以商務用 Office 365 系統管理員身分找出並修正電子郵件傳遞問題

只要有使用者回報未收到電子郵件的情況,通常都很難判斷問題肇因。您可能會在心裡想到數個疑難排解案例。是 Outlook 有問題?還是 Office 365 服務關閉?郵件流程或垃圾郵件篩選設定有問題?或是您無法掌控的問題 (例如寄件者在全域封鎖清單上)?別擔心,只要使用 Office 365 提供的功能強大的自動化工具,即可找出並修正各種問題。

首先進行的第一件事是檢查 Outlook 或另一個電子郵件應用程式是否有問題

如果只有一位使用者回報無法接收電子郵件,那可能是因為電子郵件帳戶或電子郵件應用程式有問題。在您進行系統管理特定工作之前,受影響的使用者可以先嘗試下列解決方法。

如果使用者是在 Outlook 線上版信箱中收到電子郵件,而非在其裝置上安裝的電子郵件應用程式中收到電子郵件,表示問題可能出在使用者的裝置或電子郵件應用程式。我們可能會要求使用者找出問題所在,登入 Outlook 線上版以確認他們的 Office 365 電子郵件帳戶是否正常運作。

指示: 登入商務用 Outlook 網頁版

如果貴組織中的單一使用者無法接收電子郵件,可能是因為授權問題、設定檔問題、Outlook 版本錯誤,或混雜其他的問題。還好支援及修復小幫手能找出問題,並協助您修正大多數 Outlook 或 Office 365 的問題。我們建議疑難排解商務用 Office 365 電子郵件傳遞問題的第一步是先在受影響的電腦上下載並執行支援及修復小幫手。請注意,如果您的 Mac 版 Outlook 或行動裝置存取功能有問題,可以使用應用程式檢查您的帳戶設定,不過必須先在電腦上安裝該應用程式。登入受影響的帳戶之後,應用程式會檢查是什麼樣的問題。通常使用者可以下載並執行支援及修復小幫手解決問題,不需要 Office 365 系統管理員的協助。

快速入門

讓我們修正您的問題
下載 Office 365 的支援服務及修復小幫手

如需有關如何使用支援及修復小幫手應用程式的詳細資訊,請觀看下列影片。

您的瀏覽器不支援視訊。請安裝 Microsoft Silverlight、Adobe Flash Player 或 Internet Explorer 9。

如果支援及修復小幫手應用程式無法修正電子郵件傳遞問題,請嘗試使用這些系統管理工具解決問題

身為商務用 Office 365 系統管理員,您可以使用數種工具調查使用者無法收到電子郵件的原因。以下為可用工具簡要概觀的影片。

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下列工具列出以最快速度查看問題到深入分析問題的選項功能。

服務健康狀況頁面會列出 Office 365 服務的狀態,並指出最近是否有任何服務事件。您可以按照下列步驟查看服務健康狀況。

  1. 以公司或學校帳戶登入 Office 365

  2. 選取左上角的 App 啟動器圖示 Office 365 應用程式啟動器圖示 ,然後選擇 [系統管理]。

    提示: 只有 Office 365 系統管理員才看得到 [系統管理] 磚。

  3. 在 [服務健康狀況] 下,移至 [檢視服務健康狀況]。

    顯示選取 Office 365 系統管理中心 [檢視服務健康狀況] 選項的螢幕擷取畫面

如果 Exchange Online 服務顯示為降級,貴組織的電子郵件傳遞可能會延遲,Microsoft 服務工程師已準備要還原服務。檢查服務健康狀況頁面的更新進度。在此情況下,您不需要開啟服務要求,因為 Microsoft 已準備要解決此問題。

郵件流程疑難排解員是郵件追蹤的簡化版,也可以檢查貴組織的網域設定問題。此工具可以搜尋傳送的郵件或貴組織過去一週的郵件。

  1. 移至郵件流程疑難排解員

  2. 使用貴組織的全域管理員帳戶登入。

  3. 選擇 [下一步]。

    首先選取郵件流程疑難排解員中 [下一步] 按鈕的螢幕擷取畫面。
  4. 從清單中選擇其中一個徵兆。

  5. 新增遺失郵件之收件者與寄件者的電子郵件地址。如果您知道部分或全部的主旨列,也可以新增主旨列 (非必要)。

  6. 選取郵件的傳送日期。

    郵件流程疑難排解員輸入區域的螢幕擷取畫面。系統管理員必須先挑選徵兆,然後新增寄件者和收件者電子郵件地址,才能選擇 [下一步] 以啟動疑難排解員。
  7. 選擇 [下一步]。

