使用查詢加總資料

使用查詢加總資料

附註: 我們想要以您的語言,用最快的速度為您提供最新的說明內容。 本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 希望您能在本頁底部告訴我們這項資訊是否有幫助。 此為英文文章出處,以供參考。

本文說明如何使用一種函式呼叫彙總函數來加總查詢結果集中的資料。 本文也簡要說明如何使用其他彙總函數,例如字數統計平均來計算或平均結果集中的值。 此外,這篇文章說明如何使用 [合計] 列中, Access您用來加總資料,而不必變更的查詢設計中的功能。

您想要做什麼?

了解加總資料的方式

準備一些範例資料

使用 [合計] 列加總資料

使用查詢來計算總計

使用合計查詢來計算合計] 群組

跨多個群組使用交叉資料表查詢的加總資料

彙總函數參考

了解加總資料的方式

您可以使用一種函式呼叫彙總函數來加總一欄數字在查詢中。 彙總函數計算的資料欄,並傳回單一值。 Access 提供各種不同的彙總函數,包括SumCount平均(適用於計算平均值)、 MinMax。 您新增至查詢的Sum函數加總資料,您使用Count函數計算資料等等。

此外, Access提供數種方式可新增至查詢的加總及其他彙總函數。 您可以:

  • 在 [資料工作表檢視中開啟查詢,並新增 [合計] 列。 [合計] 列中,功能Access,可讓您使用的查詢結果集,而不必變更的查詢設計的一或多個欄中的彙總函數。

  • 建立合計查詢。 合計查詢計算小計跨群組的記錄。[合計] 列會計算總計的一或多個欄 (欄位) 的資料。 例如,如果您想要計算小計所有依縣/市或季的銷售額,您使用合計查詢群組您所要的類別,您的記錄,然後加總銷售數字。

  • 建立交叉資料表查詢。 交叉資料表查詢是查詢的一種特殊類型的類似 Excel 工作表儲存格中顯示結果。 交叉資料表查詢摘要值,然後將它們分組事實兩組 — 一側邊 (列標題),以及其他設定上方 (標題)。 例如,您可以使用交叉資料表查詢來顯示每個城市的銷售總額過去三年下, 表顯示為:

城市

2003

2004

2005

巴黎

254,556

372,455

467,892

雪梨

478,021

372,987

276,399

Jakarta

572,997

684,374

792,571

...

...

...

...

附註: 這份文件中的使用方法區段強調使用Sum函數,但請記住,您可以使用其他彙總函數,在您的合計列和查詢中。 如需使用其他彙總函數的詳細資訊,請參閱本文稍後的彙總函數參照一節。

如需有關使用其他彙總函式的方式的詳細資訊,請參閱顯示資料工作表中的資料行總數

下列各節所述的步驟會說明如何新增 [合計] 列,請使用加總資料至合計查詢整個群組,以及如何使用交叉資料表查詢的小計資料跨群組與時間間隔。 當您繼續,請記住,許多彙總函數僅適用於上設定為特定的資料類型] 欄位中的資料。 例如, SUM函數只適用於已設定數字、 小數、 或貨幣資料類型的欄位。 如需每個函數需要的資料類型的詳細資訊,請參閱本文稍後的彙總函式參考,一節。

一般資料類型的詳細資訊,請參閱本文修改或變更資料類型的欄位設定

頁面頂端

準備一些範例資料

這篇文章中的使用方法各節提供的範例資料的資料表。 相關步驟會使用範例資料表,以協助您了解如何彙總函數的運作方式。 如果您想要的話,您可以選擇新增範例資料表至新的或現有的資料庫。

Access 提供數種方式可將這些範例資料表新增至資料庫。 您可以手動輸入資料,您可以將每個表格複製到如 Excel 試算表程式,然後將工作表匯入 Access,或您可以將資料貼到文字編輯器 (如記事本),並從產生的文字檔匯入資料。

本節中的步驟說明如何在空白資料工作表中,手動輸入資料,以及如何範例資料表複製至試算表程式,然後再將資料表匯入 Access。 如需有關建立和匯入文字資料的詳細資訊,請參閱匯入或連結到文字檔中的資料

本文中相關的步驟會使用下表。 使用這些資料表來建立範例資料:

[類別] 資料表:

類別

布偶

遊戲和謎題

圖案和框架

視訊遊戲

Dvd 和影片

模型和嗜好

運動

[產品] 資料表:

產品名稱

Price

類別

程式設計師動作圖

$ 12.95

布偶

使用 C# (適合全家棋盤遊戲) 的樂趣

$ 15.85

遊戲和謎題

關聯式資料庫圖表

$ 22.50

圖案和框架

神奇電腦晶片 (500 部分)

$ 32.65

遊戲和謎題

存取 ! 遊戲 !

