使用查詢計算資料

使用查詢計算資料

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本文說明如何計算查詢所傳回的資料。 例如,在表單或報表中,您可以計算一或多個資料表欄位或控制項中的項目的數目。 您也可以計算平均的值,並尋找最小、 最大、 早和最新的值。 此外, Access提供稱為 [合計] 列,您可以使用來計算資料工作表中的資料,而不必變更的查詢設計的功能。

您想要做什麼?

了解計算資料的方法

使用 [合計] 列計算資料

使用合計查詢計算資料

彙總函數參考

了解計算資料的方法

您可以使用Count函數來計算欄位 (值的資料行) 中的項目數量。 Count函數屬於一組稱為彙總函式的函式。 您可以使用彙總函數來執行計算的資料欄,並傳回單一值。 存取提供彙總函數,除了字數統計數個例如:

  • 加總的加總一欄數字。

  • 平均、 的一欄數字的平均值。

  • 最大值,欄位中尋找最高值。

  • 最小值,欄位中尋找最小值。

  • 標準差,測量值之間的離散從平均的值 (平均值)。

  • 變異數,測量統計資料行中的所有值的變異數。

Access提供兩種方式可新增至查詢的計數和其他彙總函數。 您可以:

  • 在 [資料工作表檢視中開啟查詢,並新增 [合計] 列。 [合計] 列可讓您使用的查詢結果集,而不必變更的查詢設計的一或多個欄中的彙總函數。

  • 建立合計查詢。 合計查詢計算小計跨群組的記錄。 例如,如果您想要計算小計依城市的所有銷售或依季度,您可以使用合計查詢依類別排列群組您記錄想,再加總銷售數字。 相反地,[合計] 列會計算總計的一或多個欄 (欄位) 的資料。

附註: 這份文件中的使用方法區段強調使用Count函數,但請記住,您可以使用其他彙總函數,在您的合計列和查詢中。 如需使用其他彙總函數的詳細資訊,請參閱本文稍後的彙總函數參考

如需有關使用其他彙總函式的方式的詳細資訊,請參閱顯示資料工作表中的資料行總數

下列各節所述的步驟說明如何新增 [合計] 列,以及如何使用合計查詢計算資料。 繼續進行時,請記住, Count函數合作較大的數字的資料類型方式的其他彙總函數。 比方說,您可以將Count函數執行任何類型的欄位,只除了一個包含複雜、 重複純量資料,例如多重值清單的欄位。

相反地,許多彙總函數僅適用於上設定為特定的資料類型] 欄位中的資料。 例如, Sum函數只適用於已設定數字、 小數、 或貨幣資料類型的欄位。 如需每個函數需要的資料類型的詳細資訊,請參閱本文稍後的彙總函式參考

一般資料類型的詳細資訊,請參閱本文修改或變更資料類型的欄位設定

頁面頂端

使用 [合計] 列計算資料

您新增至查詢的 [合計] 列的資料工作表檢視] 中開啟查詢、 新增列,然後選取 [ Count函數或其他彙總函數的詳細資訊,例如Sum最小值最大] 或 [平均。 本節中的步驟說明如何建立基本選取查詢,並新增 [合計] 列。

建立基本選取查詢

  1. [建立] 索引標籤的 [其他] 群組中,按一下 [查詢設計]

    Access 功能區影像

  2. 在 [顯示資料表] 對話方塊中,按兩下您要在查詢中使用的資料表,然後按一下 [關閉]。

    選取的表格會顯示為查詢設計工具的上半部區段中的視窗。 此圖顯示在查詢設計工具中的一般表格:

    在設計格線有三個欄位的查詢

  3. 按兩下您想要使用您在查詢中的資料表欄位。

    您可以包含欄位包含描述性的資料,例如名稱與描述,但您必須包含您想要計算之值的欄位。

    每個欄位會出現在查詢設計格線中的欄。

  4. [設計] 索引標籤上的 [結果] 群組中,按一下 [執行]

    查詢的結果會顯示在資料工作表檢視中。

  5. 您也可以回到 [設計] 檢視,然後調整您的查詢。 若要這樣做,請以滑鼠右鍵按一下查詢的 [文件] 索引標籤,按一下 [設計檢視]。 然後,您可以視需要新增或移除資料表欄位,以調整查詢。 若要移除欄位,在設計格線中選取的資料行,然後按 DELETE。

  6. 您也可以儲存您的查詢。

新增 [合計] 列

  1. 在 [資料工作表檢視中開啟查詢。 若要這樣做為.accdb 檔案格式的資料庫,請以滑鼠右鍵按一下查詢的 [文件] 索引標籤,按一下 [資料工作表檢視]

    -or-

    .Mdb 檔案格式資料庫建立與舊版的存取,請在 [常用] 索引標籤中 [檢視] 群組中,按一下 [檢視] 下方的箭號並按一下 [資料工作表檢視]

