使用文件中心管理大量檔案

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

附註: 本文後面範例 Adventure Works,製造自行車、 自行車元件,以及 bicycling 附屬應用程式的虛構公司所建立的 SharePoint 網站。

Microsoft Office SharePoint Server 2007包含文件中心網站範本。當您使用的範本時,並產生網站最適合建立、 使用及儲存大量文件。例如,Adventure Works 會使用文件中心來儲存及管理其技術手冊、 價格清單和產品的規格及比較。

使用文件中心網站的方式

您可以使用文件中心網站作為撰寫環境或內容封存。在撰寫環境中,使用者積極檢查檔案及縮小,並建立這些檔案的資料夾結構。已啟用版本設定,並可以存在於 10 個或多個舊版的每份文件。使用者的文件和縮小常檢查,而且工作流程可以控制生命週期。Adventure Works 文件中心已設定為撰寫環境。

相反地,幾乎撰寫會在內容封存。使用者僅檢視] 或 [上傳文件。文件中心網站範本支援建立知識庫封存。一般而言,知識庫包含單一的版本的文件和網站可以不按比例縮放 10 百萬檔案。在一般的案例中,例如大型組織的技術支援中心 10000 個使用者可能需要存取的內容,主要讀取。3000 至 4000 使用者子集可能會將新的內容上傳到網站。

附註: 您也可以建立其他類型的大型 archiveby 使用記錄中心網站範本。範本包含管理保留和處理的記錄功能。

文件中心功能

文件中心網站提供建立和管理大量的文件的功能。文件中心網站範本有建議的文件管理功能預設為啟用。下列各節簡要描述主要功能。

樹狀檢視導覽

樹狀檢視應該適用於大多數的 Microsoft Windows 使用者熟悉的導覽元素。文件庫可以讓多層級的資料夾及子資料夾,您可以使用樹狀檢視,以快速瀏覽至您想要的文件。下圖顯示樹狀檢視中 Adventure Works 文件中心。

「文件中心」的樹狀檢視導覽

主要與次要文件版本設定

您可以開啟任何文件庫的版本設定。Adventure Works 文件中心中使用主要與次要版本,文件庫的預設設定。

版本設定可讓您追蹤修訂、 文件,可協助您為您修改,管理內容。多人共同處理專案,或資訊移到多個階段開發及檢閱時,會看到版本設定。

版本設定已開啟,您可以還原為目前的文件的版本,或不覆寫目前的文件中檢視舊版。下圖顯示 Adventure Works 文件中心中的文件的版本歷程記錄。

版本歷程記錄

存回及取出

在文件中心中的預設設定會要求使用者取出和存回檔案。要求取出可協助避免混淆的衝突與變更,因為只有一位使用者都可以一次變更檔案。當您需要取出時,取出的檔案會自動有人開啟它進行編輯,除非另一位使用者已取出。

當已取出的檔案時,變更才會顯示給其他人檢查檔案回。下列情況成立時您會使用您的硬碟,或在伺服器上。當您核取檔案中時,當系統提示您輸入註解您的變更,和註解會變成組件的版本歷程記錄。與文件庫追蹤主要和次要版本的檔案,因為系統提示您選擇您要檢查哪種類型的版本。

內容類型

內容類型是內容的一組可重複使用分類的設定。您可以使用內容類型以一致的方式管理的中繼資料、 範本及項目和文件的行為。例如 [Adventure Works 文件中心定義六個內容類型,和每個內容類型使用特定範本的使用者可以建立的檔案類型。Adventure Works 價格清單和Excel 2007活頁簿中的產品比較用於Microsoft Office Publisher 2007檔案。[新增] 功能表顯示的內容類型使用的網站的文件中心,以及已定義之任何清單或文件庫的內容類型。

顯示內容類型的 [開新檔案] 功能表

[相關文件網頁組件

建立您建立的文件的個人化的檢視相關文件網頁組件可以協助取出,以及變更。在大型文件中心,網頁組件可以儲存您的時間和精力,讓您更容易尋找及使用檔案。下圖顯示 [網頁組件︰

[相關的文件] 網頁組件

在上圖中顯示的資料行,除了相關文件的網頁組件會提供的連結至包含文件及文件的屬性。

即將來臨的工作網頁組件

即將來臨的工作網頁組件會通知您文件相關的工作。例如,如果您的群組使用自動封存文件根據排程的工作流程,您可以設定系統採取的動作前,請通知您即將來臨的工作網頁組件。

[即將進行的工作] 網頁組件

在上圖中顯示的資料行,除了即將來臨的工作網頁組件會提供文件及文件摘要資訊的位置。

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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