使用查閱在清單工具中填入欄位值

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您可以使用查閱功能,在清單類型的欄位 (例如,下拉式清單方塊或多重選取清單方塊) 中填入欄位值。使用查閱填入這些欄位值,可讓您和其他使用者不必使用 InfoPath Designer 即可更新欄位中的選項。

例如,假設您要新增下拉式清單方塊,要求使用者選取一種冰淇淋口味。其中一種做法是在 InfoPath 中建立欄位,並加入特定的選項值 (例如「香草」、「巧克力」及「草莓」)。但是使用此做法時,之後若想要再加入新口味,必須在 InfoPath Designer 中編輯該欄位。

另一個做法是,建立一個特定表單 (可能命名為「口味」),用於建立包含下拉式清單方塊選項值的資料項目。這個表單通常會包含單一 Text 欄位,用來記錄口味名稱。然後您或其他工作區使用者,就可以使用這個表單來建立項目,為每一種口味名稱建立一個項目。這些項目會在自己的檢視 (可能也命名為「口味」) 中列出。然後您可以在下拉式清單方塊中,套用資料連線來「查閱」[口味] 檢視中的所有項目,並將其值顯示為下拉式清單選項。使用這種做法時,若要加入新口味的選項,您或其他使用者只需要使用 [口味] 表單加入新項目即可。

您可以從同一個清單工具中的另一個檢視,或是從同一個 Groove 工作區的另一個清單工具,來建立衍生值的查閱。但是您無法定義從其他 Groove 工作區的工具衍生資料的查閱。

附註: 如果您要定義查閱,強烈建議您使用在 SharePoint Workspace 清單工具中開始的表單範本,不要直接在 InfoPath 中開始。在清單工具中開始的表單範本,會包含啟用查閱的內建功能。

設定查閱時,基本上需要執行兩項工作。您必須:

允許存取查閱資料

定義查閱

允許存取查閱資料

若要允許定義了查閱的欄位,存取另一個清單工具和檢視中的資料,您必須選取相關選項,以允許其他清單工具和檢視共用查閱資料。

  1. 移至包含查閱資料的工具。

  2. 進入設計工具。

  3. 按一下 [設定和選項],然後按一下 [允許此工具提供資料給在其他工具中定義的查閱]

  4. 按一下檢視就會列出查閱資料項目。

  5. 按一下 [內容],然後選取 [允許此工具提供資料給在其他工具中定義的查閱]

頁面頂端​​

定義查閱

定義查閱的方式是,設定欄位內容以建立到外部資料的連線。您必須在 Microsoft InfoPath 中設定這些欄位內容。

  1. 開啟您要定義查閱之欄位的欄位內容。

  2. 按一下 [資料] 索引標籤上的 [從外部資料來源查詢值]

  3. 按一下 [資料來源] 方塊旁邊的 [新增]

  4. [資料連線精靈] 中,接受 [建立新連線至]...[接收資料] 的設定,然後按 [下一步]

  5. 按一下 [SharePoint Workspace 程式庫或清單],然後按 [下一步]

  6. 出現提示要求您提供包含查閱資料之清單工具的相關資訊時,請執行下列所有步驟:

    • 選取包含查閱資料項目的工具、檢視及檢視欄。

    • 如有需要,在文字方塊中輸入關於查閱的註解。

    • [下一步]

    • 輸入資料連線的名稱,然後按一下 [完成]

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