$ 22.95

遊戲和謎題

電腦玩家和神獸生物

$ 78.50

視訊遊戲

針對電腦玩家練習 ! DVD !

$ 14.88

Dvd 和影片

飛翔披薩 ultimate

$ 36.75

運動

外部 5.25 英吋磁碟磁碟磁碟機 (1/4 縮放比例)

$ 65.00

模型和嗜好

Bureaucrat 非動作圖

$ 78.88

布偶

暗影處看看

$ 53.33

視訊遊戲

建立您自己的鍵盤

$ 77.95

模型和嗜好

[訂單] 資料表:

訂單日期

出貨日期

運送縣/市

傳送費用

2005 年 11 月 14 日

2005 年 11 月 15 日

Jakarta

$ 55.00

2005 年 11 月 14 日

2005 年 11 月 15 日

雪梨

$ 76.00

2005 年 11 月 16 日

2005 年 11 月 17 日

雪梨

$ 87.00

2005 年 11 月 17 日

2005 年 11 月 18 日

Jakarta

$ 43.00

2005 年 11 月 17 日

2005 年 11 月 18 日

巴黎

$ 105.00

2005 年 11 月 17 日

2005 年 11 月 18 日

Stuttgart

$ 112.00

2005 年 11 月 18 日

2005 年 11 月 19 日

維也納

$ 215.00

2005 年 11 月 19 日

2005 年 11 月 20 日

邁阿密

$ 525.00

2005 年 11 月 20 日

2005 年 11 月 21 日

維也納

$ 198.00

2005 年 11 月 20 日

2005 年 11 月 21 日

巴黎

$ 187.00

2005 年 11 月 21 日

2005 年 11 月 22 日

雪梨

$ 81.00

2005 年 11 月 23 日

2005 年 11 月 24 日

Jakarta

$ 92.00

[訂單詳細資料] 資料表:

訂單識別碼

產品名稱

產品識別碼

單價

數量

折扣

1

建立您自己的鍵盤

12

$ 77.95

9

5%

1

Bureaucrat 非動作圖

2

$ 78.88

4

7.5%

2

針對電腦玩家練習 ! DVD !

7

$ 14.88

6

4%

2

神奇電腦晶片

4

$ 32.65

8

0

2

電腦玩家和神獸生物

6

$ 78.50

4

0

3

存取 ! 遊戲 !

5

$ 22.95

5

15%

4

程式設計師動作圖

1

$ 12.95

2

6%

4

飛翔披薩 ultimate

8

$ 36.75

8

4%

5

外部 5.25 英吋磁碟磁碟磁碟機 (1/4 縮放比例)

9

$ 65.00

4

10%

6

關聯式資料庫圖表

3

$ 22.50

12

6.5%

7

暗影處看看

11

$ 53.33

6

8%

7

關聯式資料庫圖表

3

$ 22.50

4

9%

附註: 請記住的典型資料庫中訂單詳細資料] 表格會包含只有一個產品識別碼] 欄位,不產品名稱] 欄位。 範例資料表使用 [產品名稱] 欄位,讓資料更容易閱讀。

手動輸入範例資料

  1. 在 [建立] 索引標籤的 [資料表] 群組中,按一下 [資料表]。

    Access 會在您的資料庫中新增新的空白資料表。

    附註: 如果您開啟新的空白資料庫,則無需按照此步驟進行。不過,每當您需要在資料庫中新增資料表時,則要按照此步驟進行。

  2. 按兩下標題列中的第一個儲存格,然後在範例資料表中輸入欄位的名稱。

    根據預設,Access 會表示空白欄位標題列的文字新增欄位,就像這樣:

    資料工作表中的新欄位

  3. 使用方向鍵移到下一個空白的標題儲存格,然後輸入第二個欄位名稱 (您也可以按下 TAB 或按兩下新的儲存格)。 重複此步驟,直到您輸入所有的欄位名稱。

  4. 在範例資料表中輸入資料。

    當您輸入資料時,Access 會推斷每個欄位的資料類型。 如果您不熟悉關聯式資料庫,您應該設定特定的資料類型,例如數字、 文字或日期/時間、 每個表格中的欄位。 設定資料類型可協助確保正確的資料輸入,而且也可協助避免錯誤,例如在計算中使用的電話號碼。 這些範例資料表中,您應該讓推斷資料類型的存取。