    -or-

    在 [功能窗格] 中按兩下該查詢。 執行此動作會執行查詢並載入資料工作表中的結果。

  2. 在 [常用] 索引標籤上,按一下 [記錄] 群組中的 [合計]。

    Access 功能區圖像

    新增[合計] 列會出現在資料工作表中的資料的最後一列下方。

  3. [合計] 列中按一下您想要加總,欄位,然後從清單中選取 [計數

隱藏 [合計] 列

  • 在 [常用] 索引標籤上,按一下 [記錄] 群組中的 [合計]。

如需有關如何使用 [合計] 列的詳細資訊,請參閱顯示資料工作表中的資料行總數

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使用合計查詢計算資料

您可以使用合計查詢,而不 [合計] 列,當您需要計算部分或所有的查詢所傳回的記錄,以計算資料。 例如,您可以計算銷售交易或在單一城市中的交易次數。

一般而言,您使用合計查詢,而不是 [合計] 列時要使用的資料庫,例如報表的其他組件中的結果值。

計算查詢中的所有記錄

  1. [建立] 索引標籤的 [其他] 群組中,按一下 [查詢設計]

    Access 功能區影像

  2. 在 [顯示資料表] 對話方塊中,按兩下您要在查詢中使用的資料表,然後按一下 [關閉]。

    表格會顯示在查詢設計工具] 的上半部區段中的視窗。

  3. 按兩下您想要使用在查詢中,並確認您包含您想要計算欄位的欄位。 您可以計算欄位的大部分的資料類型,所包含複雜、 重複純量資料,例如多重值清單的欄位的欄位的例外狀況。

  4. [設計] 索引標籤上,按一下 [顯示/隱藏] 群組中的 [合計]

    [合計] 列會顯示在設計格線中,群組會出現在查詢中的每個欄位的資料列中。

  5. 在 [合計] 列中,按一下您想要計算的結果清單中選取 [計數的欄位。

  6. [設計] 索引標籤上的 [結果] 群組中,按一下 [執行]

    查詢的結果會顯示在資料工作表檢視中。

  7. 您也可以儲存查詢。

計算中的群組或類別的記錄

  1. [建立] 索引標籤的 [其他] 群組中,按一下 [查詢設計]

    Access 功能區影像

  2. 在 [顯示資料表] 對話方塊中,按兩下您要在查詢中使用的資料表,然後按一下 [關閉]。

    資料表會出現在查詢設計工具的上半部區段中的視窗。

  3. 按兩下包含您類別資料欄位,以及包含您想要計算之值的欄位。 查詢不能包含其他描述性欄位。

  4. [設計] 索引標籤上,按一下 [顯示/隱藏] 群組中的 [合計]

    [合計] 列會顯示在設計格線中,群組會出現在查詢中的每個欄位的資料列中。

  5. 在 [合計] 列中,按一下您想要計算的結果清單中選取 [計數的欄位。

  6. [設計] 索引標籤上的 [結果] 群組中,按一下 [執行]

    查詢的結果會顯示在資料工作表檢視中。

  7. 您也可以儲存查詢。

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彙總函數參考

下表列出並說明 Access 提供用於 [合計] 列和查詢中的彙總函式。 請記住,Access 會提供更多彙總函數查詢的 [合計] 列的比。 此外,如果您使用 Access 專案 (前端連線到 Microsoft SQL Server 資料庫的存取權),您可以使用較大的彙總函式的 SQL Server 提供一組。 如需有關該組函數的詳細資訊,請參閱 Microsoft SQL Server 線上活頁簿。

函數

描述

可搭配使用的資料類型

Sum

加總欄中的項目。 僅適用於數字和貨幣資料。

數字、小數、貨幣

Average

計算某欄的平均值。 該欄必須包含數字、貨幣或日期/時間資料。 此函數會忽略 Null 值。

數字、小數、貨幣、日期/時間

Count

計算欄中的項目數量。

所有的資料類型除外包含複雜重複純量資料,例如資料行的多重值的清單。

如需多重值清單的詳細資訊,請參閱文章多重值欄位入門,並建立或刪除多重值欄位

Maximum

傳回最高值的項目。 文字資料,最高值的最後一個字母值,Access 就會略過的大小寫。 此函數會忽略 Null 值。

數字、小數、貨幣、日期/時間

Minimum

傳回最低值的項目。 文字資料的最低值的第一個字母值,Access 就會略過的大小寫。 此函數會忽略 Null 值。

數字、小數、貨幣、日期/時間

標準差

度量值之間的離散從平均的值 (平均值)。

如需有關如何使用此函數的詳細資訊,請參閱顯示資料工作表中的資料行總數

數字、小數、貨幣

Variance

計算欄中所有值的統計變異數。 此函數僅適用於數字和貨幣資料。 如果資料表包含小於兩個資料列,Access 會傳回 null 值。

如需變異數函數的詳細資訊,請參閱文件顯示資料工作表中的資料行總數

數字、小數、貨幣

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