使用專案 Access 資料庫範本

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使用Access 專案管理資料庫來管理專案和其相關聯的工作與員工。 您也可以搜尋及篩選專案詳細資料、 輸入一般工作,並傳送或接收透過電子郵件訊息的資料。

附註: 在過去幾年已更新的專案管理資料庫範本。 以下指示請參閱最新版本可供下載的範本。 如果下列步驟不符合您所看到的內容,您可能使用較舊版本的範本。

使用資料庫

在本文中,我們使用 [專案] 桌面資料庫範本的基本步驟。

準備使用資料庫

若要確保所有資料庫內容已啟用,請使用下列程序:

  • 若要確認已啟用所有資料庫內容,在 [訊息列] 中按一下 [啟用這個內容]。

    如需有關如何啟用資料庫內容的詳細資訊,請參閱決定是否要信任資料庫

新增員工

若要開始使用 [專案] 資料庫範本,第一個步驟是新增員工,以便其他人指派專案和工作。 使用此程序中手動新增員工,或者請參閱從 Outlook 連絡人中新增員工下一節。

  1. 專案清單表單上,按一下 [員工清單]。

  2. 員工清單表單上,填寫的每位員工詳細資料。

  3. 若要輸入員工的詳細的資訊,請按兩下的員工名稱員工清單表單中,然後在員工詳細資料] 表單中輸入資訊。

  4. 按一下 [關閉若要回到專案清單表單。

從 Microsoft Outlook 中新增連絡人

如果您使用 Microsoft Outlook 時,您可以從該程式中新增員工而無需重新輸入資訊。

  1. 專案清單表單上,按一下 [員工清單]。

  2. 員工清單表單上,按一下 [從 Outlook 中新增

  3. 在 [選取名稱以新增] 對話方塊中,選取您想要新增至資料庫的名稱。

  4. 按一下 [新增],然後按一下 [確定]。

新增新的專案

  1. 專案清單表單上,按一下 [新增專案]。

  2. 在 [專案詳細資料] 表單中,填入專案的詳細資料,然後按一下 [關閉]。

編輯現有的專案

  1. 專案清單] 表單中,按兩下您要編輯的專案。

  2. 在 [專案詳細資料] 表單中,新增或編輯專案詳細資料。

    新增工作

    • 在 [專案詳細資料] 表單中,按一下 [新增工作]。

    • 工作詳細資料] 表單中,填入工作的詳細資料,然後按一下 [關閉]。

      Access 會在 [專案詳細資料] 表單上的 [專案工作] 清單中顯示新的專案。

      編輯工作

    • 專案詳細資料]表單上,按一下 [專案工作] 索引標籤。

    • 按兩下您要編輯的工作。

    • 工作詳細資料] 表單中,編輯工作的詳細資料,然後按一下 [關閉]。

      一般工作

      一般工作有許多不同的專案,例如預算或訓練課程中常用的工作。 您輸入的一般工作之後,可以會新增到專案資料庫中的任何專案,而不必重新輸入工作詳細資料。

    • 專案詳細資料]表單上,按一下 [一般工作

    • 選取每個您想要新增到專案的一般工作] 旁邊的核取方塊。 將新的一般工作新增至清單尾端。

    • 按一下 [關閉若要返回 [專案詳細資料] 表單。

篩選專案清單

專案清單表單上,您可以篩選清單的專案,並儲存您最愛的篩選,以供日後使用。

  1. 套用篩選,以滑鼠右鍵按一下表單,然後選取您要的篩選。

  2. 按一下 [儲存篩選]。

  3. 篩選詳細資料] 表單中,輸入篩選名稱和描述,然後再按一下 [關閉]。

  4. 若要套用儲存的篩選,使用 [我的最愛] 篩選器] 方塊,或按一下 [ (清除篩選)若要移除篩選。

顯示專案或員工詳細資料

專案詳細資料] 表單和員工詳細資料表單可讓您檢視及輸入專案或員工的詳細資訊。 若要顯示的專案詳細資料表單或員工詳細資料] 表單:

  • 專案清單員工清單表單,按兩下您想要查看的項目。

新增附件

在 [專案詳細資料] 表單、工作詳細資料] 表單中,與員工詳細資料] 表單,您可以加上圖片和其他附件。

  • 在任何詳細資料] 表單中,按兩下 [附件] 欄位 (在員工詳細資料] 表單中,按兩下 [圖片] 圖示)。

  • 在 [附件] 對話方塊中,按一下 [新增

  • 在 [選擇檔案] 對話方塊中,瀏覽至含有該檔案的資料夾。

  • 選取您想要新增的檔案,然後按一下 [開啟

  • 在 [附件] 對話方塊中,按一下[確定]

附註: 您可以附加每個項目,包括不同的檔案類型,例如文件或試算表的多個的檔案。

顯示報表

專案資料庫包含多個報表,包括開啟專案任務詳細資料員工通訊錄,等等。 若要顯示的報表:

  • 專案清單表單上,選取您想要顯示 [報告] 清單中的報表。

若要列印報表:

  • 按一下 [檔案] > [列印]。

您可以建立自己的自訂報表。 如需詳細資訊,請參閱建立簡易報表一文。

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