使用公用資料夾共用資訊

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

此功能要求您使用 Microsoft Exchange Server 2000、Exchange Server 2003 或 Exchange Server 2007 帳戶。大部分的家庭與個人帳戶不會使用 Microsoft Exchange。 如需有關 Microsoft Exchange 帳戶,以及如何判斷您的帳戶所連線的 Exchange 版本的詳細資訊,請造訪<請參閱>小節中的連結。

公用資料夾是提供收集、 組織與組織中與他人共用資訊的方法的 Microsoft Exchange 的功能。一般而言,公用資料夾的專案小組成員或使用使用者群組共用方面感興趣的資訊。當您連線至執行 Exchange 伺服器時,標示為 「 公用資料夾 」 的資料夾會顯示在瀏覽窗格Microsoft Outlook資料夾清單 。您可以從 Outlook 管理這些資料夾。公用資料夾可以包含任何類型的 Outlook 資料夾項目,例如郵件、 約會、 連絡人、 工作、 日誌項目、 備忘稿、 表單、 檔案,以及張貼的訊息。您也可以新增到公用資料夾] 底下的 [我的最愛] 資料夾以任何公用資料夾的捷徑。  

可以使用公用資料夾執行的作業包括:

在電子公佈欄上張貼資訊

  • 公佈欄可讓您參與線上討論。每個主旨都會儲存在其個別的資料夾中,且這些資料夾都各具存取權限。

  • 公佈欄可以不受控管,這使它與網際網路的新聞群組類似,因為每個人都具有讀取和張貼資訊的權限。

  • 公佈欄也可以由指定的人員控管,這些人員會接收使用者的項目,並決定要張貼的項目。

  • 您可以藉由下列方式使用張貼的資訊:

    • 線上討論一旦開始,您就可以在公用資料夾中張貼回覆讓群組人員讀取。

    • 如果不想讓整個群組讀取您的回覆,可以直接回覆給張貼資訊的人員,或者只將張貼資訊轉寄給您選取的收件者。

    • 若要使用公用資料夾當做公佈欄,資料夾必須能夠儲存電子郵件訊息。

共用行事曆、連絡人清單或工作清單中的 Outlook 項目

  • 共用行事曆以追蹤會對群組造成影響的會議、事件、假日、休假時間和專案期限。

  • 共用連絡人清單,以提供名稱、職稱、地址和電話號碼給群組使用。

  • 共用工作清單,以追蹤群組正在進行之專案的每個成員進度。

共用檔案

  • 開啟公用資料夾中的檔案,以讀取或更新檔案,或快速瀏覽一系列的檔案。

  • 使用 Windows 檔案總管將現有的檔案從另一個程式複製到公用資料夾,而不必開啟該檔案的程式。

  • 將檔案張貼到公用資料夾,而不必結束用來建立該檔案的程式。例如,您可能想要張貼剛在 Microsoft Office Excel 活頁簿中更新的季銷售報告,使群組能夠快速檢視最新的資訊。

如果想要共用經常由其他人讀取或更新的檔案,您的電腦上必須安裝有儲存檔案的程式。當您從 Windows 檔案總管複製檔案或從其他開啟的 Microsoft Office 程式將檔案張貼到公用資料夾時,原始檔案仍會保存在其儲存位置。在公用資料夾中對複製或張貼檔案進行的變更並不會影響原始檔案。

透過權限決定資料夾存取

  • 對公用資料夾的權限通常是由或系統管理員或組織中某個擁有特定專案或主旨之資料夾的人員來決定。

  • 對於您具有存取權限的資料夾,通常可以讀取資料夾的項目並在其中新增項目,但是無法刪除您新增之項目以外的項目。

  • 如果您具有權限,則可設定自己的公用資料夾,並為其他人員提供使用這些資料夾的權限。

  • 如果您擁有公用資料夾,則可以將自己的自訂檢視、表單、自訂欄位和規則套用至公用資料夾。您可以指定特定的檢視,在別人第一次開啟資料夾時顯示該檢視。

  • 即使沒有在資料夾中進行變更的權限,您仍可儲存符合您需求的公用資料夾。在儲存公用資料夾的個人檢視後,您永遠都可以使用該檢視。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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