使用工作流程在文件中收集意見反應

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

如果您定期傳送 2007 Microsoft Office system 文件給您的同事或專案共同工作人員,以收集他們的意見反應,您很有可能在管理收集意見反應程序上,花費很多時間。例如,在您撰寫的郵件中,可能要求在意見反應中,將您的文件附加成附件,提供可以連到該文件的連結。接下來,您可能發出至少一次提醒訊息,提醒所有收信人要看您的文件。截止日過後,您未收到任何意見反應,結果,您可能會在辦公室內忙進忙出,試圖要追蹤每一位收信人,確認他們是否確實檢閱過您的文件。幾個月後,當經理詢問您是否有收到某一位同事的意見反應?您只好在電子郵件信箱的收件匣中,急著搜尋之前的郵件,試圖找到那位同事的意見反應。聽起來很熟悉吧?

如果您在管理文件檢閱程序上花費較少時間,但花較多時間在文件上,您可以在 Microsoft Office SharePoint Server 2007 網站上使用工作流程,以收集意見反應。工作流程可以管理及追蹤商務程序中的人力工作,節省協調常見商務程序 (如專案核准和文件檢閱) 所需的成本及時間。因為工作流程可以分派工作、發出提醒訊息、追蹤參與,並建立整個程序的記錄,如此一來,您就可以專注在工作上的表現,而不用管理文件檢閱程序的後續工作。

從 Microsoft Office Word 2007、Microsoft Office Excel 2007,或 Microsoft Office PowerPoint 2007 開啟「收集意見反應」工作流程,只能在 Microsoft Office 專業增強版 2007、Microsoft Office 企業版 2007 與 Office Word 2007、Office Excel 2007、 Office PowerPoint 2007 獨立版進行。

本文內容

工作流程如何讓文件檢視更加容易

開始之前

在 [文件上開始 「 收集意見反應 」 工作流程

完成 「 收集意見反應 」 工作流程中的任務

工作流程如何使文件檢閱更輕鬆

Office SharePoint Server 2007 網站包含數個預先定義的工作流程,可以處理常見的商務程序。預先定義的工作流程其中一項,就是「收集意見反應」工作流程,它會向某一群人傳送文件或項目,要求意見反應。「收集意見反應」工作流程預設與 Office SharePoint Server 2007 網站上的「文件」內容類型相關,因此可以在文件庫找到。

當您使用工作流程來管理文件檢閱程序,伺服器就會管理所有工作。

開啟工作流程    當您在 2007 Office 發行 文件開啟「收集意見反應」工作流程,會提示您要填寫一張工作流程開始表單,指定要檢閱文件的人的姓名。您可以向檢閱文件的人提供特定的指示,您也可以指定工作流程參與者完成文件檢閱的日期。

完成工作流程工作    工作流程開始後,伺服器會分派檢閱工作給所有參與者。如果伺服器上有啟用電子郵件提醒,所有參與者也會收到伺服器傳送的工作指示和檢閱文件連結的電子郵件提醒。參與者可以按一下這個連結來檢閱文件,文件檢閱完成後,他們也可以按一下 [編輯此工作] 按鈕,位於 Microsoft Office Outlook 2007 電子郵件訊息,以提供他們的意見反應,然後把這項工作標記為完成。

檢視工作流程狀態    在工作流程進行中,工作流程擁有者 (在這個例子中是文件作者) 或工作流程參與者,可以在 Office SharePoint Server 2007 網站的「工作流程狀態」 頁面上,檢視哪些參與者已經完成了工作流程工作。工作流程擁有者也可以更新目前工作或新增或更新檢閱者。當所有工作流程參與者完成工作流程的工作時,工作流程便會結束,也會自動將工作流程完成的訊息通知給工作流程擁有者。接下來,「收集意見反應」工作流程合併所以來自檢閱者的意見反應,透過電子郵件訊息,把這件意見傳送給工作流程擁有者。

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在您開始之前

開始「收集意見反應」工作流程簡單容易:只要按一下 [Office 按鈕],按一下 [工作流程],然後按一下 [開始]。您就可以在 2007 Office 發行,用來建立該份工作流程的程式中,直接在文件開始工作流程。

在您開始之前,請確定:

  • 您是使用 Office Excel 2007活頁薄、Office PowerPoint 2007 簡報,或 Office Word 2007 文件。

  • 您已將檔案儲存到Office SharePoint Server 2007網站上的文件庫。如需有關如何將檔案儲存至 SharePoint 文件庫的詳細資訊,請參閱將檔案儲存到 SharePoint 文件庫或其他網站位置的文件。

如果在下列程序中有任何命令無法使用,您應該要知道:

  • 直接從 2007 Office 發行 程式內開始「收集意見反應」工作流程時,您至少要有文件所儲存的文件庫的「編輯項目」權限。有些工作流程可能會要求您要有「管理清單」權限,才能開始工作流程。也就是說,您需要有和在瀏覽器內一樣的權限。請洽網站擁有者。

  • 網站擁有者可以移除持定清單或文件庫的工作流程。您必須要把文件儲存於擁有「收集意見反應」工作流程的文件庫。請洽網站擁有者。

  • 網站集合管理員可以針對網站集合中的所有網站,停用某一種工作流程的類型,例如「收集意見反應」工作流程。

  • 從 Office Excel 2007、Office PowerPoint 2007,或 Office Word 2007 開始「收集意見反應」工作流程,只能在 Office 專業增強版 2007、Office 企業版 2007 與Office Excel 2007、Office PowerPoint 2007、 Office Word 2007 獨立版進行。

