使用篩選來修改 SharePoint 檢視

使用篩選來修改 SharePoint 檢視

篩選能減少檢視中顯示之項目的數量,並只顯示您想看到的資料。篩選會選取符合特定準則 (例如位置、項目類型或價格範圍) 的項目。使用索引和篩選也能協助您獲得資料,或是防止超過清單檢視閾值。篩選可以單獨或以群組的方式傳回資料,或排序資料以便進行格式設定。

索引則能搭配篩選以提升其效能。如果清單或文件庫中的項目數量超過清單檢視閾值,但仍低於 20,000 個項目,您通常可以在現有的欄中新增索引 (機器翻譯)。接著,您就能套用篩選,以將顯示的資料控制在清單檢視閾值規定的 5000 個項目以下。

篩選能依據作業 (例如大於或小於) 與比對資料來選取項目,藉此減少傳回的資料數量。在建立篩選過的檢視時,您在篩選運算式中的第一個索引欄應該要能在最大限度上減少資料集的數量。比方說,以狀態或日期欄位進行篩選通常能大量減少資料數量。如果您有 15,000 個項目,建議您讓第一個索引傳回的項目少於 5000 個。如果您資料集中的項目少於 5000 個,這仍然是一項很好的做法。

SharePoint 會在查詢中選取第一個索引欄,然後使用其他欄來選取您的資料。您在檢視篩選中指定的其他欄可能不一定會編製索引。檢視不會使用這些索引,即使篩選的檢視之結果傳回的內容低於清單檢視閾值。

例如,您有一個查詢為:「大小 = 大型 AND 色彩 = 紅色」。在清單中,大小未編製索引,但色彩已編製索引。只要清單中有少於 5000 個「紅色」項目,大型清單中的查詢就會成功。不過,如果您有一個查詢為「大小 = 大型 OR 色彩 = 紅色」(雖然資料庫可能會尋找所有紅色項目),它必須掃描完整清單以尋找所有大型項目。如果傳回超過 5000 個項目,查詢會受到節流控制。

如果您在篩選運算式中使用兩個或兩個以上的欄,決定的單一或多個索引應使用 AND 運算子。例如,如果您想要從動物的大型清單中傳回「狗」。您有一個名為「動物物種」的未編製索引欄,其中有「狗」這個值。如果您只查詢「動物物種 = 狗」,查詢會受到節流控制。不過,如果您有一個名為「綱」的已編製索引欄,您的查詢會變成「綱 = 哺乳類動物 AND 動物物種 = 狗」。您也可以使用查詢「綱 = 哺乳類動物 AND (動物物種 = 狗 OR 動物物種 = 貓)」搜尋貓和狗。第二個查詢會選取所有「哺乳類動物」,然後篩選「狗」和「貓」。

附註: 如果您將項目移到 [資源回收筒],當決定篩選運算式是否超過清單檢視閾值時,這些項目還是會列入計算。如果您清除資源回收筒,就不會再將這些項目列入計算。如需詳細資訊,請參閱清空資源回收筒或還原您的檔案

如果您要用來進行篩選的欄未編制索引,建議您先從建立索引開始。如需詳細資訊,請參閱將索引新增至 SharePoint 欄 (機器翻譯)。

編製欄的索引之後,可以在建立或修改檢視時加入索引,然後用來篩選檢視。建立檢視之前,可能需要在清單中新增更多欄,讓排序、分組及篩選更具彈性。若要進行排序和篩選,您可以選擇位在資料集中,但是並未顯示的欄。

建立檢視

  1. 開啟您要建立檢視所在位置的 [清單] 或 [文件庫]。

  2. 視您的版本而定,執行下列其中一個動作:

    • 在 SharePoint 2016、2013、2010 或 SharePoint Online 的傳統體驗中,按一下 [清單] 或 [文件庫] 索引標籤,然後按一下 [建立檢視]。

      功能區上的 SharePoint 文件庫 [建立] 檢視按鈕。
    • 在 SharePoint Online 或連接群組的 SharePoint 中,按一下 [檢視選項] 按鈕上的向下箭號,然後按一下 [管理檢視] 或 [編輯目前檢視]。

