以電子方式散發報告

重要:  本文係由機器翻譯而成,請參閱免責聲明。本文的英文版本請見這裡,以供參考。

您可以使用 Microsoft Office Access,以電子方式散發您的 Access 報告,例如,您可以使用 [Office 按鈕] 功能表上的 [電子郵件] 命令,以電子郵件的附件迅速匯出並傳送報告。或者,您也可以將報告匯出為檔案,然後再以多種不同的方式散發該檔案。使用電子散發方法,可以迅速將重要資訊傳送給所需要的人,此外,可以使用檔案,建立報告備份和封存,也可以在不必列印報告複本時,減少使用紙張。

本文內容說明可以用來匯出報告的不同檔案格式,並討論可以用來將匯出的報告散發給收件者的不同方法。

您想要做什麼?

了解,您可以將報表匯出的檔案格式

使用電子郵件] 命令來發佈報表

使用其他方法來發佈報表

瞭解可以匯出報告的檔案格式

您可以多種不同的檔案格式匯出報告,但是並不是所有檔案格式都能保留原始報告的版面配置和格式設定,例如,如果將報告匯出為 HTML 檔案 (*.htm 或 *.html)、Rich Text 格式檔案 (*.rtf),或文字檔案 (*.txt),所產生的檔案將不會包含本來在原始報告中的所有視覺元素,例如圖形、色彩、線條,或邊框;不過確實有一些檔案格式能保留原始報告的版面配置和格式設定,這些格式包括快照集格式 (*.snp)、可攜式文件格式 (*.pdf),以及 XML Paper Specification 格式 (*.xps)。本文著重討論如何使用這三種檔案格式。

下表列出所有可用來匯出報告的格式,以及您和您的收件者可以用來開啟所產生檔案的程式。

格式

檔案分機 ension(s)

用來開啟檔案的程式

HTML

*.htm; *.html

網際網路瀏覽器,例如 Microsoft Internet Explorer。

PDF

*.pdf

PDF 讀取程式,協力廠商提供免費下載。

Rich Text

*.rtf

文書處理程式,例如 Microsoft Office Word 和 WordPad。

快照集

*.snp

Microsoft Snapshot Viewer,可從 Microsoft 下載中心下載使用。如需免費下載的連結,請瀏覽 [請參閱] 一節。

文字

*.txt

文書處理及文字編輯程式,例如 Word 和 Notepad。

XPS

*.xps

  • 在 Microsoft Windows 2000 中,Microsoft Windows Server 2003 或 Microsoft Windows XP    Microsoft XML Paper Specification Viewer,可下載 Microsoft XML Paper Specification Essentials Pack 使用。如需有關 Microsoft XML Paper Specification Essentials Pack 的詳細資訊,請瀏覽 [請參閱] 一節。

  • 在 Windows Vista 中    Microsoft Internet Explorer 7.0 或更新版本

附註: [PDF 格式 (*.pdf)][XPS 格式 (*.xps)] 選項可在您安裝增益集以後使用。如需有關這些檔案格式支援的詳細資訊,請瀏覽 [請參閱] 一節。

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使用電子郵件命令散發報告

在 Office Access 2007 中散發報告的最快速方法是使用 [Office 按鈕] 功能表上的 [電子郵件] 命令。只要按幾下滑鼠,Access 就會將報告匯出為您所要的檔案格式,然後建立有附加檔案的新電子郵件。

  1. 在功能窗格中,選取要在電子郵件中傳送的報告。

  2. 按一下 [ Microsoft Office 按鈕] Office 按鈕影像 ,然後按一下 [電子郵件

  3. [傳送物件為] 對話方塊中,選取要使用的輸出格式,然後按一下 [確定]。請記住!只有 [快照集格式 (*.snp)][PDF 格式 (*.pdf)][XPS 格式 (*.xps)] 三個選項才會保留原始報告的版面配置和格式設定。

    Office Outlook 2007 會開啟新的電子郵件,附上所指定類型的檔案附件。

  4. [收件者] 方塊中輸入收件者的電子郵件地址,在 [主旨] 方塊中輸入主旨,並在訊息區中輸入郵件訊息。

    提示: 根據預設,使用這種方法傳送的檔案不會儲存在您的電腦上。如果要將檔案儲存在電腦上,請以滑鼠右鍵按一下 [附加] 方塊中的附件,然後按一下快顯功能表上的 [另存新檔]

  5. 按一下 [傳送]

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使用其他方法散發報告

如果不要使用 [電子郵件] 命令散發報告,可以先匯出為所要的檔案格式,然後再以散發任何其他檔案的方式散發報告。例如,您可以將檔案複製至卸除式媒體,如 CD、磁碟片或 USB 磁碟機,然後散發給收件者;或者,您也可以將檔案複製至 Microsoft Windows SharePoint Services 網站上共用的網路資料夾或文件庫,然後告訴收件者檔案的位置。