  5. 當您完成輸入資料時,請按一下 [儲存]。

    鍵盤快速鍵: 按 CTRL + S。

    [另存新檔] 對話方塊隨即出現。

  6. 在 [表格名稱] 方塊中,輸入範例資料表的名稱,然後按一下[確定]

    因為查詢的使用方法的章節中使用這些名稱,您會使用每個範例資料表的名稱。

  7. 重複這些步驟,直到您建立的每個範例資料表列在這個章節的開頭。

如果您不想要手動輸入資料,請依照下列步驟,將資料複製到試算表檔案,然後將資料匯入試算表檔案存取。

建立範例工作表

  1. 啟動您的試算表程式,並建立新的空白檔案。 如果您使用 Excel 時,它會根據預設建立新的空白活頁簿。

  2. 複製上述的第一個範例資料表並貼到第一個工作表,以第一個儲存格開頭。

  3. 使用您的試算表程式所提供的技術,重新命名工作表。 為工作表相同的範例資料表的名稱。 例如,如果範例資料表名稱為類別,命名您的工作表相同的名稱。

  4. 重複步驟 2 和 3,每個範例資料表複製到空白工作表和重新命名工作表。

    附註: 您可能需要將工作表新增至您的試算表檔案。 如需執行的工作,請參閱試算表程式的說明。

  5. 將活頁簿儲存到您的電腦或網路中方便使用的位置,然後進行下一組步驟。

從工作表建立資料庫資料表

  1. 在 [外部資料] 索引標籤的 [匯入] 群組中,按一下 [Excel]。

    或者

    按一下 [更多],然後從清單中選取試算表程式。

    [取得外部資料 - 程式名稱試算表] 對話方塊隨即顯示。

  2. 按一下 [瀏覽,開啟您在先前的步驟,建立試算表檔案,然後按一下[確定]

    [匯入試算表精靈] 隨即啟動。

  3. 根據預設,精靈會選取活頁簿 (客戶工作表,如果您在上一節中的步驟),並從工作表的資料中的第一個工作表會出現在精靈頁面的下方區段中。 按一下 [下一步]。

  4. 在精靈的下一頁,按一下第一列包含欄標題,,然後按一下 [下一筆

  5. 您也可以在下一個頁面上,使用文字] 方塊和清單功能變數選項] 下若要變更的欄位名稱與資料類型或省略匯入作業中的欄位。 否則,請按一下 [下一步]。

  6. 保留讓存取新增主索引鍵] 選項已選取,然後按一下 [下一步]。

  7. 根據預設,Access 會將工作表名稱套用到您的新資料表。 接受建議的名稱或輸入其他名稱,然後再按一下 [完成

  8. 重複步驟 1 到 7,直到您已從活頁簿中的每個工作表中建立表格。

重新命名主索引鍵的欄位

附註: 當您匯入工作表時,Access 會自動新增至每個資料表主索引鍵資料行,然後根據預設,Access 命名該資料行 「 識別碼 」,並將它設定為自動編號資料類型。 在這個步驟說明如何重新命名每個主索引鍵欄位。 這麼做,因此可協助明確查詢中的所有欄位。

  1. 在 [功能窗格] 中以滑鼠右鍵按一下每個資料表中的上一個步驟所建立的然後按一下 [設計檢視]

  2. 針對每個資料表中,找出主索引鍵欄位。 根據預設,Access 會命名每個欄位識別碼

  3. 在每個主索引鍵欄位的 [欄位名稱] 欄中新增資料表的名稱。

    比方說,您想要重新命名 [識別碼] 欄位的 「 類別識別碼 」 類別表格及到 「 訂單識別碼] 的 [訂單] 資料表的欄位 [訂單詳細資料] 資料表中,重新命名以 「 識別碼詳細資料 」 的欄位 [產品] 資料表中,重新命名以 「 產品識別碼] 欄位

  4. 儲存變更。

每當範例資料表都會出現在這篇文章,這些工作包括主索引鍵欄位,並使用上述步驟所述重新命名欄位。

頁面頂端

使用 [合計] 列加總資料

您可以新增至查詢的 [合計] 列,請開啟您的查詢,在資料工作表檢視、 新增資料列,然後選取您想要使用彙總函數,例如SumMinMaxAvg。 本節中的步驟說明如何建立基本選取查詢,並新增 [合計] 列。 您不需要使用上一節所述的範例資料表。

建立基本選取查詢

  1. [建立] 索引標籤的 [其他] 群組中,按一下 [查詢設計]

