使用收集簽章工作流程

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

收集簽章工作流程會傳送清單或文件庫所儲存的 Microsoft Office 文件給一群人,以收集他們的數位簽章。收集簽章工作流程只適用於 Microsoft Office Word 2007 或 Microsoft Office Excel 2007 文件,且其中包含一個或多個 Microsoft Office 簽名欄。根據預設,收集簽章工作流程會與文件內容類型關聯,因此會自動出現在包含 Microsoft Office 簽名欄之文件或活頁簿的文件庫中。

本文內容

收集簽章 」 工作流程如何運作?

新增或變更文件庫或內容類型的 「 收集簽章工作流程

啟動 「 收集簽章 」 工作流程在文件或活頁簿

完成 「 收集簽章 」 工作流程工作

收集簽章工作流程如何運作?

收集簽章工作流程支援的商務流程,包含傳送文件給一群人以收集簽章。收集簽章工作流程藉由管理並追蹤簽章流程中的所有人工作業,並在完成之後提供簽章流程的記錄,使得數位簽章流程更有效率。

收集簽章工作流程不同於 Microsoft Office SharePoint Server 2007 中其他預先定義的工作流程,使用者必須從 2007 Microsoft Office system 用戶端程式內開始這個工作流程,而且簽章工作將會在其中執行。參與者也必須在用戶端程式內完成收集簽章工作流程的簽章工作。

若要使用 「 收集簽章 」 工作流程,您必須先儲存文件或活頁簿到您想要使用的特定收集簽章 」 工作流程在哪裡可以使用 SharePoint 文件庫。若要開始 「 收集簽章 」 工作流程,請開啟您要收集一或多個簽章的Office Word 2007文件或Office Excel 2007活頁簿。如果文件或活頁簿不已包含您所需要的 Microsoft Office 簽名簽章欄,您必須將它們插入或收集簽章 」 工作流程不會為可供使用。若要開始工作流程的用戶端程式中,按一下Microsoft Office 按鈕]、 按一下 [工作流程,,然後選取您想要使用的 「 收集簽章工作流程。填寫工作流程初始表單中指定要簽署文件的人員的名稱。表單會自動顯示建議簽署者在簽署人員指定在文件或活頁簿的名稱。您可以選擇一次指派簽章的顯示的順序] 或 [所有簽署者在簽署的簽章工作。

工作流程開始之後,伺服器就會指派簽章工作給所有參與者。如果伺服器的電子郵件通知已啟用,伺服器也會傳送有關簽章工作的電子郵件通知給所有參與者。參與者只要按一下電子郵件工作通知中 [編輯此工作] 按鈕,即可開啟要簽署的文件或活頁簿,並完成其簽章工作。

收集簽章工作流程正在進行時,工作流程擁有者或工作流程參與者都可以檢視 [工作流程狀態] 頁面,以查看哪些參與者已完成工作流程工作。當工作流程參與者完成其工作流程工作時,工作流程即結束,並且工作流程擁有者會接到電子郵件訊息告知收集簽章工作流程已完成。此電子郵件訊息會指出所有已簽署文件的人員名稱,以及原先指定為建議簽章者的人員名稱。

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新增或變更文件庫或內容類型的收集簽章工作流程

使用收集簽章工作流程之前,必須先將其新增至文件庫或內容類型,也才可以供位於特定位置之文件或項目使用。收集簽章工作流程主要用於文件庫,而且只能從 Office Word 2007 或 Office Excel 2007 中開啟的文件上開始工作流程。您必須具有 [管理清單] 權限,才能將工作流程新增至文件庫或內容類型。在大多數的情況下,這項工作會由網站管理員或管理特定清單或文件庫的人員執行。

網站工作流程的可用性不盡相同,視新增該工作流程的位置而定:

  • 如果您直接將工作流程新增至文件庫,則它只供該文件庫的文件使用。

  • 如果您將工作流程新增至清單內容類型 (已新增至特定文件庫之網站內容類型的執行個體),就僅適用於與該內容類型關聯的特定文件庫中之相關內容類型的項目。

  • 如果將工作流程新增至網站內容類型,則工作流程就可供每一個已新增該網站內容類型執行個體的清單和文件庫中之相關內容類型的項目使用。如果您希望工作流程可以廣泛地供網站集合的文件庫中之特定內容類型的項目使用,最有效率的方式就是將工作流程直接新增至網站內容類型。

新增或變更文件庫或內容類型的收集簽章工作流程

如果想要將收集簽章工作流程新增至文件庫或內容類型,或是想要變更已經與文件庫或內容類型關聯的收集簽章工作流程,請遵循相同的步驟。

  1. 若要針對您要新增工作流程的文件庫或內容類型開啟 [新增工作流程] 頁面或 [變更工作流程] 頁面,請執行下列其中一項:

    • 針對文件庫:

      1. 開啟您要新增或變更工作流程的文件庫。

        1. 按一下 [設定] 功能表 [設定] 功能表 ,針對您要開啟的文件庫的類型的設定。

          例如,在文件庫中,按一下 [文件庫設定]

      2. 按一下 [權限及管理] 底下的 [工作流程設定]

