小時之間。

  5. 驗證成功後,會要求您修改您的 DNS 記錄。

步驟 3:在 Exchange Online 中將網域標示為共用

  1. 移至 Exchange 系統管理中心 (EAC)。

  2. 在 EAC 的 [郵件流程] 區段中,按一下 [公認的網域]

  3. 按兩下您要修改的網域,在本例中為 cohowinery.com。

  4. 在開啟的視窗中,選取 [內部轉送]。

  5. 按一下 [儲存]。此設定可能需要幾分鐘的時間才會生效。

步驟 4:或者,解除封鎖現有的電子郵件伺服器

Office 365 使用 Exchange Online Protection (EOP) 防範垃圾郵件。如果 EOP 偵測到 A. Datum 郵件伺服器轉寄大量垃圾郵件,可能會封鎖 A. Datum 伺服器,這會使得轉寄功能無法運作。如果您信任您其他電子郵件提供者使用的垃圾郵件保護措施,您可以在 Office 365 中將其伺服器設為白名單。然而,這也會允許透過 A. Datum 送達的任何垃圾郵件送至 Office 365 信箱,而且您將無法評估 Office 365 如何有效防止垃圾郵件。

  1. 移至 Exchange 系統管理中心 (EAC)。

  2. 在 EAC 中,選擇 [保護],然後選擇 [連線篩選器]。

    選擇 [保護],然後按一下 [連線篩選器]

  3. 在 [IP 允許清單] 中,選擇 [+],然後新增從目前電子郵件提供者取得的郵件伺服器 IP 位址。

步驟 5:建立使用者帳戶並設定主要 (回覆) 地址

  1. 移至 Office 365 系統管理中心

  2. 在左側瀏覽列中,選擇 [使用者] > [作用中的使用者]。

  3. 建立使用者帳戶。在此範例中,我們要建立莉華和立民的帳戶。

    1. 針對每個帳戶選擇 [+] (新增),然後填入必要資訊。

      • 若要讓莉華和立民的電子郵件保持與目前的相同,[使用者名稱] 欄位應與使用者現有的電子郵件地址完全相同。

    2. 從 [使用者名稱] 旁的下拉式清單中,選取您的自訂網域名稱。

  4. 選擇 [建立] > [關閉]。

附註: 如果您在 EAC 中開啟莉華和立民的內容,會注意到 @cohowinery.onmicrosoft.com 位址仍保持為額外的 SMTP 位址。

步驟 6:在 DNS 主機服務提供者上更新您 DNS 記錄

登入 DNS 主機服務提供者的網站,然後針對特定提供者依照管理 DNS 記錄時建立 Office 365 的 DNS 記錄的步驟執行。例外:

  1. 不建立新的 MX 記錄或變更現有的 MX 記錄。

  2. 如果您已經有先前電子郵件提供者的寄件者原則架構 (SPF) 記錄,則無需為 Exchange Online 建立新的 SPF (TXT) 記錄,只需將 "include:outlook.com" 新增至目前的 TXT 記錄即可。例如,“v=spf1 mx include:adatum.com include:spf.protection.outlook.com ~all”。

    如果您還沒有 SPF 記錄,請修改 Office 365 所建議的記錄,以包含您目前電子郵件提供者的網域,加上 protection.outlook.com。這會從這兩種電子郵件系統授權外寄郵件。

步驟 7:設定目前提供者的電子郵件轉寄功能

在目前的電子郵件提供者中,為莉華和立民的電子郵件帳戶轉寄功能設定為 onmicrosoft.com domain:

  • 莉華的 A. Datum 信箱應該轉寄至 margie@cohowinery.onmicrosoft.com

  • 立民的 A. Datum 信箱應該轉寄至 mike@cohowinery.onmicrosoft.com

完成這個步驟時:

  • 傳送給 margie@cohowinery.com 和 mike@cohowinery.com 的所有郵件將可在 Office 365 存取。

  • 當莉華和立民回覆所接收的郵件時,[回覆] 地址將為 margie@cohowinery.com 和 mike@cohowinery.com。

注意:

  • 請連絡您目前的電子郵件提供者,以了解設定轉寄的確切步驟。

  • 您不需要在目前的電子郵件提供者中保留郵件複本。

  • 大部分提供者轉寄的電子郵件都會原封不動地保留寄件者的 [回覆] 地址,因此回覆會寄給原始寄件者。

步驟 8:測試郵件流程

  1. 使用莉華的認證登入 Outlook Web App

  2. 執行下列測試:

    1. 測試本機 Office 365 電子郵件。例如,傳送電子郵件給立民 (mike@cohowinery.com)。這封電子郵件應會立即遞送。在這個案例中,郵件將不會路由至立民在 A. Datum 上的信箱,因為 Office 365 會將信箱視為本機信箱。

    2. 測試將電子郵件寄給其他電子郵件系統的人員。例如,傳送電子郵件給舒慧。這封電子郵件應該遞送到舒慧在 A. Datum 伺服器上的信箱。

    3. 從外部帳戶或從其他電子郵件系統上員工的電子郵件帳戶中,確認轉寄功能已在其他電子郵件系統上正確設定。例如,從舒慧的 A. Datum 帳戶或 Hotmail 帳戶中,傳送一封電子郵件給莉華,並確認該郵件送達莉華的 Office 365 信箱。

步驟 9:移動信箱內容

由於僅要移動兩個使用者,且由於莉華和立民雙方都已在使用 Outlook,因此可在新的 Outlook 設定檔中開啟舊 .PST 檔案,並複製郵件、行事曆項目、連絡人等,如從 Outlook 資料檔 (.pst) 匯入 Outlook 項目中所示,藉此移動電子郵件。一旦在 Office 365 信箱中安排好的適當位置,就可以隨處從任何裝置存取所有項目。

若要移動更多信箱,或如果員工尚未使用 Outlook,則可以使用 Exchange 系統管理中心中可用的移轉工具。若要開始使用,請移至 Exchange 系統管理中心,然後依照從 IMAP 伺服器將電子郵件移轉至 Exchange Online 信箱中的指示執行。

請參閱

在 Office 365 中新增使用者和網域

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