使用工作流程在文件中收集簽章

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

如果文件要求數位簽章,但是這些簽章來自不同的人,散佈在不同的位置,即使用有系統的方式,隨時收集簽章也是很麻煩。如果您試圖透過電子郵件整合簽章收集程序,可能會演變成多次發送同一文件給需要在文件上簽章的人。您也要追蹤誰已經在文件上簽章了,誰還未簽章。

如果您 Microsoft Office SharePoint Server 2007 網站上使用「收集簽章」工作流程來管理收集簽章程序,只要一個步驟,您就可以整合全部所需的簽章。「收集簽章」工作流程管理和追蹤在簽章收集程序中,所有人力工作,並在程序結束後,提供簽章程序的記錄。您可以直接在 Microsoft Office Word 2007 或 Microsoft Office Excel 2007 的文件開始工作流程。此外,工作流程參與者可以直接從 Microsoft Office Outlook 2007 來完成工作流程的工作。

重要: 從 Office Word 2007 或 Office Excel 2007 開始「收集簽章」工作流程只能在 Microsoft Office 專業增強版 2007、Microsoft Office 企業版 2007 與 Office Word 2007、Office Excel 2007 獨立版進行。

本文內容

如何使用工作流程管理數位簽章程序

開始之前

在 [文件上開始 「 收集簽章 」 工作流程

簽署文件完成 「 收集簽章 」 工作流程工作

如何使用工作流程來管理數位簽章程序

Office SharePoint Server 2007 提供「收集簽章」工作流程,擴展了 Office Word 2007 和 Office Excel 2007 數位簽章功能,如此一來,在文件中,您就可以管理收集各種不同簽名的程序。

如何在

Office Word 2007 和 Office Excel 2007 運用數位簽章,可以在文件和活頁簿插入簽章欄,來擷取數位簽章。簽章欄看起來像是在印刷文件中,典型的預留簽章,但是用法不同。如果在 Office 文件中插入簽章欄,文件作者可以指定關於預定簽章者的資訊,還有對簽章者的指示。當預定簽章者打開文件的電子副本時,就會看到簽章欄和要求他/她的簽章的通知。簽章者可以按一下簽章欄,在文件上簽上數位簽章。簽章者可以鍵入簽章、選擇他/她的簽章的數位圖像,或使用 Tablet PC 上的筆跡功能來簽章。如果簽章者在文件上新增他/她的簽章顯示,則會同時新增數位簽章來驗證簽章者身份。進行數位簽章後,文件就會變成唯讀模式以防止內容上的修改。

有簽章的簽章欄的文件

組織透過 Office 文件的簽章欄擷取數位簽章,就可以在契約或協議等文件上,使用非實體紙本的簽署程序。與實體紙本不同之處在於數位簽章可以提供簽署內容的記錄,同時在未來還可以進行對簽章的認證。如需更多關於 2007 Office 發行 中數位簽章資訊的連結,請至 [請參閱] 章 節。

使用工作流程來收集簽章

如果您將文件儲存在 Office SharePoint Server 2007 網站,您可以使用「收集簽章」工作流程,就可以輕輕鬆鬆的管理簽章收集程序。「收集簽章」工作流程在 Office SharePoint Server 2007 網站上,預設為與「文件」內容類型相關,因此在文件庫的文件都可以自動使用。

當您使用工作流程來管理簽章收集程序,伺服器會管理所有工作。

開始工作流程    當您在 2007 Office 發行 文件或活頁簿開始「收集簽章」工作流程,會提示您要填寫工作流程起始表單,在表單內,您要指定該誰要在文件上簽章。文件或活頁簿指定的簽章人,表單會自動顯示建議填寫這些簽章人的姓名。您可以依照簽章出現的順序來分派簽章工作,您也可以將簽章工作同時分派給全部簽章人。

完成工作流程工作的工作    工作流程開始後,伺服器會給每一位參與者分派一項簽章工作。 如果有啟用伺服器的 電子郵件通知,伺服器也會傳送電子郵件通知給每一位參與者。參與者可以按一下 [編輯這項工作] 按鈕,按鈕位於 Office Outlook 2007 工作訊息,來開啟要進行簽章的文件或活頁簿,然後就可以完成簽章工作。