      已選取 [管理檢視] 的 [檢視選取項目] 功能表
      編輯目前的檢視
  3. 向下捲動到 [檢視] 區段,然後按一下 [建立檢視]。

  4. 在 [檢視類型] 頁面上,按一下您要使用的檢視。如果不確定,請選擇 [標準檢視]。

    [檢視類型] 頁面
  5. 輸入檢視名稱

    為檢視設定名稱與選用的檔案名稱
  6. 編輯檢視的網址或接受預設值。稍後您可以隨時回到這裡進行變更。

  7. 按一下 [篩選] 區段中的 [當下列條件為真時才顯示項目],然後選擇要依據其中一個索引欄篩選項目的方式。

    例如,如果只要建立今天變更的項目之檢視,請選擇 [修改日期 (已編製索引)] 欄和等於條件,然後輸入 [今天]。

    在 SharePoint Online 中,挑選一個索引欄位

    附註: 如果您沒看到任何欄在名稱後面註記 [(已編製索引)],代表該清單或文件庫並無任何索引欄可以使用。您必須先建立簡單或複合索引

  8. 若要限制每頁顯示的項目數量,請向下捲動到 [項目限制],然後設定 [顯示的項目數目] 值。當您建立檢視時,預設的顯示項目數量為 30。

    設定要在 [檢視設定] 頁面顯示的項目數量
  9. 設定頁面的項目限制時,您有兩個選項可以選擇:

    • [以指定大小的批次方式顯示項目],這會建立逐頁的資料顯示。當您以非互動的方式瀏覽項目時,這是很實用的功能。

      當有超過限制設定的項目時,就會分頁顯示。

      功能影像

    • [限制傳回的項目總數為指定的數量] 會建立可能不一定會傳回篩選作業完整結果的固定限制。當您測試檢視、建立原型或只要擷取檢視中的上界值時,這是很實用的功能。

  10. 您可以選擇 [樣式] 底下的 [預覽窗格],以垂直窗格格式查看清單中項目的所有資訊。預覽窗格是在編輯或建立檢視時,您可以在 [樣式] 底下選擇的其中一種 [檢視樣式]。

    [檢視設定] 頁面中的樣式選項

    將滑鼠移到頁面左側的捲動區域中之項目標題上方,您就可以更迅速地瀏覽資料,以查看頁面右側上垂直列出的目前項目之所有欄值。會顯示較少初始資料,而這有助於更快速地顯示檢視。當您的清單很寬廣或有許多欄且需要水平捲動才能查看資料時,此樣式也非常實用。

    功能影像

  11. 按一下 [確定]。

您還可以針對檢視進行更多步驟,不過,如果要在您受到封鎖時檢視超過清單檢視臨界值,這些步驟就足夠了。您也可以進行排序、依條件組成群組、設定合計、展開資料夾,以及最佳化使用行動裝置時的檢視。

修改檢視

  1. 開啟您要建立檢視所在位置的 [清單] 或 [文件庫]。

  2. 執行下列其中一個動作:

    • 在 SharePoint 2016、2013、2010 或 SharePoint Online 的傳統體驗中,請按一下 [清單] 或 [文件庫] 索引標籤、選取 [目前檢視] 底下的檢視,然後按一下 [修改檢視]。

      強調顯示 [修改檢視] 的 [文件庫] 索引標籤
    • 在 SharePoint Online 中,按一下 [檢視選項] 按鈕上的向下箭號,然後按一下 [編輯目前檢視]。

      已選取 [管理檢視] 的 [檢視選取項目] 功能表
  3. 向下捲動到 [檢視] 區段,然後按一下檢視。

  4. 接著,您可以按照上述「建立檢視」程序中的步驟 5 到 9 來變更設定。

  5. 按一下 [確定]。

若要讓檢視多次快速篩選完成,您在篩選中第一欄必須已編製索引。您在檢視篩選中指定的其他欄可能不一定已編製索引,但檢視不會使用這些索引。篩選第一欄傳回的項目數量應該要低於清單檢視閾值。

若篩選的第一欄傳回的項目數超過清單檢視閥值,則您使用的篩選可以具有兩個以上的欄。當您定義使用兩欄以上的篩選檢視時,請使用 AND 運算子來限制傳回的項目總數。但即使在此情況下,您仍然需要將最可能傳回最少資料量的欄指定為篩選的第一欄。使用 OR 篩選幾乎都會增加所傳回的項目數,且在這些情況下效率不彰。

如需有關檢視的詳細資訊,請參閱建立、變更或刪除清單或文件庫檢視 (機器翻譯)。

重要:  雖然您可以為單一查閱欄編製索引來改善效能,但您無法使用索引查閱欄來防止超過清單檢視閾值。請使用另一種欄做為主要或次要索引。

重要: 如果您依據索引欄位篩選清單,請檢查資源回收筒中來自清單或文件庫的刪除項目。後端資料庫不會刪除資源回收筒中的項目,且這些項目會計算在清單檢視閥值中,直到它們已從資源回收筒中移除為止。如果清單中和資源回收筒中的篩選項目總數大於清單閥值限制,您可能會獲得一組不完整的結果或受到封鎖。如需詳細資訊,請參閱清空資源回收筒或還原檔案 (機器翻譯)。

