使用三態工作流程

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

三態工作流程會透過三種狀態 (階段) 追蹤清單項目的狀態。 三態工作流程可用於管理需要組織追蹤大量議題或項目的商務流程,例如客戶支援議題、潛在客戶或專案工作。 例如,專案工作的三態可能是「尚未開始」、「進行中」及「完成」。

本文內容

三態工作流程如何運作?

設定與三態工作流程搭配使用的清單

建立議題追蹤清單

建立可用於三態工作流程的自訂清單

自訂可用於三態工作流程的自訂清單

新增三態工作流程至清單

手動開始項目的三態工作流程

完成三態工作流程中的工作流程工作

三態工作流程如何運作?

三態工作流程可支援需要組織透過三種狀態以及狀態間轉換來追蹤議題或項目狀態的商務流程問題。 每次變換狀態之後,工作流程就會指派工作給某人,並向該人員傳送這項工作的電子郵件提醒。 當此工作完成時,工作流程會更新項目的狀態,並進入下一個狀態。 三態工作流程可搭配 [議題追蹤] 清單範本使用, 但也可與設定為 [選擇] 欄有三個以上值的任何清單搭配使用。 此 [選擇] 欄的值可作為工作流程追蹤的狀態。

清單可有多個選擇欄,而選擇欄可有三個以上的值。 但三態工作流程只可設定為使用其中一個選擇欄,且所選的選擇欄只可有三個值。 當您將三態工作流程新增至清單或文件庫時,必須選取一個選擇欄以及該欄所提供的三個值。

三態工作流程可用於管理需要組織追蹤大量議題或項目的商務流程,例如客戶支援議題、潛在客戶或專案工作。 例如,小型活動規劃公司的員工可使用議題追蹤清單及自訂的三態工作流程,管理與規劃中活動相關的各項工作。 工作流程會透過三種狀態追蹤活動規劃工作:進行中準備檢閱完成。 與特定活動相關的所有活動準備工作,都會編譯成為該項活動所建立的議題追蹤清單,並會標示為 [進行中]。 活動協調者會指派個別工作給小組成員,然後啟動這些項目的工作流程,以展開活動工作。

當工作流程開始時,會建立工作給指定的人員。 當小組成員收到工作之後,即可開始執行完成工作的必要工作。 工作可能會發生於議題追蹤清單所在位置的清單或網站之外。 例如,如果小組成員收到的工作流程是要擬定餐飲服務計劃,成員就應該連絡餐飲服務公司一起擬定計劃。 當餐飲服務計劃的草稿完成時,小組成員即可將工作流程工作標示為完成。 此時,工作流程會將議題追蹤清單中的活動工作狀態,從 [進行中] 更新為 [準備檢閱],同時會建立工作流程的第二項工作,並指派給活動協調者,以進行餐飲服務計劃的檢閱。 活動協調者檢閱並核准餐飲服務計劃之後,即可將工作流程工作標示為完成。如此一來,工作流程就會將工作的狀態從 [準備檢閱] 更新為 [完成]

附註: 工作流程參與者可以有兩種不同的方式,完成三態工作流程中的工作流程工作。 參與者可以編輯工作流程工作,將其標示為完成,也可以變更清單中工作流程項目的狀態 (如果參與者擁有變更此清單的權限)。 如果參與者手動更新清單中工作流程項目的狀態,工作流程工作則為完成。 如果參與者編輯工作流程工作並將其標示為完成,則清單中工作流程項目的狀態將更新為 [完成]

上例中的三態工作流程動作會使用以下程序:

三態工作流程範例的流程圖

頁面頂端

設定與三態工作流程搭配使用的清單

您必須先設定一份含有您打算以工作流程追蹤或管理之項目的清單之後,才能使用三態工作流程。 [議題追蹤] 清單範本使用三態工作流程。 但您也可以建立與這些工作流程搭配使用的自訂清單。 如果您要建立自訂清單,該清單至少必須包含一個 [選擇] 欄,而且該欄必須包含三個以上的選擇值。 當您設定要與清單搭配使用的工作流程時,請指定包含狀態值的 [選擇] 欄,供工作流程追蹤。

頁面頂端

建立議題追蹤清單

根據預設,三態工作流程可與從 [議題追蹤] 清單範本建立的任何清單搭配使用。

  1. [設定] 功能表 Office 365 設定按鈕 上,按一下 [新增應用程式]

  2. 在 [您的應用程式] 頁面上,按一下 [議題追蹤],然後輸入清單名稱。 清單名稱為必填

  3. 如果您要提供清單的描述,請按一下 [進階選項]

    • [描述] 方塊中,輸入清單用途的描述。 說明是選擇性的。

  4. 按一下 [建立]

