使用查詢做為表單或報表的記錄來源

您可以使用查詢來提供資料給表單或報表。您可以用精靈完成這個動作,也可以手動設定表單或報表的 [記錄來源] 屬性。

本文內容

簡介

使用查詢做為表單的記錄來源

使用查詢做為報表的記錄來源

簡介

通常,單一資料表無法提供您在建立特定表單或報表時所需的資料。您可能想要使用多個資料表的資料,也可能想要合計單一資料表中的資料,或是只使用單一資料表的資料,但需要透過該資料表與另一個資料表的關聯來決定Recordset內的記錄。

在這些情況下,您可以建立查詢以取得真正要使用的資料,然後使用該查詢做為表單或報表的記錄來源。而要達成此目的有幾種方法。本文會說明如何對表單及報表使用各項方法。

本文不會說明建立表單或報表時所需的各個步驟。

如需建立表單及報表的詳細資訊,請參閱建立表單建立簡易報表

頁首

使用查詢做為表單的記錄來源

有三種基本方式可以使用查詢做為表單的記錄來源。

使用表單精靈建立表單

您可以在精靈的首頁中,指定想要使用的查詢。該查詢必須已經存在。

  1. [建立] 索引標籤的 [表單] 群組中,按一下 [其他表單],再按一下 [表單精靈] 按鈕圖像

    啟動 [表單精靈]。

  2. 在 [資料表/查詢] 下拉式方塊中,按一下要做為表單記錄來源的查詢名稱。

  3. 在 [可用的欄位] 清單方塊中,按兩下要使用的每個欄位。

    按兩下某個欄位後,該欄位就會新增至 [已選取的欄位] 清單方塊中。

  4. 新增完欄位後,按一下 [下一步]。

在報表設計檢視中將記錄來源屬性設為查詢

您可以在 [設計檢視] 中建立表單,並且設定表單的 [記錄來源] 屬性,以指定所要使用的現有查詢。

  1. [建立] 索引標籤的 [表單] 群組中,按一下 [表單設計]

    附註: 如果看到的是 [簡易表單] 按鈕而不是 [表單設計] 按鈕,請按一下 [簡易表單] 旁的箭頭,然後按一下 [表單設計]

  2. 如果表單屬性表尚未開啟,按下 F4 加以開啟。

  3. 在表單屬性表中,按一下 [資料] 索引標籤上的 [記錄來源] 屬性方塊。

  4. 執行下列其中一項動作:

    • 開始輸入要做為表單記錄來源之查詢的名稱。

      Access 會在您輸入的同時自動填入物件的名稱。

    • 按一下向下箭頭,然後從出現的下拉式清單中選取要使用的查詢。

在表單設計檢視中使用建立按鈕來建立新的查詢

您在 [設計檢視] 中建立表單,並且使用表單之 [記錄來源] 屬性方塊中的 [建立] 按鈕 ( [建立器] 按鈕 ),建立新的查詢以做為表單的記錄來源。

  1. [建立] 索引標籤的 [表單] 群組中,按一下 [表單設計]

    附註: 如果看到的是 [簡易表單] 按鈕而不是 [表單設計] 按鈕,請按一下 [簡易表單] 旁的箭頭,然後按一下 [表單設計]

  2. 如果表單屬性表尚未開啟,按下 F4 加以開啟。

  3. 在表單屬性表中,按一下 [資料] 索引標籤上的 [記錄來源] 屬性方塊。

  4. 按一下 [建立器] 按鈕

    新的查詢就會在 [設計檢視] 中開啟。

  5. 設計此查詢,然後加以儲存及關閉。

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使用查詢做為報表的記錄來源

有三種基本方式可以使用查詢做為報表的記錄來源。

使用報表精靈建立報表

在精靈的首頁中,指定所要使用的查詢。此查詢必須已存在。

  1. [建立] 索引標籤的 [報表] 群組中,按一下 [報表精靈]

    [報表精靈] 隨即啟動。

  2. 在 [資料表/查詢] 下拉式方塊中,按一下要做為報表記錄來源的查詢名稱。

  3. 在 [可用的欄位] 清單方塊中,按兩下要使用的每個欄位。

    按兩下某個欄位後,該欄位就會新增至 [已選取的欄位] 清單方塊中。

在報表設計檢視中將記錄來源屬性設為查詢

您可以在 [設計檢視] 中建立報表,並且設定報表的 [記錄來源] 屬性,以指定所要使用的現有查詢。

  1. [建立] 索引標籤的 [報表] 群組中,按一下 [報表設計]

    附註: 如果看到的是 [簡易報表] 按鈕而不是 [報表設計] 按鈕,請按一下 [簡易報表] 旁的箭頭,然後按一下 [報表設計]

  2. 如果報表屬性表尚未開啟,按下 F4 加以開啟。

  3. 在報表屬性表中,按一下 [資料] 索引標籤上的 [記錄來源] 屬性方塊。

    附註: 如果看不到 [記錄來源] 屬性方塊,請確定檢視的是報表本身的屬性,而不是報表上特定控制項的屬性。

  4. 執行下列其中一項動作:

    • 開始輸入要做為報表記錄來源之查詢的名稱。

      Access 會在您輸入的同時自動填入物件的名稱。

    • 按一下向下箭頭,然後從出現的下拉式清單中選取要使用的查詢。

在報表設計檢視中使用建立按鈕來建立新的查詢

您在 [設計檢視] 中建立報表,並且使用報表之 [記錄來源] 屬性方塊中的 [建立] 按鈕 ( [建立器] 按鈕 ),建立新的查詢以做為報表的記錄來源。

  1. [建立] 索引標籤的 [報表] 群組中,按一下 [報表設計]

    附註: 如果看到的是 [簡易報表] 按鈕而不是 [報表設計] 按鈕,請按一下 [簡易報表] 旁的箭頭,然後按一下 [報表設計]

  2. 如果報表屬性表尚未開啟,請按 F4 加以開啟。

  3. 在報表屬性表中,按一下 [資料] 索引標籤上的 [記錄來源] 屬性方塊。

  4. 按一下 [建立器] 按鈕 。新的查詢隨即會在 [設計檢視] 中開啟。

  5. 設計此查詢,然後加以儲存及關閉。

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