使用專案管理辦公室 (PMO) 支援採用 Project Online

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

< 更多 Project 說明

什麼是 PMO?

您打算在您的企業中採用 Project Online。 您打算如何使用它呢?或者更精確地問,您試著要解決什麼企業問題呢? 以下是某些範例:

  • 我的主管想更完善地監控專案狀態。

  • 我需要更有效地管理資源,並將這些資源妥善分配給各專案。

  • 我想要輕鬆追蹤人員花費的工作時間。

  • 我想要使用比 Excel 試算表更強大的工具來追蹤專案資料。

有些組織使用 Project Online 來解決企業問題,獲得了前所未有的成功,例如,透過在組織內建立一套專案管理的標準、程序、和最佳做法。 這些建立和管理專案管理規則的人員或小組有時被稱為專案管理辦公室 (PMO)。

PMO 做些什麼?

在較大型的公司中,PMO 可能包含了ㄧ個處理整個組織專案管理問題的部門,這些問題包括如專案管理監管、實作、訓練、研究專案管理需求,或判斷如何建立實用報告的最佳方式。 在中小型企業中,PMO 的規模可能是一位員工或一個小組,也可以擴充編制來嘗試解決在大型企業中也會出現的同樣問題。 所有 PMO 的共同目標包括:

  • 推動和宣揚專案管理系統採用。

  • 藉由將自動化程序帶入工具中,為組織使用者簡化專案管理。

  • 在專案管理功能中,建立原則、程序及最佳做法。

  • 成為專案管理領域的專家,為專案管理所有相關事項提供「卓越典範」,並針對專案管理的最佳做法和工具提供訓練。

  • 經由主管支持的引薦及所賦予的能力,推動變革帶來改變。

仍有不明瞭之處嗎? 現在讓我們換個角度想想,就以容易聯想的範例來說 - 一家之主如何照顧自己的家庭:

需求

PMO

家庭

PMO - 資訊

PMO 有助於建立一套有效率的方式,可透過專案狀態和健康情況情況將資訊傳遞給專案關係人。 這可能牽涉到報告需求的研究、將所需資料移至系統,以及工作流程的建立,以確保週期性報告所需的資料能及時送達系統。

家庭主事者需要知道事情進展的資訊:

  • 孩子的學期成績單。

  • 每月的銀行對帳單,以得知財務狀況。

  • 每年看醫生的次數,以判定家庭成員的健康情況。

PMO - 誰在做什麼的相關資訊

PMO 建立程序,以便在專案管理系統中取得正確的資料,並以特定專案層級向專案經理提供狀態, 同時針對資源管理提供指引與最佳做法。

家中的成員必須知道每個人負責的工作。 這可能包含:

  • 今天誰負責到學校接小孩、誰負責每天晚上遛狗、誰煮晚餐等。

  • 如果有人無法執行平常所負責的工作,您必須知道有誰可以代勞。

  • 這有助於將每個人的工作內容與學校課表,及每個人的空檔時間,列在家庭的主要行事曆中。 透過這種方式可以輕鬆安排每個人的工作。

PMO - 共同作業論壇

PMO 協助建立專案共同作業網站,並加以自訂,以符合網站使用者的需求。

家庭成員需要一個交流空間,以便能共同合作,例如:

  • 在廚房牆壁上的行事曆張貼重要事項

  • 每天利用晚餐時間彼此談心。

PMO-評估並降低風險

PMO 負責設定處理風險管理的系統。

家庭主事者可能需要透過規劃來降低風險:

  • 決定健康保險的需求。

  • 購買健康俱樂部的會員資格。

  • 增加存款金額,為退休做準備。

PMO - 建立規則與處理程序

PMO 查看目前的程序與工作流程,並透過正在實作的專案管理工具,找到自動化方法。 這其中可能牽涉到在已知的特定預算範圍內 (產品組合分析) 決定要選擇推動哪一項專案。

家庭主事者為家庭成員建立規則和程序,例如:

  • 規定孩子的門禁時間或就寢時間

  • 考量各因素來決定哪些費用該支出 (例如:「是否應該買車、修理屋頂或安排今年的假期?」)。

  • 用自動計時器設定草坪灑水器。

  • 在一周中挑個時間採購家用品或處理家中瑣事。

為了讓公司的專案管理更有效率,PMO 執行的動作包括有:

  • 收集資訊來協助組織定義專案管理的需求。 例如,分析組織的業務需求,因應這些需求設計程序,然後將這些程序對應到 Project Online 的設定或工作流程中。

