使用翻譯管理工作流程

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

翻譯管理工作流程會建立並傳送翻譯管理庫中的來源文件複本,給指定的譯者進行翻譯。翻譯管理工作流程只適用於翻譯管理庫。

本文內容

翻譯管理工作流程如何運作?

翻譯管理工作流程新增至文件翻譯管理庫

自訂譯者清單用於翻譯管理工作流程

啟動翻譯管理工作流程

完成翻譯管理工作流程工作

翻譯管理工作流程如何運作?

翻譯管理工作流程是設計用來協助管理及追蹤工作分派的翻譯工作管理手動翻譯的文件的組織。此工作流程是僅適用於翻譯管理文件庫。如需有關翻譯管理文件庫的詳細資訊,請參閱建立翻譯管理庫

翻譯管理工作流程會使用到譯者清單,其中會列出負責將文件翻譯成特定語言的人員。來源文件的工作流程可以設定為手動或自動開始。

來源文件的翻譯管理工作流程開始時,會針對來源文件的目標語言,為譯者清單中所指定的每一位譯者建立一份來源文件的複本。工作流程也會針對每個預留位置文件設定適當的語言屬性,並在預留位置和來源文件之間建立關聯性。然後工作流程會將翻譯工作指派給每一位譯者。工作流程參與者會收到與其工作流程工作相關的電子郵件提醒。

譯者完成翻譯工作後,他或她即可將其標示為完成。當工作流程中的所有翻譯工作都完成時,工作流程就會標示為完成。

工作流程可以設定為當來源文件在工作流程進行時有所變更,工作流程會自動結束並取消所有未完成的工作。

頁面頂端

新增翻譯管理工作流程至翻譯管理庫

建立翻譯管理庫時,您可以同時新增翻譯管理工作流程至該管理庫。或者,您也可以隨時新增翻譯管理工作流程至現有的翻譯管理庫。

建立具有翻譯管理工作流程的新翻譯管理庫

您可以同時建立翻譯管理庫並將翻譯管理工作流程加入至該管理庫。您必須擁有「管理清單」權限才能建立網站的翻譯管理庫。

建立翻譯管理庫

  1. 按一下 [快速啟動] 上的 [檢視所有網站內容],然後按一下 [建立]

  2. 按一下 [文件庫] 底下的 [翻譯管理庫]

    1. [名稱] 方塊中,輸入文件庫的名稱。文件庫名稱是必要的。

      這個名稱出現在文件庫的最上方,成為文件庫頁面網址的一部分,並顯示在導覽元素中,協助使用者尋找和開啟文件庫。

    1. [描述] 方塊中,輸入文件庫用途的描述。此描述是選用項目。

      描述會出現在文件庫頁面頂端的文件庫名稱底下。如果想要讓文件庫藉由電子郵件接收內容,您可以將文件庫的電子郵件地址新增至其描述中,讓使用者能夠輕易找到電子郵件地址。

  3. 若要在 [快速啟動] 上新增此文件庫的連結,請確認已選取 [導覽] 區段中的 [是]

  4. 若要在每次檔案存回文件庫時建立一個版本,請按一下 [文件版本歷程記錄] 中的 [是]

    稍後即可選擇是否要同時儲存主要與次要版本,以及要追蹤的主要與次要版本數目。

  5. [文件範本] 區段的清單中,按一下想要的預設檔案類型,做為在文件庫中建立檔案時的範本。

  6. 按一下 [翻譯管理工作流程] 區段中的 [是],即可將翻譯管理工作流程新增至文件庫。

  7. 按一下 [下一步] 以設定翻譯管理工作流程。

設定翻譯管理工作流程

  1. 如果您想要變更工作流程名稱的預設值 ([翻譯管理]),請在 [新增工作流程] 頁面的 [名稱] 區段中,輸入此工作流程的唯一名稱。

  2. [工作清單] 區段中,指定要搭配這個工作流程使用的工作清單。

    • 您可以使用預設的 [工作] 清單,也可以建立新的清單。如果您使用預設的 [工作] 清單,工作流程參與者將能夠透過使用 [工作] 清單的 [我的工作] 檢視,輕易地尋找並檢視其工作流程工作。