頁首

建立可用於三態工作流程的自訂清單

若要建立與三態工作流程搭配使用的自訂清單,您至少必須新增一個至少包含三個狀態值的 [選擇] 欄,供工作流程追蹤。

  1. [設定] 功能表 Office 365 設定按鈕 上,按一下 [新增應用程式]

  2. 在 [您的應用程式] 頁面上,按一下 [自訂清單],然後輸入清單名稱。 清單名稱是必要的。

  3. 如果您要提供清單描述,請按一下 [進階選項]

  4. [描述] 方塊中,輸入清單用途的描述。 說明是選擇性的。

  5. 按一下 [建立]。

頁面頂端

自訂可用於三態工作流程的自訂清單

  1. 按一下您在前一步驟所建立的自訂清單。

  2. 按一下功能區上的 [清單] 索引標籤,然後再按一下 [設定] 群組中的 [清單設定]

  3. 按一下 [欄] 底下的 [建立欄]

  4. 在 [名稱與類型] 區段在 [欄名稱] 中,輸入您要用來指定工作流程狀態值的資料行的名稱。例如,您可以輸入名稱為工作流程狀態。

  5. 選取 [此欄的資訊類型為] 底下的 [選擇 (可供選擇的功能表)]

  6. [其他欄設定] 區段的 [描述] 底下,輸入欄的選擇性描述。

  7. 按一下 [此欄需要包含資訊] 底下的 [是]

  8. 在 [之下鍵入不同行一個選擇[清單] 方塊中,輸入要用於此欄的三個或多個選項值。這些值將會變成工作流程的狀態。例如,您可能會使用中,輸入可校閱],並完成為三個選項。

  9. [顯示選擇使用] 底下,選取 [下拉式功能表][選項按鈕]

  10. 按一下 [允許「自填」選項] 底下的 [否]

  11. 指定此欄是否要有特定的預設值,或者要新增至清單的預設檢視。

  12. 按一下 [確定]

頁面頂端

新增三態工作流程至清單

您必須先將三態工作流程新增至清單,才可對該清單中的項目使用三態工作流程。 當您將三態工作流程新增至清單時,會指定清單中哪一欄包含您要工作流程追蹤的狀態值。 同時也會指定工作流程每個階段工作內容的相關資訊。 例如,您可以指定工作接受者所收到之電子郵件提醒的主旨及文字。

大多數的網站類型預設都會啟用三態工作流程。 但網站集合管理員可以停用此功能。 若無法使用三態工作流程,請與網站集合管理員連絡。

重要: 您必須具有 [管理清單] 權限,才能將工作流程新增至清單。

  1. 開啟您要新增三態工作流程的清單。

  2. 按一下 [清單] 索引標籤 > [清單設定],或者按一下您要開啟之文件庫類型的設定。 例如,按一下文件庫中的 [文件庫設定]

  3. 按一下 [權限與管理] 底下的 [工作流程設定]

  4. 按一下 [工作流程設定] 頁面上的 [新增工作流程]

  5. 按一下 [新增工作流程] 頁面中,在 [工作流程] 區段底下選取工作流程範本, 三態

  6. [名稱] 區段中,輸入工作流程的唯一名稱。

  7. [工作清單] 區段中,指定要搭配工作流程使用的工作清單。

    附註: 

    • 您可以使用預設的 [工作] 清單,也可以建立新的清單。 若使用預設的 [工作] 清單,工作流程參與者將能夠透過使用 [工作] 清單的 [我的工作] 檢視,輕易地尋找並檢視其工作流程工作。

    • 如果此工作流程的工作將公開敏感或機密資料,而您想將這些資料與一般 [工作] 清單分開,請建立一份新的工作清單。

    • 若組織擁有為數眾多的工作流程,或是工作流程涉及大量的工作,請建立新的工作清單。 在此情況下,您可以為每個工作流程都建立工作清單。

  8. [歷程記錄清單] 區段中,選取與此工作流程搭配使用的歷程記錄清單。 歷程記錄清單會顯示每個工作流程執行個體期間發生的所有事件。

    附註: 您可以使用預設的 [歷程記錄] 清單,也可以建立新的清單。 如果您的組織將有許多工作流程,您可能會想要針對每個工作流程建立個別的歷程記錄清單。

  9. [啟動選項] 區段中,執行下列其中一項:

    • 若想要允許手動開始工作流程,請選取 [允許此工作流程由具有「參與」權限之已驗證的使用者手動啟動] 核取方塊。 若想要要求其他權限才可開始工作流程,請選取 [需要管理清單權限以開始工作流程] 核取方塊。

    • 如果您要工作流程在建立新項目時自動開始,請選取 [當新的項目建立時,啟動此工作流程] 核取方塊。

  10. [下一步]

  11. [工作流程狀態] 區段的 [選取 [選擇] 欄位] 底下,從包含要用於工作流程之狀態值的清單中,選取 [選擇] 欄,然後選取您要的欄值,做為工作流程的 [初始狀態][中間狀態][完成狀態]

