使用工作流程管理文件庫的內容核准

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

使用工作流程即可針對需要內容核准且已啟用主要和次要版本設定的文件庫,進行內容核准 (亦稱為仲裁) 的管理。當您使用工作流程來管理內容核准程序時,文件的次要版本會維持在擱置狀態,直到文件透過工作流程變更為已核准或已拒絕為止。如果透過工作流程核准次要版本,其狀態就會從 [擱置] 更新為 [已核准],並且會發佈為主要版本,供具有權限檢視該文件庫的所有使用者查看。如果透過工作流程拒絕次要版本,則其狀態就會從 [擱置] 更新為 [已拒絕],並且會將其保留為次要版本,僅供具有權限檢視文件庫之次要版本的使用者查看。當作者存回次要版本當做主要版本時,或是當作者為文件選取 [發佈主要版本] 命令時,內容核准工作流程就會自動開始。您也可以選擇允許擁有特定權限的使用者手動開始內容核准工作流程。

如需關於內容核准和版本設定的詳細資訊,請瀏覽「請參閱」下方的連結。

下列幾節會解釋與設定工作流程來管理文件庫之內容核准有關的步驟。

本文內容

步驟 1︰ 啟用內容核准,並指定文件庫的草稿項目安全性

步驟 2︰ 啟用文件庫的主要與次要版本設定

步驟 3︰ 設定工作流程管理文件庫的內容核准

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步驟 1:啟用內容核准及指定文件庫的草稿項目安全性

當您設定程式庫時,可以要求核准對該程式庫中儲存之文件所做的變更。

當程式庫需要內容核准時,已變更的文件會維持擱置狀態,直到有權核准文件的人員核准或拒絕此文件為止。如果檔案已核准,就會在程式庫中指定 [已核准] 狀態給此檔案,而且它會顯示給有權檢視程式庫的任何人查看。如果檔案遭拒絕,其狀態就會更新為 [已拒絕],而且它會維持僅顯示給文件作者和有權管理清單的人員查看。

根據預設,擱置文件只有作者和有權管理清單的使用者才能檢視,但您也可以指定其他使用者群組是否能檢視該文件。

  1. 如果文件庫尚未開啟,請按一下快速啟動上的名稱。

    如果文件庫名稱並未出現,請按一下 [檢視所有網站內容],然後按一下文件庫的名稱。

    1. 按一下 [設定] 功能表 [設定] 功能表 ,針對您要開啟的文件庫的類型的設定。

      例如,在文件庫中,請按一下 [文件庫設定]。

  2. 按一下 [一般設定] 底下的 [版本設定]

  3. [內容核准] 區段的 [需要送出項目的內容核准?] 底下,按一下 [是]

  4. [草稿項目安全性] 區段中,選取 [可以查看此文件庫中草稿項目的使用者?] 底下的 [只有可以核准項目的使用者 (與項目的作者)]

    附註: 如果尚未更新文件庫的版本設定,當您選擇必須核准內容時,便會自動選取此選項。

  5. 按一下 [確定]

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步驟 2:啟用文件庫的主要和次要版本設定

您也必須啟用文件庫的主要和次要版本設定,才能使用工作流程來管理內容核准。

  1. 如果文件庫尚未開啟,請按一下快速啟動上的名稱。

    如果文件庫名稱並未出現,請按一下 [檢視所有網站內容],然後按一下文件庫的名稱。

    1. 按一下 [設定] 功能表 [設定] 功能表 ,針對您要開啟的文件庫的類型的設定。

      例如,在文件庫中,請按一下 [文件庫設定]。

  2. 按一下 [一般設定] 底下的 [版本設定]

  3. 按一下 [文件版本歷程記錄] 區段中的 [建立主要和次要 (草稿) 版本]

  4. 按一下 [確定]

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步驟 3:設定工作流程來管理文件庫的內容核准

Windows SharePoint Services 3.0 網站未包含可以用於管理內容核准之任何預先定義的工作流程。如果您要使用工作流程來管理文件庫中的內容核准,則您的組織必須開發和部署專為內容核准工作流程設計的自訂工作流程。