    • 如果此工作流程的工作將涉及或公開敏感資料,而您想將這些資料與一般 [工作] 清單分開,請建立一份新的 [工作] 清單。

    • 如果您的組織擁有為數眾多的工作流程,或是工作流程涉及大量的工作,請建立一份新的 [工作] 清單。在這種情況下,您可以為各個工作流程建立 [工作] 清單。

  3. [歷程記錄清單] 區段中,選取與此工作流程搭配使用的歷程記錄清單。歷程記錄清單會顯示每個工作流程執行個體期間發生的所有事件。

    您可以使用預設的 [歷程記錄] 清單,也可以建立新的清單。如果您的組織將有許多工作流程,您可能會想要針對每個工作流程建立個別的 [歷程記錄] 清單。

  4. [啟動選項] 區段中,指定工作流程的啟動方式、啟動時間或啟動者。

    • 如果您所選取的工作流程範本不支援特定選項,則可能無法使用這些選項。

    • 只有當已經針對文件庫啟用主要和次要版本處理的支援,而且您所選取的工作流程範本可用於內容核准時,才可以使用 [啟動此工作流程來核准發佈項目的主要版本] 選項。

  5. 按一下 [下一步]

  6. [語言和譯者清單] 區段中,執行下列其中一項:

    • 若要指定工作流程使用現有的譯者清單指派翻譯工作,請按一下 [使用網站現有的語言和譯者清單],然後選取要使用的清單。

      附註: 只有在網站已存在譯者清單時,才能使用這個選項。

    • 若要建立新的語言和譯者清單以用於工作流程的執行個體,請按一下 [針對此工作流程建立新的語言和譯者清單]、在 [清單名稱] 方塊中輸入清單的唯一名稱,然後選取 [在個別的視窗開啟新的譯者清單] 核取方塊,如果選取這個核取方塊,當完成自訂工作流程時,便可開始將名稱新增至新譯者清單中。

  7. [到期日] 區段中,針對自動開始的工作流程,指定工作流程工作應該在幾天內完成。

    只有當您選擇在文件庫中的文件建立或變更時,讓工作流程自動開始,才可以使用設定到期日的選項。

  8. 如果您要在所有工作都已完成或是有人變更翻譯的來源文件時完成工作流程,請選取 [完成工作流程] 區段中的 [來源文件變更時間] 核取方塊。

    如果未選取此核取方塊,當所有翻譯工作完成時,工作流程就會完成。

  9. 按一下 [確定]

  10. 如果您選擇建立新的譯者清單以搭配此工作流程使用,並以新視窗開啟該清單,將會開啟個別的視窗,而且您可以開始將名稱加入清單中。

頁面頂端

新增翻譯管理工作流程至現有的翻譯管理庫

您可以隨時新增翻譯管理工作流程至現有的翻譯管理庫。如果您要針對相同文件庫的不同來源文件建立個別的譯者清單,或要針對不同來源文件建立不同的翻譯規則,就可以在同一個文件庫中新增多個翻譯管理工作流程。

  1. 開啟您要新增翻譯管理工作流程的翻譯管理庫。

    1. 按一下 [設定] 功能表 [設定] 功能表 ,針對您要開啟的文件庫的類型的設定。

      例如,在文件庫中,按一下 [文件庫設定]

  2. 按一下 [權限及管理] 底下的 [工作流程設定]

    如果工作流程已經新增至此清單、文件庫或內容類型,則此步驟將直接帶您到 [變更工作流程設定] 頁面,而您必須按一下 [新增工作流程] 才能移至 [新增工作流程] 頁面。如果此清單、文件庫或內容類型尚未新增任何工作流程,則此步驟將直接帶您到 [新增工作流程] 頁面。