  12. 在以下兩個區段 [指定起始工作流程時要發生的工作] (工作流程中第一個工作的選項) 及 [指定工作流程變更為中間狀態時要發生的工作] (工作流程中第二個工作的選項) 中,指定下列資訊:

    工作詳細資料

欄位

描述

工作標題:

您可以在工作流程開始進行或進行到中段時,修改出現在工作中的郵件標題,不過此舉並非必要。 若選取 [包含清單欄位] 核取方塊,所選取的欄位就會新增至訊息結尾。

工作描述:

輸入要包含在工作描述中的任何資訊。 若選取 [包含清單欄位] 核取方塊,所選取的欄位就會新增至訊息結尾。 若選取 [插入清單項目的連結] 核取方塊,描述中就會包含清單項目的連結。

工作到期日:

若要指定工作的到期日,請選取 [包含清單欄位] 核取方塊,然後從清單中選取日期欄,其中包含要使用的到期日資訊。

工作指定給:

若要將工作指派給清單中所指定的人員,請按一下 [包含清單欄位],然後從清單中選取欄,其中包含要使用的使用者資訊。 這個工作流程開始時,第一個工作會指派給姓名出現在這個工作流程項目欄的人員。

若要將此工作流程之所有執行個體中的這項工作,指定給您指定的人員,請按一下 [自訂],然後輸入或選取人員或群組的名稱,即可指派這項工作。

  1. 若要工作流程參與者收到工作流程工作相關的電子郵件提醒,請選取 [傳送電子郵件訊息] 核取方塊。

    附註:  若要確保工作流程參與者會在工作流程開始後,收到關於其工作流程工作的電子郵件通知與提醒,請與網站集合管理員連絡,確認網站已經啟用電子郵件功能。

    電子郵件訊息詳細資料

欄位

描述

收件者

輸入您要傳送與工作流程工作有關的電子郵件提醒給哪些人 (名稱)。 如果您要傳送電子郵件提醒給工作擁有人,請選取 [包含指定的工作] 核取方塊。

主旨

輸入您希望作為電子郵件提醒的主旨行。 如果您要將工作標題新增至電子郵件訊息的主旨行,請選取 [使用工作標題] 核取方塊。

本文

輸入您希望出現在電子郵件提醒之訊息本文的資訊。 如果要在訊息中包含清單項目的連結,請選取 [插入清單項目的連結] 核取方塊。

  1. 按一下 [確定]

頁面頂端

手動開始項目的三態工作流程

三態工作流程必須先新增至清單,才可在該清單的項目上使用。 如需詳細資訊,請參閱上一節。

三態工作流程可以設定為當新項目新增至清單時自動開始,也可設定為允許具有特定權限的使用者,手動開始工作流程。 某些工作流程允許兩種選項。

若要手動開始清單項目的三態工作流程,請依下列步驟執行。 您必須具有清單的 [編輯項目] 權限。 某些工作流程可能需有 [管理清單] 權限。

附註: 若要確保工作流程參與者會在工作流程開始後,收到關於其工作流程工作的電子郵件通知與提醒,請與網站集合管理員連絡,確認網站已經啟用電子郵件功能。

  1. 開啟包含您要開始三態工作流程之項目的清單。

  2. 按一下您要開始進行工作流程之項目旁的省略符號,然後在隨後出現的功能表中,按一下 [工作流程]

    附註: 只有當項目位於至少有一個相關工作流程的清單或文件庫中時,才可以使用 [工作流程] 命令。

  3. [設定] 功能表 Office 365 設定按鈕 上,按一下 [檢視所有網站內容]

  4. [啟動新的工作流程] 底下,按一下要開始的三態工作流程名稱。

    工作流程立即開始。

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完成三態工作流程中的工作流程工作

若要完成三態工作流程中的工作流程工作,您至少必須具有記錄工作流程工作之工作清單的 [編輯項目] 權限。

  1. 開啟網站的 [工作] 清單,然後選取 [檢視] 功能表上的 [我的工作],尋找您的工作流程工作。

    附註: 如果工作流程未使用預設的網站 [工作] 清單,您的工作流程工作可能就不會出現在 [工作] 清單中。 若要找出您的工作流程工作,請移至儲存工作流程項目的清單或文件庫。 指向您要完成的項目名稱,然後按一下出現的箭號,再按一下 [工作流程]。 在 [工作流程狀態] 頁面的 [執行中的工作流程] 底下,按一下您擔任參與者的工作流程名稱。 在 [工作] 之下,按一下該工作流程工作,然後跳至步驟 3。

  2. 開啟包含要標記為完成項目的清單。

  3. 指向您想要完成的工作名稱,然後按一下出現的箭號,再按一下 [編輯項目]

  4. [工作] 對話方塊中輸入或選取完成工作所需要的資訊,然後按一下 [儲存]

頁面頂端

附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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