使用工作流程管理文件核准程序

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

如果您曾經為某個專案計畫、提案或某些其他重要的文件而必須向一群人取得核准,大概就會瞭解取得核准是一件相當麻煩的事。首先,要透過怎樣的物流程序讓文件到達正確的人的手中呢?要使用電子郵件寄給其他人,然後請他們以電子郵件回應嗎?還有,要安排一個會議嗎?接下來,要怎麼記錄哪些人已經核准文件,而且要如何正式記錄所有的核准?是要儲存好幾份電子郵件,還是儲存會議記錄?

如果無法證明您已經取得所需的核准,那麼,在未來數週或數個月內,您勢必需要面對一堆問題。又或者,假如其中一位核准者否認曾經核准您的重要商務文件,又該怎麼辦?除非貴組織已制訂正式的核准程序,否則,每次一有重要的商務文件,您就得從頭管理其核准或檢閱程序。

只要使用 Microsoft Office SharePoint Server 2007 網站提供的「核准」工作流程,將文件送交給您的同事取得核准,就能省下很多力氣。工作流程可以管理及追蹤商務程序中的人力工作,節省協調常見商務程序 (如文件核准) 所需的成本及時間。由於「核准」工作流程可以指派工作、發出提醒訊息、追蹤參與,並建立整個程序的記錄,您便能專注在工作上的表現,而不必一邊追著其他人跑,一邊還要忙著管理文件核准程序的後續工作。如果您需要記錄或證明已取得的某個核准,您可以向關係人提供文件的工作流程歷程記錄連結。如此一來,就能藉由「核准」工作流程,讓核准程序更為透明公開。

重要: 只有在 Microsoft Office 專業版 2007、Microsoft Office 企業版 2007 和 Microsoft Office Ultimate 2007 以及獨立版本的 Office Word 2007、Office Excel 2007 和 Office PowerPoint 2007 上,才能從 Microsoft Office Word 2007、Microsoft Office Excel 2007 或 Microsoft Office PowerPoint 2007 開始「核准」工作流程。

本文內容

如何使用工作流程以管理核准程序

開始之前

在 [文件上開始 「 核准 」 工作流程

完成 「 核准 」 工作流程中的任務

如何使用工作流程來管理核准程序

Office SharePoint Server 2007 網站包含數個預先定義的工作流程,可以處理常見的商務程序。其中一個預先定義的工作流程就是「核准」工作流程,它會向某一群人傳送文件或項目,以取得核准。「核准」工作流程預設與 Office SharePoint Server 2007 網站上的「文件」內容類型相關,因此可以在文件庫找到。

當您使用工作流程來管理文件核准程序,伺服器就會代您管理所有工作。

開始工作流程     當您對 2007 Office 發行 文件開始「核准」工作流程時,會出現提示,要求您填寫一張工作流程開始表單,供您指定核准文件者的姓名。您可以向核准文件者提供特定的指示,也可以指定工作流程參與者完成工作的日期。

「核准」工作流程的工作流程初始表單

完成工作流程工作     工作流程開始後,伺服器會指派核准工作給所有參與者。根據預設,「核准」工作流程是一種循序工作流程。也就是說,工作流程工作一次只會指派給一個人。在循序工作流程中,伺服器會將第一個工作流程工作指派給工作流程初始表單上列為第一個核准者的人。如果已將「核准」工作流程自訂為平行工作流程 (將工作一次指派給所有參與者),伺服器則會將工作流程工作指派給所有參與者。如果網站上已啟用電子郵件,所有參與者也會收到伺服器傳送的電子郵件訊息,電子郵件訊息中會包含工作指示和待核准文件的連結。參與者只要按一下這個連結,就能檢閱文件。如果要完成核准工作,工作流程參與者可以按一下 Microsoft Office Outlook 2007 電子郵件訊息上的 [編輯此工作] 按鈕,便能核准或拒絕文件。