    • 針對清單內容類型:

      1. 開啟包含您要新增或變更工作流程之清單內容類型執行個體的文件庫。

        1. 按一下 [設定] 功能表 [設定] 功能表 ,針對您要開啟的文件庫的類型的設定。

          例如,在文件庫中,請按一下 [文件庫設定]。

      2. [內容類型] 底下,按一下內容類型的名稱。

        附註: 如果文件庫未設定為允許多個內容類型,則 [內容類型] 區段不會出現在文件庫的 [自訂] 頁面上。

      3. 按一下 [設定] 底下的 [工作流程設定]

    • 針對網站內容類型:

      1. 在網站集合的 [網站動作] 功能表 按鈕圖像 上的 [首頁] 頁面上指向 [網站設定],然後再按一下 [修改設定的所有網站

      2. 按一下 [組件庫] 底下的 [網站內容類型]

      3. 按一下您要新增或變更工作流程的網站內容類型名稱,然後按一下 [工作流程設定]

        如果工作流程已經新增至此文件庫或內容類型,則此步驟會直接帶您到 [變更工作流程設定] 頁面,而您必須按一下 [新增工作流程] 才能移至 [新增工作流程] 頁面。如果此文件庫或內容類型尚未新增任何工作流程,則此步驟會直接帶您到 [新增工作流程] 頁面。

  2. 在 [變更工作流程設定] 頁面上,按一下 [新增工作流程],或是按一下您想要變更設定的工作流程名稱。

  3. 請執行下列其中一項:

    • 如果要新增工作流程,請在 [新增工作流程] 頁面上,按一下 [工作流程] 區段中的 [收集簽章] 工作流程範本。

    • 若要變更工作流程的設定,請在「變更工作流程」頁面上,根據下列步驟變更您想變更的設定。

  4. [名稱] 區段中,輸入工作流程的唯一名稱。

    1. [工作清單] 區段中,指定要用於此工作流程的工作清單。

      • 您可以使用預設的 [工作] 清單,也可以建立新的清單。如果您使用預設的 [工作] 清單,工作流程參與者將能夠透過使用 [工作] 清單的 [我的工作] 檢視,輕易地尋找並檢視其工作流程工作。

      • 如果此工作流程的工作將公開敏感或機密資料,而您想將這些資料與一般 [工作] 清單分開,您就應該建立新的工作清單。

      • 如果您的組織擁有為數眾多的工作流程,或是工作流程涉及大量的工作,您就應該建立新的工作清單。在此情況下,您可以為每個工作流程建立工作清單。

  5. [歷程記錄清單] 區段中,選取與此工作流程搭配使用的歷程記錄清單。歷程記錄清單會顯示每個工作流程執行個體期間發生的所有事件。

    您可以使用預設的 [歷程記錄] 清單,也可以建立新的清單。如果您的組織將有許多工作流程,您可能會想要針對每個工作流程建立個別的 [歷程記錄] 清單。

  6. [啟動選項] 區段中,指定工作流程的啟動方式、啟動時間或啟動者。

    附註: 

    • 如果您所選取的工作流程範本不支援特定選項,則可能無法使用這些選項。

    • 只有在針對文件庫啟用主要和次要版本處理的支援,而且您所選取的工作流程範本可用於內容核准時,才可以使用 [啟動此工作流程來核准發佈項目的主要版本] 選項。

  7. 如果要將此工作流程新增至網站內容類型,請在 [更新清單與網站內容類型] 區段中,指定是否要將此工作流程新增至繼承自這個內容類型的所有內容類型。

    附註: 唯有涉及網站內容類型時,[更新清單與網站內容類型] 區段才會出現在 [新增工作流程] 頁面上。

  8. 按一下 [確定]

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開始文件或活頁簿的收集簽章工作流程

開始收集簽章工作流程之前,您必須將要收集簽章的文件或活頁簿儲存至 SharePoint 文件庫,以供收集簽章工作流程使用。您至少必須具有 [編輯項目] 權限,才能開始工作流程。有些工作流程可能需要您同時具有 [管理清單] 權限,才能開始文件或項目的工作流程。

附註: 如果要確保工作流程參與者會在啟動工作流程時收到電子郵件通知和提醒,請洽詢伺服器管理員,確認您已針對網站啟用電子郵件通知。

  1. 如果文件庫尚未開啟,請按一下快速啟動上的名稱。

    如果文件庫名稱並未出現,請按一下 [檢視所有網站內容],然後按一下文件庫的名稱。

  2. 指向文件或您想要啟動 「 收集簽章 」 工作流程,按一下出現箭號,然後再按一下 [編輯程式名稱中的活頁簿。

  3. 如果文件或活頁簿尚未包含簽名欄以擷取您要收集的數位簽章,請現在插入簽名欄。

    做法

    1. 在開啟的 Office Word 2007 或 Office Excel 2007 文件中,將指標移到文件中您要新增簽名欄的位置。

    2. [插入] 索引標籤的 [文字] 群組中,按一下 [簽名欄] 旁邊的箭號,然後按一下 [Microsoft Office 簽名欄]