  2. 在 [顯示資料表] 對話方塊中,按兩下您要在查詢中使用的資料表,然後按一下 [關閉]。

    選取的表格會顯示為查詢設計工具的上半部區段中的視窗。

  3. 按兩下您想要使用您在查詢中的資料表欄位。

    您可以包含欄位包含描述性的資料,例如名稱與描述,但您必須包含的欄位,包含數字或貨幣資料。

    每個欄位會顯示在設計格線中的儲存格。

  4. 按一下 [執行 按鈕影像 執行查詢。

    查詢結果集即會出現在資料工作表檢視中。

  5. 您也可以切換到 [設計] 檢視,然後調整您的查詢。 若要這樣做,請以滑鼠右鍵按一下查詢的 [文件] 索引標籤,按一下 [設計檢視]。 接著,您可以調整查詢,如有需要藉由新增或移除資料表欄位。 若要移除欄位,在設計格線中選取的資料行,然後按 DELETE。

  6. 儲存您的查詢。

新增 [合計] 列

  1. 請確定您的查詢資料工作表檢視] 中開啟。 若要這樣做,請以滑鼠右鍵按一下查詢的 [文件] 索引標籤,按一下 [資料工作表檢視]

    -or-

    在 [功能窗格] 中按兩下該查詢。 這在執行查詢並載入資料工作表中的結果。

  2. 在 [常用] 索引標籤上,按一下 [記錄] 群組中的 [合計]。

    新增[合計] 列會出現在資料工作表。

  3. 在 [合計] 列中,按一下您想要加總,欄位中的儲存格,然後從清單中選取 [加總

隱藏 [合計] 列

  • 在 [常用] 索引標籤上,按一下 [記錄] 群組中的 [合計]。

如需有關如何使用 [合計] 列的詳細資訊,請參閱顯示資料工作表中的資料行總數

頁面頂端

使用查詢來計算總計

總計就是欄中的所有值的總和。 您可以計算總計,包括數的種:

  • 簡單總計的加總一欄中的值。 例如,您可以計算總運費。

  • 計算的總計加總多個欄中的值。 例如,您可以乘以的項目排序,數字的數個項目的成本,再加總結果值計算總銷售額。

  • 總計排除的某些記錄。 例如,您可以僅適用於星期五計算總銷售額。

下列各節所述的步驟說明如何建立總計的每個類型。 下列步驟使用 [訂單] 和 [訂單詳細資料資料表。

[訂單] 資料表

訂單識別碼

訂單日期

出貨日期

運送縣/市

傳送費用

1

2005 年 11 月 14 日

2005 年 11 月 15 日

Jakarta

$ 55.00

2

2005 年 11 月 14 日

2005 年 11 月 15 日

雪梨

$ 76.00

3

2005 年 11 月 16 日

2005 年 11 月 17 日

雪梨

$ 87.00

4

2005 年 11 月 17 日

2005 年 11 月 18 日

Jakarta

$ 43.00

5

2005 年 11 月 17 日

2005 年 11 月 18 日

巴黎

$ 105.00

6

2005 年 11 月 17 日

2005 年 11 月 18 日

Stuttgart

$ 112.00

7

2005 年 11 月 18 日

2005 年 11 月 19 日

維也納

$ 215.00

8

2005 年 11 月 19 日

2005 年 11 月 20 日

邁阿密

$ 525.00

9

2005 年 11 月 20 日

2005 年 11 月 21 日

維也納

$ 198.00

10

2005 年 11 月 20 日

2005 年 11 月 21 日

巴黎

$ 187.00

11

2005 年 11 月 21 日

2005 年 11 月 22 日

雪梨

$ 81.00

12

2005 年 11 月 23 日

2005 年 11 月 24 日

Jakarta

$ 92.00

若 Order Details 資料表

詳細識別碼

訂單識別碼

產品名稱

產品識別碼

單價

數量

折扣

1

1

建立您自己的鍵盤

12

$ 77.95

9

0.05

2

1

Bureaucrat 非動作圖

2

$ 78.88

4

0.075

3

2

針對電腦玩家練習 ! DVD !

7

$ 14.88

6

0.04

4

2

神奇電腦晶片

4

$ 32.65

8

0.00

5

2

電腦玩家和神獸生物

6

$ 78.50

4

0.00

6

3

存取 ! 遊戲 !

