使用合併列印建立並列印標籤

當您想要使用標籤來傳送大量郵件給通訊清單中的人員時,可以使用合併列印來建立一張地址標籤,每一個標籤都包含清單中的一個地址。您也可以建立及列印標籤而不需使用合併列印。

附註: 如果您想要直接合併列印信封,請參閱合併列印信封

合併列印程序中的三個檔案指的是一份主文件,加上會產生數組信件或電子郵件訊息、信封或是標籤的郵寄清單。

使用合併列印程序建立電子郵件訊息的相關文件有以下幾種:

  • 您的主文件
    這是您用來設定合併列印中標籤版面配置的文件。您也可以設定希望重複出現在每一張標籤上的內容,例如在出貨標籤上加上公司標誌或寄件地址。

  • 您的郵寄清單
    您的郵寄清單是 Word 用來進行合併列印的資料來源。郵寄清單是一個檔案,內含要列印在標籤上的地址。

合併兩個文件之後,就能列印出地址標籤。

步驟 1:設定郵寄清單

郵件清單可以是 Excel 試算表Outlook 連絡人目錄、Access 資料庫,或 Office 地址清單。Word 會讀取清單中的記錄資訊,以建立標籤上的地址。

  • 如果您沒有郵寄清單,您可以在合併列印期間在 Word 中建立新的清單

  • 如果您是使用 Excel 試算表,請確定郵遞區號已格式化為文字,以避免遺失任何數字為零的內容。如需詳細資訊,請參閱準備 Word 合併列印中的 Excel 資料來源

  • 如果您想要使用您的 Outlook 連絡人,請確定 Outlook 是您的預設電子郵件程式。

步驟 2:準備標籤用的主文件

  1. 在 Word 中,選擇 [檔案] > [新增] > [空白文件]。

  2. 在 [郵件] 索引標籤上的 [啟動合併列印] 群組中,選擇 [啟動合併列印] > [標籤]。

    按一下 [啟動合併列印] 並選擇 [標籤] 以建立要合併的標籤。

  3. 在 [標籤選項] 對話方塊中的 [標籤資訊] 底下,從 [標籤樣式] 清單中選擇您的標籤廠商。

    標籤樣式及產品編號選項

  4. 在 [產品編號] 清單中,選擇與您的標籤包裝上所示產品編號相符的號碼。

    附註: 如果您使用的是連續進紙印表機,則會有不同的產品編號清單。請務必選擇 [印表機資訊] 底下的 [連續進紙印表機],以查看相關的清單。

  5. 選擇 [確定]。

    您的文件應該會顯示出您所選標籤的範圍及形狀。如果沒有,請在 [版面配置] 索引標籤的 [表格] 群組中,選擇 [檢視格線]。

    Word 2016 中的一頁空白標籤

步驟 3:將您的郵寄清單連結至標籤

  1. 在 [郵件] 索引標籤的 [啟動​​合併列印] 群組中,選擇 [選取收件者],然後選擇下列其中一項:

    [鍵入新清單] 命令

    • 如果您沒有郵寄清單,請選擇 [鍵入新清單] 然後建立一份。

    • 如果您的郵寄清單儲存在 Excel 試算表、Access 資料庫或其他類型的資料檔案中,請選擇 [使用現有清單],然後瀏覽至您的清單並選擇 [開啟]。

    • 如果您正在使用您的 Outlook 連絡人,請選擇 [從 Outlook 連絡人選擇]。

  2. 請執行下列其中一項操作:

    • 若要為整個郵寄清單製作標籤,請移至「步驟 4:新增標籤上的地址」。

    • 若只要為清單上的部分名稱製作標籤,請選擇 [郵件] 索引標籤上的 [編輯收件者清單]。

      在 Word 進行合併列印時,請在 [郵件] 索引標籤的 [啟動合併列印] 群組中,選擇 [編輯收件者清單]。

  3. 在 [合併列印收件者] 方塊中,選擇您要新增至標籤的名稱。

    選取該核取方塊以選取列

    附註: 您也可以排序或篩選清單,以便更輕鬆地找到名稱與地址。

步驟 4:新增標籤上的地址

地址區塊是合併列印功能變數,也稱為預留位置,用來標示您希望地址出現在標籤上的位置。

提示: 如果您想要在標籤上新增圖片,例如標誌,使它顯示在地址區塊前面,最好在這個步驟進行。請依照下列步驟 4 「在標籤上新增圖片」小節中的指導方針操作。

  1. 在 [郵件] 索引標籤的 [寫入與插入功能變數] 群組中,選擇 [地址區塊]。

    在 Word 進行合併列印時,請在 [郵件] 索引標籤的 [書寫與插入功能變數] 群組中,選擇 [地址區塊]。

  2. 在 [插入地址區塊] 對話方塊中,選擇要在標籤上顯示的收件者名稱格式。

    [地址區塊] 選項

    附註: 選擇 [預覽結果],然後選擇 [下一個] 合併列印預覽結果的 [下一個] 記錄按鈕 記錄按鈕,或選擇 [上一個] 合併列印預覽結果的 [上一個] 記錄按鈕 記錄按鈕,在資料來源中的記錄之間移動,並檢視地址在標籤上的顯示方式。