「核准」工作流程的工作完成表單

檢視工作流程狀態     工作流程進行時,工作流程擁有者 (開始工作流程的人) 或工作流程參與者可以在 Office SharePoint Server 2007 網站的「工作流程狀態」頁面上,查看哪些參與者已經完成其工作流程工作。工作流程擁有者還可以更新目前工作,或是新增或更新參與者清單。當所有工作流程參與者完成其工作流程工作,或是獲得指定的核准人數時,便會自動向工作流程擁有者發出工作流程已完成的通知。接下來,「核准」工作流程會將參與者的意見予以彙總,並且透過電子郵件訊息將這些意見傳送給工作流程擁有者。

頁面頂端

在您開始之前

開始「核准」工作流程的方法非常簡單:只要依序按一下 [Office 按鈕][工作流程][開始],您就可以在用來建立該文件的 2007 Office 發行 程式中直接開始工作流程。

在您開始之前,請確認:

  • 您使用的是 Office Excel 2007 活頁簿、Office PowerPoint 2007 簡報或 Office Word 2007 文件。

  • 您已將檔案儲存到Office SharePoint Server 2007網站上的文件庫。如需有關如何將檔案儲存至 SharePoint 文件庫的詳細資訊,請參閱將檔案儲存到 SharePoint 文件庫或其他網站位置的文件。

如果無法使用下列程序的任何命令,您應該要知道:

  • 若要直接從 2007 Office 發行 程式開始「核准」工作流程,您至少要在儲存該文件的文件庫具備「編緝項目」權限。有些工作流程可能還會要求您同時具備「管理清單」權限,才能開始工作流程。換句話說,您需要具備的權限與您在瀏覽器內的權限相同。請與您的網站擁有者確認。

  • 網站擁有者可以移除持定清單或文件庫的工作流程。您必須要把文件儲存於擁有「核准」工作流程的文件庫。請與您的網站擁有者確認。

  • 網站集合管理員可以對網站集合中的所有網站,停用某一類型的工作流程,例如「核准」工作流程。

  • 只有在 Office 專業增強版 2007、Office 企業版 2007 和 Office Ultimate 2007 以及獨立版本的 Office Excel 2007、Office PowerPoint 2007 和 Office Word 2007 上,才能從 Office Excel 2007、Office PowerPoint 2007 或 Office Word 2007 開始「核准」工作流程。

頁面頂端

對文件開始核准工作流程

您可以在文件中開始 「 核准 」 工作流程之前,您必須將文件儲存至 SharePoint 文件庫的 「 核准 」 工作流程可供使用。如需詳細資訊,請參閱之前的前一節。

當您開始工作流程時,可以使用的選項會根據工作流程新增到清單、文件庫,或其項目內容類型時所做的自訂而有所不同。例如,「核准」工作流程可以設定成循序工作流程或平行工作流程。在循序工作流程中,一次只會將工作指派給一位參與者。如果將「核准」工作流程設為循序工作流程 (這正是「核准」工作流程的預設設定),開始工作流程時就會看到與循序工作流程相關的選項。例如,您將能夠指定每一位參與者可以花幾天完成工作。

附註: 如果要確保工作流程參與者會在啟動工作流程後,收到電子郵件警示與提醒,請與伺服器管理員連絡,確認您已針對網站啟用電子郵件。

若要對 Office Excel 2007、Office PowerPoint 2007 或 Office Word 2007 檔案開始工作流程,請執行下列操作:

  1. 開啟您想要開始「核准」工作流程的檔案。

    若要開始工作流程,請以「唯讀」或「編輯」模式開啟文件。

    開啟 Office 程式中的伺服器文件

    1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [開啟]。

    2. [查詢] 下方,按一下 [網路上的芳鄰][我的 SharePoint 網站]

    3. 按一下檔案所在的 SharePoint 網站名稱,然後按一下 [開啟]

