使用合併列印列印信件

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您對合併列印有了基本的了解之後,我們來嘗試其他選項,包括列印信件。您可以在 [郵件] 索引標籤上找到各項需要的功能。

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使用 Excel 試算表合併列印

插入合併列印功能變數

在 Excel 中建立及列印通訊清單的郵寄標籤

使用 Word 合併列印電子郵件

您對合併列印有了基本的瞭解之後,我們來試試一些不同的選項。

首先,您不一定要使用精靈。

合併列印的所有步驟都可以在 [郵件] 索引標標籤中找到。

按一下 [啟動合併列印],將電子郵件訊息轉換為信件。

在文件本文中,我們要刪除超連結。

此外,按一下 [選取收件者],輸入新的收件者清單並包含郵寄地址。

在任一欄位中按一下並開始輸入。按下 Tab 可移至下一欄,或按 Shift+Tab 可移回原位置。

新增了一位收件者的資訊後,按一下 [新增項目] 可以新增下一位收件者。

輸入清單可能很費功夫,但記住,您建立的這個資料庫

在其他文件和程式中 (像是 Microsoft Excel) 都可再次使用。

下一段影片建立信封時,我們會再次用到這個清單。

新增完所有收件者時,按一下 [確定]。

然後選擇清單檔案的儲存位置,按一下 [儲存]。

現在,您隨時按一下 [編輯收件者清單] 即可查看和排序清單。

在 [資料來源] 中按一下檔案名稱,再按 [編輯],可以新增或刪除項目並編輯資料。

按一下欄位就能輸入內容。

若要刪除整個收件者,請在項目左側的欄中按一下,然後按 Delete 鍵和 [是]。

完成時,按一下 [確定] 並儲存更新後的清單。

最後,我們要在信件頂端加上地址區塊。

在問候行之前按一下,按多次 Enter,然後按一下頂端的行。接著按一下 [地址區塊]。

在左側可以決定要加入地址區塊的內容,然後在這裡預覽地址。

首先,選擇較不正式的名稱格式,以搭配問候語。

接著,決定是否插入公司名稱。對於這封信來說,公司名稱不適用。

另外,我們的客戶是當地人,因此可以選擇從不顯示國家或區域。

最後一個選項會依國家或區域來修改地址格式。這個選項同樣不適用。

完成設定地址區塊後,按一下 [確定]。地址區塊功能變數便會新增至信件中。

若您想查看實際信件的外觀,而不只是看到合併列印功能變數代碼,請按一下 [預覽結果]。

地址本身沒問題,但若行與行的距離緊密一點,看起來效果更好。

選取地址區塊之後,移至 [版面配置] 索引標籤。

您可以將合併列印功能變數的格式變成和其他文字相同。

[地址區塊] 工具在每一行都會加上段落符號。

在這份文件中,每一段的結尾處都會加上空格。因此我們輸入零。

很好,回到 [郵件] 索引標籤,按一下 [完成與合併]。

即使我們選擇的是建立信件,Word 仍可讓我們選擇透過電子郵件傳送。

我們也可以按一下這裡,Word 會為每位收件者建立個別的文件檔案。

如果想個人化每一封信件,這項功能便很實用。

但現在這封信,還是直接用印表機列印吧。

若要列印所有信件,請在下兩個出現的視窗中都按 [確定]。

接下來,我們要用合併列印來列印信件的信封。

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