使用合併列印功能傳送資料至 Word

合併列印是處理 Access 資料的絕佳方式。本影片示範如何開始使用 Access 2013 中的 [Word 合併] 命令,在 Word 2013 中建立一般套印信件。或者,您也可以參看影片下方的基本步驟。

影片內容

從 Access 中建立 Word 合併列印的一般程序如下:

  1. 開啟 Access 資料庫,當中含有您要與 Word 合併的地址。

  2. 如果 [功能窗格] 未開啟,請按 F11 開啟。

  3. 選取含地址的資料表或查詢。如果地址欄位跨多個資料表,請建立查詢,查詢裡應包含您需要的欄位,然後選取該查詢以進行合併作業。

  4. 按一下 [外部資料] > [Word 合併]

  5. 選擇您要精靈將地址合併到現有的 Word 文件,還是要用新的空白文件開始。

  6. 按一下 [確定]

Word 會啟動並顯示 [郵件] 索引標籤及 [合併列印] 窗格。

  1. 按一下 [合併列印] 窗格底端的 [下一步][上一步] 連結,逐步執行精靈步驟。

  2. 在精靈的步驟 3 中,您不必選取收件者清單, 您在 Access 中選取收件者清單時即已決定。然而,您可能會想要微調清單,只要按一下 [編輯收件者清單] 即可。在開啟的方塊中,您可以移除合併中的個別收件者、套用篩選、排序清單等。

  3. 在精靈的步驟 4,請撰寫信件 (除非您正在使用現有的文件)。

  4. 將游標放在要顯示地址資料的文件,然後按一下 [合併列印] 窗格中的 [地址區塊][問候行][其他項目],以便將 Access 資料插入文件。在顯示的方塊中,選取所需格式,然後按一下 [符合欄位],確認欄位均正確對應。

  5. 在精靈的步驟 5,按一下 [下一步] (>>) 和 [上一步] (<<) 按鈕即可預覽您列印文件時合併資料的外觀。

  6. 在精靈的步驟 6,按一下 [列印],選取所需的列印選項。

  7. 儲存並關閉 Word 文件。

    附註: 

    • 如果您在完成精靈後需要回來調整任何的合併設定,請在 Word 的 [郵件] 索引標籤進行所有作業。

    • 如果您是在 Access 資料庫中進行設計變更,您可能需要調整 Word 的部分合併設定,讓合併作業再度正確運作。

    • 合併列印精靈的目的是用來處理郵寄地址資料。但是您可以使用合併列印功能,將任何種類的資料 (例如庫存記錄、工作,或是您儲存在 Access 的任何內容) 合併至 Word。

如需 Word 合併列印功能的詳細資訊,請參閱下列文章:

擴展您的技能
探索訓練
優先取得新功能
加入 Office 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

感謝您的意見反應!

感謝您的意見反應! 我們將協助您與其中一位 Office 支援專員連絡以深入了解您的意見。

×