下列各節為您示範如何將報告匯出為快照集檔案 (*.snp)、可攜式文件格式檔案 (*.pdf),或 XML Paper Specification 檔案 (*.xps),然後再使用所要的方法散發報告。

將報告匯出為快照集檔案

如果要檢視快照集檔案,您和收件者的電腦上都必須安裝 Microsoft Snapshot Viewer 程式。在舊版 Access 中,Snapshot Viewer 會隨 Access 一起安裝,但是 Snapshot Viewer 不會隨 Office Access 2007 一起安裝,如果要檢視快照集檔案,必須從 Microsoft 下載中心下載並安裝免費的 Microsoft Snapshot Viewer 程式,因為不需要 Office Access 2007 授權就可以下載 Snapshot Viewer 程式,電腦上沒有安裝 Access 2007 的使用者也可以下載 Snapshot Viewer,然後用來檢視您所建立的快照集檔案。如需下載的連結,請瀏覽 [請參閱] 一節。

  1. 在功能窗格中,按一下要匯出的報告。

  2. [外部資料] 索引標籤的 [匯出] 群組中,按一下 [其他],然後按一下 [Snapshot Viewer]

  3. 在 [匯出 Snapshot Viewer 精靈] 第一頁的 [檔案名稱] 方塊中輸入檔案名稱,或按一下 [瀏覽] 來瀏覽不同位的位置以儲存檔案。

  4. 如果要在建立快照集之後立即檢視,請在 [指定匯出選項] 之下,選取 [匯出操作完成後開啟目的檔案] 核取方塊。

  5. 按一下 [確定]

    如果指定的資料夾中已經有名稱相同的檔案,Access 會提示您取代現有檔案或輸入新名稱,按一下 [是] 會取代檔案;按一下 [否] 可輸入不同的檔案名稱。

    Access 隨即建立快照集檔案。如果您選擇讓 Access 開啟目的檔案,而電腦上已安裝了 Snapshot Viewer 程式,此程式就會啟動並顯示快照集檔案。如果電腦上未安裝 Snapshot Viewer 程式,則不會出現任何訊息,也不會顯示快照集檔案,但是仍然可以散發檔案給其他使用者。

  6. 如果要儲存上述的執行作業步驟,以便將來快速重新產生相同作業,請選取 [儲存匯出步驟] 核取方塊,然後輸入步驟的名稱和描述。如果要建立 Outlook 工作,以便讓您在將來排程匯出作業,請選取 [建立 Outlook 工作] 核取方塊。

    如需有關排程匯入及匯出作業的詳細資訊,請瀏覽 [請參閱] 一節。

將報告匯出為 *.pdf 或 *.xps 檔案

您必須先安裝增益集,才能將報告匯出為 *.pdf 或 *.xps 格式檔案。如需有關其他檔案格式支援 (例如 *.pdf 和 *.xps) 的詳細資訊,請按本文 [請參閱] 一節中的連結。

安裝增益集以後,請使用下列程序將報告匯出為 *.pdf 或 *.xps 檔案:

  1. 在功能窗格中,按一下您要匯出的報告。

  2. [外部資料] 索引標籤的 [匯出] 群組中按一下 [PDF 或 XPS]

  3. [發佈為 PDF 或 XPS] 對話方塊的 [檔案類型] 方塊中,選取要將報告匯出的檔案類型。

  4. 如果要變更報告所儲存的名稱,請在 [檔案名稱] 方法中輸入新的檔案名稱。

  5. 如果要在匯出後立即開啟報告,請選取 [發佈之後開啟檔案] 核取方塊。如果電腦上沒有安裝能夠開啟該檔案類型的程式,就無法使用這個選項。

  6. [最佳化] 底下,執行下列其中一項操作:

    • 如果要將報告最佳化為較大而解析度更高的檔案 (建議用於列印的處理),請選取 [標準]

    • 如果要將報告最佳化為較小而解析度較低的檔案 (建議用於線上發佈的處理),請選取 [最小值]

  7. 按一下 [發佈]

    Access 隨即建立 *.pdf 或 *.xps 檔案。如果您選擇讓 Access 在發佈後立即開啟檔案,就會啟動適當的程式並顯示該檔案。

  8. 如果要儲存上述的執行作業步驟,以便將來快速重新產生相同作業,請選取 [儲存匯出步驟] 核取方塊,然後輸入步驟的名稱和描述。如果要建立 Outlook 工作,以便讓您在將來排程匯出作業,請選取 [建立 Outlook 工作] 核取方塊。

    如需有關排程匯入及匯出作業的詳細資訊,請瀏覽 [請參閱] 一節。

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附註: 機器翻譯免責聲明︰本文係以電腦系統翻譯而成,未經人為介入。Microsoft 提供此等機器翻譯旨在協助非英語系使用者輕鬆閱讀 Microsoft 產品、服務及技術相關內容。基於本文乃由機器翻譯而成,因此文中可能出現詞辭、語法、文法上之錯誤。

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