5

$ 22.95

5

0.15

7

4

程式設計師動作圖

1

$ 12.95

2

0.06

8

4

飛翔披薩 ultimate

8

$ 36.75

8

0.04

9

5

外部 5.25 英吋磁碟磁碟磁碟機 (1/4 縮放比例)

9

$ 65.00

4

0.10

10

6

關聯式資料庫圖表

3

$ 22.50

12

0.065

11

7

暗影處看看

11

$ 53.33

6

0.08

12

7

關聯式資料庫圖表

3

$ 22.50

4

0.09

計算簡單的總計

  1. [建立] 索引標籤的 [其他] 群組中,按一下 [查詢設計]

  2. 在 [顯示資料表] 對話方塊中,按兩下您要在查詢中使用的資料表,然後按一下 [關閉]。

    如果您使用的範例資料,請按兩下 [訂單] 資料表。

    表格會顯示在查詢設計工具] 的上半部區段中的視窗。

  3. 按兩下您想要加總的欄位。 請確定欄位會設定為數字或貨幣資料類型。 如果您嘗試在非數值的欄位,例如 [文字] 欄位中加總數值 Access 就會顯示當您嘗試執行查詢時的資料類型不相符,在準則運算式中的錯誤訊息。

    如果您使用的範例資料,請按兩下 [出貨費用] 欄。

    如果您想要計算總計為這些欄位,您可以將其他數字欄位新增至格線中。 合計查詢可以計算多個資料欄的總計。

  4. [設計] 索引標籤上,按一下 [顯示/隱藏] 群組中的 [合計]按鈕圖像

    [合計] 列會顯示在設計格線中,且Group By出現 [出貨費用] 欄中的儲存格。

  5. 在 [合計] 列的儲存格中的值變更為加總

  6. 按一下 [執行 按鈕影像 執行查詢並在資料工作表檢視中顯示結果。

    提示: 請注意,存取例子 「 SumOf 」 的欄位名稱,您加總。 若要將欄標題變更為更具有意義,例如總傳送,切換回 [設計檢視],按一下 [運送費用] 欄,在設計格線中的 [欄位] 列中。 放置游標旁傳送費用,然後輸入文字總傳送,後面接著冒號,就像這樣:總傳送: 傳送費用

  7. 您也可以儲存查詢,並將其關閉。

計算排除的某些記錄總計

  1. [建立] 索引標籤的 [其他] 群組中,按一下 [查詢設計]

  2. 在 [顯示資料表] 對話方塊中,按兩下 [訂單詳細資料] 資料表中,與訂單資料表,然後按一下 [關閉] 以關閉對話方塊。

  3. 將 [訂單] 資料表的 [訂單日期] 欄位至查詢設計格線的第一欄。

  4. 在 [準則] 列的第一欄,輸入date ()-1。 這個運算式會從計算總計排除目前日期的記錄。

  5. 接下來,建立計算每次交易的銷售數量之資料行。 在格線的第二個資料行的 [欄位] 列中輸入下列運算式:

    總銷售值: (1-[訂單詳細資料]。 [折扣] / 100) * ([訂單詳細資料]。 [單價] * [訂單詳細資料]。[數量])

    請確定您的運算式參照將數字或貨幣資料類型的欄位。 如果您的運算式參照設定為其他資料類型的欄位,Access 會顯示資料類型不相符,在準則運算式中的郵件,當您嘗試執行查詢時。

  6. [設計] 索引標籤上,按一下 [顯示/隱藏] 群組中的 [合計]

    [合計] 列會顯示在設計格線中,群組會出現在第一個和第二個資料行中。

  7. 在第二欄中,變更 [合計] 列的儲存格的值進行加總Sum函數加個別銷售數字。

  8. 按一下 [執行 按鈕影像 執行查詢並在資料工作表檢視中顯示結果。

  9. 將查詢儲存為每日銷售

    附註: 下次您開啟查詢設計檢視] 中,您可能會發現稍微變更欄位合計] 列中的總銷售值欄位中指定的值。 運算式出現括號內, Sum函數和 [合計] 列會顯示Expression ,而不是加總

    例如,如果您使用的範例資料,並建立的查詢 (如上述步驟中所示),您看到:

    總銷售值: Sum ((1-[訂單詳細資料]。Discount/100) * ([訂單詳細資料]。[單價] * [訂單詳細資料]。數量))

頁面頂端

使用合計查詢來計算合計] 群組

本節中的步驟說明如何建立合計查詢來計算小計跨群組的資料。 繼續進行時,請記住,根據預設,合計查詢可包含只欄位或包含您的群組資料,例如 「 類別 」 欄位,並包含您想要加總,例如 「 銷售 」 欄位的資料之欄位的欄位。 合計查詢不能包含其他欄位,說明類別中的項目。 如果您想要查看該描述性的資料,您可以建立結合的其他資料欄位的欄位合計查詢中的第二個選取查詢。

本節中的步驟說明如何建立合計,並選取所需來識別每個產品的總銷售額的查詢。 下列步驟假設這些範例資料表的使用:

[產品] 資料表

產品識別碼

產品名稱

Price

類別

1

程式設計師動作圖

$ 12.95

布偶

2

使用 C# (適合全家棋盤遊戲) 的樂趣

$ 15.85

遊戲和謎題

3

關聯式資料庫圖表

$ 22.50

圖案和框架

4

神奇電腦晶片 (500 部分)

$ 32.65

圖案和框架

5

存取 ! 遊戲 !