檢視工作流程狀態    正在進行「收集簽章」工作流程時,工作流程擁有者和工作流程參與者可以檢視「工作流程狀態」頁面,得知哪一位參與者已經完成工作流程的工作。當所有工作流程參與者完成工作流程工作後,工作流程結束,工作流程擁有者會收到一封電子郵件通知「收集簽章」工作流程結束。電子郵件通知會指出所有在文件上簽章的人的姓名,和原先指定的建議簽章者的姓名。

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在您開始之前

開始「收集簽章」工作流程並不難:只要按一下 [Office 按鈕],按一下 [工作流程],然後按一下 [開始]

但是,在您開始之前,請確認:

  • 您是使用 Office Excel 2007 活頁簿,或 Office Word 2007 文件。

  • 您已將檔案儲存到Office SharePoint Server 2007網站上的文件庫。如需有關如何將檔案儲存至 SharePoint 文件庫的詳細資訊,請參閱將檔案儲存到 SharePoint 文件庫或其他網站位置的文件。

  • 檔案內已插入至少一個簽章欄。下一章節會解釋如何操作。

如果無法使用下列程序的任何命令,您應該要知道:

  • 直接從 2007 Office 發行 程式開始「收集簽章」工作流程,您至少要有儲存文件的文件庫的「編緝」項目權限。有些工作流程會要求也要有「管理清單」權限,才能開始工作流程。換句話說,您要有在瀏覽器內的相同權限。請洽網站擁有者。

  • 網站擁有者可以從特定清單或文件庫中移除工作流程。您必須要擁有「收集簽章」工作流程清單或文件庫的文件。請洽網站擁有人。

  • 網站集合的管理員,可以在所有網站集合的網站中,停用某一類型的工作流程,例如「收集簽章」工作流程。

  • 從 Office Excel 2007 或 Office Word 2007 開始「收集簽章」工作流程,只能在 Office 專業增強版 2007、Office 企業版 2007 與 Office Excel 2007、Office Word 2007 獨立版進行。

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在文件中開始收集簽章工作流程

「收集簽章」工作流程不同於其他 Office SharePoint Server 2007 網站的其他預先定義的工作流程,因此您必須要從 2007 Office 發行 程式開始這個工作流程,執行簽章工作。 不能在瀏覽器的文件庫中開始這個工作流程。

附註: 在您開始工作流程後,如果您想要確定工作流程參與者有收到關於工作流程工作的電子郵件通知和提醒,請洽伺服器管理員,確認您的網站已啟用電子郵件通知。

  1. 開啟您想要收集數位簽章的文件或活頁簿。

    附註: 如果要開始工作流程,以「唯讀檔案」或「編輯」模式開啟文件。

    開啟 Office 程式中的伺服器文件

    1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [開啟]。

    2. [查詢] 下方,按一下 [網路上的芳鄰][我的 SharePoint 網站]

    3. 按一下檔案所在的 SharePoint 網站名稱,然後按一下 [開啟]

      提示: 或者,請在網站名稱上按兩下以開啟。您也可以在文件庫或檔案上按兩下以開啟。

      附註: 如果在兩個類別中都沒有看到您的伺服器,請在 [檔案名稱] 方塊中輸入伺服器的 URL,然後按一下 [開啟]

    4. 按一下儲存檔案的文件庫,例如 [共享文件],然後按一下 [開啟]

    5. 按一下想要開啟的檔案名稱,然後按一下 [開啟]

  2. 文件或活頁簿沒有包含簽章欄以擷取您想要收集的數位簽章,現在就插入簽章欄。

    新增簽章欄

    1. 在開啟的 Office Word 2007 文件或 Office Excel 2007 活頁簿,把游標放在您想要在文件內新增簽章欄的位置。

    2. [插入] 索引標籤,在 [文字] 群組,按一下 [簽章欄] 旁邊的箭頭,然後按一下 [Office 簽章欄]

    3. 在 [簽章設定] 對話方塊中,輸入將在此簽章欄上簽署之人員的資訊。此資訊會直接顯示在文件簽章欄底下。請執行下列其中一項動作:

      • [建議的簽章者] 方塊中,輸入簽章者的名稱。

      • [建議的簽章者職稱] 方塊中,輸入簽章者在公司中的職稱 (如果有的話)。

      • [建議的簽章者電子郵件地址] 方塊中鍵入簽章者的電子郵件地址 (如果有的話)。

    4. 如果您想要向簽章者提供任何指示,把指示鍵入於 [對簽章者的指示] 方塊。這些指示會顯示在 [簽署] 對話方塊,簽章者在此對話方塊來簽署文件。

    5. 如果您想要簽章者能夠在簽章旁新增註解,選取 [讓簽章者可以在 [簽署] 對話方塊中新增註解] 核取方塊。

    6. 如果您要在簽章欄中顯示簽章的加入日期,請選取 [在簽章欄顯示簽署日期] 核取方塊。

    7. 按一下 [確定]

    8. 若要新增其他簽名欄,請重複步驟 1 到 7。

  3. 如果新增簽章欄,按一下 [Office 按鈕],然後按一下 [儲存] 以儲存變更。

  4. 您必須要存回取出的文件,才能開始工作流程。若要存入文件,按一下 [Office 按鈕] ,指向 [伺服器],然後按一下 [存回]

  5. 如果要開始工作流程,按一下 [Office 按鈕],然後按一下 [工作流程]

    工作流程命令

  6. [工作流程] 對話方塊,找到 [收集簽章] 工作流程,然後按一下 [開始]

    工作流程對話方塊

    附註: 

    1. 如果文件取出,會提示您要存回文件。您必須重試開始工作流程。

    2. 如果您的組織已有自訂的「收集簽章」工作流程,「收集簽章」工作流程可能會有不同的名稱。

  7. 在 [工作流程名稱] 對話方塊中,輸入您想要登入適當簽署者在簽署行上的文件的人員名稱或按一下 [簽章者,若要選取的人員,或是您要指派工作流程工作的群組名稱。

  8. 如果您想要以文件中簽章欄的順序分派簽章工作,請核取 [要求依上列順序簽名,而非同時簽名] 核取方塊。

    附註: 只有文件包含一個以上的 Microsoft Office 簽章欄才會出現這個選項。

  9. 工作流程開始後,如果您想要其他人也收到通知 (不是工作分派) 請在 [副本] 行鍵入他們的姓名,或按一下 [副本] 以選取連絡人或群組。

  10. 按一下 [開始]

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在文件上簽章以完成「收集簽章」工作流程工作

當您收到電子郵件工作通知時,可能會發現您必須要在一份文件上簽章。您可以直接在 Office Outlook 2007 電子郵件訊息完成您的工作。

  1. 在電子郵件工作訊息中,按一下 [編輯此工作] 按鈕,然後按一下 [開啟文件]

    Outlook 訊息中的 [編輯此工作] 按鈕

    如果是在讀取窗格檢視訊息,則在工作通知的上方也可以找到 [編輯此工作] 按鈕。

  2. 在開啟的文件上方的訊息列,按一下 [簽署]

    訊息列顯示工作流程簽章工作的提醒

    附註: 

    • 如果儲存文件的文件庫要求要先取出文件之後,才能編輯文件,您可能須要在訊息列上按一下 [取出] 接下來才能按一下 [簽署]

    • 如果您需要在文章多處簽章,按一下訊息列上的 [檢視工作流程工作] 。在 [工作流程工作] 對話方塊,選取一項工作,然後按一下 [開啟] 以登入特定位置。在列出的每一項簽章工作中,重複上述的步驟。

  3. 在文件中新增簽章,在 [簽署] 對話方塊中,執行下列其中一項操作:

    • 新增列印版簽章,在 [X] 旁邊的方塊中鍵入姓名。

    • 選取簽章圖像,按一下 [選取圖像]。在 [選取簽章圖像] 對話方塊,瀏覽簽章圖像檔案位置,選取檔案,然後按一下 [選取]

    • 新增親筆簽名 (僅適用於 Tablet PC 使用者),使用筆跡功能,在 [X]旁邊的方塊簽章 。

  4. [簽章] 對話方塊中,按一下 [簽章]

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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