    3. 在 [簽章設定] 對話方塊中,輸入將在此簽章欄上簽署之人員的資訊。此資訊會直接顯示在文件簽章欄底下。請執行下列其中一項動作:

      • [建議的簽章者] 方塊中,輸入簽章者的名稱。

      • [建議的簽章者職稱] 方塊中,輸入簽章者在公司中的職稱 (如果有的話)。

      • [建議的簽章者電子郵件地址] 方塊中,輸入簽章者的電子郵件地址 (如果有的話)。

    4. 如果您要提供簽章者任何指示,請在 [簽章者必須注意的指示] 方塊中輸入指示。這些指示會顯示在簽章者用來簽署文件的 [簽章] 對話方塊中。

    5. 如果您要簽署者不僅簽署還能夠新增註解,請選取 [讓簽署者可以在 [簽署] 對話方塊中新增註解] 核取方塊。

    6. 如果您要在簽章欄中顯示簽章的加入日期,請選取 [在簽章欄顯示簽署日期] 核取方塊。

    7. 按一下 [確定]

    8. 若要新增其他簽名欄,請重複步驟 1 到 7。

  4. 如果新增簽章欄,按一下 [Office 按鈕],然後按一下 [儲存] 以儲存變更。

  5. 您必須要存回取出的文件,才能開始工作流程。若要存入文件,按一下 [Office 按鈕] ,指向 [伺服器],然後按一下 [存回]

  6. 如果要開始工作流程,按一下 [Office 按鈕],然後按一下 [工作流程]

  7. [工作流程] 對話方塊中,找出您要使用的 [收集簽章] 工作流程,然後按一下 [開始]

  8. 在 [工作流程名稱] 對話方塊中,輸入您想要登入適當簽署者在簽署行上的文件之人員的名稱,或按一下 [簽章者從目錄服務中選取的人員。

  9. 如果您想要以文件中簽章欄的順序分派簽章工作,請核取 [要求依上列順序簽名,而非同時簽名] 核取方塊。

    附註: 這個選項只適用於包含多個 [Microsoft Office 簽名欄] 的文件。

  10. 如果想讓其他人在工作流程開始時收到通知 (而非工作指定),請在 [副本] 行中輸入這些人的名稱,或請按一下 [副本],從目錄服務中選取人員和群組。

  11. 按一下 [開始]

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完成收集簽章工作流程工作

若要藉由將簽章新增至文件來完成收集簽章工作流程工作,您必須從 Office Word 2007 或 Office Excel 2007 內完成工作。但是,您可以在伺服器上編輯收集簽章工作流程工作,將您的工作委派給其他人或指定不再需要您的簽章。

簽署文件以完成收集簽章工作流程工作

  1. 在電子郵件工作訊息中,按一下 [編輯此工作] 按鈕,然後按一下 [開啟文件]

  2. 在使用中文件頂端出現的訊息列上,按一下 [簽章]

    附註: 

    • 如果儲存此文件的文件庫要求先取出文件才能編輯,則您可能要先按一下訊息列上的 [取出],才能按一下 [簽章]

    • 如果在文件的多個位置上要求簽章,請按一下訊息列上的 [檢視工作流程工作]。在 [工作流程工作] 對話方塊中,選取工作,然後按一下 [開啟] 即可在特定位置上簽章。針對所列的每個簽章工作重複此步驟。

  3. 若要新增簽章至文件,請在 [簽章] 對話方塊中,執行下列其中一項:

    • 若要新增印刷字體的簽章,請在 X 旁邊的方塊中輸入您的名稱。

    • 若要選取書面簽章的圖像,請按一下 [圖像選擇]。在 [選取簽章圖像] 對話方塊中,尋找簽章圖像檔的位置,選取所要的檔案,然後按一下 [選取]。

    • 若要加上手寫簽章 (僅適用 Tablet PC 使用者),請使用筆跡功能,在 X 旁邊的方塊中簽章。

  4. [簽章] 對話方塊中,按一下 [簽章]

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編輯伺服器上的收集簽章工作流程工作

  1. 移到網站的 [工作] 清單,然後選取 [檢視] 功能表中的 [我的工作],以尋找您的工作流程工作。

    附註: 如果工作流程未使用預設的 [工作] 清單,則您的工作流程工作可能不會顯示在 [工作] 清單中。若要找出您的工作流程工作,請移至儲存工作流程項目的文件庫。指向您要的項目並按一下顯示的箭號,然後按一下 [工作流程]。在 [執行中的工作流程] 底下,按一下您是參與者的工作流程名稱。在 [工作流程狀態] 頁面的 [工作] 底下,找出您的工作流程工作。

  2. 指向您想要完成的工作名稱,按一下出現的箭號,然後按一下 [編輯項目]

  3. 請執行下列其中一項:

    • 若要指派簽章工作給其他人,請在 [委派] 列輸入該人員的名稱,或按一下 [委派] 從目錄服務中選取人員。

    • 若要指出簽章欄已登入,或您的簽名已不再需要,在更新工作,選取已簽署此簽章欄,或簽名已不再需要的核取方塊。

  4. 按一下 [確定]

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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