$ 22.95

遊戲和謎題

6

電腦玩家和神獸生物

$ 78.50

視訊遊戲

7

針對電腦玩家練習 ! DVD !

$ 14.88

Dvd 和影片

8

飛翔披薩 ultimate

$ 36.75

運動

9

外部 5.25 英吋磁碟磁碟磁碟機 (1/4 縮放比例)

$ 65.00

嗜好與模型

10

Bureaucrat 非動作圖

$ 78.88

布偶

11

暗影處看看

$ 53.33

視訊遊戲

12

建立您自己的鍵盤

$ 77.95

嗜好與模型

若 Order Details 資料表

詳細識別碼

訂單識別碼

產品名稱

產品識別碼

單價

數量

折扣

1

1

建立您自己的鍵盤

12

$ 77.95

9

5%

2

1

Bureaucrat 非動作圖

2

$ 78.88

4

7.5%

3

2

針對電腦玩家練習 ! DVD !

7

$ 14.88

6

4%

4

2

神奇電腦晶片

4

$ 32.65

8

0

5

2

電腦玩家和神獸生物

6

$ 78.50

4

0

6

3

存取 ! 遊戲 !

5

$ 22.95

5

15%

7

4

程式設計師動作圖

1

$ 12.95

2

6%

8

4

飛翔披薩 ultimate

8

$ 36.75

8

4%

9

5

外部 5.25 英吋磁碟磁碟磁碟機 (1/4 縮放比例)

9

$ 65.00

4

10%

10

6

關聯式資料庫圖表

3

$ 22.50

12

6.5%

11

7

暗影處看看

11

$ 53.33

6

8%

12

7

關聯式資料庫圖表

3

$ 22.50

4

9%

下列步驟假設訂單] 資料表和訂單詳細資料資料表關聯 「 一 」 端上的 [訂單] 資料表中的 [產品識別碼] 欄位之間的一個對多關聯。

建立合計查詢

  1. [建立] 索引標籤的 [其他] 群組中,按一下 [查詢設計]

  2. 在 [顯示資料表] 對話方塊中,選取您想要使用,按一下 [新增],然後按一下關閉之後您完成新增資料表的資料表。

    -or-

    按兩下您要使用的資料表,然後按一下 [關閉]。 每個資料表都會隨即在查詢設計師的上半部以視窗形式出現。

    如果您使用前述範例資料表時,您可以新增 [產品和訂單詳細資料] 資料表。

  3. 按兩下您想要使用您在查詢中的資料表欄位。

    規則,您將新增只有 [群組] 欄位和 [值] 欄位至查詢。 不過,您可以使用計算,而不是數值欄位,接下來的步驟說明如何執行此動作。

    1. 從 [產品] 資料表的 [類別] 欄位新增至設計格線中。

    2. 建立在格線內的第二欄中輸入下列運算式,以計算每次交易的銷售金額欄:

      總銷售值: (1-[訂單詳細資料]。 [折扣] / 100) * ([訂單詳細資料]。 [單價] * [訂單詳細資料]。[數量])

      請確認您在運算式中參考的欄位的數字或貨幣資料類型。 如果您參考的其他資料類型欄位時,Access 會在嘗試切換至 [資料工作表檢視時顯示資料類型不相符,在準則運算式中的錯誤訊息。

    3. [設計] 索引標籤上,按一下 [顯示/隱藏] 群組中的 [合計]

      [合計] 列會出現在設計格線中,並在列Group By出現在第一個和第二個資料行。

    4. 在第二欄中,變更 [合計] 列中的值進行加總Sum函數加個別銷售數字。

    5. 按一下 [執行 按鈕影像 執行查詢並在資料工作表檢視中顯示結果。

    6. 保持開放] 供用於查詢中下一節。

      合計查詢中使用準則

      您在上一節中建立的查詢基礎資料表中包含的所有記錄。 它不會排除任何順序時計算總計,, 並顯示所有類別的總計。

      如果您要排除的某些記錄,您可以新增準則至查詢。 比方說,您可以忽略交易少於 $100 或只是一些您產品類別計算總計。 本節中的步驟說明如何使用三種類型的準則:

