使用合併列印來在 Mac 版 Word 2016 中建立表單電子郵件訊息

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

如果您有一個字母傳送給許多人透過您想要的個人化的每個收件者的電子郵件,請使用 [合併列印。您可以建立個人化電子郵件訊息的相同格式設定和使用相同的文字以批的次。只的電子郵件訊息的特定部分視情況而定,並會個人化。[合併列印,不同於廣播訊息的人員群組,讓郵件的每個收件者唯一的收件者。

建立使用合併列印程序的電子郵件訊息的三個檔案︰

  • 主文件
    這份文件是電子郵件訊息。它包含合併的文件的每個版本相同的文字。

  • 您的郵寄清單
    這是資料來源,通常Excel的試算表,用來填入電子郵件訊息中的資訊。您的郵寄清單擁有名稱,例如,且主文件為將收件者為您的清單中的名稱的電子郵件。

  • 合併文件
    這份文件是主文件與郵件清單的組合。合併提取郵寄清單中的資訊,並將它個人化的合併文件的每個人郵寄清單結果主文件中。

在合併列印程序中的第一步是建立主文件。

  1. 在 [郵寄] 索引標籤上選擇 [啟動合併列印>電子郵件訊息

    合併列印電子郵件

  2. 在Word,輸入您想要傳送給所有人的郵件。

Excel試算表的第一列是標題記錄。每個資料列中的資料行具有代表資訊的類別標籤名稱。例如,電子郵件地址名稱街道地址縣/市狀態郵遞區號,可能是欄標籤。每個後續列包含單一記錄的資料,每個收件者。不必須有任何空白的列或欄] 清單中。

提示: 若要讓您的Outlook通訊錄Excel試算表,將連絡人匯出至 tab 字元分隔 (.txt) 檔案],然後再開啟.txt 檔案中Excel。如需詳細資訊,請參閱匯出或手動封存 Outlook 項目

  1. Excel試算表的第一列,輸入收件者的欄標籤。例如,在第一欄中,輸入電子郵件地址。在第二欄中,輸入第一個名稱。然後在第三欄中,輸入 [姓氏

    重要: 建議的第一欄包含每個收件者的電子郵件地址。

  2. 在第二列及後續列,輸入收件者的電子郵件地址名字姓氏

  3. 在 [檔案] 功能表中,選擇 [儲存],然後輸入檔案名稱。

    附註: 請記住,試算表; 的位置您需要更新版本,以將其連結至合併列印文件。

  4. 儲存並關閉試算表。

    附註: 如果您沒有關閉Excel試算表包含您的清單,或如果您重新開啟,完成合併列印之前,您無法完成合併列印。

在 [郵寄] 索引標籤中,選擇 [選取收件者,,然後選擇一個選項。

在 [郵寄] 索引標籤上選取收件者是奇偶選項的清單

選項

描述

建立新的清單

您正在設定合併列印時,開始新的通訊清單

使用現有清單

使用地址清單Excel試算表或其他類型的資料檔案

選擇 [從Outlook連絡人

直接從Outlook連絡人的通訊清單中選取名稱

Apple 連絡人

直接從 Apple 通訊錄地址清單中選取名稱

FileMaker Pro

從 FileMaker Pro 資料庫匯入資料

建立新的清單

在 [編輯清單的欄位] 對話方塊中Word會自動建立一些基本資訊,例如名字、 姓氏與地址的欄位。如果您想要加入新的欄位,例如郵件] 欄位,將其新增現在,因此您可以輸入的項目時填入欄位中。

  1. 新的欄位名稱] 下輸入您想要新增,然後按一下欄位名稱+ (加號)。

    提示: 若要變更的欄位順序,請選擇您要移動,然後使用向上或向下箭號來移動欄位的欄位。

  2. 當您想要的所有欄位的設定,請選擇 [建立新清單]。

使用現有清單

  1. 瀏覽至您想要使用,並選擇 [開啟檔案。

  2. 開啟的活頁簿] 對話方塊中,選取您要使用的試算表,然後執行下列其中一項︰

    • 儲存格範圍] 保留空白使用整張工作表。

      或者

    • 輸入您想要使用的資料的儲存格範圍。

  3. 選擇 [確定]。

選擇 [從Outlook連絡人

  1. 選擇 [篩選收件者,若要選取您想要包含的收件者]。

  2. 在 [查詢選項] 對話方塊的 [旁的清單合併列印收件者,選擇 [完成記錄]。

  3. 在連絡人清單中,選取您想要包含在合併列印中的連絡人,然後選擇[確定]

Apple 連絡人

  1. 選擇 [篩選收件者,若要選取您想要包含的收件者]。

  2. 在 [查詢選項] 對話方塊中,在Apple 連絡人群組] 底下選擇您想要包含在合併列印中的群組,然後選擇[確定]

FileMaker Pro

  1. 瀏覽至您想要使用,並選擇 [開啟檔案。

  2. 在 [標題記錄分隔符號] 對話方塊中,選擇欄位分隔符號來分隔每個資料欄位和記錄分隔符號來分隔每個資料記錄中,,然後選擇[確定]

  1. 在 [郵寄] 索引標籤上選擇 [插入合併功能變數中,,然後選擇您要新增的欄位。

    在 [郵寄] 索引標籤上醒目提示 [插入合併功能變數

  2. 在主文件中按一下 [將欄位拖到此方塊或輸入文字] 方塊中,然後按一下文字將它移除。

  3. 新增並設定您想要包含在電子郵件訊息中,的欄位的格式,然後選擇[確定]

  1. 在 [郵寄] 索引標籤中,選擇 [預覽結果] ,看看的電子郵件訊息]。

    在 [郵寄] 索引標籤上醒目提示預覽結果

    附註: 使用 [郵寄] 索引標籤的左邊和右邊的箭號按鈕,以捲動瀏覽每個電子郵件訊息。

  2. 若要變更其他格式設定,請再次選擇 [預覽結果],這可讓您新增或移除合併列印欄位。

  3. 郵件的外觀如何要請在 [郵寄] 索引標籤上選擇 [完成與合併] > 完成合併列印的電子郵件合併列印

    提示: 如果您未選擇預設的電子郵件程式無法使用的電子郵件合併

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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