如果您使用工作流程來管理文件庫的內容核准,只要使用者將文件存回為主要版本,或是使用者為文件選取 [發佈主要版本] 命令時,內容核准工作流程就會開始。工作流程進行中時,文件的狀態會維持為 [擱置] 的次要版本。如果透過內容核准工作流程核准文件,其狀態就會更新為 [已核准],並且會將文件發佈為主要版本,供具有權限檢視該文件庫之文件的所有使用者查看。如果透過內容核准工作流程拒絕文件,則其狀態就會更新為 [已拒絕],並且會將其保留為次要版本,僅供文件作者和具有管理清單之權限的使用者查看。

附註: 文件庫只能有一個指定的內容核准工作流程,這在作者存回文件當做主要版本,或為文件選取 [發佈主要版本] 命令時會自動啟動。

  1. 開啟您要新增工作流程的文件庫

    1. 按一下 [設定] 功能表 [設定] 功能表 ,針對您要開啟的文件庫的類型的設定。

      例如,在文件庫中,按一下 [文件庫設定]

  2. [權限及管理] 下,按一下 [工作流程設定]

    附註: 

    • 只有在針對網站集合啟動工作流程時,才會出現 [工作流程設定] 命令。

    • 如果已經將工作流程新增至此文件庫,這個步驟會直接讓您進入 [變更工作流程設定] 頁面,而且您必須按一下 [新增工作流程],才能移至 [新增工作流程] 頁面。如果沒有新增任何工作流程至此清單、文件庫或內容類型,這個步驟就會直接讓您進入 [新增工作流程] 頁面。

  3. 在 [新增工作流程] 頁面上的 [工作流程] 區段中,按一下您想要用來管理內容核准的工作流程範本名稱。

  4. [名稱] 區段中,輸入工作流程的唯一名稱。

  5. [工作清單] 區段中,指定要搭配這個工作流程使用的工作清單。

    附註: 

    • 您可以使用預設的 [工作] 清單,也可以建立新的清單。如果您使用預設的 [工作] 清單,工作流程參與者將能夠透過使用 [工作] 清單的 [我的工作] 檢視,輕易地尋找並檢視其工作流程工作。

    • 如果此工作流程的工作將公開敏感或機密資料,而您想將這些資料與一般 [工作] 清單分開,請建立一份新的工作清單。

    • 如果您的組織擁有為數眾多的工作流程,或是工作流程涉及大量的工作,請建立一份新的 [工作] 清單。在這種情況下,您可以為各個工作流程建立 [工作] 清單。

  6. [歷程記錄清單] 區段中,選取與此工作流程搭配使用的歷程記錄清單。歷程記錄清單會顯示每個工作流程執行個體期間發生的所有事件。

    附註: 您可以使用預設的 [歷程記錄] 清單,也可以建立新的清單。如果您的組織將有許多工作流程,您可能會想要針對每個工作流程建立個別的 [歷程記錄] 清單。

  7. [啟動選項] 區段中,選取 [啟動此工作流程來核准發佈項目的主要版本] 核取方塊。

    附註: 只有在文件庫啟用主要和次要版本控制支援,以及您所選取的工作流程範本可供內容核准使用時,才能使用這個選項。

  8. 如果您想要允許手動開始工作流程,請選取 [允許此工作流程由具有編輯項目權限之已驗證的使用者手動開始] 核取方塊。如果您想要要求其他權限才能開始工作流程,請選取 [需要管理清單權限以開始工作流程] 核取方塊。

  9. 如果您的工作流程還有其他自訂選項可以使用,請按 [下一步],然後在工作流程的 [自訂] 頁面上指定您要使用的選項。

  10. 如果您的工作流程沒有其他自訂選項可以使用,請按一下 [確定]

    附註: 

    • 當作者將草稿當做主要版本存回時,或是當作者為文件選擇 [發佈主要版本] 命令時,內容核准工作流程會自動開始。

    • 有權直接核准文件的人,可以直接在文件庫中編輯該文件的屬性來進行核准。如果以這種方式核准或拒絕文件,則工作流程會自動結束。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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