  3. 如果您想要變更工作流程名稱的預設值 ([翻譯管理]),請在 [名稱] 區段中輸入此工作流程的唯一名稱。

  4. [工作清單] 區段中,指定要搭配這個工作流程使用的工作清單。

    • 您可以使用預設的 [工作] 清單,也可以建立新的清單。如果您使用預設的 [工作] 清單,工作流程參與者將能夠透過使用 [工作] 清單的 [我的工作] 檢視,輕易地尋找並檢視其工作流程工作。

    • 如果此工作流程的工作將涉及或公開敏感資料,而您想將這些資料與一般 [工作] 清單分開,請建立一份新的 [工作] 清單。

    • 如果您的組織擁有為數眾多的工作流程,或是工作流程涉及大量的工作,請建立一份新的 [工作] 清單。在這種情況下,您可以為各個工作流程建立 [工作] 清單。

  5. [歷程記錄清單] 區段中,選取與此工作流程搭配使用的歷程記錄清單。歷程記錄清單會顯示每個工作流程執行個體期間發生的所有事件。

    您可以使用預設的 [歷程記錄] 清單,也可以建立新的清單。如果您的組織將有許多工作流程,您可能會想要針對每個工作流程建立個別的 [歷程記錄] 清單。

  6. [啟動選項] 區段中,指定工作流程的啟動方式、啟動時間或啟動者。

    • 如果您所選取的工作流程範本不支援特定選項,則可能無法使用這些選項。

    • 只有當已經針對文件庫啟用主要和次要版本處理的支援,而且您所選取的工作流程範本可用於內容核准時,才可以使用 [啟動此工作流程來核准發佈項目的主要版本] 選項。

  7. 按一下 [下一步]

  8. [語言和譯者清單] 區段中,執行下列其中一項:

    • 若要指定工作流程使用現有的譯者清單指派翻譯工作,請按一下 [使用網站現有的語言和譯者清單],然後選取要使用的清單。

    • 若要建立新的語言和譯者清單以用於工作流程的執行個體,請按一下 [針對此工作流程建立新的語言和譯者清單]、在 [清單名稱] 方塊中輸入清單的唯一名稱,然後選取 [在個別的視窗開啟新的譯者清單] 核取方塊,如果選取這個核取方塊,當完成自訂工作流程時,便可開始將名稱新增至新譯者清單中。

  9. [到期日] 區段中,針對自動開始的工作流程,指定工作流程工作應該在幾天內完成。

    只有當您選擇在文件庫中的文件建立或變更時,讓工作流程自動開始,才可以使用設定到期日的選項。

  10. 如果您要在所有工作都已完成或是有人變更翻譯的來源文件時完成工作流程,請選取 [完成工作流程] 區段中的 [來源文件變更時間] 核取方塊。

    如果未選取此核取方塊,當所有翻譯工作完成時,工作流程就會完成。

  11. 按一下 [確定]

  12. 如果您選擇建立新的譯者清單以搭配此工作流程使用,並以新視窗開啟該清單,將會開啟個別的視窗,而且您可以開始將名稱加入清單中。

頁面頂端

自訂可用於翻譯管理工作流程的譯者清單

翻譯管理工作流程開始時,會針對工作流程之譯者清單中所指定的每一個目標語言,建立一份來源文件的複本。接著工作流程會根據譯者清單,將翻譯工作指派給各語言所指定的譯者。如果特定的翻譯類型 (例如,從英文翻譯成西班牙文) 指定了一位以上的譯者,則每一位譯者都會接收到翻譯工作。

