使用文件中心網站

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

SharePoint 提供許多管理內容的功能,且具備絕佳的擴充效能。若您必須管理成千上萬的文件、影片等內容,請考慮使用文件中心網站範本 (預設隨附於 SharePoint)。此範本適用於大規模的文件管理。可為您節省時間,提高工作效率。SharePoint 也包含文件中心網站範本。文件版本、文件識別碼、文件組、中繼資料導覽及內容類型等重要功能,均已為您內建在範本中。

文件中心網站適用於以下兩種情況:

  • 撰寫環境    使用者可以在文件中心的撰寫環境中,建立並編輯數以千計儲存於中央存放庫的文件或媒體資產。

  • 內容封存    使用者可以在內容封存 (例如知識庫) 中儲存或檢視文件。

本文說明文件中心網站範本的功能,以及如何建立文件中心網站。

若要建立文件中心,請參閱使用範本建立不同類型的 SharePoint 網站

文件中心網站有什麼功能?

文件中心網站範本所包含的功能可簡化大量文件的建立與管理工作,並提高其效率。在大多數情況下,網站擁有者可個別新增這些功能。但是文件中心網站範本會自動啟用建議的文件管理功能。下列各節簡介紹這些功能。

您可以使用文件中心網站作為撰寫環境或內容封存。在撰寫環境中,使用者會經常存回和取出檔案,並且建立這些檔案的資料夾結構。版本設定也會啟用,每一份文件可以存有 10 份以上的舊版。此外,還可用工作流程控管文件生命週期。

相對地,在內容封存環境中便很少有撰寫動作。使用者只能檢視或上傳文件。文件中心網站範本支援某種內容封存類型 (稱為「知識庫」) 的建立工作。內容封存通常包含單一版本的文件,且網站可以擴充為容納數千萬個檔案。在一般情況 (例如大型組織的技術支援中心) 下,10,000 位使用者可以存取該內容 (主要為讀取)。3,000 到 4,000 位使用者的子集可以將新內容上傳至網站。

下列項目說明可加入文件中心網站的一些 SharePoint 功能。此清單只說明幾項可用功能。除了這些功能,大多數的企業都會自訂其文件中心的外觀與導覽方式,並加入該企業專屬的自訂網頁組件。

「受管理的中繼資料」是一套系統,可在 SharePoint 中將特定字詞指定給文件。接著,您便可以使用這些字詞來分類文件。您也可以使用中繼資料來建立強大的導覽工具,協助使用者迅速找到所需的文件。

例如,假設您的公司知識庫存放庫中,含有協助使用者疑難排解產品問題的文章。這時您就可以建立中繼資料字詞,讓使用者依產品、問題類型或其他特性來篩選資訊。

在文件中心網站上,每一個內容都會取得一個唯一識別碼,不受文件位置影響,類似 URL 連結。這表示即使您移動或重新命名文件,識別碼仍會維持不變。因此識別碼可用來建立文件的永久性連結,減少因連結中斷而導致的時間浪費。

文件中心網站會自動啟用文件版本功能。這表示您可以自動取得所有不同版本之文件的記錄。以文件檢閱流程為例,這表示您擁有檢閱循環時所輸入之更新的所有更新記錄。如此您便可追蹤更新、連絡回覆者等等。不但如此,若文章目前版本發生問題,還能快速回復到上一個完好版本。

內容類型指的是特定類型的內容,以及一組適用該內容的設定。當有人建立定義的內容類型文件時,即會自動接收適用於該內容類型的所有設定。例如,文件中心可能包含各種內容類型,如不同類型的文件、影片、範本等等。

文件中心網站不會自動包含內容組合管理。不過許多使用者都會新增此功能。內容組合管理是 SharePoint 的功能,可讓您管理項目的整體組織與結構。內容組合管理可利用中繼資料或內容類型,自動將文件與其他項目傳送至特定位置。例如在知識庫中,可設定內容組合管理自動將所有新文章送往專屬文件庫,集中存放特定產品的文章。

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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