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在文件中開始「收集意見反應」工作流程

您可以在文件中開始 「 收集意見反應 」 工作流程之前,您必須將文件儲存至 SharePoint 文件庫收集意見反應 」 工作流程提供。如需詳細資訊,請參閱之前的前一節。

當您開始工作流程時,您可以使用的選項,會根據工作流程新增到清單、文件庫,或項目類別時您所做的自訂而有所不同。例如,可以把「收集意見反應」工作流程設定成序列工作流程或是平行工作流程。序列工作流程是將一次分配一項工作給參與者。平行工作流程是將所有的工作同時分配給所有參與者。如果您設定「收集意見反應」工作流程為平行工作流程,當您開始工作流程時,會看到與平行工作流程相關的選項。

如果要確保工作流程參與者會在啟動工作流程後,收到電子郵件警示與提醒,請與伺服器管理員連絡,確認您已針對網站啟用電子郵件。

在 Office Excel 2007、Office PowerPoint 2007 或 Office Word 2007 檔案開始工作流程,請執行下列動作:

  1. 開啟您想要開始「收集意見反應」工作流程的檔案。

    您可以以「唯讀」或「編輯」模式開啟文件來開始工作流程。

    開啟 Office 程式中的伺服器文件

    1. 按一下 [Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [開啟]。

    2. [查詢] 下方,按一下 [網路上的芳鄰][我的 SharePoint 網站]

    3. 按一下檔案所在的 SharePoint 網站名稱,然後按一下 [開啟]

      或者,請在網站名稱上按兩下以開啟。您也可以在文件庫或檔案上按兩下以開啟。

      如果在兩個類別中都沒有看到您的伺服器,請在 [檔案名稱] 方塊中輸入伺服器的 URL,然後按一下 [開啟]

    4. 按一下儲存檔案的文件庫,例如 [共享文件],然後按一下 [開啟]

    5. 按一下想要開啟的檔案名稱,然後按一下 [開啟]

  2. 按一下 [ Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [工作流程

    工作流程命令

    如果文件還未儲存到有工作流程的 SharePoint 文件庫, 會提示您把文件儲存到此一位置。

  3. [工作流程] 對話方塊,找到 [收集意見反應] 工作流程,然後按一下 [開始]

    工作流程對話方塊

    1. 如果文件已取出,會提示您要存回文件。然後重試開始工作流程。

    2. 如果您的組織已有自訂「收集意見反應」工作流程,那麼「收集意見反應」工作流程可能會有不同的名稱。

  4. [收集意見反應] 對話方塊,按一下 [檢閱者] 以選取您要分派工作流程工作的人或群組。

    如果是序列工作流程 (一次分派一項工作給參與者),根據分派工作的順序鍵入工作流程參與者的姓名。您可以根據到期日資訊來決定要採用序列或平行工作流程。如果指定每個人一段時間來完成工作,那麼要採用序列工作流程,一次分派一項工作給參與者。如果在到期日,所有的參與者都要完成他們的工作,那麼要採用平行工作流程,所有的參與者同時收到全部的工作流程工作。

  5. 如果工作流程參與者包含群組,且您想要分派一項工作給群組,而不是一項一項的把工作分派給群組成員,請選取 [指派單一工作給輸入的每個群組 (不要展開群組)] 核取方塊。群組裡的成員就可以收到工作。

  6. 如果您想要包含訊息或工作指示,在 [請鍵入要包含在要求中的訊息] 下方鍵入訊息或指示。

  7. 若要指定工作應完成的時間,在 [到期日] 底下執行下列其中一項:

    1. 若為循序工作流程,請輸入一個數字,然後選取 [日期][週] 做為遞增的時間單位。

    2. 針對平行工作流程,請在 [工作期限] 下方輸入或選取日期。

  8. 如果您要讓其他人在工作流程開始後收到通知 (並非工作指派),請在 [副本] 行輸入他們的姓名,或按一下 [副本] 以選取收件人和群組。

  9. 按一下 [開始]

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在「收集意見反應」工作流程中完成工作

當您收到電子郵件工作通知時,您可能會發現您必須要檢閱一份文件。您可以直接在 Office Outlook 2007 來完成這封電子郵件訊息分派的工作。

  1. 在您的電子郵件工作訊息中,按一下顯示在 [若要完成此項工作] 下方的文件的連結。

    附註: 如果您直接在文件上進行註解或變更,請務必將變更儲存到伺服器上。

  2. 將工作標記為完成,按一下電子郵件工作訊息上方的 [編輯此工作] 按鈕。

    Outlook 訊息中的 [編輯此工作] 按鈕

    當您在「讀取窗格」檢閱時,也可以在工作通知的上方看到 [編輯此工作] 按鈕。

  3. [要求意見反應] 工作完成表單中,執行下列其中一項操作:

    • 向工作流程擁有者提供回應註解,在附隨的文字方塊中鍵入您的回應,然後按一下 [傳送回應]

    • 若要重新指派檢閱工作給其他人員,請按一下 [重新指派工作],指定您想將工作指派給誰,然後按一下 [傳送]

    • 若要要求項目的變更,請按一下 [要求變更],指定您想將變更要求指派給誰,並提供有關變更要求的資訊,然後按一下 [傳送]

      根據將工作流程新增至此項目的清單、文件庫或內容類型時自訂工作流程的方式,重新指派工作或要求變更的選項可能無法使用。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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