      或者,請在網站名稱上按兩下以開啟。您也可以在文件庫或檔案上按兩下以開啟。

      附註: 如果在兩個類別中都沒有看到您的伺服器,請在 [檔案名稱] 方塊中輸入伺服器的 URL,然後按一下 [開啟]

    4. 按一下儲存檔案的文件庫,例如 [共享文件],然後按一下 [開啟]

    5. 按一下想要開啟的檔案名稱,然後按一下 [開啟]

  2. 按一下 [ Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [工作流程

    工作流程命令

    附註: 如果文件還未儲存到具備工作流程的 SharePoint 文件庫,這時會出現提示,要求您將文件儲存到這類位置。

  3. [工作流程] 對話方塊,找到 [核准] 工作流程,然後按一下 [開始]

    工作流程對話方塊

    附註: 

    1. 如果文件已取出,這時會提示您存回文件。接著,請再次嘗試開始工作流程。

    2. 如果您的組織具有自訂的「核准」工作流程版本,可能會有不同的「核准」工作流程名稱。

  4. [核准] 對話方塊中按一下 [核准者],選取您要指派工作流程工作的人或群組。

    附註: 針對循序工作流程 (一次只將工作指派給一位參與者),請根據您要指派工作的順序輸入工作流程參與者的姓名。您可以根據到期日資訊來決定要採用循序或平行工作流程。如果要指定每個人在一段時間內完成工作,請採用循序工作流程,一次只將工作指派給一位參與者。如果要在某個到期日之前要求所有參與者完成工作,則請採用平行工作流程,讓所有參與者同時收到其工作流程工作。

  5. 如果工作流程參與者包含群組,且您想要分派一項工作給群組,而不是一項一項的把工作分派給群組成員,請選取 [指派單一工作給輸入的每個群組 (不要展開群組)] 核取方塊。群組裡的成員就可以收到工作。

  6. 如果您想要包含訊息或工作指示,在 [請鍵入要包含在要求中的訊息] 下方鍵入訊息或指示。

  7. 若要指定工作應完成的時間,在 [到期日] 底下執行下列其中一項:

    1. 若為循序工作流程,請輸入一個數字,然後選取 [日期][週] 做為遞增的時間單位。

    2. 針對平行工作流程,請在 [工作期限] 下方輸入或選取日期。

  8. 如果您要讓其他人在工作流程開始後收到通知 (並非工作指派),請在 [副本] 行輸入他們的姓名,或按一下 [副本] 以選取收件人和群組。

  9. 按一下 [開始]

頁面頂端

完成核准工作流程中的工作

收到電子郵件工作通知時,就會發現有一份文件需要您的核准。您可以直接在 Office Outlook 2007 中,完成這封電子郵件訊息指派的工作。

  1. 在您的電子郵件工作訊息中,按一下 [若要完成此工作] 下方顯示的文件連結。

    附註: 如果您直接在文件上進行註解或變更,請務必將變更儲存到伺服器上。

  2. 將工作標記為完成,按一下電子郵件工作訊息上方的 [編輯此工作] 按鈕。

    Outlook 訊息中的 [編輯此工作] 按鈕

    如果您在 [讀取窗格] 檢視訊息,也可以在工作通知的上方看到 [編輯此工作] 按鈕。

  3. [要求核准] 工作完成表單中,執行下列其中一項操作:

    • 如果要對工作流程擁有者提供意見並且核准或拒絕文件,請在提供的文字方塊中輸入意見,然後按一下 [核准][拒絕]

    • 如果要將核准工作重新指派給其他人,請按一下 [重新指派工作]、指定獲派工作的人,然後按一下 [傳送]

    • 如果要對某項目要求變更,請按一下 [要求變更]、指定獲派變更要求的人、提供有關變更要求的資訊,然後按一下 [傳送]

      附註: 根據將工作流程新增至此項目的清單、文件庫或內容類型時自訂工作流程的方式,重新指派工作或要求變更的選項可能無法使用。

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

擴展您的技能
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與其中一位 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×