  1. 如果清單尚未開啟,請開啟您的工作流程的譯者清單。

    如果清單名稱未出現,請按一下 [檢視所有網站內容],然後按一下清單的名稱。

  2. 按一下 [新增] 功能表 功能表圖像新的項目

  3. [翻譯自] 區段中,從清單中選取這位譯者要翻譯之來源文件的原始語言,或按一下 [指定您自己的值],然後在方塊中輸入語言。

  4. [翻譯為] 區段中,從清單中選取這位譯者要將文件翻譯成哪個目標語言,或按一下 [指定您自己的值],然後在方塊中輸入語言。

  5. [譯者] 區段中,輸入要執行此翻譯類型之譯者的名稱,或按一下 [瀏覽] 按鈕,並從目錄服務中選取名稱。

  6. 按一下 [確定]

  7. 重複步驟 2 到 6,即可新增其他譯者至清單中。

頁面頂端

開始翻譯管理工作流程

如果翻譯工作流程設定為手動開始,您就可以針對翻譯管理工作流程中的文件,以手動的方式開始工作流程。您必須至少有 [編輯項目] 權限,才能開始工作流程。有些工作流程可能要求您也要有 [管理清單] 權限,才能針對文件開始工作流程。

附註: 如果要確保工作流程參與者會在啟動工作流程時收到電子郵件通知和提醒,請洽詢伺服器管理員,確認您已針對網站啟用電子郵件通知。

  1. 開啟包含您要開始工作流程之文件的翻譯管理庫。

  2. 指向您要開始工作流程的文件,按一下出現的箭號,然後按一下 [工作流程]

  3. [啟動新工作流程] 底下,按一下要啟動的工作流程名稱。

  4. [要求翻譯] 底下的 [到期日] 方塊中,輸入或選取您希望翻譯完成的日期。

  5. 輸入要包含在翻譯要求中的訊息。

  6. 按一下 [傳送]

    工作流程就會立即開始,且會針對工作流程之譯者清單中所指定的每一個目標語言,建立一份來源文件複本。工作流程也會為譯者清單中的每一位譯者建立翻譯工作。工作會要求譯者將來源文件翻譯成指定的語言。如果特定的翻譯類型 (例如,從英文翻譯成西班牙文) 指定了一位以上的譯者,則每一位譯者都會接收到翻譯工作。如果網站已啟用電子郵件功能,則工作流程參與者就會接收到與其翻譯工作相關的電子郵件通知。

頁面頂端

完成翻譯管理工作流程工作

若要完成整個翻譯管理工作流程,您必須執行兩件事:

  • 將已完成翻譯的來源文件複本儲存至翻譯管理庫。

  • 編輯工作流程工作,將其狀態指定為 [已完成]

由於翻譯文件需要時間,您可能需要在工作完成之前,持續編輯工作流程工作的表單來溝通翻譯工作的進度。

  1. 開啟網站的 [工作] 清單,然後選取 [檢視] 功能表上的 [我的工作],以尋找您的工作流程工作。

    如果工作流程並未使用預設的 [工作] 清單,您的工作流程工作可能不會出現在 [工作] 清單中。若要尋找您的工作流程工作,請移至儲存工作流程項目的清單或文件庫。指向您要的項目並按一下出現的箭號,然後按一下 [工作流程]。在 [工作流程狀態] 頁面的 [執行中的工作流程] 底下,按一下您是參與者的工作流程名稱。在 [工作] 底下,找出您的工作流程工作。

  2. 指向您想要完成的工作名稱並按一下出現的箭號,然後按一下 [編輯項目]

  3. 按一下需要翻譯之文件的連結,然後按一下 [開啟]

  4. 翻譯文件時,最好是將文件取出。按一下 [Office 按鈕] 並指向 [伺服器工作],然後按一下 [取出]

  5. 進行文件的翻譯。

  6. 完成文件的翻譯之後,按一下 [Office 按鈕],然後按一下 [儲存]

  7. 按一下 [Office 按鈕],指向 [伺服器工作],然後按一下 [存回]

  8. 在工作流程工作表單的 [變更翻譯狀態為] 旁邊,選取您要的狀態值。例如,選取 [進行中][已完成]

  9. 按一下 [確定]

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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