您可以使用兩個關鍵字,來依據目前的日期 ([今天]) 或目前的使用者 ([我]) 進行篩選。它們都是動態的,會依照使用者或日期而變動。

當您只想查看您自己在某個大型文件庫中的文件時,使用 [我] 會很有幫助。[我] 能夠依據欄 (例如 [建立者] 或 [修改者]) 來篩選人員。比方說,若要查看您建立的所有文件,請設定一項篩選,並讓 [建立者] 欄等於 [我]。如果您是編輯,並想要查看您最後處理過的檔案,請設定一項篩選,並讓 [修改者] 欄等於 [我]。若要同時查看兩者,請建立兩個篩選,並以 Or 互相連接。

使用 [我] 進行篩選
擷取由您建立或修改之文件的篩選

[今天] 關鍵字能依據欄來篩選日期。您可以使用數學來取得會依據今天的日期變動的範圍。比方說,若要查看過去 30 天內修改的所有文件,您可以針對 [日期] 欄建立一項篩選,指定其值為大於或等於 [今天] - 30。若要分隔出當天,請設定第二項 [日期] 欄篩選,指定其值為小於 [今天],並將它們以 And 連接起來。

使用 [今天] 進行篩選
擷取過去 30 天內修改之文件的篩選

您也可以直接從清單或文件庫中快速進行篩選,免去新增另一個檢視的負荷。您將無法運用大於或等於等運算子。篩選的清單將會取自於欄中的資料。比方說,您可以在部門欄中篩選出 HR 或 IT 部門。

  1. 在清單或文件庫中,將游標移至您想要篩選的欄上方,並按一下向下箭號。

  2. 在下拉式方塊較低的區段中,按一下您想要篩選的值。如果一開始沒有顯示的話,含有您選取項目的核取方塊此時會隨即出現。

    按一下欄標題,並選擇您要做為篩選依據的值。
    SharePoint 2010、2013 或 2016
    按一下欄上的標題以快速進行篩選
    SharePoint Online 或 SharePoint 連接群組的網站
  3. 當您完成後,若想要返回以顯示所有值,請按一下向下箭號,然後按一下 [清除篩選] [從欄名稱],然後按一下 [關閉]。

以下列出適用於索引欄的標準檢視建議:

篩選依據:

編製以下各項的索引:

例如:

最近變更的項目

[修改日期] 欄

如果只要檢視在過去一週變更的項目,請套用大於 [今天]-7 的 [修改日期] 篩選。

新項目

[建立日期] 欄

如果只要建立在過去一週新增的項目之檢視,請套用大於 [今天]-7 的 [建立日期] 篩選。

我的項目

[建立者] 欄

如果只要建立您新增的項目之檢視,請套用等於 [我] 的 [建立者] 篩選。

今天到期的項目

[到期日] 欄 (您在清單或文件庫中建立的項目)

如果只要建立到期日為今天的檢視,請套用等於 [今天] 的 [到期日] 篩選。

討論區更新

[上次更新] 欄

如果只要建立在過去一個月更新的討論之檢視,請套用大於 [今天]-30 的 [上次更新] 篩選。

封存文件庫中的檔案

[修改日期]

若要建立自 2016 以來未變更的文件 (您會想要封存的文件) 之檢視,請套用 [修改日期] 小於 2016 年 12 月 31 日的篩選。

尋找財務資料子集

[地區]、[年] (做為兩個簡單索引)

若要建立 2015 年東北地區的財務資料之檢視,請套用 [地區] 等於 "NE" AND [年] 等於 2015 的篩選,因為 [地區] 欄可能會有小於 [年] 欄的值。

附註: 即使您根據欄索引建立了篩選的檢視,如果您超過清單檢視閥值,某些其他作業仍可能會遭到封鎖,因為它們需要存取整個清單或文件庫。這些作業包含以下項目:新增或刪除索引、在檢視定義中建立排序;顯示欄總和;以及新增、更新或刪除計算欄位。如果發生此情況,請嘗試在限制提高時在每日時間範圍期間執行作業。

支援的欄類型

  • 單行文字

  • 選擇 (單一值)

  • 編號

  • 貨幣

  • 日期及時間

  • 個人或群組 (單一值)

  • [受管理的中繼資料]

  • 是/否

  • 查閱

不支援的欄類型

  • 多行文字

  • 選擇 (多重值)

  • 計算項目

  • 超連結或圖片

  • 自訂欄

  • 個人或群組 (多重值)

  • 外部資料

我們隨時洗耳恭聽

建立於 2017 年 4 月 30 日

本文是否有幫助?如果有幫助,請在本頁最下方提供您寶貴的意見。如果沒有幫助,請告知我們造成混淆之處或遺漏哪些資訊。請提供您所用的 SharePoint、作業系統和瀏覽器版本。我們會根據您的意見反應,仔細檢查相關事項、新增資訊並更新本文。

增進您的 Office 技巧
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與其中一位 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×