  8. 郵件流程疑難排解員會執行一系列的測試並傳回測試結果。如果疑難排解員找到遺失的郵件,結果頁面會說明發生的原因以及修正此問題的方法。

    顯示郵件流程疑難排解員結果範例的螢幕擷取畫面。

如果郵件流程疑難排解員無法找到您遺失的郵件,可使用郵件追蹤進行功能更強大的搜尋。

使用郵件追蹤深入疑難排解電子郵件傳遞 - 15 分鐘

有時候電子郵件會在傳送的過程中遺失,或是比預期花費更長的時間傳送,您的使用者會想知道發生了什麼事。而郵件追蹤功能可讓您透過 Exchange Online 服務追蹤郵件。取得有關特定郵件的詳細資訊,讓您能有效回答使用者的問題、疑難排解郵件流程問題、驗證原則變更,而且無需連絡技術支援即可取得協助。

如果您是 Office 365 中型企業版、Office 365 商務版或 Office 365 企業版系統管理員,就可以透過 Exchange 系統管理中心存取並執行郵件追蹤工具。若要執行此工具,請執行下列操作:

  1. 以公司或學校帳戶登入 Office 365

  2. 選取左上角的應用程式啟動器圖示 Office 365 應用程式啟動器圖示 ,然後選擇 [系統管理]。

  3. 移至 [Exchange]。

    選取 Office 365 系統管理中心的 Exchange 的螢幕擷取畫面。
  4. 在 [郵件流程] 下,移至 [郵件追蹤]。

如果您是 Office 365 小型企業版系統管理員,請執行下列操作找到郵件追蹤:

  1. 移至 [系統管理] > [服務設定] > [電子郵件、行事曆和連絡人]。

  2. 在 [電子郵件疑難排解] 下,按一下 [疑難排解郵件傳遞]。

根據預設,郵件追蹤設定為搜尋過去 48 小時內貴組織所傳送或接收的所有郵件。您可以選擇頁面底部的 [搜尋] 來產生此報告。此報告可讓您大略了解貴組織的郵件流程運作情況。不過,若要疑難排解特定使用者的郵件傳遞問題,需要限制對使用者信箱進行郵件追蹤的結果範圍以及預期接收郵件的時間範圍。

顯示郵件追蹤中可用選項的螢幕擷取畫面
  1. 從 [日期範圍] 功能表中,選擇最接近傳送郵件遺失時間的日期範圍。

  2. 使用 [新增寄件者] 和 [新增收件者] 分別新增一或多個寄件者和收件者。

  3. 按一下 [搜尋] 執行郵件追蹤。

  4. [郵件追蹤結果] 頁面會顯示符合選取準則的所有郵件。一般郵件在狀態欄下會標示為 [已傳遞]。

    顯示郵件追蹤結果範例的螢幕擷取畫面。
  5. 若要查看郵件的詳細資訊,請選擇郵件,然後選取 [鉛筆] 圖示 ([詳細資料])。

  6. [詳細資料] 會顯示郵件狀況的說明。若要修正此問題,請依照<如何修正問題>一節中的指示。

    郵件追蹤詳細資料頁面中顯示郵件追蹤詳細資料範例外觀的螢幕擷取畫面。

若要搜尋不同的郵件,可以按一下 [郵件追蹤] 頁面上的 [清除] 按鈕,然後指定新的搜尋準則。

7 天前之項目的郵件追蹤只提供可下載的 .CSV 檔案。由於較舊的郵件資料會儲存在不同的資料庫中,所以對較舊的郵件進行的郵件追蹤需要花費 1 小時的時間。若要下載 .CSV 檔案,請執行下列其中一項操作。

  • 追蹤完成之後,按一下寄送之電子郵件通知內的連結。

  • 若要檢視 7 天前之執行項目的追蹤清單,按一下郵件追蹤工具中的 [檢視擱置或已完成的追蹤]。

    游標停留在 [檢視擱置或已完成的追蹤] 連結的郵件追蹤工具的螢幕擷取畫面。

    在產生的 UI 中,追蹤清單是依照提交的日期和時間排序,第一個顯示的是最近提交的資料。

    當您選取特定的郵件追蹤,右窗格中會顯示其他資訊。根據您指定的搜尋準則,這可能會包含如追蹤執行的日期範圍,以及郵件寄件者和預定收件者等詳細資料。

附註: 包含 7 天以前資料的郵件追蹤會自動刪除。您無法手動刪除。

郵件傳送後,郵件追蹤需要多久時間才能擷取?

郵件追蹤資料最快在郵件傳送 10 分鐘後就會顯示,或者也可能需要長達一小時的時間。

為什麼當我執行郵件追蹤時,會出現逾時錯誤?

搜尋花費的時間可能太長。請嘗試簡化您的搜尋準則。

為什麼我的郵件需要這麼久的時間才能送達目的地?

可能原因包括下列各項:

  • 預定目的地無回應。這是最可能的狀況。

  • 大型郵件要花費很長的時間處理。

  • 服務延遲是延遲的原因。

  • 篩選服務已封鎖此郵件。

仍需要協助嗎?請連絡支援人員

如果您無法使用商務用 Office 365 提供的工具解決電子郵件傳遞問題,請連絡支援人員以進行更深入的疑難排解。

指示: 連絡商務用 Office 365 支援人員 - 系統管理協助

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