  • 決定哪些重要資料需持續檢閱,並與專案管理員合作,將這些資料與關係人共用。 例如,決定所需資料及系統取得資料的程序,以建立每週專案狀態報告,將進行中專案的健康情況彙總提供給關係人。

  • 建立程序與工作流程的規則。 例如,建立一套工作流程,其中專案概念會經過核准程序的檢驗,才能成為 Project Online 中的專案。

  • 將現有的資料從目前的專案管理系統移轉到新系統。 例如,找出最簡易的方式,將資源及專案資料從 Microsoft Excel 試算表移轉到 Project Online,或是從個別電腦中的 Project Professional 移轉到集中式的 Project Online 環境。

  • 提供專案產品組合管理支援,協助專案的優先處理順序及預測。 就像大部分的公司,想執行的專案總是那麼多,但受限於預算與資源而無法全部執行。 您需要一套方法來決定哪些專案應該持續進行。 PMO 可以推動專案與計畫的選擇程序,以確保未來投資符合組織的策略目標及成長願景。

  • 管理當使用者改而不用習慣的專案管理系統時,他們可能面臨的情緒變化。 例如,技巧性的引導他們放棄舊程序的作法 (將專案檔案儲存至硬碟),並向這些專案經理展示專案檔案發佈到 Project Online 的好處來和他們分享。 PMO 可能會花較多的時間,先說服較資深的專案經理,希望能藉此影響其他專案經理,有助推動改變。

  • 提供各種優質的訓練選項,管理因變革所帶來技術上的挑戰。

我為什麼需要 PMO?

在家庭的例子中,某些需求若沒有處理可能會帶來嚴重的後果。 例如,起先未檢視孩子的成績單,可能會有萬事太平的假象,實際上孩子可能需要更多讀書時間或額外的個別指導。 同樣地,只靠著部署 Project Online,卻未建立一套實體模式來協助推廣標準化和採用,可能導致負面情況的發生。 建立 PMO 將有助於提升 Project Online 部署成功的機會。 視您的目標而定,這可以為專案管理帶來更好的效率 (例如,更多專案能準時達成),這通常也代表專案管理成本的降低 (例如,更多專案在符合預算或低於預算的情況下達成)。

建立 PMO 的第一個步驟是什麼?

您既然已經過一番努力找到本文,相信您可能早已著手進行建立 PMO 的第一個步驟。 如果您對使用 Project Online 很有興趣,對於它如何改善公司效率或解決公司問題,您心中可能已有定見。 要建立一條通往制度化 PMO 的道路,您需考量的事項如下:

定義您想讓 PMO 執行的項目

您的 PMO 的主要目標即將成為地址特定商務問題嗎?例如,您可能要實作時程表系統以取得更緊密地控制成本分析。或者,您可能需要的專案資料跨兩個或更三個不同的應用程式,並想要將資料合併至單一系統,以協助提供更深入的專案執行。或它可能會提供進行中的專案管理指導方針,及處理專案經理訓練需求。只要您瞭解為什麼需要您的 PMO,就會更容易範圍的需求為中建立與維護。

爭取主管的支持

請確定高層有人支持您。 重要的是,您的 PMO 需要有主管的支持,缺乏主管支持常是 PMO 失敗的主因之一。 如果有主管瞭解您試圖在進行的事情的好處和重要性,那很棒! 如果沒有,拉攏他們最好的方式之一是展現轉移至像 Project Online 這類專案管理系統的優勢。 方法包括向他們展示得以解決的企業問題。 針對 Project Online 進行首次評估時,您可能某種程度上已經做到這點,但如果可在測試的環境下向主管示範如何將它和您的資料一同運用,對於爭取高層盟友將有實際的幫助。 凸顯好處對於爭取主管支持是非常重要的。

有主管的強力支持有助於排除使用者從熟悉的系統移往像 Project Online 這樣的新專案管理系統的阻力。 向其他具有影響力的關係人宣揚並推廣其優點,例如資深專案經理,也有助於打破其他使用者對於目前使用的系統所保有的情感連結。

建立您的小組

無論您是在大型或小型公司試圖建立 PMO,必須在 PMO 中設定某些角色來負責下列職掌:

角色

描述

推動 Project Online 採用計畫

如果您正在進行實作Project Online,整體計劃需要有人驅動它。 就像任何專案,採用計畫必須擁有者確認必要的工作的人員配置並完成。

研究專案管理需求

該人員會評估組織的專案管理需求, 並且必須與整個公司不同部門的使用者溝通,瞭解他們目前如何管理的專案,他們的需求為何,如何透過 Project Online 實作來進行改善。 這些需求必須傳達給專案管理員,以將這些需求落實到 Project Online。 此人員除了必須擁有良好的專案管理技能外,也需要有優秀的溝通能力。 公司人員對於要捨棄目前的程序心中可能不捨,因此該角色必需讓這些人員瞭解新系統如何為他們帶來更便利的生活,以處理這個問題。

