使用交談清理刪除多餘的郵件

使用交談清理刪除多餘的郵件

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Outlook 的「交談清理」功能可以減少郵件資料夾中的郵件數。 「交談」中多餘的郵件會移至 [刪除的郵件] 資料夾。

何謂交談?

您可能是因「電子郵件往來書信」一詞而知道「交談」。 「交談」是一連串完整的電子郵件,從第一封郵件到所有回覆都包括在內。 「交談」的郵件都具有相同的主旨。

例如,當您傳送郵件給某人,然後他們會回覆「交談」結果。 在許多「交談」中,可能有許多往返的回覆。 許多人可能會在「交談」中回覆不同的訊息。

「交談清理」的功能為何?

「交談清理」會評估「交談」中每封郵件的內容。 如果某封郵件完全包含在其中一個回覆中,就會刪除前一封郵件。 請試想下例。

亞力將訊息傳送給庭亭和安東。 庭亭在她的 Outlook 郵件本文中同時回覆給亞力和安東,其中也包含了亞力的完整原始郵件。 現在,安東可以看到庭亭的郵件,也可以同時回覆給亞力和庭亭。 安東的回覆會包含「交談」中所有先前的郵件。 「交談清理」可以刪除所有的郵件,只剩下最後一封來自安東的郵件,因為該郵件內有所有先前郵件的複本。

「交談清理」最適合用於有許多往返回覆、特別是有許多收件者的「交談」。

移除多餘的郵件

  1. [常用] 索引標籤的 [刪除] 群組中,按一下 [清理]

  2. 按一下下列其中一個選項:

    • 清理交談    檢閱目前的 「 交談 」,並刪除多餘的郵件。

    • 清理資料夾    檢閱選定資料夾中的所有 「 交談 」,並刪除多餘的郵件。

    • 清理資料夾 & 子資料夾    檢閱選定資料夾中的所有交談和其包含的任何資料夾,並刪除多餘的郵件。

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變更交談清理選項

您可以指定哪些郵件可免於「清理」,以及要將刪除的郵件移至哪個位置。

  1. 按一下 [檔案] 索引標籤。

  2. 按一下 [選項]。

  3. 按一下 [郵件]。

  4. 在 [交談清理] 底下,執行下列其中一項操作:

    • 若要變更項目移動的目標位置,請針對 [清理的項目將會移至此資料夾],按一下 [瀏覽],然後選取 Outlook 資料夾。 根據預設,郵件會移到 [刪除的郵件] 資料夾。 如果您的 Outlook 設定檔中有多個電子郵件帳戶,每個帳戶都會有自己的 [刪除的郵件] 資料夾。 郵件會移到對應至各電子郵件帳戶的 [刪除的郵件] 資料夾。

    • 若要複製 [清理] 所刪除的項目資料夾結構 (當使用 [清理資料夾及子資料夾] 命令時),請選取 [清理子資料夾時,會在目標資料夾中重建資料夾階層]。

      附註:  如果目的地是 [刪除的郵件] 資料夾,則無法使用這個選項。

    • 若要永遠保留尚未讀取的郵件,請選取 [不移動未讀取的郵件] 核取方塊。 建議您不要選取此選項。 剩餘的「交談」郵件會包含刪除的郵件,包括您可能尚未讀取的郵件。

    • 若要永遠保留已分類的郵件,請選取 [不移動已分類的郵件] 核取方塊。 建議您選取此選項。 分類會套用至特定的郵件,而刪除已分類郵件會造成已分類郵件遺失。

    • 若要永遠保留已標幟的郵件,請選取 [不移動已標幟的郵件] 核取方塊。 建議您選取此選項。 標幟會套用至特定的郵件,而刪除已標幟郵件會造成已標幟郵件遺失。

    • 若要永遠保留具有數位簽章的郵件,請選取 [不移動有數位簽章的郵件] 核取方塊。 建議您選取此選項。

    • 當有人變更包含在回覆中的郵件時,若要永遠保留原始郵件,請選取 [回覆中修改郵件時,不移動原始郵件] 核取方塊。 建議您選取此選項。 這可讓您擁有「交談」中所有內容的完整記錄,以免有人變更包含在回覆內的郵件。

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