    7. 計算總計時略過特定群組的準則。    例如,您會計算只玩遊戲、 圖案及框架設定,以及運動類別的總計。

    8. 隱藏之後計算它們的特定總計的準則。    例如,您可以顯示只大於 $150000 合計。

    9. 排除個別記錄總計中所包含的準則。    例如,您可以選擇排除個別銷售交易時的值 (單價 * 數量) 低於 $100。

      下列步驟說明如何新增準則一個接一個],然後在查詢結果中看到的影響。

      新增準則至查詢

    10. 開啟 [查詢設計] 檢視中的前一節。 若要這樣做,請以滑鼠右鍵按一下查詢的 [文件] 索引標籤,按一下 [設計檢視]

      -or-

      在 [功能窗格] 中以滑鼠右鍵按一下查詢,然後按一下 [設計檢視]

    11. 在 [類別識別碼] 資料行的 [準則] 列中,輸入= 布偶或運動或藝廊框架

    12. 按一下 [執行 按鈕影像 執行查詢並在資料工作表檢視中顯示結果。

    13. 切換回 [設計] 檢視,然後在 [總銷售值資料行的 [準則] 列中,輸入>100

    14. 執行查詢以查看結果,然後再切換回到 [設計] 檢視。

    15. 現在將新增準則以排除少於 $ 100 的個別銷售交易。 若要這樣做,您需要新增另一欄。

      附註: 您無法總銷售值欄位中指定的第三個條件。 您指定此欄中的任何準則適用於總計的值,不為個別的值。

    16. 複製的第二欄的運算式到第三欄。

    17. 在 [合計] 列的新欄中,選取位置,然後在 [準則] 列中,輸入 >20。

    18. 執行查詢以查看結果,然後再儲存查詢。

      附註: 您下次開啟查詢設計檢視] 中,您可能會發現稍微在設計格線中的變更。 在第二欄中,[欄位] 列中的運算式會出現括號內Sum函數,而且 [合計] 列中的值會顯示運算式,而不是加總

      總銷售值: Sum ((1-[訂單詳細資料]。Discount/100) * ([訂單詳細資料]。[單價] * [Orde r 詳細資料]。數量))

      您也會看到第四個資料行。 此欄是第二欄中的複本,但您在第二欄中指定的準則會實際顯示新的資料行的一部分。

頁面頂端

跨多個群組使用交叉資料表查詢的加總資料

交叉資料表查詢是查詢的一種特殊類型的類似的 Excel 工作表的格線中顯示其結果。 交叉資料表查詢摘要值,然後將它們分組事實兩組 — 一側邊 (一組的列標題),以及其他設定上方 (一組資料行標頭)。 此圖說明的結果集範例交叉資料表查詢的一部分:

範例交叉資料表查詢

當您繼續,請記住,交叉資料表查詢永遠不會顯示結果集,因為您在查詢中使用的資料表不一定會包含每個可能的資料點的值中的所有欄位。

當您建立交叉資料表查詢,您通常會包含一個以上的資料表,資料,您一律包含三種類型的資料: 資料做為列名、 欄標題,以及您想要加總或否則計算值所用的資料。

本節中的步驟假設下表:

[訂單] 資料表

訂單日期

出貨日期

運送縣/市

傳送費用

2005 年 11 月 14 日

2005 年 11 月 15 日

Jakarta

$ 55.00

2005 年 11 月 14 日

2005 年 11 月 15 日

雪梨

$ 76.00

2005 年 11 月 16 日

2005 年 11 月 17 日

雪梨

$ 87.00

2005 年 11 月 17 日

2005 年 11 月 18 日

Jakarta

$ 43.00

2005 年 11 月 17 日

2005 年 11 月 18 日

巴黎

$ 105.00

2005 年 11 月 17 日

2005 年 11 月 18 日

Stuttgart

$ 112.00

2005 年 11 月 18 日

2005 年 11 月 19 日

維也納

$ 215.00

2005 年 11 月 19 日

2005 年 11 月 20 日

邁阿密

$ 525.00

2005 年 11 月 20 日

2005 年 11 月 21 日

維也納

$ 198.00

2005 年 11 月 20 日

2005 年 11 月 21 日

巴黎

$ 187.00

2005 年 11 月 21 日

2005 年 11 月 22 日

雪梨

$ 81.00

2005 年 11 月 23 日

2005 年 11 月 24 日

Jakarta

$ 92.00

若 Order Details 資料表

訂單識別碼

產品名稱

產品識別碼

單價

數量

折扣

1

建立您自己的鍵盤

12

$ 77.95

9

5%

1

Bureaucrat 非動作圖

2

$ 78.88

4

7.5%

2

針對電腦玩家練習 ! DVD !

