使用網站信箱共同作業及協調小組電子郵件

組織中的組織和小組通常會有數個不同的電子郵件執行緒。 這樣很容易會發生衝突、資訊遺失或遺漏資訊的問題,導致通訊中斷。 網站信箱可協助您協調並將小組或專案相關電子郵件儲存在一個位置,讓小組中的每個人都能看到所有通訊。

重要: 從2017年3月開始, SharePoint Online 中的 [網站信箱] 功能已過時。 這項功能將會在未來版本中完全移除。 新的 SharePoint Online 組織不能再存取網站信箱功能。 現有的 SharePoint Online 組織不能再建立新的網站信箱。 2017年3月之前設定並部署的任何網站信箱都將繼續運作。
我們將提供一個程式,協助您將現有的網站信箱網站轉成2017年9月的 Office 365 群組。 如果您目前使用的是 SharePoint Online的網站信箱功能,您應該考慮改為 Office 365 群組 改為支援電子郵件共同作業案例。 如需詳細資訊,請參閱使用 Office 365 群組(而非網站信箱)。

附註: 網站信箱功能將保持受到支援,但在 SharePoint Server 2019 中已過時,請 SharePoint Server 2016、 SharePoint Server 2013 及 SharePoint Server 2010 產品。 我們建議客戶認識共用信箱,就是網站信箱的替代方案。

請按一下 [快速啟動] 上的 [信箱]。

快速啟動上的 [信箱]

網站信箱會在您的個人電子郵件帳戶旁開啟為第二個、不同的收件匣和資料夾結構。 從網站信箱帳戶傳送給及寄件者的郵件,會在擁有 SharePoint 網站之參與者許可權的所有人員之間共用。

設定您的網站信箱

您可以將網站信箱新增為郵件收件者、從信箱傳送郵件,或將它新增到我的最愛。 若要新增信箱至網站,請參閱新增網站信箱應用程式,以在網站內容中保留電子郵件。 您的網站必須是已啟用郵件功能。 如果沒有與您的系統管理員聯繫。

當您在重要的電子郵件執行緒中包含網站信箱時,該執行緒中的資訊複本會儲存在可由小組中的任何人存取的位置。

在電子郵件訊息的 [收件者]、[副本] 或 [密件副本] 行中新增網站信箱。

電子郵件訊息,其中 [副本] 欄位包含網站信箱。

您可以將網站信箱電子郵件地址新增至任何小組連絡人群組或通訊群組清單。 如此一來,相關郵件即會自動儲存在小組的網站信箱中。

當您從網站信箱寫入並傳送電子郵件時,它看起來就像是來自于您。

網站上具有 [參與者] 許可權的每個人都可以存取網站信箱,因此多人可以共同合作來起草電子郵件訊息。

若要撰寫郵件,請按一下 [新郵件]。

網站信箱的 [新郵件] 按鈕。

這會在您的網站信箱中開啟新的郵件。

在網站信箱中新增電子郵件地址

如果您在 Outlook 中使用 [我的最愛] 清單,您可能會發現在 [我的最愛] 清單的網站信箱加入資料夾是非常實用的做法。

在 Outlook 中,您可以用滑鼠右鍵按一下網站信箱資料夾,例如 [收件匣] 信箱,然後按一下 [在我的最愛中顯示]。 如果您的 [我的最愛] 清單中有兩個資料夾(例如,兩個 [收件匣]),Outlook 會自動將信箱名稱新增至資料夾名稱(例如,"收件匣-HRTeamSite@contosobistro.onmicrosoft.com"),這樣您就可以識別哪個資料夾。

如需 Outlook 我的最愛的詳細資訊,請參閱在我的最愛中保留經常使用的郵件資料夾

使用網站信箱與您的小組共同作業

您的小組可以使用網站信箱共同撰寫重要的電子郵件訊息,或收集相關的小組級電子郵件交談。 您的小組也可以使用網站信箱安全地共用重要的檔。

您的網站設定網站信箱之後,就會使用您網站的名稱建立新的電子郵件帳戶。 例如,小組網站會使用 URL: HTTP://contoso.sharepoint.com/HRTeamSite。 該網站信箱的電子郵件地址是 HRTeamSite@contoso.sharepoint.com。

網頁組件並排

許多團隊會定期透過電子郵件傳送交談。 通常,這些交談會產生資訊,這些資訊對線路中的某處位置而言是很實用的參考。 您可以將工作中最實用的電子郵件轉寄到您的網站信箱來保留。 擁有網站參與許可權的每個人都可以開啟網站信箱並查看該郵件。 小組成員可以稍後開啟網站信箱、搜尋該帳戶中捕獲的郵件,以及查看問題的歷程記錄。

收集這些小組級電子郵件交談的另一個想法是,當您傳送電子郵件訊息給小組時,就會將網站信箱電子郵件地址抄送給您。 您也可以將網站信箱電子郵件地址新增至連絡人群組或通訊群組清單,以便在您將郵件傳送給您的小組時,自動包含該位址。

電子郵件訊息,其中 [副本] 欄位包含網站信箱。

如果您將小組的檔儲存在您的 SharePoint 網站上,您可以利用網站信箱應用程式,與擁有網站存取權的人員共用這些檔。

重要: 當使用者在 Outlook 中查看網站信箱時,會看到該網站文件庫中的所有檔案清單。 網站信箱會對所有使用者都顯示同一份文件清單,因此某些使用者可能會看到他們沒有權限開啟的文件。

如果您使用的是 Exchange,您的檔也會顯示在 Outlook 的資料夾中,讓您更容易將檔轉寄給其他人。

從網站信箱轉寄文件

附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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