使用智慧文件

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

如 Microsoft Office Excel 活頁簿等的智慧文件檔案,設計的宗旨在於協助您更順利地完成工作。例如表格、範本等數種 Excel 檔案,都可以做為智慧文件之用。

您想要做什麼?

深入瞭解智慧文件

新增並附加智慧文件方案

變更連接至智慧文件的 XML 擴充套件

刪除智慧文件方案

深入了解智慧文件

智慧文件為兩種企業問題提供了解決方案:控制商業程序工作流程以及資訊的再利用與共享。您可以將 XML 擴充套件加入 Excel 活頁簿,建立這類智慧文件方案。您可以下載這些方案,或者利用智慧文件軟體開發套件開發。

控制商業程序工作流程

對於作為處理程序一部份的活頁簿,智慧文件尤其適用。文件或項目自動移動經過一系列特定動作或與商務流程相關的工作。工作流程可用來一貫地管理一般商業流程,如文件的核准或檢閱。例如,電腦可能要進行填寫年度員工費用表單的處理,而您已使用 Microsoft 範本進行處理。如果將此範本變成智慧文件,則它會被連接至可自動填寫一些所需資訊 (如您的名稱、員工編號、主管名稱等) 的資料庫。當您完成此費用報表時,此智慧文件會顯示一個按鈕,可讓您將其傳送到處理程序的下一步。因為智慧文件知道您的主管是誰,所以它可以自動將它自身傳送給此人。同時,無論誰收到了它,此智慧文件都知道其在費用檢閱處理程序中的位置及下面需要執行的步驟。

資訊再利用及共享

您可以利用智慧文件幫助您共享並且重複使用現有的內容。例如,律師可以在撰寫合約時,可以利用已經有的合約內容,記者可以插入標題說明或是其他常用的文字。智慧文件也可以讓資訊共享變得得加輕鬆容易,甚至還可以利用其他 Microsoft Office system 程式。例如,您可以使用智慧文件透過 Microsoft Outlook 傳送電子郵件,所有這一切都不需離開活頁簿或啟動 Outlook。

利用 XML 擴充套件新增智慧文件方案

新增智慧文件方案時,只要開啟一份新的智慧文件,便會顯示列出可用方案的清單。若要使用其中一個方案,必須先附加 XML 擴充套件到文件,如此便會將 Excel 活頁簿轉換為智慧文件。XML 擴充套件會包含多個元件:XML 檔案、參考那些元件的資訊清單。當您開啟附加擴充套件的文件時,Excel 也會開啟 [文件動作] 工作窗格。該工作窗格可以包含完成這些工作的工具,並且有助於智慧文件的使用。一份智慧文件可以提供的智慧功能則會視該套件的設計者 (即開發人員或 IT 專案人員) 所採用的功能而定。如有需要,請連絡您的 IT 專業人員,索取智慧文件方案下載位置及相關詳細資訊。

附註: 如果您是第一次使用智慧文件,可能會顯示要求您安裝 Common Language Runtime 元件的訊息,或是您必須使用不同版本的元件。如果出現這類訊息,請連絡系統管理員。

下載或開發智慧文件

如果您無法使用開發或 IT 資源,您可以下載協力廠商設計的智慧文件。如果您是開發人員而且想要深入了解如何建立智慧文件,請參閱 Microsoft Developer Network (MSDN) 網站上的「智慧文件軟體開發套件」。

頁面頂端

新增並附加智慧文件方案

  1. 如果沒有顯示 [開發人員] 索引標籤,請執行下列動作顯示索引標籤:

    1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [Excel 選項]。

    2. [常用] 類別中,[使用 Excel 時最常用的選項] 之下,選取 [在功能區顯示 [開發人員] 索引標籤] 核取方塊,然後按一下 [確定]

      附註: [功能區] 是嶄新的Microsoft Office Fluent 使用者介面 一項特色,[功能區] 取代了多個功能表及工具列,讓您在同一個空間,輕鬆找到所有需要的命令。

  2. [開發人員] 索引標籤上的 [XML] 群組中,按一下 [擴充套件]

    功能區中的 XML 群組

  3. 按一下 [新增]

  4. [安裝 XML 擴充套件] 對話方塊中,找到想要安裝方案的資訊清單位置。

  5. 按一下 [開啟]

  6. [可用的 XML 擴充套件] 清單中,按一下想要附加在文件中的方案,然後按一下 [附件]

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變更附加到智慧文件的 XML 擴充套件

  1. 如果 [開發人員] 索引標籤無法使用,請執行下列動作顯示索引標籤:

    1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [Excel 選項]。

    2. [常用] 類別中,[使用 Excel 時最常用的選項] 之下,選取 [在功能區顯示 [開發人員] 索引標籤] 核取方塊,然後按一下 [確定]

      附註: [功能區] 是嶄新的Microsoft Office Fluent 使用者介面 一項特色,[功能區] 取代了多個功能表及工具列,讓您在同一個空間,輕鬆找到所有需要的命令。

  2. [開發人員] 索引標籤上的 [XML] 群組中,按一下 [擴充套件]

    功能區中的 XML 群組

  3. 請執行下列任一項動作:

    1. 若要移除文件中的 XML 擴充套件名稱以及 URL 屬性,按一下 [刪除]。XML 擴充套件仍然會出現在 [可用的 XML 擴充套件] 清單中。

    2. 若要以新的 XML 擴充套件取代現有的套用,在 [可用的 XML 擴充套件] 清單中,選取不同的 XML 擴充套件,再按一下 [附加]

    3. XML 擴充套件可以設為要定期自動更新。如果需要不同的更新時間,請按一下 [更新]。如果可以使用更新的 XML 擴充套件,便會下載新元件。

頁面頂端

刪除智慧文件方案

  1. 如果 [開發人員] 索引標籤無法使用,請執行下列動作顯示索引標籤:

    1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [Excel 選項]。

    2. [常用] 類別中,[使用 Excel 時最常用的選項] 之下,選取 [在功能區顯示 [開發人員] 索引標籤] 核取方塊,然後按一下 [確定]

      附註: [功能區] 是嶄新的Microsoft Office Fluent 使用者介面 一項特色,[功能區] 取代了多個功能表及工具列,讓您在同一個空間,輕鬆找到所有需要的命令。

  2. [開發人員] 索引標籤上的 [XML] 群組中,按一下 [擴充套件]

    功能區中的 XML 群組

  3. [可用的 XML 擴充套件] 清單中,按一下想要刪除的方案,然後按一下 [刪除]

附註: 刪除一份智慧文件方案時,也會移除與該方案相關的登錄資訊。刪除方案並不會刪除 XML 擴充套件在電腦上安裝的任何檔案,因為其他智慧套件可能會使用那些檔案。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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