訓練、文件及支援

此人員必須評估使用者的技能水準,並負責提供順利使用此產品所需的訓練資源。 這可能包括為專案管理員、專案經理、小組負責人及小組成員建立以角色為基礎的訓練。 您大部分的心力可能會集中在專案經理或管理員的訓練課程。對於小組負責人與小組成員,則可以透過尋找快速參考卡、速查表、檢查清單或簡短的教學課程,來達成最有效的訓練。 建議您也可以為使用者構思一套方法,用來提供公司內部支援,並且透過適當的途徑讓使用者得以呈報更複雜的問題。

與 IT 部門溝通合作

與 IT 部門的合作至關重要,藉由 IT 的參與可以協助 Project Online 的註冊、安裝及設定。 如果只有您一人進行 Project Online 的評估,可讓 IT 部門的人員研究 Project Online 快速入門文件,即可不費太多力氣完成評估。

PMO 必須與您的 IT 部門共同合作來解決下列兩個領域:

  • Office 365 管理:PMO 必須與 Office 365 系統管理員合作,以指定使用者和授權。

  • Project Online 系統管理:PMO 也需與 Project Online 系統管理員共同合作,以處理自訂欄位、資源及時程表設定等事項。 他們也需要與 PMO 合作,透過工作流程將程序實作 Project Online。

大型公司中,某些 PMO 也可指派專案經理,為需要協助的特定專案提供方向, 範圍從提供專案擁有者諮詢,到專案範疇內實際接管擁有權。

為您的 PMO 建立公司宗旨

所有的 PMO 都該具備公司宗旨。 如果您已經評估過 PMO 的需求,這對您來說應該更輕而易舉。 參考目前的公司宗旨,試著也建立一個立意相符的宗旨。 不需要過於複雜,只要足以概略傳達 PMO 存在的理由及在公司所扮演的角色。

建立一套建立 PMO 的計畫

在檢視建立 PMO 所需的工作後,建議您為其建立高層級的專案計畫。 建議將 PMO 的建立視為一大型專案,其中包含相關工作內容、工期和分派。 隨著像是評估環境這類初始工作的進行,您的專案計畫將更為具體。 專案計畫可提供 PMO 建置時程表,以追蹤您已完成、正在處理,以及建立 PMO 過程中尚未完成的項目。 舉例來說,多個 PMO 建置工作在 Project Online 計畫樣貌可能如下:

Project Online 中的 PMO 專案計劃

進一步瞭解 PMO

如果您尚未有 PMO,要從頭建立開始一個可能會讓您有些卻步。 雖然公司需求會推動 PMO,您仍有必要瞭解如何建立架構來打造並發展您的 PMO。 視自身的目標而定,您可能想研究各種 PMO 程序與產業方法,或瞭解哪些 PMO 模型最貼近您的需求。 有許多關於建立及管理 PMO 的書籍、訓練課程及線上資源可協助您在這方面下工夫。

如果您在設立 PMO 過程中需要協助,建議您連絡 Microsoft 認證合作夥伴或 Microsoft 諮詢服務。 同時我們的 Microsoft 內部顧問對於在中小型及大型公司設立 PMO 有絕佳的經驗。

現在該怎麼做?

準備好開始您的 PMO 嗎? 希望您在閱讀本文後,能夠瞭解建立 PMO 是相當值得付出時間與心力的投資。 它需要公司內部大量人員的共同合作,而主管的「加持」也是不可或缺一件事。 也需要投入心力與時間,深入研究如何透過許多可用資源來建立 PMO。 如果需要協助,您可以向 Microsoft 認證合作夥伴及 Microsoft 諮詢服務接洽。

如果您在一家較小型的公司服務,這一切可能超出所能負擔的範圍。 您可能沒有資源能夠像「建立您的小組」表格中所述,就每個 PMO 角色雇用人員,但是這其實沒有必要。 您只需瞭解到,這些職掌可能只適用於某個時間點,並在某種程度上符合您的需求, 也請注意,需投入的心力也可視公司規模和目標有所調整。 小型公司的 PMO 可能只需要接觸少數資深專案經理並評估他們的需求,然而相對於大型公司則需涉及多個部門中各式各樣的需求。

總之,建立 PMO 有助於推動 Project Online 成功,運用 Project Online 亦可推動落實 PMO。 最後敬祝您實作成功!

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

擴展您的技能
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與其中一位 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×