以 Outlook 連絡人做為合併列印的資料來源

當您有大宗郵件要傳送給 Outlook 連絡人清單上的人員時,可以使用 Word 中的合併列印。Outlook 連絡人清單可做為合併列印的資料來源。連絡人清單是一份通訊錄,可用來擷取及組織關於人員的資訊。

使用 Outlook 連絡人清單執行合併列印

合併列印程序中最重要的步驟是設定及準備合併列印的資料。Outlook 連絡人卡片可以包含基本資訊 - 名稱、電子郵件地址及其他資訊,例如街道地址、電話號碼和相片。若要新增更多連絡人到您的 Outlook 通訊錄,請參閱新增連絡人

當您準備好 Outlook 連絡人清單之後,請遵循下列步驟以使用 Word 執行合併列印。

  1. 在 Outlook 連絡人資料夾中,功能區的 [常用] 索引標籤上,選擇 [合併列印]。

    [合併列印] 按鈕位於 [動作] 群組中的 [常用] 索引標籤中

  2. 在 [合併列印連絡人] 對話方塊中選取您想要的選項。然後選擇您想要建立的 [文件類型]。按一下 [確定]。

    在 [連絡人] 資料夾的 [常用] 索引標籤上,按一下 [合併列印] 來開始合併列印

    提示: 

    • 如果您只想合併列印來選取連絡人,請選擇 [僅選取的連絡人] 選項按鈕。不過,您必須先選取這些連絡人,然後才會到此步驟。因此,如果您沒有選擇連絡人,請選擇 [取消] 並返回 [連絡人] 資料夾,選取連絡人後,再開始執行步驟 1。

    • 如果您已建立並儲存了 Word 合併列印文件,請將選項按鈕變更為 [現有文件],並指定它。否則請保持選取 [新文件] 選項按鈕,當您進行到步驟 3 時,Word 會提示建立新文件。

    • 如果您計劃日後再次使用此清單,請選取 [永久性檔案] 核取方塊,並為連絡人檔案命名及儲存。如果您已選取特定一組要合併的連絡人,並希望重複使用該組連絡人,且無需每次手動選取他們,此方法很實用。

  3. Microsoft Word 將會開啟。視您在步驟 2 選擇的選項而定,您將擁有預先建立的合併列印文件,或一個新的、空白的合併列印文件。輸入您希望在每一個合併文件上顯示的文字。

    附註: 如果要取得有關合併列印程序的更多說明,請在 [郵寄] 索引標籤的 [啟動合併列印] 群組中,選擇 [啟動合併列印] > [逐步合併列印精靈]。當您進行到 [合併列印精靈] 的步驟 3 [選取收件者] 時,可以參閱本文中的資訊。

  4. 將從 Outlook 連絡人清單提取資訊的合併列印功能變數插入您的文件。

    附註: 合併列印功能變數的範例包括︰

    • 地址區塊。使用從 Outlook 連絡人清單新增收件者的全名和地址到信件或電子郵件。

      在 [郵件] 索引標籤的 [書寫與插入] 群組中,選擇 [地址區塊]。

    • 問候行。使用在信件或電子郵件中新增問候語 (例如親愛的鍾女士)。

      在 [郵件] 索引標籤的 [書寫與插入] 群組中,選擇 [問候行]。

    [寫入與插入功能變數] 群組可讓您能​​插入功能變數到合併列印文件中。

    如需從 Outlook 連絡人新增合併功能變數的詳細資訊,請參閱插入合併列印功能變數

  5. 當您的文件準備好時,請選擇 [預覽結果],然後選擇 [下一個] 合併列印預覽結果的 [下一個] 記錄按鈕 或 [上一個] 合併列印預覽結果的 [上一個] 記錄按鈕 記錄按鈕,以查看每個特定的文件複本。

  6. 若要完成合併程序,請在 [完成] 群組中選擇 [完成與合併],然後選擇 [列印文件] 或 [傳送電子郵件訊息]。

儲存您的合併列印

當您儲存合併列印文件時,該文件會保持連接至資料來源。

若要重複使用合併列印文件

  • 開啟合併列印文件,當 Word 提示您是否保留連線時,選擇 [是]。

若要編輯您的郵件清單

  • 請開啟合併列印文件,並選擇 [編輯收件者清單] 以排序、篩選及選擇特定地址。

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