7

$ 14.88

6

4%

2

神奇電腦晶片

4

$ 32.65

8

0

2

電腦玩家和神獸生物

6

$ 78.50

4

0

3

存取 ! 遊戲 !

5

$ 22.95

5

15%

4

程式設計師動作圖

1

$ 12.95

2

6%

4

飛翔披薩 ultimate

8

$ 36.75

8

4%

5

外部 5.25 英吋磁碟磁碟磁碟機 (1/4 縮放比例)

9

$ 65.00

4

10%

6

關聯式資料庫圖表

3

$ 22.50

12

6.5%

7

暗影處看看

11

$ 53.33

6

8%

7

關聯式資料庫圖表

3

$ 22.50

4

9%

下列步驟說明如何建立群組加總縣/市業績交叉資料表查詢。 查詢會傳回格式化的日期和銷售的總使用兩個運算式。

建立交叉資料表查詢

  1. [建立] 索引標籤的 [其他] 群組中,按一下 [查詢設計]

  2. 在 [顯示資料表] 對話方塊中,按兩下您要在查詢中使用的資料表,然後按一下 [關閉]。

    每個資料表都會隨即在查詢設計師的上半部以視窗形式出現。

    如果您使用範例資料表,請按兩下 [訂單] 資料表和 [訂單詳細資料] 資料表。

  3. 按兩下您想要使用您在查詢中的欄位。

    每個欄位名稱會出現在設計格線的 [欄位] 列中的空白儲存格。

    如果您使用範例資料表,請新增 [運送縣/市] 和 [出貨日期欄位從 [訂單] 資料表。

  4. 在 [欄位] 列的下一個空白儲存格,複製並貼上或輸入下列運算式:總銷售額: Sum (CCur ([訂單詳細資料]。 [單位 Price]*[Quantity]*(1-[Discount])/100)*100)

  5. 在 [設計] 索引標籤上,按一下 [查詢類型] 群組中的 [交叉資料表]。

    [合計] 列和交叉資料表] 列會出現在設計格線中。

  6. 按一下 [城市] 欄位中的 [合計] 列中的儲存格,然後選取 [群組依據。 執行 [出貨日期] 欄位的方法亦同。 在 [總銷售額] 欄位的儲存格中的值變更為運算式

  7. 交叉資料表] 列中,以標題列的 [城市] 欄位中設定儲存格、欄名,將出貨日期欄位設和將總銷售額] 欄位設定成值。

  8. [設計] 索引標籤上的 [結果] 群組中,按一下 [執行]

    查詢結果會顯示在資料工作表檢視中。

頁面頂端

彙總函數參考

下表列出並說明 Access 提供 [合計] 列和查詢中的彙總函式。 請記住,Access 會提供更多彙總函數查詢的 [合計] 列的比。 此外,如果您使用 Access 專案 (前端連線到 Microsoft SQL Server 資料庫的存取權),您可以使用較大的彙總函式的 SQL Server 提供一組。 如需有關該組函數的詳細資訊,請參閱 Microsoft SQL Server 線上活頁簿。

函數

描述

我們 電子與資料類型

Average

計算某欄的平均值。 該欄必須包含數字、貨幣或日期/時間資料。 此函數會忽略 Null 值。

字、 貨幣、 日期/時間

Count

計算欄中的項目數量。

複雜的重複純量資料 (例如多重值清單欄) 以外的所有資料類型。

如需多重值清單的詳細資訊,請參閱文章多重值欄位入門,並建立或刪除多重值欄位

Maximum

傳回最高值的項目。 文字資料,最高值是最後一個字母值,Access 就會略過的大小寫。 此函數會忽略 Null 值。

字、 貨幣、 日期/時間

Minimum

傳回最低值的項目。 文字資料,最低值是第一個字母值,Access 就會略過的大小寫。 此函數會忽略 Null 值。

字、 貨幣、 日期/時間

標準差

衡量值與平均值 (平均數) 之間的離散程度。

如需有關如何使用此函數的詳細資訊,請參閱顯示資料工作表中的資料行總數

為數字、 貨幣

Sum

加總欄中的項目。 僅適用於數字和貨幣資料。

為數字、 貨幣

Variance

計算欄中所有值的統計變異數。 此函數僅適用於數字和貨幣資料。 如果資料表包含小於兩個資料列,Access 會傳回 null 值。

如需變異數函數的詳細資訊,請參閱文件顯示資料工作表中的資料行總數

為數字、 貨幣

頁面頂端

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