  3. 選擇 [確定]。

    提示: 若要變更地址區塊在標籤上的對齊方式,請選擇地址區塊,然後在 [常用] 索引標籤的 [段落] 群組中,選擇 [靠左對齊]、[置中]、[靠右對齊] 或 [左右對齊]。

  4. 在 [書寫與插入功能變數] 群組中,選擇 [更新標籤] 以將變更套用到每一張標籤。

    按一下功能區上的 [更新標籤​​] 按鈕,將變更套用至整張標籤。

    附註: 如果您沒有看到地址,請選擇 [預覽結果]。


在標籤上新增圖片

您可以在標籤上插入圖片,例如標誌。插入之後,您可以調整圖片的大小、格式和樣式。

  1. 在 [插入地址區塊] 對話方塊中,將游標放在 «AddressBlock» 功能變數代碼的左邊。

    在 [版面配置選項] 中,您可以選擇 [矩形] 或 [緊密] 來調整圖片位置

  2. 在 [插入] 索引標籤上,選擇 [圖片],尋找並選取您想要的檔案,然後選擇 [插入]。

  3. 如有需要,可進行下列操作來調整影像:

    • 手動調整大小 (選擇一個控點)、變更方向 (選擇旋轉),或移動 (拖曳) 圖片。

    • 選擇 [版面配置選項] [版面配置選項] 按鈕 並使用任何可用的選項。

  4. 選擇 [郵寄] > [更新標籤] 以查看每一張標籤上的圖片。

如需處理圖片的祕訣,請參閱在 Office 2013 和 Office 2016 中插入圖片


驗證合併功能變數名稱

請確定 Word 在您的郵寄清單中找到名稱與地址。

  1. 在 [郵件] 索引標籤的 [書寫與插入功能變數] 群組中,選擇 [符合欄位]。

  2. 在 [符合欄位] 方塊中,左欄會顯示 Word 用於地址區塊的欄位名稱,右欄則可讓您將資料來源與欄位名稱配對。請確認左邊的欄位名稱符合您郵寄清單中記錄的欄位標題,如此一來 Word 才能將正確的資料放到標籤上的正確位置。

    [符合欄位] 對話方塊
  3. 請執行下列其中一項操作:

    • 如果顯示的欄位名稱與您用於郵寄清單資料來源記錄的欄標題相符,則不需執行任何動作。

    • 如果欄位名稱中顯示 [(不相符)],而您預期會符合資料來源中的欄標題,請選擇下拉式箭號,然後選擇您郵寄清單資料來源中的欄位名稱。視需要重複執行。

  4. 選擇 [確定]。

步驟 5:預覽及列印報表

列印標籤前,請做最後一次檢查。

  1. 在 [郵件] 索引標籤上,選擇 [預覽結果]。

    在 Word 中,於 [郵件] 索引標籤上的 [預覽結果] 群組。

  2. 選擇 [下一個] 合併列印預覽結果的 [下一個] 記錄按鈕 記錄按鈕或 [上一個] 合併列印預覽結果的 [上一個] 記錄按鈕 記錄按鈕,確定所有標籤上的名稱和地址看起來都沒有問題。

    提示:  若要移至清單的開頭,請選擇 [第一個] 合併列印預覽結果的 [第一筆] 記錄按鈕 記錄按鈕;若要移至清單的結尾,請選擇 [最後一個] 合併列印預覽結果的 [最後一筆] 記錄按鈕 記錄按鈕。

  3. 選擇 [完成與合併] > [列印文件]。

    Word 的 [郵件] 索引標籤中,顯示 [完成與合併] 命令及其選項的螢幕擷取畫面。

步驟 6:儲存標籤文件

當您儲存合併列印文件時,該文件會保持連接至郵寄清單,以便您在下次傳送大量郵件時使用。下一次開啟合併列印文件時,當 Word 提示您是否保留連線時,請選擇 [是]。

若要變更合併列印文件中標籤上的地址

  • 請開啟標籤用的合併列印文件,並選擇 [編輯收件者清單] 以排序、篩選及選擇特定地址。

另請參閱

您有我們在此未回答的 Word 合併列印問題嗎?

在 Word 社群論壇張貼問題

協助我們改進 Word

您是否有關於改善 Word 合併列印 (或任何其他功能) 的建議?如果有的話,請瀏覽 Word User Voice 並告訴我們!

擴展您的技能
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與其中一位 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×