使用合併列印建立並傳送大宗郵件、標籤和信封

在日常營運中,組織會不斷地與客戶溝通交流。溝通有各種不同的形式,包括歡迎信函、特殊公告、致謝電子郵件,以及發票等等,不勝枚舉。Word 中的合併列印功能可協助組織更有效率地產生各種形式的書面溝通資料。

組織可以使用合併列印程序,建立一批要傳送給專業連絡人的個人化信件或電子郵件。每封信件或電子郵件都可包含標準和自訂內容。例如,您可以選擇使用收件者的名字、使用其郵寄地址,或新增會員編號等唯一資訊,來向每位收件者問候致意。您用來自訂信件或電子郵件的所有資訊都是從您資料來源 (例如郵寄清單) 中的項目擷取。

將信件或電子郵件與郵寄清單合併,就能建立合併列印文件,以將大宗郵件傳送給特定人員或郵寄清單上的所有人員。您也可以使用合併列印來建立及列印郵寄標籤和信封。

合併列印程序

合併列印程序在建立及列印信件和電子郵件、或標籤和信封時,包含了三份文件。

  • 您的主文件
    此文件包含每個合併文件版本都相同的文字及圖形 (例如標誌或影像)。相同內容的範例為信封上的寄件地址、信件的內文,或電子郵件訊息。

  • 您的郵寄清單
    此文件包含用於在主文件內填寫資訊的資料。例如,郵寄清單包含要列印在標籤或信封上的地址。

  • 您的合併文件
    此文件是主文件和郵寄清單的組合。將會從郵寄清單擷取資訊,然後插入到主文件中,產生為郵寄清單上之不同人員個人化的合併文件 (信件、電子郵件、標籤或信封)。

您想要建立哪種大量郵寄文件?

您使用哪種郵寄清單?

Word 可以從各種資料來源擷取資料,以執行合併列印。如果您沒有郵寄清單,您可以在合併列印程序期間建立一份。以下是一些可用於合併列印的簡易資料來源清單。

現在您已經選擇大量郵寄文件並準備好郵寄清單,請繼續執行合併列印,並將郵件傳送給客戶。

您想要建立哪種大量郵寄文件?

大量郵寄文件的類型

Mac 版 Word 2011

Mac 版 Word 2016

信件

使用合併列印來建立套印信件。每封信都會各自列印在一張紙上。

為郵寄清單上的每個人建立及列印一批個人化信件。每封信都會各自列印在一張紙上。

電子郵件

Mac 版 Word 2011 中不存在這項功能

從郵寄清單插入自訂資訊,為郵寄清單上的每個人建立及傳送電子郵件訊息

信封

使用 Mac 版 Word 中的合併列印建立信封

使用 Mac 版 Word 中的合併列印建立信封

標籤

使用合併列印建立及列印標籤

使用合併列印建立及列印標籤,每個標籤都包含不同的郵寄地址。

您使用哪種郵寄清單?

Word 可以從各種資料來源擷取資料,以執行合併列印。如果您沒有郵寄清單,您可以輕鬆地在合併列印程序期間建立一份。以下是一些可用於合併列印的簡易資料來源。

現在您已經選擇大量郵寄文件並準備好郵寄清單,就能繼續進行合併列印。

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